1、采購管理程序采購管理程序 編制 日期 2012-7-30 審核 日期 2012-7-30 批準 日期 2012- 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態修訂狀態 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 批準人批準人 2009.12.4 B 按“大禹行動”要求改版 2011.11.30 C/0 按最新授權調整版 2012.07.30 D 根據 2012 架構調整修訂 1、程序概況程序概況 程序目的程序目的 規范集團成本部采購管理工作，使其符合集團公司整體的管 理規定要求,確保集團采購的質量，控制采購成本。 程序風險程序風險 程序范圍程序范圍 集團戰略采購管理工作以及在授權內對下屬公司進行采
2、購管 理 所涉及流程名稱所涉及流程名稱 采購管理流程 流程客戶流程客戶 內部客戶內部客戶 外部客戶外部客戶 流程參與部門流程參與部門 集團公司各部室、下屬公司 上游流程名稱上游流程名稱 下游流程名稱下游流程名稱 子流程名稱子流程名稱 合約管理流程 戰略采購管理指引 流程流程 KPI 責任部門責任部門/崗位崗位 數據來源數據來源 流程關鍵點流程關鍵點 關鍵點說明關鍵點說明 支持文件支持文件 2 2、職責、職責 部門部門 流程中承擔職責流程中承擔職責 董事長董事長/ /總裁總裁 1、戰略采購項目定標審批備案報告 專業委員會專業委員會 1、戰略采購項目及入圍供方的確定審批。 2、戰略采購項目招標文件
3、審批； 3、戰略采購項目定標審批； 4、戰略采購協議及具體采購合同的審批 主管成本副總裁主管成本副總裁 1、戰略采購計劃的審核； 2、戰略采購項目及入圍供方的確定審核； 3、戰略采購項目招標文件審核； 4、戰略采購項目定標審核； 5、戰略采購協議及具體采購合同的審核； 6、當戰略協議約定無法滿足項目需求時，采購方式變更的審 批 成本管理部成本管理部 1、負責組織集團戰略采購項目的立項審批； 2、負責建立和完善集團級工程類供應商信息庫和合格供應商 信息庫，指導下屬地產公司建立和完善地區級供應商信息 庫和合格供應商信息庫，加強與合格供應商關系的維護工 作； 3、負責組織深圳地區項目建設所需采購項目
4、的立項審批； 4、負責組織評標小組對集團戰略采購項目與深圳地區項目建 設所需采購項目的投標單位進行資格預審、考察、選定及 評標工作； 5、負責組織編制集團戰略采購項目招標文件，跟進采購招標 項目全過程相關資料的審批、并發放招標文件；負責組織 相關部門進行集團戰略采購項目合同的洽談，并在相關部 門配合下完善合同并跟進報批和簽訂手續； 6、負責組織編制深圳地區建設項目所需采購項目招標文件， 跟進采購招標項目全過程相關資料的審批、并發放招標文 件；負責組織相關部門進行所需采購項目合同的洽談，并 在相關部門配合下完善合同并跟進報批和簽訂手續； 7、負責集團招標采購項目資料整理分類存檔工作； 8、負責監
5、控下屬地產公司項目工程采購工作，指導集團下屬 地產公司項目工程采購工作，負責審核下屬地產公司項目 工程總包的采購業務工作； 9、配合集團項目管理系統（ERP）上線后的采購管理系統及成 本管理系統（ERP）初期建設、培訓、推廣及監督檢查工作； 10、配合集團營銷管理部、規劃設計部建立和完善相應專業集 團級供應商信息庫和合格供應商信息庫； 工程管理部工程管理部 1、 參與對采購招標工程項目的評標工作 （主要是技術標部分） ； 2、參與供應商考察、選定、評標工作及合同的洽談；。 3、負責提供采購招標工程項目的承包范圍劃分、施工工期等 相關技術要求，根據招標采購項目實際參與編制招標文件 （主要是技術標
