1、工程項目采購合同管理程序工程項目采購合同管理程序 編制人 編制日期 審核人 簽發人 修訂記錄修訂記錄 日日 期期 修訂狀態修訂狀態 修改內容修改內容 修改人修改人 審核人審核人 簽發人簽發人 1.1. 目的目的 通過對工程項目采購合同的訂立、履行、變更和轉讓、解除、保管程序的規定，維 護公司利益，減少法律風險。 2.2. 適用范圍適用范圍 集團工程項目采購合同的全過程管理。 3.3. 術語和定義術語和定義 3.1 工程項目采購合同：指項目工程實施過程中，簽訂的咨詢服務、工程施工、設 備材料等方面的合同，包括但不限于有關設計、施工監理、招標代理、造價咨詢、 策劃、營銷代理、物業管理委托；建筑、安
2、裝施工；電梯、空調、石材、門窗、潔 具等方面的合同。 3.2 集中采購：由集團成本管理中心牽頭組織開展采購及其相關工作，并進行統一 管理的采購。 3.3 分散采購：由區域公司自行牽頭組織開展的采購，采購工作完畢后，報送已簽 合同電子文本和合同（協議）臺帳給集團成本管理中心，成本管理中心定期或不定 期地進行檢查。 4.4. 職責職責 4.1 合同主辦部門/區域公司 4.1.1 經辦集團授權范圍內的合同； 4.1.2 合同編號并建立合同臺帳； 4.1.3 負責合同交底或合同履行。 4.2 研發設計中心 4.2.1 負責規劃設計、建筑方案設計合同的審核； 4.2.2 參與規劃設計、建筑方案設計合同的
3、履約檢查。 4.3 工程管理中心 4.3.1 負責合同中有關擴初、施工圖設計以及工程、設備、材料等技術標準審核； 4.3.2 負責合同中有關工程項目管理條款的審核； 4.3.3 參與相關合同的履約檢查。 4.4 財務管理中心 4.4.1 提出我方簽約單位的建議； 4.4.2 負責合同中與財務管理相關條款的審核。 4.5 審計法務中心 4.5.1 負責合同的法律審核； 4.5.2 組織或參與合同索賠。 4.6 成本管理中心 4.6.1 為集中采購合同的主辦部門，負責經辦集中采購合同并進行合同交底； 4.6.2 負責組織編制和完善采購合約標準文本； 4.6.3 負責建立采購合約標準文本庫，供主辦部
4、門、區域公司使用； 4.6.4 負責組織集中采購合同審核; 4.6.5 負責組織工程項目采購合同履約情況檢查。 4.6.6 負責合同中商務條款的審核； 4.6.7 參與相關合同的履約檢查。 4.7 其它業務部門 4.7.1 其它相關業務審核； 4.7.2 配合工程項目采購合同履約檢查。 4.8 集團領導 4.8.1 負責合同審批； 5.5. 工作程序工作程序 5.1 合同標準文本庫的建立 5.1.1 成本管理中心組織編寫工程項目采購標準合同文本，編寫完成并經相關部門 審核會簽后與采購合約標準文本審批表一并交總裁辦公室流轉審批。 5.1.2 標準合同審核會簽部門在收到標準合同文本及采購合約標準文
5、本審核會簽 單原則上 5 個工作日內必須提出審核意見。 5.1.3 成本管理中心根據審核會簽意見對合同標準文本進行修訂，修訂完成的標準 合同文本經審核通過后報集團總裁、 董事長批準生效， 集團各部門及區域公司應予 采用。 5.1.4 如有兩個以上審核部門認為此類合同不符合標準化的條件，則此類合同的標 準化工作應當中止。 5.1.5 行業示范合同版本經上述審核流程通過后，也可由集團總裁、董事長批準生 效。 5.1.6 根據合同履行情況、政府法規政策調整、案例分析等結論，合同標準文本應 持續改進。 集團各部門及區域公司均可提出修改意見， 按照上述規定的程序進行修 改。 5.2 集中采購 5.2.1
