1、合同管理制度合同管理制度 編制人 編制日期 審核人 簽發(fā)人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態(tài)修訂狀態(tài) 修改內(nèi)容修改內(nèi)容 修改人修改人 審核人審核人 簽發(fā)人簽發(fā)人 1. 目的目的 為適應(yīng)海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)“）的發(fā)展需要，規(guī)范集團(tuán) 在經(jīng)營(yíng)過程中的合同行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障集團(tuán)權(quán)益，根據(jù)中華人民共和 國(guó)民法通則 、 中華人民共和國(guó)合同法等法律法規(guī)，以及集團(tuán)章程的規(guī)定，特 制定本辦法。 2. 適用范圍適用范圍 2.1. 本辦法原則上適用于集團(tuán)、集團(tuán)各職能部門及所有的下屬公司。即集團(tuán)的所 有下屬公司的合同管理均參照本辦法執(zhí)行， 合同審核的職能除經(jīng)集團(tuán)授權(quán)的外均 由集團(tuán)部門行

2、使。 （針對(duì)下屬公司有關(guān)合同審核的規(guī)定參見本辦法 5.6 下屬公司 的合同管理） 3. 術(shù)語(yǔ)和定義術(shù)語(yǔ)和定義 3.1. 合同：指集團(tuán)在經(jīng)營(yíng)、管理以及拓展業(yè)務(wù)的過程中，與其他法人、非法人組 織或自然人設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 3.2. 采購(gòu)合同：指項(xiàng)目工程實(shí)施過程中，簽訂的咨詢服務(wù)、工程施工、設(shè)備材料 等方面的合同，包括但不限于有關(guān)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢、監(jiān)理、裝飾、電梯及空調(diào)等 設(shè)備材料采購(gòu)、建筑安裝施工等方面的合同。 3.3. 非采購(gòu)合同：指上述采購(gòu)合同以外的各類合同，包括但不限于合資、合作、 并購(gòu)等投資類合同；融資和擔(dān)保合同；房地產(chǎn)開發(fā)和交易合同等合同。 3.4. 標(biāo)準(zhǔn)合同：包括格

3、式合同和示范文本。格式合同是指國(guó)家有關(guān)部門就某一類 業(yè)務(wù)預(yù)先擬訂標(biāo)準(zhǔn)格式并經(jīng)常反復(fù)填寫使用的合同。 示范文本是指集團(tuán)針對(duì)簽訂 合同中經(jīng)常發(fā)生的問題，根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，將某一類 業(yè)務(wù)簽訂合同時(shí)的必備條款列出來，形成合同文書格式，供合同主辦人員在與對(duì) 方簽約時(shí)使用的合同范本。對(duì)于合同對(duì)方當(dāng)事人在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的特殊要求，當(dāng)事 人可以提出符合自己特殊要求的條款，經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致。 3.5. 集中采購(gòu)：由集團(tuán)成本管理中心統(tǒng)一組織、管理的采購(gòu)。 3.6. 臺(tái)帳：指集團(tuán)或下屬公司對(duì)其簽署的合同進(jìn)行備案，劃分類別進(jìn)行編號(hào)、登 記，并監(jiān)督和記錄履行結(jié)果的表格。 3.7. 重大合同：指合同標(biāo)的達(dá)

4、到或超過 100 萬元或以上的，或者雖然低于該標(biāo)準(zhǔn) 但法律關(guān)系復(fù)雜，且對(duì)集團(tuán)利益有重要影響的合同。該重大合同的額度標(biāo)準(zhǔn)僅適 用于集團(tuán)， 下屬公司將根據(jù)其不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)在企業(yè)內(nèi)部管理的文件中分別另行 規(guī)定。 3.8. 主辦部門：指在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，直接參與和對(duì)方當(dāng)事人談判，起草相關(guān)合同， 并經(jīng)集團(tuán)審核、批準(zhǔn)后實(shí)際履行的部門（包括集團(tuán)部門和下屬公司） 。 3.9. 合同經(jīng)辦人：指經(jīng)集團(tuán)或下屬公司委派，就某一項(xiàng)目進(jìn)行洽談和訂立合同的 人員。 4. 職責(zé)職責(zé) 4.1. 合同主辦部門職責(zé):合同主辦部門負(fù)責(zé)辦理合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、 終止等有關(guān)事宜，主要職責(zé)為： 4.1.1. 組織、參與合同的洽談，就

