1、2.5.4碧桂園集團財務檔案管理制度第一章總則第一條：目的為了加強財務檔案管理，確保財務檔案的安全、完整、及時歸檔，根據中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規定，結合碧桂園集團實際情況，制定本辦法。第二條：財務檔案定義財務檔案是指歸檔保管的會計憑證、會計賬簿、會計報表、關聯交易及股票、證券等財務專業資料，以及會計電算化使用的全套文檔資料和軟件程序，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據,也是公司清算、納稅、內控需要的重要資料。第三條：財務檔案分類（一）會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，銀行存款（借款）對賬單及余額
2、調節表等。（二）會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿及其他會計賬簿。（三）財務報告：各類財務報表、附表、附注及文字說明，各類納稅申報、稅務文書，其它各類財務報告（包含但不限于資產評估報告、年度（專項）審計報告、年度匯算清繳報告、驗資報告等）。（四）合同：工程合同、廣告合同、投資協議、租賃合同、借款合同等企業各種經濟業務合同。（五）各類工程預結算書及相關結算文件。（六）各類不動產銷售發票、增值稅專用發票、普通發票及收據存根等。（七）記載會計資料的光盤、移動硬盤、U盤等。（八）關聯交易資料、報告、文件及合同等。（九）股票、證券資料、報告、文件及合同等。（十）其它檔案：其他應當保存的會計核算資料
3、，包括但不限于薪酬明細表、作廢支票、財務檔案移交清冊、財務檔案保管清冊、財務檔案銷毀清冊等。第二章管理部門及職責第四條：管理部門及責任人（一）管理部門：集團財務資金中心及各子公司財務資金部。（二）管理責任人：集團財務資金中心各職能分部負責人、各子公司財務部負責人為財務檔案第一責任人。公司注銷的，由集團財務資金中心指定檔案管理責任人。財務檔案管理員由第一責任人指定、委派，出納員及圖章管理人員不得擔任財務檔案管理人員。第五條：管理員職責（一）負責定期對財務檔案立卷歸檔，填寫財務檔案目錄，編制立卷說明。（二）負責檔案柜卡片、標簽制定（含公司、年月、檔案順序號等基礎信息），做好檔案編序工作。（三）負責
4、審核檔案調閱人員是否為有權調閱人，是否經相關負責人簽章同意，按規定辦理檔案查詢、調閱，做好查詢、調閱登記，做好調閱檔案催還。（四）負責檔案防火、防水、防潮、防蟲、防盜工作，做到“人走斷電、人離關窗、隨手上鎖”，確保檔案安全、完整。（五）做好財務檔案移交工作，做到“交接手續齊全、內容詳細、責任分明”，交接清單由雙方簽字，并經第一責任人審核簽字確認。（六）負責定期清理可銷毀檔案，做好可銷毀檔案清單，由檔案管理員提出銷毀申請，經公司財務負責人、財務資金中心負責人和集團總裁審核同意后予以銷毀。第三章財務檔案的整理立卷第六條：會計憑證（一）裝訂時間要求：按月裝訂，裝訂好的憑證按年分月妥善保管，累計未裝訂
5、憑證不得超過3個月。（二）裝訂前準備工作1、分類整理，按順序排列，憑證及附件擺放順序：記賬憑證銀行收付款單據發票、收據有效審批文件其他證明材料。附件不重復，清理不需要的附件（如合同復印件、營銷廣告效果圖、材料申購單、供應商送貨單、業務招待費清單及各類不恰當附件）。2、摘除憑證內的附屬物（如訂書釘、大頭針、回形針等），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證附件大小，且要避開裝訂線，以便翻閱，保持數據完整。3、收集整理銀行存款余額調節表、銀行對賬單，裝訂在每月憑證第一冊前面。資料較多、較厚時，也可單獨裝訂成冊。（三）裝訂要求1、用“三針引線法”裝訂，在左上角部位打上三個針眼，使用棉線結扣（或使用熱熔鉚
