1、會(huì)計(jì)檔案管理檔案編制*日期2012.8.22審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2012.8.22C根據(jù)2012新授權(quán)完善細(xì)節(jié)*五號(hào)宋體1. 程序概況程序目的為了加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要，制定本制度。程序風(fēng)險(xiǎn) 程序范圍適用于惠州公司的財(cái)務(wù)預(yù)算管理。定義所涉及流程名稱財(cái)務(wù)預(yù)算管理流程客戶內(nèi)部客戶外部客戶流程參與部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱總則作業(yè)指引會(huì)計(jì)檔案管理作業(yè)指引會(huì)計(jì)點(diǎn)算化管理作業(yè)指引罰則作業(yè)指引流程KPI責(zé)任部門/崗位數(shù)據(jù)來(lái)源流程關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)明支持文件2.

2、工作程序2.1總 則 2.1.1 制定目的和內(nèi)容：為了加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要，制定本制度。2.1.2 本制度適用的范圍，為財(cái)務(wù)部、會(huì)計(jì)檔案管理部門。 2.1.3 本制度由綜合部行使監(jiān)察權(quán)力。2.2 會(huì)計(jì)檔案管理要求 2.2.1 會(huì)計(jì)檔案的組成： （1）會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證； （2）會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其它輔助賬簿； （3）會(huì)計(jì)報(bào)表：包括年度決算表、月報(bào)表和半年報(bào)表以及報(bào)表附表、附注和會(huì)計(jì)情況說(shuō)明書； （4）會(huì)計(jì)預(yù)算執(zhí)行表、成本控制表、銷售明細(xì)表；

3、（5）會(huì)計(jì)事務(wù)所出具的審計(jì)報(bào)告、對(duì)銀行會(huì)計(jì)報(bào)表、對(duì)稅務(wù)報(bào)表及稅務(wù)資料； （6）其它會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟(jì)合同、電腦備份及軟件操作資料、相關(guān)學(xué)習(xí)會(huì)議資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 2.2.2 會(huì)計(jì)檔案的管理財(cái)務(wù)部為負(fù)責(zé)本公司的會(huì)計(jì)檔案工作，財(cái)務(wù)部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂和管理，并設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案室，指定專人保管。1、會(huì)計(jì)檔案專員要求：有會(huì)計(jì)證、檔案員證； 2、會(huì)計(jì)檔案的管理主管：財(cái)務(wù)經(jīng)理。3、會(huì)計(jì)檔案室的要求：會(huì)計(jì)檔案室專用并一級(jí)保護(hù)。2.2.3會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂

4、成冊(cè)，對(duì)同一年度的會(huì)計(jì)檔案先按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料四大類別進(jìn)行歸類，對(duì)每一類中的會(huì)計(jì)檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時(shí)間順序分別進(jìn)行整理、立卷、裝訂成冊(cè)。2.2.3.1會(huì)計(jì)憑證的整理 （2） 每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會(huì)計(jì)憑證分類按編號(hào)順序分本進(jìn)行裝訂成冊(cè)，每本厚度不超過(guò)2CM。 （2） 每本憑證要求折疊整齊，憑證編號(hào)連續(xù)，附件齊全，并統(tǒng)一將左上角訂成三角形，每本憑證訂牢不松。 （3） 每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每?jī)?cè)憑證背脊對(duì)各欄內(nèi)容必須填寫齊全，蓋章清晰，結(jié)繩并加貼封紙，并蓋妥裝訂人員騎縫名單。（4） 裝訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內(nèi)容。 2.

5、2.3.2會(huì)計(jì)賬簿的整理 （1） 在會(huì)計(jì)年度終了后的次年2個(gè)月內(nèi)，應(yīng)對(duì)各種賬冊(cè)進(jìn)行整理、裝訂。整理賬簿時(shí)應(yīng)檢查所有賬頁(yè)是否已并入相應(yīng)賬戶內(nèi)，各種賬頁(yè)是否按科目的編號(hào)順序和日期先后排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯(cuò)、漏頁(yè)，賬頁(yè)與賬頁(yè)之間的余額是否銜接，每張賬頁(yè)是否填有科目代號(hào)和科目名稱，更改對(duì)是否劃紅線蓋名章，空頁(yè)、空格是否按規(guī)定寫明“空頁(yè)”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末余額是否按規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)下年并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年度”字樣，賬頁(yè)流水編號(hào)是否連續(xù)不斷。（2） 賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁(yè)多的科目應(yīng)單獨(dú)分冊(cè)裝訂，賬頁(yè)少的科目可與其他科目賬頁(yè)合并裝訂，多科目賬頁(yè)合并裝訂時(shí)，同一科目的賬

