1、日常費用管理作業指引編制日期2012.8.22審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2012.8.22C根據2012新授權完善細節五號宋體1. 程序概況程序目的加強公司財務管理，明確費用開支管理的流程以及各環節的職責與權限，嚴格控制費用支出。程序風險 程序范圍適用于惠州公司的費用管理。定義所涉及流程名稱費用管理流程客戶內部客戶外部客戶流程參與部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱總則作業指引費用審批的一般原則作業指引費用報銷的一般要求作業指引差旅費管理作業指引業務招待費用管理作業指引其他費用作業指引費用控制作業指引罰則作業指引流程KPI責任部門/崗位數據來源流程關鍵點

2、關鍵點說明支持文件2.工作程序2.1總 則 2.1.1 費用管理目的加強公司財務管理，明確費用開支管理的流程以及各環節的職責與權限，嚴格控制費用支出。2.1.2 費用管理原則公司費用實行預算管理、標準控制、集中反映、有效監督、節獎超罰的管理原則。2.1.3 費用管理實施A、所有費用均按公司要求編制年度預算并分解到月按月實施。 B、公司各部門須在每月28日前根據下月工作計劃制定本單位費用開支計劃，報財務部后經公司月度工作會議通過，并資金管理委員會批準后，為公司當月的費用開支計劃指標。 2.1.4計劃外費用審批計劃外費用開支，根據實際情況一律走預算外審批流程，審批后由財務部進行調整下達。 2.1.

3、5費用管理職能中心公司財務部是公司費用管理的職能中心，各職能中心是公司費用的責任中心。即各級審批領導對各項開支的合理性、真實性負責，財務人員對開支的票據合法性、金額準確性、審批手續的完備性及資金流向負責，并在預算的范圍內控制。 2.1.6 費用支出的內容本制度所稱費用支出包括：工資、福利費、社保費、工會費、應酬費、辦公費、差旅費、汽車費、水電費、物業費、房租費、通訊費、文印費、折舊費、稅費、培訓費、其他費用等管理費用及財務費用、銷售費用。 2.2費用審批的一般原則2.2.1 授權審批制度公司費用開支實行授權審批制度（見附表），所有費用都必須經財務經理審核，經有批準權的總經理、分管副總裁、董事長

4、批準后，由財務部統籌安排支付。 2.2.2公司費用開支審批權限和程序公司費用開支審批權限和程序詳見附表，一般程序為：費用當事人申請相關部門負責人確認財務部審核總經理審批或審核分管副總裁審批。 2.2.3 員工費用由總經理或分管副總裁行使審批權，總經理費用由分管副總裁審批。 2.3費用報銷的一般要求 2.3.1 費用報銷憑證：各部門在業務發生時，原則上應取得財務部認可的合法票據，即應取得正規發票或非經營性統一收據，發票必須是發票聯或報銷聯，用復寫紙復寫或計算機打印，不得用圓珠筆或鉛筆填寫，存根聯、發貨聯、記賬聯不能做報銷憑證。2.3.2 報銷發票內容：發票內容要填制齊全，抬頭、日期、品名、單價、

5、數量、金額要清楚，大、小寫要一致，涂改無效。 2.3.3 印章齊全：印章要齊全，須有收款單位公章（或發票專用章）及收款人簽字（章）。事業單位的收據，要有財務專用章。事業單位的收據，須是稅務部門統一印刷的收據。 2.3.4 票據遺失從外單位取得的原始單據（車、船、飛機票等），因保管不善，被盜、遺失，后果自負，原則上不予報銷。但有相關證明和擔供有效證據，經總經理、分管副總裁批準的除外。 2.3.5 費用說明清單費用報銷時須真實地填寫“費用說明清單”（附表3），以便領導審批。 2.3.6 費用報銷 各類費用原始單據應由經手人(或當事人)分類整理后，整齊地粘貼(一律統一使用原始憑證粘貼單以左上角對齊橫

