1、成本檔案管理辦法成本檔案管理辦法 編制人 編制日期 審核人 簽發(fā)人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態(tài)修訂狀態(tài) 修改內(nèi)容修改內(nèi)容 修改人修改人 審核人審核人 簽發(fā)人簽發(fā)人 1. 1. 目的目的 為規(guī)范集團(tuán)成本檔案管理，現(xiàn)結(jié)合集團(tuán)成本管理的實(shí)際情況，制定本管理辦法。 2. 2. 范圍范圍 本管理辦法適用于集團(tuán)各區(qū)域公司成本管理部門。 3. 3. 職責(zé)職責(zé) 3.1 集團(tuán)總部成本管理中心負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。 3.2 集團(tuán)各區(qū)域公司成本管理部門負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。 4. 4. 方法與過程控制方法與過程控制 4.14.1 總則總則 4.1.1 成本檔案是指各區(qū)域公司在

2、項(xiàng)目開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價(jià)值的工 程預(yù)結(jié)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理 軟件內(nèi)容、付款臺(tái)帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張書面文件資料、電子文檔以及其他與成本 管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、造價(jià)信息等資料的總稱；成本檔案管 理的工作內(nèi)容包括對(duì)成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。 4.1.2 成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載公司成本管理活動(dòng) 過程中形成的內(nèi)容；成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一，不同載體（書面紙張資料、電子文檔） 上的同一文件資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、

3、數(shù)據(jù)等必須完全一致。 4.1.3 成本檔案（書面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類； 其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標(biāo)類； 工程成本類在分類時(shí)，還要按不同的竣工項(xiàng)目、在建項(xiàng)目以及不同的建設(shè)項(xiàng)目、開發(fā)期數(shù)進(jìn)行 區(qū)分。 4.1.4 成本檔案必須具備可復(fù)查性， 對(duì)每項(xiàng)工程， 以合同為主線進(jìn)行存檔。 首先， 對(duì)于每份 工 程合同文本 ，必須把其評(píng)、定標(biāo)審批表 （或直接委托審批表 ） 、 工程預(yù)、結(jié)算審批表 直接作為其附件，并合在一起存檔，同時(shí)做好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)；而后，將隸屬該合同 的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場簽證

4、類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。 4.1.5 成本檔案必須具備安全性及對(duì)外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將集 團(tuán)、公司、部門的成本檔案以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中；嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn)， 就以個(gè)人名義超出集團(tuán)的范圍私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）集團(tuán)或公司的成本文件資料 或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時(shí)做好資料的移 交、回收及登記工作。 4.1.6 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實(shí)和完善成本 數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理中心日常的重要工作。 4.1.7 成本管理中心應(yīng)設(shè)一兼職檔

5、案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)，熟練掌握自己 所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。 4.2 4.2 主要成本檔案的組成及其管理辦法主要成本檔案的組成及其管理辦法 4.2.14.2.1 工程合同資料工程合同資料 4.2.1.14.2.1.1 資資料組成料組成 已竣工項(xiàng)目的完整的合同文本： 前期合同 （包括規(guī)劃、 設(shè)計(jì)、 勘察、 監(jiān)理、 造價(jià)咨詢） 、 施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設(shè)備采購合同（包括材料采購、甲 方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝） 、 園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè) 計(jì)、施工）、營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告

6、設(shè)計(jì)、制 作、 宣傳品設(shè)計(jì)、 印刷， 成本管理部門結(jié)合本公司的具體情況決定此類合同是否保管） 。 正在進(jìn)行的項(xiàng)目合同文本。 4.2.1.24.2.1.2 資料管理資料管理 使用專用檔案盒，按不同建設(shè)項(xiàng)目、不同開發(fā)期的單項(xiàng)工程的合同進(jìn)行分類存檔，檔 案盒上須注明編號(hào)并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟 件中相應(yīng)的合同清單（打印即可） 。 對(duì)每項(xiàng)工程，以合同為主線進(jìn)行存檔,每項(xiàng)工程的工程合同文本必須把其評(píng)、 定標(biāo)審批表 （或直接委托審批表 ） 、 工程合同審批表 、 工程預(yù)、結(jié)算審批表 作為附件，合在一起存檔，同時(shí)作好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)，以便快速復(fù)查。 合同文本原件（包括

7、合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）是由集團(tuán)總裁辦 公室保管，區(qū)域公司成本管理部門應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件（復(fù)印件存 檔，需加蓋集團(tuán)總裁辦公室的專用章以示確認(rèn)） 。 其他有關(guān)事項(xiàng)，結(jié)合集團(tuán)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 4.2.24.2.2 工程預(yù)結(jié)算資料工程預(yù)結(jié)算資料 4.2.2.14.2.2.1 資料組成資料組成 已竣工項(xiàng)目的完整的結(jié)算書、 預(yù)算書、 估算書、 預(yù)結(jié)算審批表、 工程結(jié)算協(xié)議清單 （或 承包方確認(rèn)書） 、付款臺(tái)帳、項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告等。 正在開發(fā)項(xiàng)目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺(tái)帳等。 成本數(shù)據(jù)庫所包括的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。 4.2.2.24.2.2.2 資料管理資