6、管裝訂，厚度適中，確保牢靠），并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便事后查閱。2、憑證外面要加封面，封面紙用上好的牛皮紙印制，封面規格稍大于所附記賬憑證，用膠水粘好。并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。裝訂做到整齊、牢固、美觀。3、填寫憑證封面、背脊。包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等，不得遺漏。在封面上編好卷號，按編號順序入柜，以便調閱。（四）其他要求1、集團建議會計憑證統一使用A5紙打印。在確保節約的前提下，可以使用A4紙打印。2、多張記賬憑證共用一份原始憑證附件的，應復印原始憑證附件，并在復印件上注明原始憑證附件原
7、件存放記賬憑證號，以便備查。3、合同（原件和復印件）不作為記賬憑證附件，避免檔案重復，需要時查閱合同檔案。4、所欠銀行回單、后補內部資金調撥審批單原件等原始憑證，應做到及時獲取，最遲不應超過1個月，即上月所欠原始憑證，必須次月取得。5、記賬憑證所附的原始憑證數量過多時，按順序裝訂在憑證后面，如果一冊裝訂不下，分冊裝訂，憑證封面：xx號xx號（1/2），第二本xx號（2/2）xx號，以便查閱。6、每本憑證厚度不得超過2.5-3.5CM,厚度要均勻，確保美觀。7、裝訂好的憑證應套上憑證盒，并填寫好憑證盒上的各欄內容，進行歸檔。為便于查閱，可于年度結束1年后再套上憑證盒。第七條：會計賬簿（一）裝訂時
8、間要求：年度結賬后50天內完成會計賬簿的打印，裝訂。（二）賬簿裝訂、歸檔1、賬簿打印：打印科目余額表、總賬、三欄、多欄明細賬及輔助明細賬。2、審核賬簿完整：審核已打印賬簿總賬、明細賬金額是否與科目余額表一致，是否存在缺頁、錯頁、重頁、空白頁，紙張是否存在折疊、缺角，文字是否完整清晰，賬簿科目順序是否與科目余額表相同，頁碼是否連號等。3、裝訂順序：會計賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁數順序裝訂賬頁會計賬簿裝訂封底貼印花。賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章或簽名。4、會計賬簿的裝訂應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。脊背應平整，在背脊上注明所屬年度及賬簿名稱和編號，以便查詢。5、會計賬簿的
9、編號為一年一編，編號順序為總賬、三欄、多欄明細賬、輔助明細賬。6、將裝訂成冊的會計賬簿放入檔案盒（詳見附表四），并將檔案盒信息填寫完整，進行歸檔。第八條：財務報表（一）裝訂時間：納稅申報表、資產負債表、損益表每月打印紙質版，由經辦人、財務負責人及法人簽字或蓋章，并按資產負債表、損益表、納稅申報表、納稅審批流程，按自然月順序裝訂成冊。其他財務報告單獨按月裝訂成冊。（二）將裝訂成冊的會計賬簿放入檔案盒（詳見附表四），并填寫檔案盒完整信息，進行歸檔。第九條：合同按合同類別進行整理分類，按月做好合同明細臺賬，按明細臺賬順序擺放，裝入合同盒里面，放入合同專柜保管，貼好標簽，便于查找。第十條：預結算書各類
10、工程結算書按月收集，按成本對象歸納整理,按月裝訂成冊。集團內關聯單位承包工程的，需結算價出具之日起1個月內向關聯單位索取紙質結算書，并于當月裝訂成冊。集團外單位承包工程的，需在支付結算款時要求施工方提供紙質結算書。第十一條：發票、收據各類發票、收據存根，按月將發票、收據順序號整理，裝訂成冊，無法裝訂的發票存根封箱，在箱表面列明發票號碼段。第十二條：關聯交易報告各類關聯交易的資料，包括但不限于董事會/股東決議案、協議、合同、年度關聯交易額上限及月度報告等相關資料，按月順序整理。如有新的資料或文件,須持續更新紀錄。正本合同/協議之妥存：最少一式兩份，分別存放于關聯方及香港上市合規辦。第十三條：股票
11、、證券各類股票、證券的資料數據，包括但不限于董事會/股東決議案、協議、合同、股東名單、持股數目、股權變動、股權利益申報等相關資料，按月順序整理。如有新的資料或文件,必須持續更新紀錄。正本合同/協議之妥存：最少一式兩份，存放于香港上市合規辦。第十四條：其他檔案作廢支票、薪酬明細表、會計移交清冊，財務檔案保管清冊，財務檔案銷毀清冊應單獨裝訂成冊，單獨編制卷號，及時整理,按月/年裝訂成冊。第四章財務檔案的歸檔保管第十五條：財務檔案，以法人為單位，應統一歸檔，統一分類，統一編號及統一管理。第十六條：歸檔時間：會計憑證按月歸檔，會計賬簿按年歸檔，各類財務報告按月裝訂、按年歸檔，合同按月整理裝盒、按年歸檔
