1、湖南影視會展物業(yè)管理有限公司編號：YSHZ-CX-02-01程 序 文 件版號/改次：A/0文件控制程序頁數(shù)：第 1 頁 共 3 頁1.0 目的：規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)放、更改、處置等過程，確保文件的有效版本和得到有效控制。2.0 適用范圍：適用于本公司管理體系文件的控制。3.0 職責3.1 綜合事務(wù)部負責公司管理體系文件的控制。3.2 各部門負責本部門管理體系文件的控制。3.3 工程技術(shù)部負責小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。3.4 綜合事務(wù)部負責管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。4.0 程序4.1 本公司文件分為以下四個層次：第一層次質(zhì)量手冊第二層次程序文件第三層次作
2、業(yè)指導(dǎo)書第四層次質(zhì)量記錄表格、資料（包括圖紙、技術(shù)圖樣等）。4.2 文件的編制、審核與批準4.2.1 與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進行審批才能生效執(zhí)行。4.3 受控文件的發(fā)布4.3.1 各部門認為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化，使原文件不適用而需要更改時，申請部門填寫文件更改通知單提交綜合事務(wù)部，綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核，并得到批準。4.3.2 綜合事務(wù)部對文件進行統(tǒng)一編號，具體方法見文件編號規(guī)則。4.3.3 綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準部門批準。在審核及批準過程中若未湖南影視會展物業(yè)管理有限公司編號：YSHZ-CX-02-01程 序 文 件版號/改次：A
3、/0文件控制程序頁數(shù)：第 2 頁 共 3 頁通過，文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。4.3.4 文件分“受控文件”和“非受控文件”兩類。受控文件需加蓋藍色“受控文件”章，非受控文件加蓋紅色“非受控文件”章，作廢文件加蓋紅色“作廢”章。沒有管理者代表批準，公司員工不得任意復(fù)制和外傳。4.3.5 綜合事務(wù)部負責發(fā)放文件，并收回作廢文件，接收文件人在文件發(fā)放回收記錄簽收。4.3.6 綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次，改次狀態(tài)號遞增次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時，版本號從 A、B、C 遞增。4.4 受控文件的回收及處理4.4.1 綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時，應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時，應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。4.4.2 綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。4.5 文件原件的管理4.5.1 新制文件發(fā)放完成后，綜合事務(wù)部將相應(yīng)文件更改通知單、
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