1、公文管理辦法公文管理辦法 編制人 編制日期 審核人 簽發(fā)人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態(tài)修訂狀態(tài) 修改內(nèi)容修改內(nèi)容 修改人修改人 審核人審核人 簽發(fā)人簽發(fā)人 1.1. 目的目的 為使集團公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)公司實際情況，制定本辦法。 2.2. 適用范圍適用范圍 本辦法適用于集團范圍內(nèi)部、上下級之間、外部往來文件的處理。 3.3. 術(shù)語和定義術(shù)語和定義 3.1. 法定公文：指集團與政府有關(guān)部門、上級主管系統(tǒng)、集團內(nèi)部各部門之間、下屬公司以及集團 與不相隸屬的各企事業(yè)單位和社會團體往來的文件；文種以國家行政機關(guān)公文處理辦法為 依據(jù)。 3.2. 決定：適用于對重要事項或
2、者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤消下級機 關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 3.3. 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位 辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項，任免人員。 3.4. 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 3.5. 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。 3.6. 請示：適用于向上級單位請求指示、批準事項。 3.7. 批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位的請示事項。 3.8. 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 3.9. 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和
3、答復(fù)審批事項等。 3.10. 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 3.11. 機要文書：凡符合下列條款之一者，均屬機要文書范疇： 關(guān)于集團業(yè)務(wù)經(jīng)營發(fā)展的重要方針、策略或規(guī)劃方案、文件； 關(guān)于集團機構(gòu)體制設(shè)置和重要人事任免方案、文件； 關(guān)于重要會議的記錄、紀要、決定等文件資料； 關(guān)于集團尚未公布的投資及房地產(chǎn)開發(fā)、土地開發(fā)等項目的調(diào)研、勘察評估分析資料； 集團對外經(jīng)營的有關(guān)重要契約、協(xié)定等文書資料； 其他有關(guān)重要機密文書資料或機密事項。 3.12. 分管領(lǐng)導(dǎo)：分管專業(yè)業(yè)務(wù)的高管人員，即集團副總裁以上的領(lǐng)導(dǎo)。 4.4. 職責職責 4.1. 總裁辦公室職責 4.1.1. 負責統(tǒng)一處理集團
4、往來公文； 4.1.2. 負責收文辦理的登記、分發(fā)、擬辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等； 4.1.3. 負責發(fā)文辦理的核稿、審稿、編號登記、繕印、用印、立卷、歸檔、銷毀等。 4.2. 其他職能部門職責 4.2.1. 負責收文辦理的承辦，即：提出辦理意見或執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示； 4.2.2. 負責發(fā)文辦理的擬稿、校對、發(fā)送。 4.2.3. 負責起草經(jīng)濟類文書流轉(zhuǎn)表式。 4.3. 分管領(lǐng)導(dǎo)職責 4.3.1. 負責對收文辦理中涉及到本人分管的文件進行批示； 4.3.2. 負責對發(fā)文辦理中涉及到本人分管的文稿進行審閱。 4.4. 總裁職責 4.4.1. 負責對收文辦理的文件進行批示； 4.4.2. 負責對發(fā)文辦理
5、的文稿進行簽發(fā)。 5.5. 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 5.1. 法定公文格式 集團的公文一般由集團名稱、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、 附件說明、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)或電子郵發(fā)單位、印發(fā)或電子郵發(fā)日期等部分組 成。 5.2. 行文規(guī)則 5.2.1. 行文請示要求做到： 5.2.2.1 一文一事，具有可操作性； 5.2.2.2 一般只主送一個單位（包括向有關(guān)主管部門請求批準的“函” ） ；如需同時報送其他單位，可 以用抄報形式，但不得同時抄送下級單位； 5.2.2.3 一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當抄報被越過的上級單位，并在文中寫 明越級的理
6、由； 5.2.2. “報告”中不得夾帶請示事項，不應(yīng)出現(xiàn)“請批復(fù)” 、 “請審批”等字樣。 5.2.3. 凡是能通過當面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的事務(wù)性工作，不必行文。 5.2.4. 起草、修改、抄寫、批示文件，應(yīng)使用鋼筆、毛筆或水筆，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。所 有文字材料應(yīng)字跡清晰、端正。 5.2.5. 集團各部門如以集團名義對外發(fā)文，應(yīng)由總裁辦公室統(tǒng)一編號、核稿、集團總裁簽發(fā)、打印， 并經(jīng)總裁辦公室加蓋集團公司印章后，由部門自行分發(fā)。 5.2.6. 以集團名義發(fā)文，必須使用總裁辦公室統(tǒng)一印制的發(fā)文單 。 5.3. 公文辦理 5.3.1. 收文辦理 5.3.1.1 來文簽收由總裁辦公室負責