12、，各類結算書按月歸檔，各類發票存根按月歸檔，其他財務檔案按年歸檔。第十七條：檢查歸檔：檔案管理人員在規定前檢查歸檔檔案是否完整、是否整齊美觀，對不符合歸檔要求的檔案拒絕歸檔。檔案管理人員應建立歸檔登記簿、檔案目錄登記簿，及時了解檔案歸檔情況。第十八條：存放要求：檔案應存放于密閉、安全的房間，并在文件柜上加鎖，做到防火、防水、防潮、防蟲、防盜。第十九條：保管期限：各種財務檔案保管期限，根據其特點，分為永久、定期保管，期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各種財務檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。詳見附表六。第五章財務檔案的借閱第二十條：各財務資金部應建立財務檔案清冊和借閱登
13、記簿，詳見附表五。借閱期限最長1個月，如需延期，需重新辦理借閱手續。第二十一條：集團公司部門員工需借財務檔案人員，須經公司財務負責人和借閱部門負責人批準后，方可辦理調閱手續，詳見附表二。外單位人員因公需要查閱財務檔案時，應持單位介紹信，經公司財務負責人批準后方能由檔案管理人員接待查閱，公司財務負責人無法判斷能否借閱時，經請示集團財務資金部批準后方可借閱。第二十二條：財務檔案借閱人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。第二十三條：如需復印財務檔案的，由財務檔案管理人員復印，加蓋使用用途專用章，寫明復印件使用范圍，并在附表五中登記復印數量及用途。第六章財務檔案的移交第二十四條：檔案管理
14、人員工作調動或離職時，應按要求對其所負責的財務檔案進行整理，清點，并辦理移交手續。第二十五條：財務檔案移交時，移交人員應填寫財務檔案移交清冊一式三份，移交方、接收方、監交方各執一份，以明確責任。移交清冊詳見附表一。第二十六條：財務檔案監交由檔案管理人員上級領導擔任。第七章財務檔案的銷毀第二十七條：財務檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷毀申請，經公司財務資金部負責人、集團財務資金部負責人和集團總裁審批同意后方可銷毀。檔案管理員編制財務檔案銷毀清冊，列明銷毀財務檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，作為銷毀申請附件。詳見附表三。第二十八條：
15、財務檔案銷毀前，應當按照財務檔案銷毀清冊所列項目逐一清查核對。銷毀后，經辦人在銷毀清冊上簽字，注明：“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責。第二十九條：處于項目建設期間的建設單位，其保管期滿的財務檔案，不得銷毀。第三十條：保管期滿但未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止，單獨抽出立卷的檔案，應當在財務檔案銷毀清冊和財務檔案保管清冊中列明。第八章罰則第三十一條：不按時進行檔案裝訂歸檔的，或歸檔不符合集團要求，如出現檔案散落、不牢靠、檔案中出現金屬物、不整齊、不美觀、違規借閱檔案等，處予5,000元罰款。第三十二條：檔案毀損、不全、保
16、管不當造成檔案遺失的，處予10,000元罰款，并責令限期修補。對無法修補，造成損失的，按損失金額1%的予以罰款。造成損失金額巨大，情節嚴重的，對相關責任人予以辭退，并移送司法機關追究法律責任。第三十三條：罰金區域、板塊負責人占比40%，公司財務負責人占比30%，其他人員占比30%。第九章附則第三十四條：適用范圍本管理辦法適用中國境內碧桂園集團所有公司（上市及非上市），包括房產、酒店、管理、建安及其他子公司。中國境外公司根據當地法律法規要求進行補充修訂。第三十五條：本辦法自發布之日起實施。第三十六條：附表附表一：財務檔案移交清冊附表二：財務檔案調閱單附表三：財務檔案銷毀清冊附表四：檔案裝訂效果圖、檔案盒圖片附表五：借閱檔案登記簿附表六：財務檔案保管期限
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