8、料管理 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本 須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。 工程預(yù)、結(jié)算審批表按固定格式填寫。 一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工 程量計(jì)算表、計(jì)價(jià)依據(jù)。 其中的計(jì)價(jià)依據(jù)又包括：材料價(jià)格（政府指導(dǎo)價(jià)格、市場價(jià)格、甲供材料、限價(jià)材料 通知書） 、 施 （竣） 工圖、 圖紙會(huì)審記錄、 工程變更簽證的預(yù)算書、 工程竣工驗(yàn)收資料、 其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。 編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計(jì)算表合訂成冊；計(jì)價(jià)依據(jù) 作為附件，可分職能部門、分類別進(jìn)行保管

9、，但計(jì)價(jià)依據(jù)資料也必須具備全面、快 速復(fù)查的條件。 使用專用檔案盒， 并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。 不同載體（各書面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器）的同 一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。 對(duì)于項(xiàng)目竣工結(jié)算書，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時(shí)，還須將其電子文檔刻 錄成光盤，或者在成本管理數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書的電子文 檔“打包”并上傳至服務(wù)器，以方便保存與使用。 4.2.34.2.3 工程變更與現(xiàn)場簽證資料工程變更與現(xiàn)場簽證資料 4.2.3.14.2.3.1資料組成資料組成 已竣工項(xiàng)目的完整的工程變

10、更、現(xiàn)場簽證資料。 正在開發(fā)項(xiàng)目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料。 成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。 4.2.3.24.2.3.2資料管理資料管理 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的 工程合同文本 須 把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。 工程變更通知單 、 現(xiàn)場簽證單按固定格式，統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補(bǔ)充資料目錄 備注清單。 4.2.44.2.4 工程招投標(biāo)資料工程招投標(biāo)資料 4.2.4.14.2.4.1 資料組成資料組成 已竣工項(xiàng)目的完整工程招標(biāo)資料（評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、

11、答疑記錄、開標(biāo)評(píng)標(biāo)記 錄等） 、回標(biāo)分析報(bào)告、工程投標(biāo)資料（主要是中標(biāo)單位的） 。 正在開發(fā)項(xiàng)目的工程招投標(biāo)資料。 成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。 4.2.4.2 資料管理資料管理 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本 須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復(fù)查。 評(píng)、定標(biāo)審批表及直接委托審批表按固定格式填寫存檔。 項(xiàng)目招投標(biāo)資料（評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答 疑記錄、開標(biāo)和評(píng)標(biāo)的記錄、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等）的收集、整理、歸檔、保管工作由成 本管理中心負(fù)責(zé)。 但評(píng)、定標(biāo)評(píng)審表 （或直接委托審批表 ） 、中標(biāo)單位投標(biāo)文

12、件中報(bào)價(jià)書、招標(biāo) 文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料，成本管理中心則應(yīng)每項(xiàng)皆保存其原件 或復(fù)印件。 4.2.54.2.5 制度類文件制度類文件 4.2.5.14.2.5.1 文件文件組成組成 國家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r(jià)管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理規(guī) 范、通知、決定等文件資料。 集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、 決定等文件資料。 區(qū)域公司制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要 等文件資料。 4.2.5.24.2.5.2 文件文件管理管理 成本管理制度要求在集團(tuán)總部、區(qū)域公司網(wǎng)站的相應(yīng)“管理制度”欄中存放

13、（政府有 關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外） ，以便網(wǎng)上查詢。 主要的、常用的成本管理制度的成本管理中心打印一份，裝訂成冊（活頁形式，可及 時(shí)更新） ，以便書面查詢、使用。 4.2.64.2.6 其他文件資料其他文件資料 其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計(jì)階段成本控制的資料、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、同行成 本比較資料、工程造價(jià)分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、信息月刊、圖集等 工程造價(jià)有關(guān)專業(yè)書籍等。這類文件資料也是實(shí)行資料管理員專人負(fù)責(zé)，分類保管。 4.34.3 成本檔案管理的其他規(guī)定成本檔案管理的其他規(guī)定 4.3.14.3.1 歸檔與立卷歸檔與立卷 項(xiàng)目立項(xiàng)后，資料管理員即應(yīng)制定該項(xiàng)目文件資料的收集整

