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房地產(chǎn)開發(fā)公司材料設(shè)備采購(gòu)管理流程(7頁(yè)).doc

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房地產(chǎn)開發(fā)公司材料設(shè)備采購(gòu)管理流程(7頁(yè)).doc

1、材料設(shè)備采購(gòu)管理流程編制日期審核日期批準(zhǔn)日期一、 流程目的 規(guī)范工程材料設(shè)備采購(gòu)行為,提高采購(gòu)效率及效益,防范風(fēng)險(xiǎn)。二、 適用范圍適用于公司進(jìn)行項(xiàng)目工程材料設(shè)備的采購(gòu)工作。三、 定義12344.11.56788.111910111212.11314151616.112344.11.2.3.4.4.1.12344.1233.1 采購(gòu)計(jì)劃:指采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施前制訂的各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的時(shí)間安排,根據(jù)控制角度及力度的不同分為:材料設(shè)備總體采購(gòu)計(jì)劃、年度采購(gòu)計(jì)劃、季度采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃。3.2 談判方案:指在商務(wù)談判實(shí)施前制定的指導(dǎo)談判實(shí)施的方案,內(nèi)容通常包括:談判目標(biāo)、談判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可

2、能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。四、 職責(zé)1718192020.12.2122232424.1242526272828.12930313232.156788.15.6.7.8.8.1.56788.15612344.1 供應(yīng)部4.1.1 負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購(gòu)組織工作;4.1.2 負(fù)責(zé)材料設(shè)備合同的起草、報(bào)審、簽訂,組織合同交底。4.2 核算部32.24.2.1 參與商務(wù)談判;4.2.2 負(fù)責(zé)價(jià)格對(duì)比分析。4.3 成本監(jiān)控中心32.34.3.1 參與金額100萬(wàn)的商務(wù)談判。4.4 工程部、總工室(設(shè)計(jì)管理部)32.44.4.1 負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)的技術(shù)要求。4.5 法律事務(wù)部(法務(wù)人員)32.54.5.1

3、負(fù)責(zé)對(duì)合同等進(jìn)行法務(wù)審核。4.6 監(jiān)察中心(組)32.64.6.1 根據(jù)集團(tuán)要求對(duì)相關(guān)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行獨(dú)立的監(jiān)察工作。4.7 申請(qǐng)部門32.74.7.1 指申請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目的各地區(qū)公司工程部等;4.7.2 提交采購(gòu)申請(qǐng)表,并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推薦入圍單位等。3334353636.13.3738394040.1374142434444.14546474848.1910111212.19.10.11.12.12.1.910111212.189五、 流程圖 廣州供應(yīng)部材料設(shè)備采購(gòu)流程表(樣例)六、 關(guān)鍵活動(dòng)描述566.1 采購(gòu)計(jì)劃階段6.1.1 供應(yīng)部根據(jù)項(xiàng)目總控計(jì)劃、工程進(jìn)度計(jì)劃、材料設(shè)備進(jìn)

4、場(chǎng)計(jì)劃、甲供材目錄(施工圖完成1周內(nèi))及目標(biāo)成本等資料,編制項(xiàng)目材料設(shè)備總體采購(gòu)計(jì)劃,報(bào)地區(qū)公司總經(jīng)理審批。6.1.2 供應(yīng)部于每年12月編制年度采購(gòu)計(jì)劃,年度采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)已審批通過(guò)的項(xiàng)目總體采購(gòu)計(jì)劃匯總生成。6.1.3 供應(yīng)部于每季度最后一個(gè)月編制季度采購(gòu)計(jì)劃。6.2 采購(gòu)準(zhǔn)備階段6.2.1 材料采購(gòu)預(yù)算總表1) 需求部門提交材料采購(gòu)預(yù)算總表,并按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)審。6.2.2 采購(gòu)申請(qǐng)單1) 需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng)單(附經(jīng)審批的材料采購(gòu)預(yù)算總表),內(nèi)容及要求如下: 申請(qǐng)單須提供所需產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途、到貨時(shí)間和收貨人,同時(shí)必須提供圖紙或樣品等技術(shù)資料,不能指定品牌。 各樓盤配送的油煙機(jī)、

5、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請(qǐng)須提供相關(guān)部門聯(lián)合簽發(fā)的相應(yīng)樓盤的裝修標(biāo)準(zhǔn)表。 各樓盤售樓部、大堂、樣板房?jī)?nèi)的家私、飾品等物品購(gòu)置須提供經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的預(yù)算。6.2.3 材料物品的最終選型定板1) 供應(yīng)部接到設(shè)計(jì)管理部/總工室的材料物品選型定板單(設(shè)計(jì)樣)后,根據(jù)采購(gòu)情況,形成材料物品選型定板單(采購(gòu)樣),按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)審,完成最終的材料定板工作。具體操作要求及程序見(jiàn)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及選型定板作業(yè)指引。6.2.4 入圍單位1) 采用競(jìng)爭(zhēng)性談判(議標(biāo))方式時(shí),參與談判的入圍單位應(yīng)不少于三家,具體操作要求及程序見(jiàn)供應(yīng)商入圍及評(píng)估管理作業(yè)指引。6.3 采購(gòu)實(shí)施階段6.3.1 如大型材料設(shè)備采購(gòu)(金額10萬(wàn)),