6、向依次粘貼。對粘貼不整齊、達不到裝訂憑證及檔案管理要求的，財務有權要求重新粘貼在費用報銷單或差旅費報銷單后，并注明單據張數和各類費用金額，準確填列在報銷單上，由部門負責人審查簽字后交財務部審核開支是否有預算、票據是否合法、金額是否正確，審核無誤后由財務經理核準、總經理簽字后方可支付。 2.3.7 銷售方蓋章的銷售清單如購置多種辦公用品、禮品、材料物資等開具一張發票且未單項列示的，必須同時提供有銷售方蓋章的銷售清單，清單列示金額與發票一致方可報銷。郵資報銷應隨發票提供寄往目的地的憑證。2.4 差旅費管理2.4.1目的：為了保證本公司出差人員工作與生活的需要，并貫徹勤儉節約、降低費用的原則，根據國

7、家相關差旅費、會議費的開支規定，結合集團公司實際制定本程序。2.4.2適用范圍：本公司全體員工。2.4.3術語和定義公務出差：一切因公外地出差，包括業務、會務、培訓。出差費用：包括交通費、住宿費、伙食補助費等差旅費及業務招待費、會務費、培訓費。2.4.4出差過程控制2.4.4.1出差申請員工出差前必須填報出差申請審批流程，詳細注明出差行程、事由、費用預算，經下列領導核準后方可出差，不按規定申報手續的員工，原則上不接受出差申請。A 、部門負責人以下員工國內出差，必須事先經過本部門負責人及分管副總批準；B、 部門負責人國內出差，超過一天的，必須事先經過分管副總、總經理批準；C、 部門負責人以上人員

8、國內出差或公司員工國外出差，超過一天的，必須事先經過總經理、分管副總裁批準。2.4.4.2 工作交接A、 出差期間，出差人員在公司原應辦理的相關業務，可以妥善交辦給公司其他人員跟進或處理，并將工作交接情況及時知會直接上級；B、 重要事項需要出差人員親自處理的，出差人員應繼續保持對接。2.4.4.3 票務預訂及出差通知A、 有公務出差安排的部門，須將出差信息提前一個工作日知會綜合部；B、 綜合部根據5.1.1條，可為出差人員提供票務預定服務；C、 如出差目的地設有下屬公司，可由綜合部通知其行政部安排接待事宜。2.4.4.4 工作開展A、 注意人身及財產安全，合理選擇交通工具，保持通信暢通，并在條

9、件允許的情況下及時登錄OA系統；B、按照公司要求準時抵達目的地，然后應主動與相關人員聯系開展工作，若因不可抗拒因素造成無法正常抵達目的地時，應向直接上級或相關人員說明；C、 出差人員應嚴格遵守集團公司及下屬公司的各類規章制度，理解并服從下屬公司的相關安排，維護集團公司良好形象；D、 出差人員應堅持廉潔自律，一旦發現舞弊行為由集團公司有關部門查處；E、 出差人員應注重工作效率，在規定的時間內完成各項出差任務，若因故需延長出差時間，需按規定程序請示上級后方可延長；F、 工作完成后應主動返回集團公司，若發現無故、故意在目的地或其他地點逗留者，視情節按有關規定進行處理。2.4.4.5 工作匯報A、 部

10、門負責人以下人員出差時，每兩天至少應向直接上級匯報工作一次；B、 部門負責人出差時，需每天向直接上級匯報工作一次；C、 如有重要事項，出差人員均可隨時向直接上級匯報工作。2.4.4.6 費用支出A、 費用預支：可憑出差申請審批流程申請預支出差費用，預支金額不得超過出差預計費用。B、 費用支付：出差期間所發生的費用由出差人自行支付，出差目的地所在的下屬公司只提供協助安排，不墊付相關費用；C、 費用報銷：出差返回公司后一周內結算出差費用，不能出具出差申請審批流程的費用報銷，部門負責人、分管領導不予審批，計劃財務部不予審核、報銷。2.4.5費用控制標準2.4.5.1 交通費2.4.5.1.1 交通工

