1、檔案管理流程檔案管理流程 編制 日期 審核 日期 批準(zhǔn) 日期 修訂記錄 日日 期期 修訂狀態(tài)修訂狀態(tài) 修訂修訂內(nèi)容內(nèi)容 修訂修訂人人 審核人審核人 批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人 2009-4-1 B/0 5.4 增加“模板-卷內(nèi) 目錄 ” 邱樹彬 舒而桑 張廣志 2010-3-15 B/0 根據(jù)需要進行全面修訂 完善 2010-6-8 B/1 完善流程 彭小峽 舒而桑 張廣志 1 1、流程概況流程概況 流程目的流程目的 規(guī)范公司檔案管理，確保檔案管理權(quán)責(zé)清晰、歸檔及時、內(nèi)容完整、保存規(guī)范， 為公司經(jīng)營管理留存充分、有效的證據(jù)，保證質(zhì)量管理體系有效運行。 流程范圍流程范圍 適用于檔案的收集、整理、分類、利用、歸

2、檔和處理。 定義定義 檔案：公司日常經(jīng)營管理工作中形成的具有保存和利用價值的重要資料。 流程主導(dǎo)及流程主導(dǎo)及 參與小組參與小組 綜合管理部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門 部門部門 職職 責(zé)責(zé) 綜合管理部 1、負責(zé)制訂全公司檔案管理規(guī)范； 2、設(shè)立專職檔案管理人員，建立安全、保密的公司檔案室； 3、以合同連續(xù)編號和以加蓋印章為關(guān)鍵控制點，在合同生效的同時收集合同 （或協(xié)議） 、及作為合同附件的招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、中標(biāo)等資料。確 保合同（或協(xié)議）存檔的及時性和完整性； 4、根據(jù)公司各項業(yè)務(wù)進程，編制應(yīng)歸檔資料目錄，在項目竣工驗收后及時收 集土地使用證 、 建設(shè)工程規(guī)劃證 、 商品房預(yù)售證 、 建設(shè)工程施工

3、 許可證 、 竣工備案證 、 大產(chǎn)權(quán)證原件，并接收相關(guān)的設(shè)計圖紙、設(shè) 計變更、階段付款、簽證變更、預(yù)結(jié)算資料等等，確保公司檔案的完整性； 5、在員工調(diào)動和離職時，監(jiān)督辦理相關(guān)資料交接手續(xù)； 6、負責(zé)接收各部門零星文件資料（如：行政類、經(jīng)營管理類文件） ； 7、負責(zé)整理、保存、借閱登記和集中處理公司檔案。 財務(wù)部 1、 指定兼職財務(wù)檔案管理人員，建立安全、保密的財務(wù)檔案室； 2、 以收、付款為關(guān)鍵控制點，在收、付的同時收集合同（或協(xié)議）以及相關(guān) 經(jīng)濟資料； 3、 按照（98）財會字第 32 號會計檔案管理辦法和長虹公司會計檔案管 理相關(guān)規(guī)定，開展會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，保證

4、會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。 業(yè)務(wù)部門 1、 按照公司權(quán)責(zé)手冊和流程文件開展具體業(yè)務(wù)，與合作方（或客戶）協(xié)商一 致后，擬制合同（或協(xié)議）文本，向綜合管理部申請合同編號，然后提交 相關(guān)部門審核會簽； 2、 將經(jīng)審批的合同文本交合作方（或客戶）簽章，然后向綜合管理部申請加 蓋長虹置業(yè)公章； 3、 合同簽章生效后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)將合同文本及附件交由合作方裝訂成冊； 4、 負責(zé)將裝訂成冊的合同分發(fā)到相關(guān)執(zhí)行部門，并辦理合同交底手續(xù)； 5、 按照公司權(quán)責(zé)手冊和流程文件辦理付款和簽證變更等手續(xù)； 6、 負責(zé)本部門文件資料（含工作標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、合同與協(xié)議、聯(lián)系函件、 工作成果

5、、付款資料和績效評價等等）的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、 利用、歸檔，以支持日常業(yè)務(wù)工作的開展。 7、向綜合管理部移交本部門應(yīng)送存的項目管理檔案和零星文件資料。 2 2、文件文件歸檔范圍、移交時間及保管期限歸檔范圍、移交時間及保管期限 序序 號號 類類 別別 文文 件件 范范 圍圍 保管保管 期限期限 責(zé)任部門責(zé)任部門 移交時間規(guī)定移交時間規(guī)定 密級密級 1 行政管理、 文書類文 件 公司籌備期的可行性研究報告、申請、 批復(fù)等 永久 綜合管理部 完成即移交歸檔 1 級 2 公司設(shè)立、轉(zhuǎn)制、變更、機構(gòu)設(shè)置資料 及營業(yè)執(zhí)照等 永久 綜合管理部 完成即移交歸檔 1 級 3 公司驗資報告 永久 財務(wù)管