5、合同的各項(xiàng)條款與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成一致； 4.1.2. 草擬合同； 4.1.3. 依照本辦法 5.4 規(guī)定的流程，報(bào)集團(tuán)審核其經(jīng)辦的合同，真實(shí)、準(zhǔn)確、完 整地回答相關(guān)部門提出的疑異， 并及時(shí)根據(jù)審核部門提出的意見與對(duì)方協(xié)商補(bǔ)充 和修改合同； 4.1.4. 對(duì)其所經(jīng)手的合同負(fù)有認(rèn)真履行的責(zé)任，隨時(shí)跟蹤、監(jiān)督和檢查對(duì)方履行 合同的情況； 4.1.5. 及時(shí)報(bào)告在合同履行過程中發(fā)生的問題，并參與相關(guān)合同糾紛的協(xié)商、調(diào) 解、訴訟； 4.1.6. 將正式簽署的合同原件分別送交審計(jì)法務(wù)中心和財(cái)務(wù)管理中心備案， 采購(gòu) 合同還須送成本管理中心備案。 4.1.7. 完整保存合同履行過程中的所有往來信函、傳真、協(xié)議書

6、、正式的合同文 件等資料，并在合同履行完畢后按檔案管理要求歸檔； 4.2. 審計(jì)法務(wù)中心職責(zé): :集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心是集團(tuán)的合同管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán) 所有合同進(jìn)行法律審核。審計(jì)法務(wù)中心在合同管理方面的主要職責(zé)為： 4.2.1. 對(duì)集團(tuán)合同事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，負(fù)責(zé)合同管理規(guī)章制度的起草和修訂； 4.2.2. 參與集團(tuán)及下屬公司重大合同的談判，提供法律意見，負(fù)責(zé)集團(tuán)重大合同 的起草和修訂； 4.2.3. 審核集團(tuán)及下屬公司的所有合同文本（經(jīng)集團(tuán)授權(quán)簽訂合同的除外） ； 4.2.4. 匯總分析下屬公司報(bào)送的非采購(gòu)合同報(bào)表，建立合同臺(tái)帳； 4.2.5. 規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部的授權(quán)行為，制作集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽署的授權(quán)委托書

7、； 4.2.6. 跟蹤、監(jiān)督合同主辦部門履行合同的情況，并及時(shí)提供法律意見； 4.2.7. 參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，負(fù)責(zé)處理合同履行過程中發(fā)生的訴訟、仲裁 案件； 4.3. 成本管理中心職責(zé):成本管理中心是集團(tuán)采購(gòu)合同管理部門，在采購(gòu)合同管 理方面的主要職責(zé)為： 4.3.1. 負(fù)責(zé)集團(tuán)采購(gòu)合同方面規(guī)章制度、操作流程的起草和修訂； 4.3.2. 制定集團(tuán)采購(gòu)合同示范文本； 4.3.3. 組織集中采購(gòu)合同的談判，負(fù)責(zé)集中采購(gòu)合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、 終止等有關(guān)事宜； 4.3.4. 審核下屬公司的采購(gòu)合同(已單獨(dú)授予合同審核自主權(quán)的除外)； 4.3.5. 匯總分析下屬公司上報(bào)的采購(gòu)合同報(bào)表，

8、建立采購(gòu)合同臺(tái)帳； 4.3.6. 參與解決采購(gòu)合同履行過程中發(fā)生的糾紛； 4.3.7. 定期組織檢查、分析采購(gòu)合同簽署和履行情況，并上報(bào)集團(tuán)。 4.4. 財(cái)務(wù)管理中心職責(zé): :財(cái)務(wù)管理中心在合同管理方面的主要職責(zé)為： 4.4.1. 評(píng)估合同是否滿足集團(tuán)對(duì)利潤(rùn)率的最低要求， 集團(tuán)是否具有完成該合同的 財(cái)務(wù)能力； 4.4.2. 審核確定我方簽約主體； 4.4.3. 審查合同付款是否符合集團(tuán)年度預(yù)算； 4.4.4. 審核合同的價(jià)格、支付方式、期限等條款或按要求履行收款、付款等的權(quán) 利和義務(wù)； 4.4.5. 跟蹤集團(tuán)和合同對(duì)方在履行合同的過程中的適時(shí)財(cái)務(wù)狀況，若發(fā)現(xiàn)異常， 及時(shí)通知合同主辦部門、審計(jì)法

