【房地產】2-1設施設備檔案管理制度【3頁】.doc
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【房地產】2-1設施設備檔案管理制度【3頁】.doc
1、浙江綠城物業管理有限公司332.12.1設施設備檔案管理制度設施設備檔案管理制度1 1目的目的對設施設備技術資料進行控制，確保設施設備的可追溯性。2 2適用范圍適用范圍適用于公司管轄物業內設施設備技術資料的管理和控制。3 3職責職責3.1工程技術部辦公室負責對技術資料建檔并進行管理和控制。3.2工程技術部文員負責技術資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發、借用、作廢等具體工作。3.3各管理處負責本管理處所轄物業設施設備的資料管理。4 4操作步驟操作步驟4.1技術資料的收集4.1.1新購設備技術資料的收集4.1.1.1新購設備進行開箱驗收時，工程技術部文員負責收集設備隨帶的技術資料。4.1.1
2、.2設備技術資料的原件應交工程技術部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術資料，工程技術部檔案員可對其進行復印，并將復印件提供給使用部門。4.1.1.3復印份數及分發情況必須如實記錄。4.1.2新管理小區技術資料的收集公司新接管小區的技術資料由接管驗收小組負責與開發商進行交接。 接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術資料（包括各種圖紙、設備資料等）交工程技術部歸檔保管。小區可保留備份件或復印件。4.1.3其他技術資料的收集4.1.3.1工程技術部文員平時應注意收集國家、地方或有關部門發布的與設備有關的各種法律、法規、標準、規范。4.1.3.2工程技術部文員平時應注意收集有關設備及設備廠家的最新技術
3、資料。4.2技術資料的存檔浙江綠城物業管理有限公司344.2.1技術資料歸檔保存前須經工程技術部經理審批。4.2.2工程技術部文員負責對技術資料進行編號。4.2.3工程技術部文員應建立“技術資料登記表” ，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數及復印件保存部門等。4.3技術資料的使用4.3.1技術資料如有分發需要，應由工程技術部經理確定分發范圍，核定分發數額。由文員進行復印，核對無誤后并進行分發，同時填制“技術資料發放表” 。4.3.2公司員工需要查閱相關的設備技術資料，必須出示部門負責人的批條，并經工程技術部經理同意。4.4技術資料的作廢4.4.1符合作廢條件的技術資料應予以處理以下情況技術資料要進行作廢處理:a) 該技術資料與國家、地方、有關部門發布的各種現行的法律、法規、標準、規范有嚴重抵觸，或被其明令禁止；b) 已被淘汰的設備的技術資料；C) 因本身存在較大錯誤
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