11、具的選擇A、 部門負責人(含部門總經理、副總經理)及以上人員出差，可乘坐飛機（經濟艙）往返，總裁辦可提供機票預訂服務，總裁辦與出差目的地所在的下屬公司行政部也可提供機場往返的接送服務；B、部門負責人（不含）以下人員出差，原則上應選擇長途汽車或火車往返，總裁辦可提供深圳市內的購票服務。特殊情況需乘坐飛機的，須經部門負責人或分管上級批準，并以不超過本部門年度差旅費預算為限。未經批準乘坐飛機的，以火車票價為報銷標準，超支部分一律自理；C、出差時原則上能乘坐出租車，請選乘大眾公交車。2.4.5.1.2 交通費的報銷A、 到達出差目的地的市內交通費可憑票限額報銷，具體標準為地區40元/天/人、省會城市和

12、經濟特區60元/天/人、港澳地區80元/天/人；B、 出差期間原則上不能乘坐出租車，確因業務需要乘坐出租車的，報銷時應在車票上注明時間、事由，且出租費不超過100元/天/人，超支部分須經部門負責人、分管領導審批；C、 因業務特殊需要，必須聘請外來人員支援工作的，其往返的路費須經分管領導簽字確認后，可據實報銷。2.4.5.2 住宿費2.4.5.2.1 公司成員出差外地的住宿費標準如下:公司成員出差的住宿費，實行限額內憑票報銷，限額標準見下表。序號職務住宿費標準港澳地區特區、省會城市其他地區1總助及以上實報實銷實報實銷實報實銷2部門負責人500元/晚350元/晚300元/晚3職務經理、副經理、主管

13、450元/晚280元/晚250元/晚4其他人員400元/晚200元/晚170元/晚上述住宿標準是按單人住宿設定的標準，如出差人員選擇兩人同住一個房間，則限額可按上述標準上浮30%。高級職稱人員出差可以享受部門負責人待遇。2.4.5.2.2 出差人員外地參加會議、學習班、培訓等，由組織者統一安排住宿和交通工具的，根據集團公司相關授權逐級審批后，費用可據實報銷；2.4.5.2.3 住宿費必須列明住宿天數，對單價、住宿日期等項目內容不全的、手續不完備、有涂改現象的單據，一律不予以報銷。2.4.5.3 出差補助2.4.5.3.1在深圳市工作到市內辦事的，不視為出差，不發出差補助；惠州與深圳已趨同城化，

14、深圳人員去惠州辦事不計出差補助，如惠州公司沒有接待，可以報銷每餐20元的伙食補助。2.4.5.3.2 外地出差補助費，不分途中和住宿，每人每天補助標準如下：A、在深圳市以外的廣東省內出差的，補助標準為每人50元/天；港澳地區為120元/天；B、在廣東省以外地方出差的，補助標準為每人60元/天；C、餐費補助可以不憑發票報銷，由計劃財務部審核時直接在“差旅費報銷單”上列支；D、出差人員到外地參觀學習，如屬于自行組織的，餐費補助參照以上標準執行；如屬于組織者安排用餐的，可據實報銷，但必須提供組織者的相關證明文件；E、 參觀學習以外的其他費用，報銷人在報銷時不得混同其中列報。F、 出差人員購買車站、餐

15、車茶座的費用一律自理。G、集團內部公司之間相互借調人員到當地公司以外的公司工作的,每人每天可以報銷40元的伙食補助。H、公司司機出車本市以外，在出差地過夜的每天享受30元的出車補助。2.4.5.4 其他：經分管領導批準的其他出差費用，可實報實銷。2.4.6. 公司會議開支管理2.4.6.1 公司組織到市外召開會議,由總裁辦編制會議經費計劃,并辦理報批手續；2.4.6.2 會議經費計劃得到批準后,由總裁辦指定經辦人辦理借款報批手續；2.4.6.3 會議經費的各項開支,必須與預算相對照,對超出預算的開支金額和項目，要詳細說明原因，并履行嚴格的預算外審批程序； 2.4.6.4 不屬同次會議的開支費用