9、務(wù)中心或直接向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 4.5. 總裁辦公室職責(zé):總裁辦公室在合同管理方面的主要職責(zé)為： 4.5.1. 制定集團(tuán)合同統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則； 4.5.2. 負(fù)責(zé)集團(tuán)層面所有合同的流轉(zhuǎn)； 4.5.3. 合同簽訂時(shí)的用印手續(xù)； 4.5.4. 合同原件及相關(guān)資料的歸檔工作。 5. 工作要求工作要求 5.1. 合同形式：集團(tuán)對(duì)外訂立合同，原則上應(yīng)采取合同書形式，必要時(shí)也可視情 況采取信函或數(shù)據(jù)電文等形式訂立，但不得以口頭形式訂立合同 5.2. 合同洽談 5.2.1. 合同洽談準(zhǔn)備工作:合同主辦部門根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展，需要與其他法人或 自然人建立合同關(guān)系的，應(yīng)事先準(zhǔn)備技術(shù)和業(yè)務(wù)要求、商務(wù)條件等資料，做好當(dāng) 事

10、人資信調(diào)查等合同洽談前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。 5.2.2. 合同談判:集中采購(gòu)由成本管理中心組織合同談判；分散采購(gòu)由被授權(quán)部 門、 下屬公司自行組織合同談判。 非采購(gòu)合同由合同主辦部門負(fù)責(zé)組織合同談判。 5.2.3. 審計(jì)法務(wù)中心協(xié)助:審計(jì)法務(wù)中心根據(jù)需要參與合同主辦部門組織的合同 談判，對(duì)于重大合同，審計(jì)法務(wù)中心必須派人參加談判和簽訂過程，并負(fù)責(zé)提供 法律意見。 5.3. 合同起草 5.3.1. 合同起草人:待簽訂的合同，由合同經(jīng)辦人或合同對(duì)方負(fù)責(zé)草擬，在合同 談判中應(yīng)爭(zhēng)取由我方起草合同。 5.3.2. 使用標(biāo)準(zhǔn)合同:合同經(jīng)辦人應(yīng)盡量爭(zhēng)取使用集團(tuán)審定的示范文本，除政府 部門推薦使用的格式合同范本外

11、， 由集團(tuán)制定或修改的示范文本在投入使用前應(yīng) 經(jīng)集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心審核， 必要時(shí)， 可請(qǐng)集團(tuán)法律顧問單位審核， 并經(jīng)集團(tuán)總裁、 董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。采用示范文本、格式合同的，示范文本的通用條款、格式合同的主 要條款不可隨意更改，需要對(duì)專用條款、補(bǔ)充條款增刪修改的，須按集團(tuán)合同審 核程序報(bào)批。 5.3.3. 合同條款:合同文本要求條款規(guī)范齊全，權(quán)利義務(wù)平等，文字明晰無歧義。 合同的主要條款應(yīng)包括簽約主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款及其支付方式和付款 期限、履行方式和期限、檢驗(yàn)方式和期限、變更、解除的條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議 解決方式等。 如涉及保密、 擔(dān)保等事項(xiàng)， 應(yīng)增補(bǔ)相應(yīng)的條款或另行簽署補(bǔ)充協(xié)議。 5.3.4

12、. 合同另一方提供的合同:集團(tuán)認(rèn)為合同另一方提供的合同或格式合同需要 增加、刪除或變更某些條款的，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)告知對(duì)方，并與之協(xié)商做相應(yīng)補(bǔ) 充和調(diào)整。 5.4. 合同審核 5.4.1. 分級(jí)審核制:集團(tuán)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、 管控模式等因素實(shí)行合同分級(jí)審核制度。 5.4.2. 審核流程:合同經(jīng)辦人應(yīng)填寫海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司合同審核會(huì)簽 單 （表一）和海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司合同審批表 （表二） ，并附合同文 本及其他與合同有關(guān)的材料，按集團(tuán)規(guī)定的流程辦理審核手續(xù)。集團(tuán)有關(guān)管理部 門根據(jù)各部門職責(zé)審核合同的技術(shù)條款、商務(wù)條款，審計(jì)法務(wù)中心負(fù)責(zé)審核合同 的合法性、公平性及可行性。合同經(jīng)審核，并經(jīng)集團(tuán)