6、應(yīng)采用招標(biāo)方式,具體操作要求及程序見(jiàn)工程招標(biāo)管理流程。6.3.2 如采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式,供應(yīng)部在談判前應(yīng)確定談判方案。談判方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:談判目標(biāo)、談判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。6.3.3 供應(yīng)部要求供應(yīng)商編制報(bào)價(jià)清單。6.3.4 談判過(guò)程中的踏勘、答疑,具體操作要求及程序參照工程招標(biāo)管理流程中踏勘、答疑的相關(guān)規(guī)定。6.3.5 供應(yīng)部應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商充分溝通,使其準(zhǔn)確了解公司采購(gòu)需求、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)要求等,以保證談判的成效,并且應(yīng)在談判過(guò)程中逐步明確對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)的具體要求、價(jià)格構(gòu)成和評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn),填寫合同條件約談?dòng)涗洷怼?

7、.3.6 供應(yīng)部將最后報(bào)價(jià)時(shí)間通知所有參加談判且符合技術(shù)要求的供應(yīng)商,要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)。6.3.7 供應(yīng)部根據(jù)最后報(bào)價(jià)及談判結(jié)果編制價(jià)格對(duì)比分析及采購(gòu)報(bào)價(jià)單,并按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)審。核算部提供談判所需標(biāo)底價(jià),供應(yīng)部組織談判工作,通知核算部及相關(guān)部門參與談判,如不參加,需預(yù)先給出合理性建議或意見(jiàn),以供談判過(guò)程采納或參考。6.3.8 商務(wù)約談完成后監(jiān)察中心(組)可對(duì)有疑義事項(xiàng)進(jìn)行再次市場(chǎng)詢價(jià)并要求相關(guān)部門進(jìn)行解釋或修正。6.3.9 審批后,供應(yīng)部將決策結(jié)果通知參加談判的供應(yīng)商。6.4 合約簽訂階段6.4.1 供應(yīng)部組織各職能部門相關(guān)人員與中標(biāo)的單位詳細(xì)商談合同內(nèi)容,最終由供應(yīng)部形成合同

8、文本,按責(zé)權(quán)手冊(cè)辦理審核審批手續(xù)。6.4.2 在發(fā)放中標(biāo)通知書后的三十日內(nèi),合同專員負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂、整理歸檔工作,具體操作要求及程序見(jiàn)合同管理作業(yè)指引。6.4.3 合同外工程,應(yīng)按設(shè)計(jì)變更管理作業(yè)指引、工作指令管理作業(yè)指引辦理工作指令,如設(shè)計(jì)變更估算金額50萬(wàn)或工作指令5萬(wàn)(不含設(shè)計(jì)變更),需在完成審批后重新簽訂合同,具體審核審批權(quán)限見(jiàn)責(zé)權(quán)手冊(cè)。6.5 采購(gòu)內(nèi)部控制1.1123456786.5.1 監(jiān)察中心(組)作為集團(tuán)既定內(nèi)部控制制度實(shí)際執(zhí)行情況的監(jiān)控部門,其職能是監(jiān)督整個(gè)采購(gòu)過(guò)程是否符合規(guī)范、是否按程序辦事。集團(tuán)監(jiān)察中心(組)有權(quán)全過(guò)程參與并監(jiān)督采購(gòu)工作,但不參與決策決議。6.5.2 監(jiān)察中心(組)有權(quán)隨時(shí)對(duì)各類采購(gòu)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行階段性或全面地工作抽查,包括但不限于采購(gòu)手續(xù)的齊全、操作流程的準(zhǔn)確、采購(gòu)資料的完整以及整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的公平、公正性。6.5.3 監(jiān)察中心(組)每年組織不定期的采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)。七、 支持性文件4.5.6.77.1 流程及作業(yè)指引7.1.1 工程招標(biāo)管理流程7.1.2 供應(yīng)商入圍及評(píng)估管理作業(yè)指引7.1.3 合同管理作業(yè)指引7.1.4 設(shè)計(jì)變更管理作業(yè)指引7.1.5 工作指令管理作業(yè)指引7.2 參考表單及模板7.2.1 材料采購(gòu)預(yù)算總表7.2.2 采購(gòu)申請(qǐng)單7.2.3 合同條件約談?dòng)涗洷?.2.4 采購(gòu)報(bào)價(jià)單


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