1、合同合同及付款及付款管理流程管理流程 編制 日期 審核 日期 批準(zhǔn) 日期 修訂記錄 日日 期期 修訂狀態(tài)修訂狀態(tài) 修修訂訂內(nèi)容內(nèi)容 修修訂訂人人 審核人審核人 批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人 2008-8-31 B/0 相關(guān)記錄 CH-QR-CG22 合同會(huì)簽及審批單 進(jìn)行修訂。 藺明璇 胡暢 張廣志 相關(guān)記錄 CH-QR-CG23 合同違約處理審批 單進(jìn)行修訂。 根據(jù)公司部門職責(zé)、權(quán) 限調(diào)整做相應(yīng)修訂。 1、流程概況流程概況 流程目的流程目的 規(guī)范合同簽訂和履行程序，明確付款流程，并最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)。 適用范圍適用范圍 適用于公司開發(fā)項(xiàng)目對(duì)外采購產(chǎn)品和服務(wù)類合同及付款的管理。主 要包括勘察合同、設(shè)計(jì)合同、營

2、銷合同、施工合同、材料/設(shè)備采 購合同、工程監(jiān)理合同等為保證公司項(xiàng)目開發(fā)的合同、協(xié)議。 流程主導(dǎo)及流程主導(dǎo)及 參與部門參與部門 成本管理部（主導(dǎo)） 、各部門（參與） 上游流程名稱上游流程名稱 下游流程名稱下游流程名稱 子流程名稱子流程名稱 材料/設(shè)備驗(yàn)收管理流程 工程管理流程 部門部門 流程中承擔(dān)職責(zé)流程中承擔(dān)職責(zé) 成本管理部 1、 組織標(biāo)準(zhǔn)合同的更新和管理； 2、 勘查、設(shè)計(jì)、營銷、工程、材料/設(shè)備類合同的審核； 3、 合同履行監(jiān)督； 4、 付款計(jì)劃審核； 5、 應(yīng)付款審核； 6、 項(xiàng)目所有合同的匯總、統(tǒng)計(jì)。 財(cái)務(wù)管理部 1、 組織年度、月度資金計(jì)劃編制、審核和監(jiān)督； 2、 負(fù)責(zé)付款審批和支

3、付。 風(fēng)險(xiǎn)管理部 1 1、 負(fù)責(zé)合同法律相關(guān)條款的審核。 各部門 1、 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)合同的起草和談判，組織會(huì)簽； 2、 負(fù)責(zé)提交合同（無合同）應(yīng)付款申請(qǐng)，辦理實(shí)付款審批手續(xù)； 3、 提交月度應(yīng)付款計(jì)劃； 4、 參加對(duì)合同履行的評(píng)價(jià)。 2.2. 流程圖流程圖 合同及付款管理流程 合同及付款管理流程（主導(dǎo)主導(dǎo)：成本管理部成本管理部） 標(biāo)準(zhǔn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)合同管理合同簽定與執(zhí)行合同簽定與執(zhí)行合同付款管理合同付款管理 風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)管理 部部 董事長(zhǎng)董事長(zhǎng)總經(jīng)理總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo) 財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理 部部 成本管理部成本管理部項(xiàng)目部項(xiàng)目部 工程管理工程管理 部部 規(guī)劃設(shè)計(jì)規(guī)劃設(shè)計(jì) 部部 營銷策劃營銷策劃