13、總裁同意、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后由 集團(tuán)或下屬公司或其授權(quán)代表簽署后加蓋印章。 5.4.3. 流轉(zhuǎn)時(shí)間:為提高合同流轉(zhuǎn)的速度， 各部門審核工作一般應(yīng)在一天內(nèi)完成， 特殊情況（出差、開會(huì)、或合同較為復(fù)雜等原因）可適當(dāng)延長(zhǎng)。以確保合同流轉(zhuǎn) 的整個(gè)期間控制在 5 至 10 個(gè)工作日內(nèi)。下屬公司簽署的重大合同，需要集團(tuán)審 核的，應(yīng)該為異地合同審核流轉(zhuǎn)預(yù)留時(shí)間。 5.4.4. 法律顧問協(xié)助:審計(jì)法務(wù)中心在認(rèn)為必要的情況下，可聯(lián)系集團(tuán)法律顧問 單位提供包括合同起草、合同審核、提供法律意見等服務(wù)。審計(jì)法務(wù)中心統(tǒng)一負(fù) 責(zé)集團(tuán)及其下屬公司法律顧問的聘請(qǐng)管理。合同主辦部門如需聘請(qǐng)法律顧問，應(yīng) 按外聘律師管理操作指引報(bào)審計(jì)法

14、務(wù)中心辦理。 5.5. 合同簽訂 5.5.1. 簽約權(quán):董事長(zhǎng)為集團(tuán)法定代表人，對(duì)外代表集團(tuán)簽署合同。集團(tuán)任何部 門不得以部門名義對(duì)外簽署合同。未經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得以集團(tuán) 的名義對(duì)外簽訂合同。下屬公司對(duì)外簽訂合同必須按本辦法履行審批手續(xù)。 5.5.2. 授權(quán)簽約:董事長(zhǎng)可以書面授權(quán)總裁或其他合同主辦人員在日常經(jīng)營(yíng)管理 中對(duì)外代表集團(tuán)簽訂合同。集團(tuán)根據(jù)下屬公司規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍、股權(quán)結(jié)構(gòu)等明確 各下屬公司對(duì)外簽訂合同的權(quán)限。授權(quán)委托書必須有明確的授權(quán)范圍和授權(quán)期 限。此外，如果集團(tuán)章程對(duì)于簽署某些合同、協(xié)議有特別規(guī)定的，按集團(tuán)章程辦 理。 5.5.3. 合同專用章:集團(tuán)對(duì)外簽訂合同，應(yīng)

15、加蓋印章，除集團(tuán)高級(jí)管理人員所簽 署的合同外，一律使用合同專用章。 5.5.4. 用章制度:集團(tuán)的合同專用章由總裁辦公室保管并按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)用印。 以下屬公司為主體簽訂的合同， 按本辦法履行了合同審批流程后由下屬公司加蓋 本公司合同專用章，未加蓋集團(tuán)或下屬公司印章或合同專用章的合同為無效合 同，財(cái)務(wù)管理中心門不得為其進(jìn)行結(jié)算。 5.5.5. 合同生效:合同經(jīng)規(guī)定流程審核，并經(jīng)董事長(zhǎng)或其授權(quán)代表簽署且加蓋集 團(tuán)或下屬公司印章或合同專用章后，合同成立并生效。沒有經(jīng)過正常審核批準(zhǔn)程 序同意的合同引起的一切后果均由簽約人個(gè)人負(fù)責(zé)。但因事態(tài)緊急，并經(jīng)總裁事 先同意，董事長(zhǎng)事后追認(rèn)的除外。 5.5.6.