16、，不得在會議費中報銷；2.4.6.5 會議結束后一周內，由總裁辦辦理報銷手續。2.5業務招待費用管理2.5.1 報銷業務招待費時所附發票必須是開有日期的正式發票，當月報銷的發票不能為已過開票日期一個月以上的票據，并且原則上實行誰開支誰報銷的原則。 2.5.2 原則上杜絕無票費用開支。如工作業務需要開支無票費用（如娛樂費、洗理費等），1000元以上需事前先請示總經理或分管副總裁同意后再執行。對此類無票費用，需提供相關聯的有效證明，才可報銷。每月開支的無票費用，需以文字報告的形式報總經理或分管副總裁審批后，方可進行相應賬務處理。2.5.3 交際應酬客人發生的禮品費報銷，500元以上必須出具購貨單位

17、（商場、酒店等）的電腦打印明細清單，否則財務一律不予報銷。2.5.4 對外付款原則上采取轉賬方式或銀聯刷卡結算，招待費不得現金支出，報銷時必須提供銀聯刷卡記錄單，特殊情況需總經理、分管副總裁或董事長同意。2.5.5 所有招待費用開支原則上必須兩人以上（含兩人）經手，但陪客人員不得超過三個，相互監督，并由最高職務者接待和報賬，出具發票和本次用餐菜單明細，否則不予報銷。如發現亂報、虛報、多報等違紀現象，經證實后不論金額大小予以開除。 2.5.6 除公司業務送煙，其他中心及員工原則上不予配煙，否則不予報銷。 2.5.7 專程陪客旅游：經總經理（或分管副總裁）批準，經辦人在總經理（或分管副總裁）批準的

18、定額內掌握使用。 2.5.8 部門負責人以下員工不經批準不能進行應酬、接待活動，接待對象、地點及規格需事先征得主管領導同意（一般員工500元/次、職務經理1000元/次）并有一個隨同人員，先斬后奏一律不予報銷。部門負責人應酬1500元/次。2.5.9 公司內部因加班而開支誤餐費，經部門負責人以上人員同意，每人每餐不得超過25元且有所有人員簽字方可入賬。2.5.10 集團內部單位檢查或匯報，除陪客外，嚴禁相互宴請，嚴禁住高檔賓館，伙食按工作餐標準執行，且不予享受公司差旅費包干標準。2.5.11 報銷時應填列費用說明清單（見附表）。2.5.12 業務招待費報銷審批流程如下：A、單筆金額5萬元時，財

19、務部審核 財務經理審核 總經理審核 集團分管副總裁審核；B、5萬元單筆金額10萬元時，財務部審核 財務經理審核 總經理審核 財務總監審核 集團分管副總裁審核 知會董事長；C、單筆金額10萬元時，財務部審核 財務經理審核 總經理審核 財務總監審核 集團分管副總裁審核 董事長審核；2.6其他費用2.6.1 市內交通費用嚴格按照公司標準范圍內報銷。報銷票據須為當月票據，必須有票號，不得用連號或隔號連號票，更不得用互相交換連號票、過期票據及市外客車票據報銷，違者取消當月交通費的報銷。 2.6.2享受汽車補貼的，由本人提供有關汽車費用的有效發票在財務部按批準金額報賬，不得直接領取現金。2.6.3 享受通