4、 部部 合同核對(duì)合同核對(duì) 組織相關(guān)合同組織相關(guān)合同 談判及簽訂談判及簽訂 發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合 同同 審批審批審核審核 按權(quán)限審按權(quán)限審 批批 擬訂工程擬訂工程/ 材料合同材料合同 審核審核 審核審核 匯總統(tǒng)計(jì)合匯總統(tǒng)計(jì)合 同執(zhí)行情況同執(zhí)行情況 合同執(zhí)行情況反饋合同執(zhí)行情況反饋 擬訂營銷擬訂營銷 合同合同 合同分發(fā)與存合同分發(fā)與存 檔檔 按權(quán)限按權(quán)限 審批審批 參與編制參與編制 設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) 合同合同 審核審核 參與編制參與編制 工程工程/材料材料 標(biāo)準(zhǔn)合同標(biāo)準(zhǔn)合同 擬訂設(shè)計(jì)擬訂設(shè)計(jì) 合同合同 參與編制參與編制 營銷標(biāo)準(zhǔn)營銷標(biāo)準(zhǔn) 合同合同 權(quán)限外權(quán)限外 權(quán)限內(nèi)權(quán)限內(nèi) 審批審批 審核審核 合

5、同蓋章合同蓋章 NN 標(biāo)準(zhǔn)合同標(biāo)準(zhǔn)合同 非標(biāo)準(zhǔn)合同非標(biāo)準(zhǔn)合同 組織編制組織編制 標(biāo)準(zhǔn)合同標(biāo)準(zhǔn)合同 編制合同月編制合同月 付款計(jì)劃付款計(jì)劃 編制合同月編制合同月 付款計(jì)劃付款計(jì)劃 編制合同月編制合同月 付款計(jì)劃付款計(jì)劃 審核審核 資金平衡和資金平衡和 總額控制總額控制 審批審批 財(cái)務(wù)分管財(cái)務(wù)分管 領(lǐng)導(dǎo)審核領(lǐng)導(dǎo)審核 合同付款合同付款 申請(qǐng)申請(qǐng) 合同付款合同付款 申請(qǐng)申請(qǐng) 合同付款合同付款 申請(qǐng)申請(qǐng) 審核審核 財(cái)務(wù)分管財(cái)務(wù)分管 領(lǐng)導(dǎo)審核領(lǐng)導(dǎo)審核 業(yè)務(wù)分管業(yè)務(wù)分管 領(lǐng)導(dǎo)審核領(lǐng)導(dǎo)審核 審批審批 審核審核 付款付款 合同內(nèi)合同內(nèi)，非最后非最后 一筆款項(xiàng)一筆款項(xiàng) 合同內(nèi)最后一筆合同內(nèi)最后一筆 款項(xiàng)或合同外款

6、項(xiàng)或合同外 3. 工作程序工作程序 3 3.1.1 合同的起草合同的起草和審批和審批 3.1.1 成本管理部組織標(biāo)準(zhǔn)合同的更新與管理。標(biāo)準(zhǔn)合同文本報(bào)批程序： 成本管理部組織 編制標(biāo)準(zhǔn)合同（營銷策劃部參與營銷標(biāo)準(zhǔn)合同編制，規(guī)劃設(shè)計(jì)部參與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)合同標(biāo)準(zhǔn)， 工程管理部參與工程材料設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)合同編制） ， 標(biāo)準(zhǔn)合同經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后， 填寫 合 同會(huì)簽及審批單 ，相關(guān)部門會(huì)簽（包括成本管理部、風(fēng)險(xiǎn)管理部、財(cái)務(wù)管理部） ，成本 分管領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)后的標(biāo)準(zhǔn)合同文本各部門應(yīng)予執(zhí)行。 3.1.2 需求提出部門負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)合同提出，成本管理部負(fù)責(zé)合同談判并組織會(huì)簽。合同應(yīng)做 到內(nèi)容合法、條款齊備、文字清楚、表述規(guī)

7、范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確，日期、期限和 數(shù)字準(zhǔn)確，應(yīng)包括： 1) 合同名稱； 2) 甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話； 3) 甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章； 4) 合同簽定日期； 5) 標(biāo)的（內(nèi)容） ； 6) 數(shù)量、質(zhì)量； 7) 價(jià)款或酬金（工程計(jì)價(jià)方法、工程款支付方式） ； 8) 履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承擔(dān)； 9) 違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利、義務(wù)） ； 10) 生效、失效條件（諾成、踐成合同） ； 11) 解決爭(zhēng)議的方法； 12) 合同的份數(shù)及附件； 13) 保密條款（如果有需要） ； 14) 防腐保密協(xié)議。 3.1.3 成本管理部填寫合同會(huì)簽及審批單 、合同摘要并附

