1、2.5.21碧桂園集團(中國)員工借支及預付款管理制度本規范由集團財務資金部制定并負責解釋，自集團財務資金部負責人簽發起，開始實施。一、目的 為加強集團員工借支、備用金及預付款的管理，防范風險，明確員工借支、備用金及預付款業務流程及操作規范，完善集團內部控制制度，特制定本制度。 二、適用范圍 本制度適用于碧桂園集團中國境內的所有公司，包括集團各職能中心、房產區域及項目公司、房地產以外的其他子公司（下面簡稱“子公司”）。 中國境外子公司根據各國實際情況另行制定限額標準。 三、定義 （一）員工借支：是指應公司業務需要，員工個人向公司申請現金借支，用于辦理現金支付業務。以下情況適用員工借支： 1、差
2、旅費。簽訂相關協議，定期結算的交通費、住宿費等，不得使用現金結算。 2、交通事故處理賠款。僅適用于必須在交通執法部門現場支付的個人賠償款項。 3、訴訟賠償款。僅適用于必須在執法部門現場支付的個人賠償款項。 4、臨時、專項接待業務。簽訂相關協議，定期結算的餐費、交通費、住宿費等，不得使用現金結算。 5、單筆交易金額500元以下，非采購部經辦的緊急零星購銷業務。單筆交易金額100元以下，采購部經辦的零星購銷業務。 6、政府規定，必須使用現金支付的行政規費等。 7、單次金額小于2,000元，且必須通過現金支付的其他業務。 除上述情況外，日常業務支付須通過轉賬或支票，不得使用現金。超范圍使用現金支付的
3、，財務資金部不予報銷，由此造成的損失由員工個人承擔。 （二） 備用金借支：是指應公司現金收支業務需要，備用適當零鈔，用于日?，F金收支業務。備用金借支僅適用于出納、收銀員等現金收支業務人員。 （三） 預付款：是指按合同或其他約定，在未取得等價的勞務或商品前，企業預先支付款項給其他單位或個人的行為。如：預付工程（材料設備）款、各類行政規費、租賃費等。 四、借支及預付原則 （一）員工借支應一事一借，一借一清，各類借支及預付款嚴格遵守前賬不清，后賬不借的原則。 （二）各公司應嚴格控制員工借支，財務資金部引導業務部門盡可能以預付款形式支付。若特殊情況確需員工借支的，應充分列明理由，否則財務資金部有權拒絕
4、員工借支。 （三）員工申請員工借支和備用金借支的，應在薪酬發放所在公司申請，嚴禁跨公司申請借支，便于超期扣款。 五、累計未還借支余額 （一）員工借支： 1、集團職能中心：集團各職能中心累計未還借支余額不超過20萬元，中心各部門額度由中心負責人分配。 2、(地產)區域職能部門：區域所有職能部門（區域辦公室、區域營銷中心、區域財務資金部等所有區域職能部門）累計未還借支余額不超過20萬元，區域職能部門額度由區域總裁分配。 3、(地產)項目公司：項目所有職能部門（含項目管理部、項目營銷中心、財務資金部等所有項目職能部門）累計未還借支余額不超過20萬元，項目職能部門額度由項目總經理分配。 4、子公司：累
5、計未還借支余額不超過10萬元，各部門額度由公司負責人分配。 部門全體員工累計未還借支余額不超過部門借支總額度。部門負責人以外員工借支額度:每人累計未還借支余額不超過2萬元，部門負責人借支額度:部門借支額度減部門全體員工借支余額。 （二）備用金借支：適用備用金借支的員工，累計未還備用金余額不超過3,000元。 六、借支期限： （一）員工個人及部門借支期限：業務人員根據實際需要申請借支期限，部門負責人嚴格審核，避免集團資金被個人占有。 交通事故處理賠償款、訴訟賠償款、租房押金借支最長期限不得超過360天；其他借支最長期限不得超過90天。 (二)備用金借支期限：借支期限為1年，每年年末辦理延期手續。
6、員工離、調職的，需在備用金交還財務后方可辦理離、調職手續。 （三）預付款期限：合同約定或審批文件明確期限的，按合同約定或審批文件明確期限；合同未約定或審批文件未明確期限的，由預付款經辦人簽字確認票據返納時間，最長期限30天。 七、審批授權及流程 （一）員工借支、備用金借支終審人。 1、集團：集團各職能中心負責人。 2、地產區域：區域總裁。 3、子公司：終審人參照各子公司審批授權。 （二）預付款終審人 預付款終審人參照各類業務審批授權。 （三）員工借支、備用金審批流程 借支人填制“員工、備用金借支申請單”（詳見附表1-1） 部門負責人 財務負責人 終審人。 （四）預付款審批流程 預付款審批流程參