6、部分）； 規劃設計部規劃設計部 1、負責根據項目總進度計劃及時編制和提交工程出圖計劃 表； 2、負責提供集團公司工程采購招標所需圖紙及設計方案； 3、負責提供材料樣板實物及對投標單位提供的材料樣板實物 進行評審確認； 4、負責產品外觀品質標準及設計方案的確定； 5、參與工程采購招標項目供方的考察、評標工作。 投資運營部投資運營部 1、按照集團公司的規定對招標文件及簽訂的合同文件進行法 務審查會簽； 2 、協調處理招標采購過程中出現的法律事務。 計劃財務部計劃財務部 1、按照集團公司的規定對招標文件及簽訂的合同文件進行財 務條款審查會簽。 下屬公司下屬公司 1、視情況協助工程采購招標工作； 2、
7、提出材料/設備的采購需求； 3、負責與集團工程管理部溝通關于招標采購項目的現場條件、 承包范圍、甲方發包工程、施工工期等相關信息，并針對 招標文件（含合同）提出相關意見。 3 3、遵循原則、遵循原則 3.1.輸入/輸入部門：公司管理規定/專業委員會 3.2.輸出/接收部門：無 3.3.總體原則：專業、規范、透明、高效； 3.4.廉潔自律原則：參與采購過程的集團人員應嚴格遵守集團相關規定，廉潔自律 自覺維護集團權益，并接受集團公司領導及相關部門的監督。與投標單位、供 應商進行資格預審、考察、合同及商務談判時，須有兩人參加，并不得接受投 標單位、供應商宴請及其它娛樂等活動。 3.5.保密原則：詢價
8、、招標、開標及評標的有關文件、資料及評標情況，屬于集團 公司機密，參與人員應妥善保管及嚴格保密，未經集團公司許可，不得以任何 式泄露。 3.6.采購原則: 3.6.1.集團成本部負責集團戰略采購,戰略采購按“最低總成本”原則： 戰略采購注重“最低總成本”，即通過系統地評估集團的購買需求及確認內 部和外部機會，對整個采購流程中所涉及的關鍵成本和其他相關的長期潛在 成本進行評估，以降低整體成本為宗旨，涵蓋整個采購流程，實現從需求描 述直至付款的全程管理。 3.6.2. 資質審查原則 投標單位在投標前必須通過資質審查, 成本管理部負責組織評標小組對收集 的供應商進行資格預審、考察工作，具體操作參照工
9、程供方資質預審作業指 引。 3.6.3.合格供應商 只能是通過審查合格的供應商才能參加投標, 成本管理部負責將經考察合格 的供應商錄入集團公司備選供應商庫管理，將中標履約單位（經履約后評估 合格的）錄入集團公司合格供應商庫管理； 4 4、戰略采購意義、戰略采購意義 4.1.戰略采購的基本實施方式是集中采購，即通過采購量的集中來提高議價能力 并降低單位采購成本; 4.2.集團成本管理部進行集中采購規劃和采購管理，通過集中采購減少采購物品的 差異性，提高采購服務的標準化，減少了后期管理的工作量; 4.3.通過擴大供應商選擇范圍引入更多的競爭， 尋找上游供應商等有效的戰略采購 方法來降低采購成本，幫
10、助企業尋找到最優的資源，保證資源的最大化利用， 提升企業的水準,降低采購成本; 4.4.充分考慮未來儲運、維護、消耗品補充、產品更新換代等環節的運作成本，致 力于提高產品和服務的統一程度，減少差異性帶來的后續成本。 5 5、戰略采購程序、戰略采購程序 5.1.輸入/輸入部門：招標采購計劃申請表/項目部（工程管理部） 5.2.輸出/接收部門：招標采購計劃申請表/成本管理部 5.3.戰略采購計劃的編制,工程部根據項目情況提出材料/設備需求,集團根據戰略 發展規劃確定是否進行戰略采購,由集團成本管理部編制戰略采購計劃.呈送主 管副總裁審核,專業委員會審批; 5.4.確定進行戰略采購后按戰略采購管理作