16、匯報(bào)制度:審計(jì)法務(wù)中心、成本管理中心應(yīng)定期對(duì)集團(tuán)及下屬公司合同的 簽署和履行情況進(jìn)行檢查，分析現(xiàn)狀和問題，提出整改意見，并向集團(tuán)管理層和 董事長(zhǎng)匯報(bào)。 5.6. 下屬公司的合同管理 5.6.1. 上報(bào)審核:下屬公司的合同除另行授權(quán)外， 均應(yīng)報(bào)送集團(tuán)按有關(guān)流程審核。 5.6.2. 統(tǒng)一歸口進(jìn)出:下屬公司的合同需要集團(tuán)審核的，統(tǒng)一由集團(tuán)總裁辦公室 收文后根據(jù)合同內(nèi)容，指派集團(tuán)專業(yè)管理部門主辦，填寫合同審核流轉(zhuǎn)單后予以 流轉(zhuǎn)。經(jīng)過審核的合同文本由總裁辦公室發(fā)送予下屬公司。 5.6.3. 申請(qǐng)授權(quán):為提高決策效率，下屬公司可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，向集團(tuán)提出 申請(qǐng)授予其部分合同的審核及簽署權(quán)。 5.6.4.

17、 簽發(fā)授權(quán)書:下屬公司提出的部分合同的審核及簽署權(quán)申請(qǐng)后，經(jīng)集團(tuán)總 裁審批后， （一）決定授權(quán)其自行審核的標(biāo)的額； （二）評(píng)估該下屬公司風(fēng)險(xiǎn)控制 及管理效能后，決定可以交由自行審核流轉(zhuǎn)的合同類別。審計(jì)法務(wù)中心根據(jù)該會(huì) 議決定制作授權(quán)書，由董事長(zhǎng)或其授權(quán)人簽署授權(quán)書（一式兩份） ，一份交由下 屬公司被授權(quán)人，一份交由審計(jì)法務(wù)中心備份。在該授權(quán)書中需要明確被授權(quán)人 （一般為下屬公司的總經(jīng)理）可自行審核及簽署的合同額度和合同類別、授權(quán)期 限等。 5.6.5. 規(guī)范內(nèi)部審核和簽署流程:自授權(quán)書簽發(fā)生效之日起，各下屬公司必須嚴(yán) 格遵照其內(nèi)部的合同審核及簽署流程流轉(zhuǎn)合同。 下屬公司內(nèi)部合同管理辦法必須 在

18、各下屬公司管理制度中予以規(guī)范和明確并報(bào)集團(tuán)審核。 5.7. 合同履行 5.7.1. 合同履行的跟蹤: 5.7.1.1 合同生效后，應(yīng)按合同的約定全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地行使權(quán)利和履行義務(wù)。 合同主辦部門應(yīng)該責(zé)成合同主辦人員負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行，根據(jù)合同的性質(zhì)、目 的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助等義務(wù)。 5.7.1.2 合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同履行進(jìn)展情況報(bào)成本管理中心， 非采購(gòu)合同 履行進(jìn)展情況報(bào)審計(jì)法務(wù)中心，審計(jì)法務(wù)中心和成本管理中心有權(quán)查詢履行進(jìn) 度，并將履行結(jié)果按時(shí)記載于臺(tái)帳。 5.7.1.3 合同履行結(jié)果分為正常履行、非正常履行和糾紛三種。如果在合同期限內(nèi) 未能正常履行， 合同經(jīng)辦人應(yīng)向?qū)徲?jì)法務(wù)

19、中心和成本管理中心說明情況并報(bào)集團(tuán) 管理層商定處理辦法。 5.7.1.4 合同對(duì)方未履行合同或履行合同與約定不符時(shí)， 合同經(jīng)辦人應(yīng)在合同約定 的時(shí)間內(nèi)向其發(fā)出書面通知， 督促履行或彌補(bǔ)。 如已給集團(tuán)或下屬公司造成損失， 還須一并提出賠償要求。 合同未約定時(shí)間的， 應(yīng)自情況發(fā)生或發(fā)現(xiàn)時(shí)一周內(nèi)提出。 該等通知應(yīng)保存發(fā)送的有效憑證，如掛號(hào)回單、特快專遞底單等。 5.7.2. 簽約主體的一致性:在履行合同過程中發(fā)生收付款項(xiàng)、 往來函件等行為時(shí)， 必須注意對(duì)應(yīng)簽約主體的一致性。如發(fā)生或發(fā)現(xiàn)主體變更，應(yīng)及時(shí)發(fā)出要求確認(rèn) 的書面通知。 5.7.3. 復(fù)函:合同經(jīng)辦人收到合同對(duì)方發(fā)出的書面函件，如涉及合同權(quán)利