8、合同文本，按審批權(quán)限會(huì)簽 和審批。 3.1.4 合同審批原則上應(yīng)按順序依次執(zhí)行，遇特殊情況下可臨時(shí)調(diào)整次序，但必須征得次 序變動(dòng)影響的下一會(huì)簽人的同意。 3.1.5 合同名稱規(guī)范：主合同名稱統(tǒng)一規(guī)范為： “項(xiàng)目全稱或簡(jiǎn)稱”+“合同范圍或內(nèi)容”+ “合同類型” ；補(bǔ)充協(xié)議名稱統(tǒng)一規(guī)范為： “主合同名稱”+“補(bǔ)充協(xié)議”+“補(bǔ)充協(xié)議序號(hào)” ， 如： “XX 花園二期項(xiàng)目空調(diào)機(jī)組設(shè)備供貨合同補(bǔ)充協(xié)議一” 。項(xiàng)目簡(jiǎn)稱以確定的案名為準(zhǔn)。 補(bǔ)充合同的合同金額應(yīng)明確為在原合同金額基礎(chǔ)上的增加額或減少額， 以方便繳納印花稅。 3.1.6 各部門合同審核的重點(diǎn)如下： 序號(hào) 部門名稱 審核重點(diǎn) 1 需求部門 技術(shù)、

9、工期、進(jìn)度、質(zhì)量、保修等條款。 2 風(fēng)險(xiǎn)管理部 合同風(fēng)險(xiǎn)判斷、與法律相關(guān)的內(nèi)容，包括但不 限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、 訴訟等條款。 3 成本管理部 合同文字和結(jié)構(gòu)、通用條款、特殊條款、工作 范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、履約、擔(dān)保、合同價(jià)款 及價(jià)款調(diào)整、合同款支付、變更、簽證、結(jié)算、 獎(jiǎng)罰等與成本有關(guān)的條款。 4 財(cái)務(wù)管理部 簽約公司名稱、合同款支付方式、發(fā)票形式、 代扣代繳等與財(cái)務(wù)核算和納稅有關(guān)的條款。 3.1.7 合同簽署和蓋章： 1) 合同原則上由對(duì)方先簽字蓋章。 2) 合同須完成公司最終審批后我司方可簽字蓋章。最終簽字、蓋章的合同文本要求： 應(yīng)與審批文稿一致；會(huì)簽、審批中全部調(diào)整意

10、見修改完畢并經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。 3.1.8 合同存檔、備案與上傳： 合同簽訂后一周內(nèi)，合同正本原件交風(fēng)險(xiǎn)管理部檔案管理人員存檔，合同副本原件交 財(cái)務(wù)管理部存檔，合同其他副本或復(fù)印件交成本管理部存檔（工程與材料設(shè)備合同還 須交項(xiàng)目經(jīng)理存檔） 。同時(shí)，合同備份至集團(tuán)審計(jì)、法務(wù)。 3 3. .2 2 合同的執(zhí)行與合同的執(zhí)行與反饋反饋 3.2.1 合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門（項(xiàng)目部為工程與材料/設(shè)備合同的執(zhí)行部門）負(fù)責(zé)按合 同條款執(zhí)行,成本管理部進(jìn)行監(jiān)督。成本管理部每月收集各部門（項(xiàng)目部）合同執(zhí)行中與 合同管理相關(guān)的問題，匯總分析檢查出的相關(guān)問題，改進(jìn)合同的管理。 3.2.2 合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應(yīng)