6、頁(yè)應(yīng)集中在一本賬冊(cè)內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊(cè)中。（3） 電腦賬應(yīng)在每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了2個(gè)月后分類打印裝訂成冊(cè)，并加蓋名章。2.2.3.3會(huì)計(jì)報(bào)表的整理、裝訂 （1） 在辦完年終決算的第二個(gè)月應(yīng)對(duì)各種報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂，檢查報(bào)表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全。 （2） 各種月度報(bào)表應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度決算報(bào)表應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)。 （3） 分冊(cè)制作報(bào)表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會(huì)計(jì)年度，所屬月份，報(bào)表名稱，封底結(jié)繩對(duì)要加貼封紙，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。 2.2.3.4其他會(huì)計(jì)資料的整理 平時(shí)應(yīng)做好其他會(huì)計(jì)資料的收集、積累和保管工作，根據(jù)其他會(huì)計(jì)資料的不同類型，分別按照上述會(huì)計(jì)憑證

7、、賬簿、報(bào)表的裝訂要求進(jìn)行整理、裝訂，并及時(shí)歸檔。 2.2.4 會(huì)計(jì)檔案的移交與保管公司的當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員保管一年，期滿之后，各種會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)在期滿之后一個(gè)月內(nèi)移交給公司會(huì)計(jì)檔案室，不得自行封包保存。財(cái)務(wù)部將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室時(shí)，應(yīng)造具一式兩份移交清冊(cè)，連同實(shí)物交檔案室。檔案室應(yīng)根據(jù)移交清冊(cè)逐件驗(yàn)收，對(duì)不符合規(guī)定的應(yīng)退還會(huì)計(jì)核算部重新整理裝訂。驗(yàn)收后將移交清冊(cè)一份留存，一份蓋章驗(yàn)收后退還移交部門保存。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的公司，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，條件具備的還應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案。 會(huì)計(jì)檔案管理員對(duì)已存檔的

8、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求和檔案密集（檔案密集見(jiàn)附件）進(jìn)行分類、編號(hào)、登記和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會(huì)計(jì)檔案的完整無(wú)缺，并嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。2.2.5 會(huì)計(jì)檔案保存要求：A、防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案使用壽命，維護(hù)檔案安全。B、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。 2.2.6 會(huì)計(jì)檔案的保管年限會(huì)計(jì)檔案名稱保管期限（年）備注一、會(huì)計(jì)憑證類原始憑證15包括附件其中：涉及權(quán)證的會(huì)計(jì)憑證永久記帳憑證15包括附件匯總憑證15包括附件工資表及簽收條3二、會(huì)計(jì)帳簿類總分類帳15明細(xì)分類帳15其中往來(lái)帳以結(jié)清為主現(xiàn)金日記帳25銀行日記帳25

9、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)清理后保管5年輔助帳簿15三、會(huì)計(jì)報(bào)表類年度會(huì)計(jì)決算報(bào)表永久包括文字分析月、季度報(bào)表5包括文字分析年度新舊科目對(duì)照表15成本控制表5銷售明細(xì)表5預(yù)算執(zhí)行表5四、其他會(huì)計(jì)資料內(nèi)部審計(jì)報(bào)告10外部審計(jì)報(bào)告15稅務(wù)資料永久銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表5各種經(jīng)濟(jì)合同經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)結(jié)束后保管5年發(fā)票及收據(jù)存根聯(lián)15會(huì)計(jì)檔案移交清單15會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)永久2.2.7 會(huì)計(jì)檔案的查閱由于工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須遵守下列規(guī)定： A、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，必須填寫“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”，先由本部門負(fù)責(zé)人簽字后，再由會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可調(diào)閱；其中，機(jī)密級(jí)以上檔案經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或總

10、經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。申請(qǐng)單一式兩聯(lián)，一聯(lián)查閱結(jié)束歸回檔案后退還查檔人；一聯(lián)由檔案管理員編號(hào)后留存裝訂。 B、審計(jì)、財(cái)稅部門因?qū)徲?jì)和查賬事項(xiàng)需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具審計(jì)或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”，申請(qǐng)單經(jīng)公司會(huì)計(jì)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱；其中，機(jī)密級(jí)以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。C、公安、檢察、法院、工商等部門因?qū)硐嚓P(guān)案件需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具 正式公文或介紹信，經(jīng)公司法務(wù)部門審核認(rèn)可后填寫“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”， 經(jīng)會(huì)計(jì)檔案管理負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時(shí)可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。 D、外單位人員調(diào)閱檔案，需由會(huì)計(jì)