20、、義務(wù) 變更、要求集團(tuán)或下屬公司履行義務(wù)、對(duì)集團(tuán)或下屬公司履行合同提出質(zhì)疑等， 應(yīng)根據(jù)合同約定及實(shí)際履行情況等作審慎分析后及時(shí)給予書面回復(fù)， 必要時(shí)在答 復(fù)前應(yīng)征求集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心意見。 5.7.4. 保密責(zé)任:合同內(nèi)容如涉及需要保密的有關(guān)技術(shù)、資料等，合同經(jīng)辦人應(yīng) 當(dāng)按合同約定予以保密；合同未作約定但在履行過程中需要時(shí)，合同主辦部門和 相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方或根據(jù)對(duì)方的要求承擔(dān)保密責(zé)任，該等要求應(yīng)以書面為 準(zhǔn)。 5.7.5. 合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除:在履行合同的過程中，如出現(xiàn)情事變更，確需變 更、轉(zhuǎn)讓、解除已訂立的合同，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)按原審核程序履行手續(xù)，并及 時(shí)書面通知對(duì)方并訂立變更協(xié)議或取

21、得書面認(rèn)可。 5.8. 合同違約及其他糾紛處理 5.8.1. 違約處置:如果確屬集團(tuán)或下屬公司違約，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，并采取有 效措施爭(zhēng)取妥善解決，以減少或避免擴(kuò)大損失。如果合同對(duì)方違約，合同經(jīng)辦人 按本辦法 5.7.1.4 之規(guī)定督促、協(xié)商后仍未果，應(yīng)及時(shí)訴諸法律。如集團(tuán)或下屬 公司因故暫不訴諸法律，應(yīng)注意訴訟時(shí)效并采取有效措施保留證據(jù)。 5.8.2. 潛在糾紛的處理:合同主辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有潛在的法律風(fēng)險(xiǎn) 或法律糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)徲?jì)法務(wù)中心反映，并提供相關(guān)資料，必要時(shí)可要求審 計(jì)法務(wù)中心參與相關(guān)事務(wù)的處理， 力爭(zhēng)降低或消除風(fēng)險(xiǎn)， 以非訴訟方式化解糾紛。 5.8.3. 糾紛解決流程

22、:發(fā)生糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填寫合同糾紛處理單 并附有關(guān)材料，由合同主辦部門牽頭，會(huì)同集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)法務(wù)中心共同商 討解決方案，并報(bào)集團(tuán)總裁和/或董事長(zhǎng)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以處理。重大糾紛（如合 同詐騙行為）應(yīng)自發(fā)現(xiàn)或發(fā)生時(shí)當(dāng)日?qǐng)?bào)審計(jì)法務(wù)中心并及時(shí)隨送有關(guān)材料，由合 同經(jīng)辦人、審計(jì)法務(wù)中心、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)人、總裁共同商討 對(duì)策，及時(shí)處理（包括訴諸司法機(jī)關(guān)） 。 5.8.4. 準(zhǔn)備訴訟資料和證據(jù):合同經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)保管、收集與合同訂立、履行有 關(guān)的一切資料和憑證，并協(xié)助審計(jì)法務(wù)中心做好起訴或應(yīng)訴工作。 5.8.5. 聘請(qǐng)律師:重大合同涉訟可由審計(jì)法務(wù)中心代表集團(tuán)聘請(qǐng)律師共同參與解 決

23、。聘請(qǐng)律師應(yīng)選擇具有良好資質(zhì)和執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)的事務(wù)所。 5.9. 合同文件管理 5.9.1. 合同編號(hào):對(duì)外簽訂合同應(yīng)按統(tǒng)一編號(hào)，實(shí)行一份合同一個(gè)編號(hào)的原則， 不得重號(hào)或漏號(hào)。沒有編號(hào)的合同不得進(jìn)行審查、報(bào)批和簽署。采用對(duì)方當(dāng)事人 提供的合同文本，且對(duì)方已有編號(hào)的，仍應(yīng)按本辦法自行編號(hào)。具體編號(hào)辦法詳 見合同管理作業(yè)指引 5.9.2. 合同歸檔和備案:由集團(tuán)簽訂的合同原件我方要求一式四份，一份由主辦 部門留存，一份交總裁辦公室或下屬公司的辦公室留存歸檔，另外二份合同原件 分別交集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心、審計(jì)法務(wù)中心備案。 5.9.3. 合同資料保管:合同經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管合同及與合同履行相關(guān)的各種資 料，不得