11、業指引執行; 5.5.成本管理部預算組對工程采購計劃內容進行估價，并提出建議采購方式和推薦 中標原則； 5.6.每種材料設備的定點供應商的數量原則上為一家，采購領導小組認為有必要時 可以另選兩家后備供應商。 5.7.所有經批準的戰略采購計劃應發放到各相關職能部門； 5.8.戰略采購招標后簽訂戰略協議，戰略協議經集團領導審批后并下發到下屬公司 執行戰略采購； 5.9.確定戰略采購供應商后,工程部需給下屬公司進行技術交底; 5.10.成本管理部需對戰略采購供應商進行每年的評估， 確定是否繼續合作或重新開 發供應商； 5.11.招標文件的保存： 招標工作結束后十天內，成本管理部應及時將招/投標資料送
12、集團公司檔案室存 檔，辦理書面移交手續。歸檔內容均為原件，包括： 投標單位審批表（含投標單位營業執照和資質證書復印件）； 招標文件及審批表； 答疑會議紀要； 領取招標文件登記表； 投標單位法定代表人證明書和法人授權委托書； 投標資料：包括投標書、方案標、預算書等； 評定標書和中標通知書； 會議簽到表； 開標評標審批表。 6 6、總承包采購審核工作程序、總承包采購審核工作程序 6.1.輸入/輸入部門：項目工程總包采購供應商及定標流程/成本管理部 6.2.輸出/接收部門：項目工程總包采購供應商及定標流程/成本管理部 6.3.各下屬公司成本部負責組織項目工程總包采購，并按照集團相關管理程序進行 采購
13、，下屬公司相關專業部門按集團授權和規定配合完成； 6.4.集團成本管理部根據授權對下屬公司項目工程總包采購的“供應商資格預審”、 “確定投標單位”及“定標”進行審核會簽； 6.5.集團成本管理部根據授權對下屬公司工程采購“供應商資格預審”、“投標單 位確定”、“招標文件”、“定標”、“合同文本”進行備案; 6.6.集團主管成本副總裁根據集團的相應規定及授權進行項目工程總包采購審核， 集團專業委員會審定批準。 7 7、設計、營銷采購審核工作程序、設計、營銷采購審核工作程序 7.1.輸入/輸入部門：集團級設計、營銷采購/規劃設計部、營銷管理部 7.2.輸出/接收部門：集團級設計、營銷采購/成本管理
14、部 7.3.集團規劃設計部、營銷管理部負責授權范圍內相應專業項目采購； 7.4.集團成本管理部配合規劃設計部、營銷管理部建立和完善相應專業供應商信息 庫和合格供應商信息庫； 7.5.集團成本管理部根據授權及相關規定，進行集團級設計、營銷采購審核會簽。 包括“供應商預審/確定投標單位” 、 “招標文件”、 “定標” 、 “正式合同”、 “最終成果”的審核會簽。 7.6.集團主管副總裁根據集團的相應規定及授權進行集團級設計、營銷采購審核， 集團專業委員會審定批準。 8 8、支持性文件、支持性文件 8.1. WT-WI-CB01 戰略采購管理作業指引 WT-WI-CB01戰略采 購作業指引.doc 8.2. WT-WI-CB02 工程供方資質預審作業指引 WT-WI-CB02工程類 供方資格審查作業指引.doc 8.3 WT-WI-CB03 技術標評審作業指引 WT-WI-CB03技術標 評審作業指引.doc 8.4 WT-WI-CB04 材料樣板評審作業指引 WT-WI-CB04材料樣 板評審作業指引.doc 8.5 WT-WI-CB05 商務標評審作業指引 WT-WI-CB05商務標 評審作業指引.doc
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