11、部門人員陪同，查閱完畢，應(yīng)立即歸還檔案室。向外單位提供利用時(shí)，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。E、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和原因。F、檔案管理員對(duì)查閱完畢歸還的檔案應(yīng)檢察其完整性。G、會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)建立“查閱檔案登記薄”，對(duì)內(nèi)部和外部的查閱情況做好記錄，以備查用。 2.2.8 會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀A、會(huì)計(jì)檔案的鑒定。 每年年初應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案主管部門和公司稽核部門對(duì)上年度會(huì)計(jì)檔案共同進(jìn)行一次綜合鑒定。對(duì)債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重新裝訂，直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀。如果保管期限不

12、一致但裝訂在一起的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在上述兩部門的見(jiàn)證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂。 B、會(huì)計(jì)檔案的銷毀。 經(jīng)鑒定后需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案管理員提交銷毀申請(qǐng)報(bào)告，并造具“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”，經(jīng)會(huì)計(jì)檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。 C、撤消、合并時(shí)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 D、會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，會(huì)計(jì)檔案主管部門和稽核部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督整個(gè)銷毀過(guò)程。2.3 會(huì)計(jì)電算化要求內(nèi)容 會(huì)計(jì)檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內(nèi)容是所有的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料。 2.3.1 書面會(huì)計(jì)檔案管理2.3.1.1會(huì)計(jì)檔案

13、存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。 2.3.1.2打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。 2.3.1.3機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章，會(huì)計(jì)主管簽字蓋章認(rèn)可。 2.3.1.4任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面檔案。 2.3.2 會(huì)計(jì)電算化具體要求2.3.2.1現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。 現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記賬憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁(yè)，審核后

14、交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。2.3.2.2銀行記賬憑證、賬冊(cè)的輸出與保管。銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)會(huì)計(jì)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。 現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)妥為保管。2.3.2.3轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管 轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩

15、種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。2.3.2.4科目匯總表、賬簿打印時(shí)間。 （1）現(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次。 （2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。 （3）總分類賬和各種明細(xì)分類賬每年打印一次。（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每月打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。 （5）會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。 2.3.2.5其他 由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章，會(huì)計(jì)

16、主管簽字蓋章認(rèn)可。2.3.3 電算化數(shù)據(jù)備份管理2.3.3.1必須經(jīng)常進(jìn)行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的備份工作，避免意外和人為的錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)丟失；發(fā)生會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失時(shí)，必須及時(shí)用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。2.3.3.2日常工作中，必須準(zhǔn)備三套備份設(shè)備（服務(wù)器備份、單機(jī)硬盤備份、光盤刻錄機(jī)或磁帶機(jī)備份）循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。2.3.3.3需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。 2.3.3.4機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等需要備份的數(shù)據(jù)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套外設(shè)磁盤（軟盤、光盤或磁帶）備份，交會(huì)計(jì)檔案保

17、管員分別放置在不同的地方（指兩幢不同建筑物）妥為保管。 2.3.3.5備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。 2.3.3.6隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件，以及上述軟件的備份磁盤，必須作為會(huì)計(jì)檔案保管。 2.3.3.7對(duì)各類備份磁盤，必須定期檢查，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)向會(huì)計(jì)主管報(bào)告，并復(fù)制復(fù)件；對(duì)備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，必須制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。 2.3.3.8必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等。 2.4罰 則2.4.

18、1 應(yīng)歸檔而未歸檔或歸檔不及時(shí)，未造成損失的，對(duì)責(zé)任人罰款50元/次，造成損失的由責(zé)任人全額賠償。 2.4.2 歸檔未按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對(duì)責(zé)任人罰款50-200元/次。 2.4.3 檔案未按規(guī)定程序、要求整理、立卷的，對(duì)責(zé)任人罰款50-200元/次。 2.4.4 檔案未按規(guī)定保管的，對(duì)責(zé)任人罰款100-400元/次。 2.4.5未按規(guī)定審批或借閱的，對(duì)責(zé)任人罰款50-100元/次。 2.4.6未按規(guī)定使用的，未造成損失，對(duì)責(zé)任人罰款20-100元/次。造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人全額賠償，并對(duì)其罰款100-200元/次。 2.4.7擅自調(diào)整檔案專管員崗位的，對(duì)單位第一責(zé)任人罰款500元/次，未及時(shí)監(jiān)督辦理交接手續(xù)的對(duì)第一責(zé)任人罰款400元/次，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。2.4.8檔案損失、泄密，對(duì)責(zé)任人罰款100-500元/次；造成經(jīng)濟(jì)損失的，由責(zé)任人全額賠償。 2.4.9 未按規(guī)定銷毀的，對(duì)責(zé)任人罰款50-200元/次。 2.4.10 未及時(shí)對(duì)電算會(huì)計(jì)進(jìn)行備份，未造成損失的，對(duì)責(zé)任人罰款200元/次。 3.支持性文件4.其他5.1本程序未盡事宜，參照國(guó)家有關(guān)政策執(zhí)行。