24、遺失或隨意處置，合同資料包括： 5.9.3.1 合同或協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)附件； 5.9.3.2 對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照及代理人委托書等身份證明； 5.9.3.3 政府批文、許可證及產(chǎn)權(quán)證、登記證等權(quán)屬證明； 5.9.3.4 合同審批、公證、登記、備案等材料； 5.9.3.5 合同標(biāo)的運(yùn)送、加工、檢驗(yàn)或驗(yàn)收憑證； 5.9.5.6 往來信件、傳真； 5.9.5.7 往來票據(jù)、進(jìn)帳單、發(fā)票或收據(jù)等財(cái)務(wù)憑證； 5.9.5.8 中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)或評(píng)估報(bào)告、鑒定結(jié)論、法律意見等； 5.9.5.9 訴狀、傳票、裁判文書等訴訟材料； 5.9.5.10 其他有關(guān)資料 上述資料應(yīng)當(dāng)保存原件，如因情況所需或條件所限無法取得或

25、保存原件，可 留存復(fù)印件，但應(yīng)注明來源或原件去向。合同履行完畢或解除后，合同經(jīng)辦人應(yīng) 做好所有與該合同相關(guān)的資料的歸檔工作， 并在十日內(nèi)將合同資料整理完畢并列 示清單送交檔案管理部門。 5.9.4. 合同報(bào)表:下屬公司應(yīng)建立本公司的合同管理臺(tái)帳，合同管理臺(tái)帳應(yīng)包括 合同名稱、合同當(dāng)事人、標(biāo)的額、合同期限、履行情況等內(nèi)容。下屬公司應(yīng)于每 月 5 日前將上月簽署的合同的合同報(bào)表上報(bào)集團(tuán)相關(guān)部門。 成本管理中心負(fù)責(zé)集 團(tuán)采購(gòu)合同報(bào)表的匯總，審計(jì)法務(wù)中心負(fù)責(zé)集團(tuán)所有合同報(bào)表的匯總。 5.10. 紀(jì)律處分與法律責(zé)任 5.10.1. 紀(jì)律處分:對(duì)于因合同內(nèi)容出現(xiàn)失誤或者有關(guān)人員違反本辦法導(dǎo)致集團(tuán)遭 受損失

26、的，集團(tuán)將根據(jù)職、權(quán)、責(zé)相統(tǒng)一的原則追究相關(guān)人員的責(zé)任，根據(jù)情節(jié) 輕重，給予責(zé)任人以紀(jì)律處分。 5.10.2. 違法移交和賠償責(zé)任:對(duì)有下列行為的人員，集團(tuán)有權(quán)收繳其利益所得， 并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任；涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處置： 5.10.2.1 濫用職權(quán)：合同經(jīng)辦人、授權(quán)代理人沒有授權(quán)、超越授權(quán)或授權(quán)終止后 以被代理人名義承辦、簽訂合同致使集團(tuán)蒙受損失的。 5.10.2.2 借承辦、簽訂合同謀取個(gè)人利益：合同經(jīng)辦人、授權(quán)代理人借承辦、簽 訂合同而謀取個(gè)人利益的，致使集團(tuán)遭受損失的。 5.10.2.3 提交虛假信息：因隱瞞或提供虛假信息，或提交審核的文件不真實(shí)、不 準(zhǔn)確而造成集團(tuán)損失的。