6、 合同訂立 5.2.1.1 合同草擬 a)除標準合同外的非標準類合同由經辦人員負責草擬， 已制訂并實施合同標準文本 的，應采用標準文本。 b)采用合同標準文本的，經雙方協商，可以對標準條款進行修改，也可增加補充條 款。 c)工程施工合同標準文本內容應盡量采用 FIDIC 條款模式， 內容分為協議條款、 通 用條款、補充條款和附件，其中協議條款根據具體業務、對象不同而定，通用條款 適用于所有的同類合同， 補充條款則由經辦人在具體經辦合同時補充加入協議條款 和通用條款中未盡事宜。 d)政府有關部門有強制性規定的， 可采用所要求的合同文本； 尚未制定或不宜采用 標準合同文本的業務，應參照以往的合同或
7、最相類似的標準合同文本另行擬定合 同。 e)由區域公司簽約的集中采購合同， 主辦部門在合同草擬階段原則上應征詢區域公 司意見。 5.2.1.2 合同審批 a)與供方商談一致后， 經辦人員按照合同審批的要求， 將草擬好的合同報部門負責 人核準，然后與合同審核會簽單一并送相關部門審核，各審核人應在各自的職 權范圍內對合同提出書面修改意見， 經辦人根據修改意見整理出最終的合同文本并 附上合同審核會簽單 ，與合同審批表一并交總裁辦公室流轉審批。 b)如審核部門對合同提出合理的修改意見，主辦部門必須重新組織與供方的洽商， 必要時各意見提出部門均應參加洽商，雙方取得一致后進行修改。 c)不同性質、類別和內
8、容的合同，審核程序可以有差異，除專門授權以外的工程項 目采購非標準合同及標準合同修改條款均需有成本管理中心和審計法務中心審核； 所有涉及工程項目集中采購合同均需有成本管理中心和財務管理中心審核。 d)合同經各部門會簽審核后，報集團領導審批。 5.2.1.3 合同簽署 a)擬定的合同必須經過審批之后方可簽署。 b)總裁辦公室負責辦理合同簽章手續。 c)合同內容在一頁以上的，應在每頁加蓋騎縫章。 d)合同一般應由雙方同時簽字蓋章； 不能同時簽字蓋章的， 應盡量避免我方先行簽 字蓋章；對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。 e)法律、法規規定合同應當辦理批準、登記等手續生效的，或者需要登記備
9、案的， 經辦人員應當及時辦理有關手續。 f)主辦部門在合同簽署后應及時在部門的合同臺帳登記表內登記。 5.2.2 合同履行 5.2.2.1 工程項目采購合同主辦部門應進行合同交底；集中采購合同根據工程項 目集中采購合同交底作業指引進行合同的交底。 5.2.2.2 合同訂立之后，主辦部門與經辦人員負責對合同的履行進行跟蹤；財務管 理中心負責對合同的收、 付款內容進行監督； 審計法務中心等其他部門應對合同的 履行給予必要的協助。 5.2.2.3 合同履行過程中或履行完畢后，由成本管理中心牽頭組織工程管理中心、 等部門根據 工程項目采購合同履約情況檢查作業指引 對合同執行情況進行檢查。 5.2.2.