20、訊費用報銷的人員，每月按批準的標準在限額內按實際發生額報銷一次，通訊費的報銷只能是本人使用的當月一臺手機費用，不得用第二臺手機或家用電話費報賬。 2.6.4 汽車費用的報銷，車管員和財務人員應嚴格按照公司的規定審核各項費用（包括維修費、汽油費、養路費、保險費、過路費、過橋費等），如未遵守公司的汽車費用管理規定進行審核，一律按照違紀行為給予處罰。 2.6.5 廣告宣傳費費用發生時，由營銷管理中心提出計劃并申報，財務部進行相應審核，如果屬于月度計劃內項目，財務部審核并報批準后，可以安排支付。如果屬于計劃外項目，根據營銷戰略應該開支的，報董事長批準并完成追加預算程序后，方可安排支付。 2.6.6 裝

21、修費費用發生時，綜合部提出計劃并申報，財務部進行相應審核，如果屬于計劃內項目，財務部審核并報總經理、分管副總裁批準后，可以安排支付。如果屬于計劃外項目，報董事長批準并完成追加預算程序后，方可安排支付。2.6.7每月固化的行政類費用報銷審批如下： 綜合部提交流程 財務部審核 財務經理審核 總經理審核 集團分管副總裁審定；2.6.8 公司其他費用報銷審批流程：A、單筆金額5萬元時，財務部審核 財務經理審核 總經理審核 集團分管副總裁審定；B、單筆金額5萬元時，財務部審核 財務經理審核 總經理審核 財務總監 集團分管副總裁審核 知會董事長；2.6.9總經理費用報銷審批流程：A、單筆金額5萬元時，總經

22、理提交流程 財務部審核 財務經理審核 總經理審核 集團分管副總裁審定；B、單筆金額5萬元時，總經理提交流程 財務部審核 財務經理審核 總經理審核 財務總監審核 集團分管副總裁審核2.7費用控制2.7.1 公司各部門均要建立預算執行統計臺賬，并由部門負責人審批時登記，財務部提供電子臺賬，并每半月主動與財務對賬。 2.7.2 財務部建立電子版統計臺賬，逐筆登記，并將及時使用情況反饋給各部門負責人。其流程： 報銷人按規定填列費用報銷單（按要求附費用說明清單）各部門負責人審核財務部審核預算責任人（部門負責人、副總、總經理、分管副總裁）。 財務部在對費用進行審核時，在填列費用時應說明清單上預算使用情況欄

23、目，在票據傳遞過程中，預算責任人就能清楚地了解每次費用發生時當月費用使用情況及尚可使用余額，以利預算雙向控制。 2.7.3 預算結余可以跨月度使用，但不能跨年度。 2.7.4 不同性質的費用類別間不能調劑使用，同類費用間經總經理（或分管副總裁）同意可調劑使用，但工資項目等公司（集團）有明確規定的除外。2.7.5 公司預算執行過程中，各責任中心應隨時檢查、追蹤預算的執行情況，形成分析報告并整改。2.8罰 則2.8.1 未按審批程序辦理費用報銷的，對責任人罰款100元/次。 2.8.2 越權審批費用開支，未造成損失的，對審批責任人罰款100元/次；造成損失的，由審批責任人全額承擔。2.8.3 部門

24、費用必須在年度預算額度內開支，未經審批超額度開支的，按超出金額100%的罰款。2.8.4 費用開支弄虛作假，除收回弄虛作假金額外，另對相關責任人處以違紀金額100%的罰款，情節嚴重的，依法追究法律責任。2.8.5 財務人員未按規定的報銷程序支付費用的罰款200元/次。 2.8.6 財務人員未按預算管理限額費用的報銷嚴格把關，致使責任人超計劃開支，對相關財務人員罰款100元/次。2.8.7 與本公司工作業務無關，自行宴請親朋好友發生的招待費私自在財務部報銷的，責成責任人退回所報銷金額并處罰款500元/次。超標在集團公司內部相互宴請的罰款500元/次。2.8.8 總經理所有費用報銷不經分管副總裁或董事長審批的，對總經理罰款500元/次。3.支持性文件4.其他5.1本程序未盡事宜，參照國家有關政策執行。