1、酒店文件、檔案管理制度酒店文件、檔案管理制度(一)文件處理制度(制度編號:JB066)公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必須做到準確、及時、安全、統一。公文由行政部統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。1、凡酒店的收文、總經理的收文,由酒店行政部簽收;屬酒店領導親收件,一律交收件人親自處理。2、凡上級來文、下級請示件、同級呈送件、“三密”文件材料,都要逐件進行登記。登記后的內容包括:收文序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、分發單位及其份數、領導指示、承辦情況、催辦情況、終結處理、歸卷號以及備注等。平件與密
2、件要分別登記,便于管理。分清急緩,急件要隨到隨登并及時分送。收文薄上的序號應按年度編排,不要出現空號、重號。若有數份同一文件,每一份可注明第幾份。收文登記的同時,應在文件的右上角加蓋刻有單位名稱、收文日期、收文號、文件頁數的收文專用章。3、公文登記后,由總經理辦公室根據主管領導的批示,轉交各有關人員或部門傳閱,如需轉交有關部門閱辦,應由總辦文員送交,并經登記,簽收后才可送交。4、閱讀文件應按規定范圍,秘密級以上文件須到行政辦閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續,用完后及時退還。秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。5、各部門或個人承辦的公文,必須認真負責,按規定期限迅速辦理,不得拖
3、延積壓。6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經手處理的公文,應件件有落實,事事有下文,轉辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事。7、公文辦完后,應根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷。當年文件應于第二年第二季度移交完畢,個人不得私自保存應當存檔的公文。8、各級干部調動時,應將文件清理移交。凡參加會議帶回的文件,應及時送行政部登記保管。9、沒有存查必要的公文,經過鑒別和主管領導批準,由辦公室定期銷毀。銷毀文件要進行登記,要有專人監督,保證不漏銷,不丟失,不泄密。秘密級以上文件,不準作廢品出售,一律經碎紙機處理。(二)發文處理1、各部門凡需打印的文件(包括表格),首先應經本部門審核簽字,正式文件要填寫“辦公紙”,再經總經理辦公室主任同意后方可打印成文。2、部門領導核稿時,一定要認真負責。審核把關的主要內容和重點是:(1)是否需要行文,應當用什么
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