27、 5.10.2.4 怠于行使權(quán)利或履行義務(wù)：負(fù)責(zé)實(shí)際履行合同的合同經(jīng)辦人因怠于行使 權(quán)利或履行義務(wù)，致使集團(tuán)蒙受損失的。 5.10.2.5 疏于防止損失擴(kuò)大：合同另一方當(dāng)事人違約后，負(fù)責(zé)實(shí)際履行合同的合 同經(jīng)辦人沒有采取適當(dāng)措施致使集團(tuán)損失擴(kuò)大的。 5.10.2.6 泄露秘密：合同各相關(guān)人員（負(fù)責(zé)洽談、草擬、審核、簽訂、履行、保 管合同等人員）泄露合同秘密給第三人的，致使集團(tuán)遭受損失的。 5.10.2.7 遺失合同資料：合同經(jīng)辦人遺失合同文本或相關(guān)資料，沒有及時(shí)向相關(guān) 主管部門或集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)反映并協(xié)助采取必要的補(bǔ)救措施， 給集團(tuán)造成不必要的 損失的。 5.11. 附則 5.11.1. 關(guān)聯(lián)交易

28、的處理:集團(tuán)與關(guān)聯(lián)公司之間簽署的合同，其訂立流程可適當(dāng)從 簡(jiǎn)，但履行仍按照本辦法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.11.2. 勞動(dòng)合同:集團(tuán)與員工建立、中止或解除勞動(dòng)關(guān)系，根據(jù)集團(tuán)勞動(dòng)合同管 理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.11.3. 招標(biāo)事宜:集團(tuán)與招標(biāo)有關(guān)事宜，按照集團(tuán)招標(biāo)管理制度執(zhí)行。 5.11.4. 參照?qǐng)?zhí)行:集團(tuán)所有公告、廣告及其他具有要約性質(zhì)的文件，均按照本辦 法執(zhí)行。 5.11.5. 解釋與修改:本辦法由審計(jì)法務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋。 5.11.6. 施行日期:本辦法自公布之日起施行。 6. 支持性文件支持性文件 無 7. 相關(guān)記錄及表格相關(guān)記錄及表格 7.1. 合同審核會(huì)簽單 7.2. 合同審批表 7

29、.3. 合同糾紛處理單 合合 同同 審審 核核 會(huì)會(huì) 簽簽 單單 說明說明： 1、審核會(huì)簽部門在簽署意見前，應(yīng)主動(dòng)與主辦部門溝通，了解實(shí)際情況。 2、財(cái)務(wù)管理中心、審計(jì)法務(wù)中心須對(duì)所有合同簽署審核會(huì)簽意見。 3、采購(gòu)類合同須經(jīng)成本管理中心、成本管理部簽署審核會(huì)簽意見。 合同名稱 主辦部門 經(jīng)辦人 部門負(fù)責(zé)人 擬定合同簡(jiǎn)述 審核會(huì)簽部門 請(qǐng)?jiān)诖巳涨胺颠€審核會(huì) 簽意見 審核會(huì)簽意見： 審核會(huì)簽部門負(fù)責(zé)人簽名： 年 月 日 合合 同同 審審 批批 表表 注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)： 1、 合同審批前，由主辦部門提出審核會(huì)簽的部門，并將合同審核會(huì)簽單發(fā)送審核會(huì)簽 部門。 2、 本表上報(bào)審批時(shí)須附財(cái)務(wù)管理中心對(duì)我

30、方擬簽約單位的審核意見。 3、 本表上報(bào)審批時(shí)須附各相關(guān)部門的合同審核會(huì)簽單 。 4、 在合同及會(huì)簽意見簡(jiǎn)述欄中，主辦部門應(yīng)對(duì)未采納的審核會(huì)簽意見陳述理由，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo) 閱處。 5、 合同審批流轉(zhuǎn)完成后，由總裁辦公室將審批表復(fù)印件反饋到主辦部門。 合同名稱 主辦部門 經(jīng)辦人 已會(huì)簽部門 我方擬簽約 單位名稱 合同及會(huì)簽 意見簡(jiǎn)述 主辦部門 負(fù)責(zé)人意見 簽名： 年 月 日 審計(jì)法務(wù)中心 意見 簽名： 年 月 日 分管領(lǐng)導(dǎo) 意見 簽名： 年 月 日 財(cái)務(wù)管理中心 意見 簽名： 年 月 日 總裁意見 簽名： 年 月 日 董事長(zhǎng)意見 簽名： 年 月 日 合同糾紛處理單合同糾紛處理單 合同名稱 合同標(biāo)的 合同履行期間 合同主辦部 門和經(jīng)辦人 合同糾紛簡(jiǎn)述 糾紛處理時(shí)限 附件清單 處理結(jié)果