10、4 在合同當事人發生或可能發生違約時，或者發生與合同有關的爭議時，經 辦人員須及時向部門負責人報告并知會審計法務中心， 主辦部門不能與對方協商解 決的， 應及時報審計法務中心， 由審計法務中心請示主管領導決定依法采取何種措 施。 5.2.2.5 合同履行過程中， 需要對來往函件或者單據進行簽字的， 應報部門負責人， 由部門負責人簽字； 確需當場或者立即簽字的， 可由主辦部門負責人書面授權的人 員直接簽字。但是，來往函件或者單據涉及合同變更、轉讓或者終止的，按照本規 范關于合同變更、轉讓或者解除的有關規定進行。 5.2.3 合同變更和轉讓 5.2.3.1 合同訂立后，因客觀條件發生變化需要變更合
11、同內容的，或者對方提出變 更要求的，經辦人員應根據原合同審批程序辦理審批后，始得變更，雙方應書面對 變更內容進行確認， 我方由經集團領導書面授權的人員簽字確認。 對雙方當事人的 權利義務進行重大變更的， 應當按照合同訂立的有關程序辦理報批， 另行簽訂合同 或補充合同。 5.2.3.2 合同訂立后，對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉讓給第三人 的，或者我方需要將合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的，由經辦人員按 照合同訂立的有關程序辦理報批，另行簽訂合同或者補充合同。 5.2.3.3 法律、法規規定變更、轉讓合同應當辦理批準、登記等手續的，經辦人員 應當及時辦理有關手續。 5.2.4
12、合同解除 5.2.4.1 合同當事人提出解除合同或因客觀條件發生變化（如不可抗力）需要解除 合同的， 參照合同訂立的有關程序辦理， 雙方就合同解除另行簽訂合同或補充合同。 5.2.4.2 合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成立，據此要求或通知或以 其他方式解除合同的， 經辦人員應立即報部門負責人并知會審計法務中心， 以決定 解約條件是否成立或解約方式是否有效。 5.2.5 合同保管和銷毀 5.2.5.1 由集團簽約訂立的合同（集團蓋章） ，我方要求合同原件四份，總裁辦公 室、財務管理中心、審計法務中心、主辦部門各一份； 5.2.5.2 由區域公司簽約訂立的合同（由區域公司蓋章） ，我方要
13、求合同原件四份， 集團一份、區域公司三份； 5.2.5.3 合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應按集團合同管理制度及相關 規定執行。 5.3 根據項目特點和客觀需求， 集團可將集中采購中的某些內容授權區域公司進 行采購。區域公司在經辦此類合同時，具體要求如下： 5.3.1 除標準合同外的非標準類合同由區域公司經辦人員負責草擬，集團已制訂并 實施合同標準文本的，應采用標準文本。 5.3.2 合同審批。區域公司在本公司內部流轉審批。但在合同最終審批前須將合同 文本（可用電子文檔形式）報集團成本管理中心審核。 5.3.3 合同簽署。合同經集團成本管理中心審核后，區域公司可依據本公司內部合 同管理辦法
14、和相關權限自行簽署合同。 5.3.4 合同簽訂后，區域公司應將已簽合同的電子文本報集團成本管理中心，合同 臺帳以月報形式上報集團。 5.4 分散采購 5.4.1 除標準合同外的非標準類合同由區域公司經辦人員負責草擬，集團已制訂并 實施合同標準文本的，應采用標準文本。 5.4.2 合同審批。區域公司依據本公司內部合同管理辦法在公司內部流轉審批。 5.4.3 合同簽署。區域公司可依據本公司內部合同管理辦法和相關權限自行簽署合 同。 5.4.4 合同簽訂后，區域公司應將已簽合同的電子文本報集團合約采購，合同臺帳 以月報形式上報集團。 5.5 其它：本管理程序未盡事宜應參照集團合同管理制度執行。 6.
15、 6. 支持性文件支持性文件 6.1 合同管理制度 6.2 工程項目集中采購合同交底作業指引 6.3 工程項目采購合同履約情況檢查作業指引 7. 7. 相關記錄及表單相關記錄及表單 7.1 采購合約標準文本審核會簽單 7.2 采購合約標準文本審批表 7.5 合同臺帳登記表 采購合約標準文本審核會簽單 標準合約名稱 主辦部門 經辦人 部門 負責人 標準合約待審 稿簡述 審核會簽部門 請在此日前返 還主辦部門 審核會簽意見： 部門負責人簽名： 年 月 日 采購合約標準文本審批表 標準合約名稱 主辦部門 經辦人 已會簽部門 會簽意見匯總及 主辦部門意見 部門負責人簽名： 年 月 日 審計法務中心 審核意見 簽名： 年 月 日 分管領導意見 簽名： 年 月 日 總裁意見 簽名： 年 月 日 董事長意見 簽名： 年 月 日 注:請按咨詢服務、工程承包及設備材料供應等分類 簽約時間聯系人聯系電話合同(協議)履行情況合作單位地址 年年 月采購合同月采購合同(協議協議)臺帳登記表臺帳登記表 項目名稱項目名稱: 序 號 合同(協議) 名稱合作單位 提供產品或服務 的范圍 合同( 協議) 總額編號
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