7、。 外部會議的文件和資料應(yīng)由參會部門交回總裁辦公室統(tǒng)一辦理。 法院、仲裁機構(gòu)送達的法律文書則必須交由集團審計法務(wù)中心簽收，簽收后按照收文流程辦理。 5.3.1.2 收文流程： 編號登記分發(fā)擬辦（此 3 個環(huán)節(jié)由總裁辦公室負責）批辦（按照集團現(xiàn)行文件規(guī)定由董事長 或總裁）承辦（主管領(lǐng)導(dǎo)/相關(guān)部門）督查立卷歸檔（此 3 個環(huán)節(jié)由總裁辦公室負責） 5.3.2. 發(fā)文辦理 5.3.2.1 發(fā)文流程： 擬稿（承辦部門）核稿（總裁辦公室）審稿（承辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)（按照集團現(xiàn)行文 件規(guī)定由董事長或總裁）校對、繕?。偛棉k公室組織承辦部門）用?。偛棉k公室）發(fā)送 （承辦部門）預(yù)立卷（承辦部門）歸檔或銷毀
8、（總裁辦公室） 5.3.3. 部門只可以對下屬公司發(fā)文，各部門必須自行編號，報分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由部門印制、發(fā)送、 預(yù)立卷、定期歸檔。 5.3.4. 一般公文，應(yīng)當在 12 小時（工作時間）內(nèi)傳閱完畢，如遇閱辦人出差，應(yīng)與閱辦人取得聯(lián)系， 商定處理辦法，確保在規(guī)定的時限內(nèi)辦理完畢。 5.3.5. 緊急公文，應(yīng)當提出辦理時限，并在時限內(nèi)辦理完畢。 5.3.6. 在辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)、辦理的公文，應(yīng)當實行網(wǎng)上督辦。 5.3.7. 承辦部門（單位）接文后，應(yīng)當抓緊辦理并及時答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。對不屬于 本部門（單位）職權(quán)范圍內(nèi)處理，或者不適宜由本部門（單位）辦理的公文，應(yīng)當迅速返回總裁辦
9、公室并說明理由。 5.3.8. 審批公文，審批人應(yīng)當簽署明確意見以及姓名、日期。 5.3.9. 公文辦理完畢，責任部門應(yīng)當及時收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保證有關(guān)材料的齊 全、完整、按時歸檔、立卷；應(yīng)當根據(jù)歸檔公文的內(nèi)容價值鑒定保管期限和保密期限，需要銷毀檔 案必須按照規(guī)定辦理。 5.4. 機要文件處理 5.4.1. 機要文件及其處理按其程序可分為以下三種： 5.4.1.1 秘密：集團內(nèi)部秘密，不能向集團以外人員公開； 5.4.1.2 機密：不能向部門總經(jīng)理及相關(guān)業(yè)務(wù)人員以外者公開； 5.4.1.3 絕密：不能向相關(guān)部門或特別指定的最小范圍內(nèi)的相關(guān)人員以外者公開。 5.4.2. 文件密級
10、的確定，由中心總經(jīng)理負責，但集團總裁可以命其變更。 5.4.3. 機要文件由主辦部門草擬初稿，交集團總裁辦公室按規(guī)定程序編號、核稿并報集團領(lǐng)導(dǎo)審簽 后，按必備份數(shù)（須在封面右上角加蓋標注密級的紅色印記） 、分發(fā)及歸檔。總裁辦公室應(yīng)備有發(fā)文 簿，機要文件發(fā)至有關(guān)部門須請收件人簽字（或蓋章） 。 5.4.4. 集團下屬公司之間機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶外，必須加封后派專人傳遞。 5.4.5. 辦理機要事項須嚴格控制范圍，防止泄密。不能以文件方式傳遞的機要事項須確定專人直接 上報或傳達。 5.4.6. 機要文件須經(jīng)制發(fā)部門總經(jīng)理和集團總裁同意方可復(fù)制?？偛棉k公室應(yīng)在發(fā)文簿上記載復(fù)制 數(shù)量、復(fù)制
11、時間及發(fā)送去向。 5.4.7. 各類機要文件的草擬稿、討論稿及相關(guān)保密廢紙，應(yīng)由主辦部門落實專人及時銷毀。 5.4.8. 集團總裁辦公室應(yīng)于每年末組織專人對機要文件進行保密檢查，收回散存于各部門的機要文 件，整理歸檔或統(tǒng)一銷毀。 6.6. 支持性文件支持性文件 無 7.7. 相關(guān)記錄及表格相關(guān)記錄及表格 7.1. 收文辦理單 7.2. 發(fā)文單 8.8. 備注備注 本制度自發(fā)布之日起生效，此前相關(guān)制度同時廢止。 *地產(chǎn)地產(chǎn)（集團）有限公司（集團）有限公司 收收 文文 辦辦 理理 單單 來文單位來文單位 辦文編號辦文編號 來來 文文 號號 收文日期收文日期 頁數(shù)頁數(shù) 緩急緩急 標標 題題 密級密級 擬辦意見擬辦意見 領(lǐng)導(dǎo)批示領(lǐng)導(dǎo)批示 相關(guān)部門相關(guān)部門 意意 見見 辦理結(jié)果辦理結(jié)果 注意保存，加快流轉(zhuǎn)（若無特殊情況，請當日閱處） 擬辦部門擬辦部門/ /人：人：_ *地產(chǎn)地產(chǎn)（集團）有限公司（集團）有限公司 發(fā)發(fā) 文文 單單 簽簽 發(fā)發(fā) 審審 核核 復(fù)復(fù) 核核 會會 簽簽 核核 稿稿 擬擬 稿稿 類類 別別 密密 級級 緩緩 急急 文文 號號 日日 期期 標標 題題 主主 送送 報報 送送 抄抄 送送 主題詞主題詞 打打 印印 核對核對 印印 數(shù)數(shù) 存檔存檔 備注：備注：
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