1、東莞市保物業服務有限公司 東莞分公司 費用報銷審批管理規定 文件現行版號/改次：A/0 首版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 本版生效日期： 2009 年 09 月 08 日 發放編號： （蓋受控章處） 文件編號： FI/POLY-DG-401 總 頁 數： 8（含本頁） 編 制： 鄧小勇 編制日期： 2009 年 9 月 1 日 審 核： 李冰玉 審核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 準： 張豪海 批準日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改記錄 修改狀態 日期 修改章節 修改內容 修改人 審核人 批準人 公司內部文件未經批準不得復印 第 1 頁 共 8頁 生效日期

2、：2009 年 09 月 08 日 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 2 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 10 目的 10 目的 為嚴格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節約的原則，根據公司財務管理制 度的有關規定，制定本制度。 20 適用范圍 20 適用范圍 本制度適用對象為公司所有人員的費用報銷。本制度中所稱費用是指差旅費、市內交通費、業務招待 費、通訊費、辦公費及其他費用等。 30 職責 30 職責 31

3、 財務助理及職能中心財務對接人對報銷費用的票據合法性、資金安全性以及根據公司各類有關 資金支付相關制度等進行初審。 32 服務中心負責人或部門負責人對報銷費用的票據合法性、資金安全性、 、業務真實性、合理性和 有效性負責。 33 財務專員對分公司、服務中心報銷費用的票據合法性、資金安全性以及根據公司各類有關資金 支付相關制度等進行審核。 34 分公司總經理及中心總經理對所有費用支出真實性、合理性負責。 35 財務管理中心對費用支出單據票據合法性、資金安全性以及根據公司各類有關資金支付相關制 度等進行終審。 40 報銷基本要求 40 報銷基本要求 41 報銷人須按實際業務發生情況分部門填單報銷，

4、以便財務管理中心進行成本核算。 42 各種發票、收據、支持性附件等必須內容完整、票據合法，方能給予報銷。 A內容完整：各種發票、收據、單證必須寫清楚客戶名稱、業務發生時間、物品名稱（或費用名稱） ， 數量、單價、金額、大小寫必須正確、相符。 B票據合法：各種發票必須是稅務機關當前認可的合法票據，必須有稅務監制章（或財政監制章） 、 簽發單位的財務專用章等有效印章，填制人和收款人的簽名。 4. 3 報銷必須符合公司有關制度。 44 票據粘貼整齊:市內交通費等小張發票須按日期、金額順序呈階梯狀粘貼整齊,且要寫清楚票據 張數和合計金額；發票等大張票據直接附在相關報銷憑單后面。 45 單據填寫規范：各

5、種憑證、單據一律要求采用黑色簽字筆填寫，做到內容完整、字跡清晰、工 整，不得涂改，人民幣大小寫要清楚、完整、正確、相符，大寫金額前面用“”封寫，對后面沒有金額 部分用“零”補齊，如“伍佰叁拾捌元零角零分” ；小寫必須寫到分位，前面用“￥”封寫，對后面沒 有金額部分用 “0”補齊，如“￥538.00 元” 。 46 對有收取現金的部門，一律不得用于費用開銷等方面的坐支 (所謂坐支是指有經濟業務發生部 門從本單位的現金收人中直接用于現金支出。)，否則將視坐支金額處以 1-5 倍罰款。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理

6、規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 3 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 47 費用報銷單上必須填明報銷部門，年月日，單據頁數，用途，金額，金額大寫和報銷人，不得 缺寫，其中空白處用“/”表示。 48 差旅費報銷單上必須填明報銷部門，年月日，姓名，職別，出差事由，出差起止日期，單據附 送張數，日期，起訖地點，天數，機票費，車船費，市內交通費，住宿費，出差補助，住宿節約補助，其 他，小計，合計，總計金額大寫和出差人，不得缺寫，其中空白處用/”表示。 4 9 餐補和房租水電費的報銷,涉及到與人數有關的,需總公司人事行政中心或分公司人事行政部確認 人

7、數. 50 各類報銷業務具體要求列表如下: 50 各類報銷業務具體要求列表如下: 報銷種類 報銷種類 單據要求 （依次粘 貼要求） 單據要求 （依次粘 貼要求） 審批程序 審批程序 備注 備注 清潔衛生 清潔衛生 消殺 消殺 園林綠化 園林綠化 化糞池清理 化糞池清理 地磚拋光、打蠟 地磚拋光、打蠟 垃圾清運 垃圾清運 環 境 管 理 類 環 境 管 理 類 其它 其它 空調水處理 空調水處理 電梯維保 電梯維保 消防設備維保 消防設備維保 弱電系統維保 弱電系統維保 機電設備維保空調維 保 機電設備維保空調維 保 轉供電協議 轉供電協議 空調使用協議 空調使用協議 水池消毒 水池消毒 1.