11、注意：涉及工期、造價(jià)、質(zhì)量的決定應(yīng)以書面形 式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發(fā)出時(shí)，應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā) 送，并要求對(duì)方工作人員簽收并保留發(fā)出的憑證，如對(duì)方拒收應(yīng)立即改為特快專遞方式重 發(fā)，填寫郵政特快專遞時(shí)在備注中寫明函件的簡(jiǎn)要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報(bào)部門內(nèi)勤存檔； 如接收對(duì)方文件時(shí)，則應(yīng)為文本原件并有對(duì)方的簽字蓋章確認(rèn)。 3 3. .3 3 合同變更、合同變更、解除和違約處理解除和違約處理 3.3.1 合同變更與解除： 1) 合同解除及變更必須采用書面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。 a)解除合同、變更合同范圍和付款條件的，應(yīng)采用補(bǔ)充協(xié)議的形式，參照 3.1 合同 起草和審

12、批的相關(guān)規(guī)定審批。 b)設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證造成合同變更的，按設(shè)計(jì)變更管理流程或現(xiàn)場(chǎng)簽證管 理流程的規(guī)定執(zhí)行。 2) 合同變更或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在一周內(nèi)完成修改、存檔和通知，方式和范圍同 3.1.8 合同存檔、備案與上傳的相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)對(duì)原合同文本進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以免 錯(cuò)誤地執(zhí)行原合同。 3.3.2 合同違約處理： 1) 合同違約金處罰程序 （商業(yè)租賃、 商品房認(rèn)購協(xié)議及商品房買賣合同的違約處理見相 關(guān)文件執(zhí)行） ：合同執(zhí)行部門填寫合同違約處理審批單提出處理建議并附原合同， 成本管理部會(huì)簽并核算違約金，風(fēng)險(xiǎn)管理部、財(cái)務(wù)管理部會(huì)簽，成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總 經(jīng)理審批；設(shè)計(jì)合同違約索賠由規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)

13、，材料設(shè)備合同違約索賠由工程管理部 負(fù)責(zé)。 2) 經(jīng)協(xié)調(diào)無效需使用法律手段的程序：合同執(zhí)行部門填寫合同違約處理審批單提出 建議并附原合同，風(fēng)險(xiǎn)管理部、成本管理部、財(cái)務(wù)管理部會(huì)簽，成本分管領(lǐng)導(dǎo)審核， 總經(jīng)理審批。合同執(zhí)行部門和相關(guān)部門協(xié)助法律專員執(zhí)行。 3.4 合同付款管理 3.4.1 營銷策劃部、規(guī)劃設(shè)計(jì)部、工程管理部（各項(xiàng)目部編制后工程管理部匯總）每月底 編制下月度合同付款計(jì)劃，經(jīng)成本管理部審核、財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行資金平衡和總額控制后， 財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。 3.4.2 工業(yè)地產(chǎn)付款流程 1) 施工單位申報(bào)進(jìn)度款（提供工程量計(jì)算式、隱蔽資料、簽證資料、材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)資料、 相關(guān)合格

14、證及復(fù)檢報(bào)告等，必要時(shí)補(bǔ)充材料購銷合同） ； 2) 監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核（對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、工程量及單價(jià)、包括材料價(jià)格、品牌等均應(yīng) 詳細(xì)審核）后在申報(bào)表上簽字，總監(jiān)在申報(bào)表上簽字蓋章； 3) 置業(yè)項(xiàng)目部專業(yè)工程師審核后在申報(bào)表上（對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、工程完成情況、部位、數(shù)量、 材料使用情況等均應(yīng)詳細(xì)審核） ，造價(jià)主管對(duì)此進(jìn)行復(fù)核后簽字； 4) 填寫置業(yè)公司階段性付款單（表中所有人員簽字齊全） ，同時(shí)填寫報(bào)銷單； 5) 填寫報(bào)銷單注意事項(xiàng)： a) 報(bào)銷單上項(xiàng)目經(jīng)辦在經(jīng)辦人上簽字，證明人為項(xiàng)目專業(yè)工程師，財(cái)務(wù)經(jīng)理為股份或 集團(tuán)財(cái)務(wù)（可不簽） ，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為置業(yè)項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理，單位領(lǐng)導(dǎo)由置業(yè)業(yè)務(wù)主 管領(lǐng)導(dǎo)及