14、理工作計(jì)劃，設(shè)定階段 性歸檔的時(shí)間，按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求，就每個(gè)環(huán)節(jié)上形成的 技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料，隨時(shí)加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中，以備整理。 對(duì)工程造價(jià)影響較大的文件資料需原件存檔， 復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部 門的印章以示確認(rèn)。 在項(xiàng)目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、 立卷， 以合同為主 線、以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷，一個(gè)項(xiàng)目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成 一個(gè)檔案盒。 對(duì)卷內(nèi)無頁號(hào)的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編 寫頁號(hào)，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號(hào)、存檔人及時(shí)間等。 卷內(nèi)文件資料的排列次序?yàn)椋洪_發(fā)前期

15、準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán) 境工程、配套設(shè)施工程類。 每卷成本檔案編號(hào)由部門統(tǒng)一擬定編號(hào)方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列 方法為自左至右，從上到下。 對(duì)立好的案卷，成本檔案管理員應(yīng)定時(shí)進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的應(yīng)及時(shí)予以完善或 返工。 4.3.24.3.2 編目與裝訂編目與裝訂 卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容并結(jié)合成本管理軟件的相應(yīng)內(nèi) 容進(jìn)行編寫：第一列順序號(hào)，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號(hào)，填寫 文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號(hào)；第三列責(zé)任者，填寫對(duì)文件資料的署名者，即對(duì)文件 資料負(fù)有責(zé)任的部門和個(gè)人；第四列題名，即文件資料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄；沒有

16、 標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“ ”以示區(qū)別；第五列日 期，文件資料的形成時(shí)間；第六列頁號(hào)，填寫文件資料起止頁號(hào)。 檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂，已竣工工程的檔案做固定頁 裝訂。裝訂時(shí)，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制； 文件資料應(yīng)使用A4大小紙張， 裝訂部分過窄或有字的， 用紙加寬裝訂； 紙面小的， 加 貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上； 卷內(nèi)文件資料， 一般不超過二百頁為宜， 超過的可根據(jù)文件資料 內(nèi)容的階段性分卷裝訂； 裝訂要牢固、 整齊、 美觀、 裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊， 不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難

17、以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并 加以說明。 4.3.34.3.3 保管與使用保管與使用 歸集、接收成本檔案，檔案管理員必需認(rèn)真檢驗(yàn)，并辦理好登記、交接手續(xù)。 成本檔案要求集中存放于部門檔案柜，由檔案管理員管理，部門各職員手中只能持 有正在處理的文件資料。 成本檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防 污染。 在現(xiàn)階段，保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢，須保存；保存期超過 十年的成本檔案如需銷毀，須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。 對(duì)易褪色、易磨損的圖紙、材料等，檔案員要進(jìn)行定期檢查，檔案的修補(bǔ)對(duì)借閱次 數(shù)頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強(qiáng)對(duì)正本的保存。 為

18、維護(hù)成本檔案的真實(shí)性與安全性，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自涂改成本檔案；每天 下班要鎖好檔案柜。 如因工作需要，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時(shí)，須填寫成本檔案借閱登記 表 （見支持文件一） ，經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人（一般由成本管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要 檔案的借閱還應(yīng)得到主管副總的批準(zhǔn)）批準(zhǔn)后方可借閱；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱 經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時(shí)，還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完 好情況， 借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)收回并檢查完整情況， 如發(fā)現(xiàn)遺失， 需在成本檔案借閱登記表的“備注”欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。 在與海爾地產(chǎn)集團(tuán)之外的公司進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時(shí), 在維護(hù)成本檔

19、案的機(jī)密性的同時(shí)，還 要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對(duì)等交流。 集團(tuán)總部正常開展的審計(jì)、工作檢查，則成本管理中心須全力配合，并做好資料借閱 的登記、回收工作。 應(yīng)建立成本檔案臺(tái)帳，以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員 的變動(dòng)情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計(jì)工作， 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)， 以便輸入計(jì)算機(jī)， 充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理。 集團(tuán)各區(qū)域公司成本管理部門務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法，在執(zhí)行過程中，如與實(shí)際 情況有不適合之處，各公司成本管理部門可根據(jù)實(shí)際情況作修改之請示，報(bào)集團(tuán)成 本管理中心核實(shí)，經(jīng)總部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。 5. 支持文件支持文件 5.1 工程成本檔案借閱登記表 6. 相關(guān)記錄及表格相關(guān)記錄及表格 無 附件：附件： 成成 本本 檔檔 案案 查查 閱閱 登登 記記 表表 編號(hào): 版本：A/0 序號(hào): 借閱借閱 日期日期 借閱借閱 部門部門/ /人人 文件資料文件資料 名稱名稱 數(shù)量數(shù)量 借閱借閱 期限期限 借閱借閱 用途用途 檔案檔案 管理員管理員 審批人審批人 簽名簽名 歸還歸還 日期日期 歸還人歸還人 簽名簽名 備注備注 備注：借閱資料歸還時(shí)，成本檔案管理員（兼）須在備注欄里簽名予以確認(rèn)。