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物業(yè)公司文件管理控制程序（2頁(yè)）.doc

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物業(yè)公司文件管理控制程序（2頁(yè)）.doc

1、版號(hào)：A程序文件文件管理控制程序更改號(hào)：0QP-1.2頁(yè)碼：1/210目的有效規(guī)范各類文件的正常運(yùn)作，提高工作效率20適用范圍適用于公司各職能部門及各物業(yè)服務(wù)中心。30定義外來(lái)文件時(shí)指外單位的來(lái)文來(lái)函，如政府部門以及上級(jí)機(jī)關(guān)等單位。40職責(zé)31副總經(jīng)理負(fù)責(zé)文件的審批。32行政人事負(fù)責(zé)以公司名義向顧客或外部關(guān)聯(lián)單位提供的文件進(jìn)行規(guī)范性審查。33物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人審核提供給顧客的日常性事務(wù)文件。34行政有事部負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件的登記、審閱、發(fā)放、保存、銷毀。35品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)及時(shí)收集、更新法規(guī)文件。50工作程序41外來(lái)文件的接受、處理、保管。41.1公司各職能部門及各物業(yè)服務(wù)中心結(jié)婚搜的外來(lái)單位必須

2、以公司名義處理的文件，由責(zé)任部門填寫外來(lái)文件處理單，交由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)辦公室審閱及副總經(jīng)理審批，辦公室根據(jù)批示發(fā)放給各相關(guān)責(zé)任部門處理，并跟進(jìn)落實(shí)情況。41.2品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)及時(shí)收集政府相關(guān)法律、法規(guī)、條例文件，且建立法規(guī)文件清單。41.3品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)將收集的各類法律法規(guī)文件下發(fā)至各物業(yè)服務(wù)中心，由物業(yè)服務(wù)中心資料管理員統(tǒng)一保管，且在法規(guī)文件清單中做好登記。41.4品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)及時(shí)與政府主管部門溝通，查詢有關(guān)文件是否過(guò)期，及時(shí)收集新版文件。版號(hào)：A程序文件文件管理控制程序更改號(hào)：0QP-1.2頁(yè)碼：2/241.5過(guò)期的法規(guī)文件應(yīng)由品質(zhì)管理部統(tǒng)一收回，加蓋“作廢文件”紅色印章。并單獨(dú)保

3、管，避免與現(xiàn)行有效版本文件混繞。42公開文件的發(fā)放、保管42.1物業(yè)服務(wù)中心職權(quán)范圍內(nèi)的文件，由物業(yè)服務(wù)中心主辦人員草擬完成后，物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人需在公開文件紙張的下方“審核欄”處簽署并加蓋公章后，方可下發(fā)。42.2各部門及各物業(yè)服務(wù)中心所有的公開文件下發(fā)后需及時(shí)在公開文件登記表中做好記錄。42.3打印公開文件用公司統(tǒng)一紙張打印。42.4以公司名義簽發(fā)的公開文件由辦公室存檔，以物業(yè)服務(wù)中心名義簽發(fā)的公開文件由物業(yè)服務(wù)中心資料存檔。43日常性文件的接受、登記、分發(fā)、處理。43.1行政人事部負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)中心所有內(nèi)部來(lái)文的接收、簽發(fā)、發(fā)放等工作。各物業(yè)服務(wù)中心及各職能部門接收及傳遞的文件統(tǒng)一登記于文件接收/發(fā)放登記表中，以作為查證依據(jù)。43.2各物業(yè)服務(wù)中心將傳遞的文件進(jìn)行分門別類的整理并注明接收部門及接收人，并由發(fā)文部門的資料管理員跟進(jìn)文件的簽署過(guò)程。43.3辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)將各物業(yè)服務(wù)中心的文

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