15、置業(yè)總經(jīng)理簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)為集團(tuán)或股份項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，另按授權(quán)額 度：50 萬元以上執(zhí)行董事、股份公司主管副總（集團(tuán)公司主管副總）簽字；100 萬 元以上執(zhí)行董事、董事長(zhǎng)簽字。 b) 報(bào)銷單上填寫報(bào)銷單位名稱（長(zhǎng)虹置業(yè)）及置業(yè)公司 R3 代碼。 c) 銀行信息為收款單位信息，需填寫齊全。 d) 收款單位即施工單位，需事先為其申請(qǐng)供應(yīng)商代碼，要求其填寫供應(yīng)商信息等等。 e) 備注里面通常填寫扣除水電費(fèi)用、質(zhì)量保修金費(fèi)用及抵扣預(yù)付款費(fèi)用。 f) 費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目為工程立項(xiàng)號(hào)，即規(guī)劃發(fā)展部或經(jīng)營管理部發(fā)布的工作令號(hào)（R3 代 碼） 。 g) 如有沖帳需填寫沖帳信息。 h) 項(xiàng)目經(jīng)辦在經(jīng)辦人上簽字，證明人

16、為項(xiàng)目專業(yè)工程師，財(cái)務(wù)經(jīng)理為股份或集團(tuán)財(cái)務(wù) （可不簽） ，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為置業(yè)項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理，單位領(lǐng)導(dǎo)由置業(yè)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)及 置業(yè)總經(jīng)理簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)為集團(tuán)公司或股份公司項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，另按授權(quán)額 度：50 萬元以上執(zhí)行董事、股份公司主管副總（集團(tuán)公司主管副總）簽字；100 萬 元以上執(zhí)行董事、董事長(zhǎng)簽字。 3.4.3 商業(yè)地產(chǎn)付款流程 1) 施工單位申報(bào)進(jìn)度款（提供工程量計(jì)算式、隱蔽資料、簽證資料、材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)資料、 相關(guān)合格證及復(fù)檢報(bào)告等，必要時(shí)補(bǔ)充材料購銷合同） ； 2) 監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核（對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、工程量及單價(jià)、包括材料價(jià)格、品牌等均應(yīng) 詳細(xì)審核）后在申報(bào)表上簽字，總監(jiān)在申報(bào)表上

17、簽字蓋章；并對(duì)施工單位填寫施工過程 評(píng)價(jià)表。 3) 置業(yè)項(xiàng)目部專業(yè)工程師審核后在申報(bào)表上簽字（對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、工程完成情況、部位、 數(shù)量、材料使用情況等均應(yīng)詳細(xì)審核）并對(duì)施工單位填寫施工過程評(píng)價(jià)表，造價(jià)主管對(duì) 進(jìn)度款進(jìn)行復(fù)核后簽字，項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理審核簽字。 4) 填寫置業(yè)公司階段性付款單（表中所有人員簽字齊全） ；對(duì)于合同內(nèi)非最后一筆款項(xiàng)， 經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后財(cái)務(wù)管理部安排付款；對(duì)于合同內(nèi)最后一筆 款項(xiàng)或合同外款項(xiàng)，經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)管理部安 排付款。 4. 支持性文件支持性文件 4.1.CH-OP-YY03預(yù)算管理流程 5.5. 相關(guān)記錄相關(guān)記錄 5.1.CH-QR-CG22合同會(huì)簽及審批單 5.2.CH-QR-CG23合同違約處理審批單 5.3.CH-QR-CG24階段工程付款單（工業(yè)地產(chǎn)） 5.4.CH-QR-CG25階段工程付款單（商業(yè)地產(chǎn)）