8、長 期 合 同 / 協 議 1. 長 期 合 同 / 協 議 工 程 管 理 類 工 程 管 理 類 其他 其他 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1. 銀行匯款(轉帳)通知 單 2. 費用報銷單 3. 發 票 4. 分包業務驗收表 5、其他有效證明真實發 生費用的書面依據復印 件。 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行報批。 1. 發票單位與匯款(轉 帳)通知單的付款單位和 簽訂合同單位三者要一 致。 2. 分包業務驗收表須填 寫數量、單價、總支付 金額和月份. 3.報銷發票不得用其它 發票代替。 4報銷單上需注明報銷 此費用的具體月份、合 同起

9、止日期。 5財務管理中心要有已 存檔的合同原件后才能 報銷。 6. 垃圾清運費注意不得 虧損報銷。 7.如有扣款，必須在業 務分包驗收表上有對方 簽字或蓋章或有其他對 方認可扣款的有效書面 原件。 外墻清洗 外墻清洗 地磚拋光 地磚拋光 環 境 管 理 環 境 管 理 地磚打蠟 地磚打蠟 裝修 裝修 水池清洗 水池清洗 零星土建工程 零星土建工程 2. 短 期 合 同 / 協 議 2. 短 期 合 同 / 協 議 工 程 管 理 類 工 程 管 理 類 零星設備維修工程 零星設備維修工程 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1. 銀行匯款(轉帳)通知 單 2. 費用報銷單 3. 發 票 4. 分包業

10、務驗收表 5、其他有效證明真實發 生費用的書面依據復印 件。 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行報批。 1. 發票單位與匯款(轉 帳)通知單的付款單位簽 訂合同單位三者要一 致。 2. 分包業務驗收表須填 寫數量、單價、總支付 金額和月份. 3.報銷發票不得用其它 發票代替。 4報銷單上需注明報銷 此費用的具體月份、合 同起止日期。 5財務管理中心要有已 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 4 頁 共 8

11、頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 其它 其它 存檔的合同原件后才能 報銷。 6.如有扣款，必須在業 務分包驗收表上有對方 簽字或蓋章或有其他對 方認可扣款的有效書面 原件 3.固定資產采購類 3.固定資產采購類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1.銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 4.電腦小票 5. 固定資產購置申 請單 6.固定資產卡片 （由財務 制作） 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1. 發票單位與匯款(轉 帳)通知單的發票單位一 致。 2. 報銷發票不得用其它 發票代替。 3.資產物品的相關說明

12、 書、保修卡、光盤、發 票復印件等需財產管理 部門-人事行政中心或 人事行政部自行保存, 同時登記固定資產臺帳 4.固定資產物品定義參 照固定資產管理制度。 4.日常采購耗材類 4.日常采購耗材類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2 費用報銷單 3. 發票 4. 電腦小票 5. 入庫單（要有倉管員 和質檢員簽字） 6. 經過審批的采購申請 文件 7 費用分攤表（對于需 分攤的費用） 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1. 發票單位與匯款(轉 帳)通知單的發票單位一 致。 2.采購申請批準之后， 才可報銷，且

13、報銷金額 不得超過審批金額。不 得先斬后奏。 3.報銷發票不得用其它 發票代替。 5.差旅費類 5.差旅費類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2 差旅費報銷單 3.交通發票 4 住宿發票(住宿電腦小 票) 5.出差補助票據 6.員工出差申請表（原 件） 7 出差報告（審批與第 6 項一致） 8 出差費用分攤表 （如需 分攤） 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.員工出差返回后五天 內須報銷費用并及時還 款 2.報銷發票不得用其它 發票代替。 6.市內交通費（含租車）類 6.市內交通費（含租車）類 依次粘貼

14、順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2 費用報銷單 3.公交車發票或出租車 發票或運輸發票 4.市內交通費明細單 （公 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.市內交通費明細單按 部門填寫報銷單 2.在車票粘貼單上注明 車票的張數與單價，公 交車票可以連號 3. 報銷發票不得用其它 發票代替。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 5 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 0

15、8 日 交車類） 5租車審批表 7.外培學習類 7.外培學習類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2費用報銷單 3發票 4 培訓計劃 （需分公司總 經理或人事行政中心總 經理審批） 5外培取得合格證書復 印件 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.財務管理中心要有已 存檔的合同原件后才能 報銷。 2. 報銷發票不得用其它 發票代替。 8.業務宴請8.業務宴請(禮品禮品)類 類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 4.業務宴請(禮品)審批 單 1.經辦人填寫須寫

16、明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.涉及業務宴請送禮的 必須先申請 2宴請單上需寫明宴請 地點、宴請人員及聯絡 電話，發票要與宴請地 點一致，一張宴請單只 針對一次宴請行為，不 同宴請內容（如中餐、 晚餐、娛樂等）須事先 分開進行業務宴請申 請。 3.宴請(禮品)名單 詳 見業務宴請(禮品)管理 規定 9.社區活動類 9.社區活動類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 4.社區活動方案 5.相關活動照片 6.社區活動物品發放登 記表 7.效果評估表 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2