7、照各類業務授權進行審批。非線上審批的填制“碧桂園集團付款/預付申請單”（詳見附表1-2）,線上審批的，以線上審批文件為準。 八、借支返還和延期 （一）員工借支票據返納 填制員工費用報銷單或差旅費報銷單（已啟用BPM報銷系統的公司，直接發起BPM報銷流程），按費用審批流程終審后，移交所屬公司財務資金部，并注明員工借支申請表單號、金額等相關信息，便于財務資金部核對。發票抬頭開具的公司為費用承擔公司。 （二）員工借支和備用金借支現金返還 將現金存入各公司財務資金部指定銀行賬戶，并注明員工借支申請表單號、金額等相關信息，便于財務資金部核對。 財務資金部應開具收款收據給還款人，還款人應主動向財務資金部索
8、取現金返納收據，作為借支返還憑據。 （三）預付款票據返納 填制“碧桂園集團票據返納審批單”（詳見附表1-3），經部門負責人審批后移交各公司財務資金部。 （四）借支延期 借支人員預計無法按期返還借支的，應在借支到期日之前，填寫“借支/ 預付延期申請單”（詳見附表1-4），經終審人審核簽字后移交各公司財務資金部。 延期只能申請一次，且延期期限不超過借支最長期限。 九、責任與義務 (一) 借支填寫要求 借支人填寫員工借支申請單時，申請人員、所在部門、職務、聯系電話、申請日期、申請金額、借款原因、還款日期等事項填全。填寫不全的，財務有權拒付。 （二）借支及預付款審核 財務資金部負責對借支和預付款金額、
9、期限等進行審核，對借支期限、金額等不合理的，應要求借支人員提供相關證明材料和說明，借支人員拒絕提供證明材料和解釋，或證明材料或解釋不充分的，財務有權不予借支。 （三）借支使用監督 各部門負責人對部門員工借支、備用金借支的使用和安全負責。負責監督員工借支使用范圍是否與借支申請理由一致，是否挪作他用等違規行為。 一旦發現員工違規使用借支款的，應及時上報給財務資金部，并要求員工3天內返還借支。財務資金部定期通報違規使用借支員工情況，并建立違規使用借支員工黑名單，黑名單內員工不得再申請借支。 （四）備用金不定期盤點 有備用金借支的部門，部門負責人應安排人員不定期盤點備用金（詳見附表1-5），每季度一次
10、，并將部門負責人簽名的盤點記錄表移交所屬公司財務資金部。 （五）離、調職員工借支及預付款歸還 員工辦理離、調職手續時，人力資源部應要求員工提供部門負責人和財務資金部簽字確認不存在應還未還借支（包括該員工在集團內其他公司的借款）、不存在預付款未取得票據行為。存未還借支的，離、調職員工應先歸還借支,再辦理離、調職手續。 預付款未取得票據的，應列明清單和接替跟進人員，經部門負責人審核簽字后移交財務資金部，以便財務資金部跟進。 人力資源部未核實員工借支情況擅自辦理離、調職手續，造成員工借支及預付款無法追回造成損失的，依法人力資源部相關人員責任。 （六）超期還借支處罰 各公司財務資金部應每月檢查是否存在
11、超期未還員工個人借支情況，到期還款前10天，財務資金部應簽發“個人借支催款通知書”（詳見附表1-6）通過BIP傳送給借支人，并抄送部門負責人。通知書中應告知借支人自借支到期次日開始按日0.05%罰款，按月計算，與借支本金一并在工資薪金中扣除。 超期30天借支人仍未返還借支的，財務資金部簽發“碧桂園集團個人借支扣款明細 表”（詳見附表1-7）通過BIP傳送給人力資源部，由人力資源部負責將扣款金額錄入工資系統，從當月稅后工資中扣除，當月稅后工資不足抵扣的，分月抵扣。同時，抄送借支員工本人及部門負責人，告知扣款事宜。 （七）借支損失責任 借支員工部門負責人負責借支催還，員工借支和備用金借支無法追回的
12、，依法追究終審人和部門負責人責任，終審人或部門負責人離職的，移交集團法務審計監察中心處置。 無法追回的借支，終審人和部門負責人各承擔50%責任，財務資金部簽發“碧桂園集團個人借支扣款明細表”（詳見附表1-7）告知責任人，將從其個人工資薪金中扣除。由終審人和部門負責人自行向借支人追款。 （八）預付款損失責任 預付款經辦人員由于不積極、疏忽等個人原因造成預付款無法取得票據或預付款損失的，給予經辦人員預付款金額20%處罰。 經辦人員離職的，由部門負責人和終審人承擔20%的處罰。部門負責人和終審人都離職的，交由集團法務審計監察中心處置。（九）臺賬管理 各借支部門和財務資金部應設立員工個人、備用金借支及預付款備查登記簿，用于登記員工個人、備用金借支及預付款信息(詳見附表1-8)。 十、生效時間 (一)本管理制度自發文之日起生效實施。 (二)本制度生效之日前發生的借支及預付款余額，不得延期，到期后必須清理，待全部清理后，碧桂園集團員工借支及預付款管理規范V2.0版自動作廢。 (三)各區域、子公司，應根據本制度原則和標準范圍內，結合區域、子公司實際情況，制定區域、子公司員工借支及預付款管理實施細則，報集團備案。 十一、 附件 附表1：碧桂園集團員工借支及預付款管理制度樣表
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