17、.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.社區活動開展前先報 社區活動方案,列明所 需費用明細和獎品發放 規則 2.開展社區活動時,必 須填寫社區活動物品發 放登記表 10.工資（含獎金，福利費）類 10.工資（含獎金，福利費）類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.工資，獎金，福利費 匯總表（集團總經理審 批） 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的工資（含 獎金，福利費）匯總表 2.工資匯總表（含獎金， 福利費）與轉帳通知單 及報銷單金額要一致 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題

18、 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 6 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 11.社保類 11.社保類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.社保匯總表（數據與 工資匯總表一致，集團 總經理審批） 4.社保申報匯總表 5.社保局的社保回執 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的社保表 2. 社保匯總表與轉帳通 知單及申報單與扣款回 執金額要一致 12.個人所得稅類 12.個人所得稅類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.個稅匯總表(與工資 匯

19、總表一致) 4.個稅申報匯總表 5.稅務局的扣款回執 1.每月人事行政中心 25 日完成上月的個稅匯總 表 2. 個稅匯總表與轉帳通 知單及申報單與扣款回 執金額要一致 13.招聘類 13.招聘類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.財務管理中心要有已 存檔的合同原件后才能 報銷。 2. 報銷發票不得用其它 發票代替。 3報銷單上需注明報銷 此費用的具體月份、合 同起止日期。 14.保險理賠類 14.保險理賠類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀

20、行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.相關票據 4.保險單 5.突發事件處理記錄 6.相關人事出具對責任 人進行處理的確認 7.保險公司支付資金到 賬證明（財務出具） 8.業主或商戶等賠付對 象的簽字確認原件。 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1. 突發事件處理記錄需 品質管理中心審批。 （詳見保險理賠管理規 定） 2、對責任人按審批后的 處理意見處理完成，由 相關人事對此進行確 認。 3、業務或商戶等賠付對 象簽字確認的金額要與 保險金額一致。 15.開發商類 15.開發商類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳

21、)通知 單 2.費用報銷單 3.票據 4.開發商公章確認函 5.審批后的結算明細表 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1報銷單上需注明報銷 此費用的具體月份、合 同起止日期。 16.退押金類 16.退押金類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.押金收據 4.退費通知單 5.臨時收款分戶分項明 細表 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1押金退款時收款方為 原押金條付款方，如不 同則需提供 A、 出具由豪龍軟件顯示 的業主親筆提供的證明

22、 （即說明退押金事由， 同意退款至他人，他人 身份等內容的證明文 件） 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 7 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 6.票據遺失需原收據復 印件，退款人身份證復 印件，遺失證明 B、業主及退押金方出具 雙方身份證復印件 C、可證明退款人身份資 料的（如客戶情況登記 表、裝修協議書、租賃 協議）證明文件 17.其他退款類 17.其他退款類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費

23、用報銷單 3.退費通知單 4.豪龍軟件明細表 5.審批報告 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1.退款賬戶為退款當事 人賬戶。 18電梯年檢類 18電梯年檢類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 4.電梯驗收檢驗收費標 準 5.電梯檢驗申報、審批 相關表單 6電梯年檢通知單 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 19其他類 19其他類 依次粘貼順序:依次粘貼順序: 1 銀行匯款(轉帳)通知 單 2.費用報銷單 3.發票 4相關附件

24、 1.經辦人填寫須寫明時間, 單據頁數,用途,金額 2.費用報銷單參照公司審 批權限進行審批。 1如員工活動費、福利 費等涉及人數的須相關 人事部門簽字確認、參 加活動人員簽字確認。 2、標識及廣告制作需要 戰略發展部簽字確認。 20.交單簽收說明 20.交單簽收說明 1.交單人與收單人之間 需要有簽收記錄，否則 追究未記錄方的責任 （適用單據流通各環 節） 2.各部門交單前須發送 電子版報銷清單至財務 管理中心各分管會計。 21.單據報銷時間說明 21.單據報銷時間說明 1.日常材料采購報銷不 能超一個月，若存在超 一個月報銷（外地分公 司不能超兩個月報銷）， 應附經過批準的超時報 銷呈文報

25、告。超過 1 年 的費用不予報銷。 2.資料齊全、合法、有 效、符合規定的報銷單 據自財務接單10個工作 日內支付完畢。 制度類別 東莞市保利物業服務有限公司 東莞分公司 編 號 FI/POLY-DG-401 制度標題 費用報銷審批管理規定 版號/ A/0 改次 公司內部文件未經批準不得復印 第 8 頁 共 8頁 生效日期：2009 年 09 月 08 日 22.收單時間說明 22.收單時間說明 各部門及分公司交單時 間為每月 10， 20， 30 日， 分公司應提前三天郵 寄，務必在 10，20，30 日時準時到達財務管理 中心。節假日順延。 60 罰則 60 罰則 6.1 見考核標準。 70 本制度最終解釋權為財務管理中心。70 本制度最終解釋權為財務管理中心。 80相關支持性文件和質量記錄 80相關支持性文件和質量記錄 8.1筆記本電腦申領管理規定 8.2固定資產購置申請單 8.3分包業務驗收表 8.4差旅費報銷管理規定 8.5用車管理規定 8.6市內交通費明細表 8.7 保險理賠申請管理規定 8.8業務宴請禮品費報銷管理規定