6、理部 完成即移交歸檔 1 級 4 公司資質(zhì)證 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 5 法人代表、經(jīng)營管理負責(zé)人任職批文、 簡歷等 永久 綜合管理部 完成即移交歸檔 1 級 6 公司稅務(wù)登記證、財政登記證、法人代 碼證等 永久 財務(wù)管理部 完成即移交歸檔 1 級 7 公司年檢資信材料包括工商年檢、稅收 繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估 等 永久 財務(wù)管理部 完成即移交歸檔 1 級 8 公司領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會、股東會、 監(jiān)事會和經(jīng)理層）構(gòu)成及機構(gòu)設(shè)置材料 等 永久 綜合管理部 完成即移交歸檔 1 級 9 董事會、股東會、監(jiān)事會會議紀要等 永久 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級

7、 10 綜合性行政事務(wù)： 公司事務(wù)公開， 文秘、 機要、保密、信訪工作、印鑒管理資料 等 長期 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 11 法律事務(wù)、公證工作資料等 長期 風(fēng)險管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 12 審計報告等 永久 股份公司的審 計部 完成即移交歸檔 1 級 13 員工人事管理（檔案） ，勞動合同等 長期 綜合管理部 完成即移交歸檔 1 級 14 勞動工資和社會保險，員工福利、職務(wù) 任免，職稱評聘資料等 長期 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 15 員工教育與培訓(xùn)工作、外事工作資料等 長期 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 2 級 16 醫(yī)療衛(wèi)

8、生、治安保衛(wèi)、綜合治理、防范 自然災(zāi)害資料等 短期 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 2 級 17 黨群工作 類文件 企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、職工代表大 會、 工會工作、 共青團工作、 專業(yè)學(xué)會、 協(xié)會工作、群眾團體活動資料等 長期 工會、團委、 黨委 次年3月至6月移交 歸檔 3 級 18 經(jīng)營 管理類 公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策等管理運營材 料等 永久 項目發(fā)展部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 序序 號號 類類 別別 文文 件件 范范 圍圍 保管保管 期限期限 責(zé)任部門責(zé)任部門 移交時間規(guī)定移交時間規(guī)定 密級密級 19 責(zé)任制管理、 、公司綜合性統(tǒng)計分析等 長期 綜合管理部 次年3月至

9、6月移交 歸檔 1 級 20 各種統(tǒng)計表 長期 相關(guān)責(zé)任部門 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 21 計劃管理 長期 財務(wù)部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 22 資產(chǎn)管理， 、資本運作，對外投資，股 權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，等 永久 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 23 投資項目可行性報告（包括批復(fù)） 永久 項目發(fā)展部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 24 清產(chǎn)核算資料 永久 財務(wù)管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 25 屬公司所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及 其相關(guān)管理資料 永久 綜合管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 26 與采購相關(guān)的供應(yīng)商考察資料和資信 調(diào)查資料

10、等 永久 成本管理部、 業(yè)務(wù)部門 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 27 財務(wù)管理、資金管理、會計核算檔案等 永久 財務(wù)管理部 每年第一季度末移 交三年前資料 1 級 28 成本價格管理資料等 短期 成本管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 29 物資采購、保存、供應(yīng)和流通資料等 短期 成本管理部/ 工程管理部 次年3月至6月移交 歸檔 1 級 30 經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理資料等 短期 營銷策劃部 次年3月至6月移交 歸檔 2 級 31 項 目 管 理 類 文 件 研 發(fā) 與 策 劃 項目研發(fā)成果，包括產(chǎn)品模式研究、項 目發(fā)展可行性報告、工程技術(shù)研發(fā)報告 等 永久 項目發(fā)展部/ 規(guī)劃設(shè)

11、計部/ 營銷策劃部/ 工程管理部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 1 級 32 項目營銷策劃方案、市場調(diào)研報告、銷 售方案等 永久 營銷策劃部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 2 級 33 項目廣告，包括公司整體形象廣告及相 關(guān)報道，載體形式包括剪報、刊物、錄 音、錄像、光盤等 永久 營銷策劃部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 3 級 34 各項目銷售價格方案、銷售手冊、銷售 分析、銷售總結(jié)等 永久 營銷策劃部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 1 級 35 宗地情況(自然條件、社會條件、競爭 樓盤信息等) 永久 營銷策劃部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 3 級 序序 號號 類類 別

12、別 文文 件件 范范 圍圍 保管保管 期限期限 責(zé)任部門責(zé)任部門 移交時間規(guī)定移交時間規(guī)定 密級密級 36 設(shè) 計 項目規(guī)劃設(shè)計草案相關(guān)文件，概念設(shè)計 相關(guān)文件及項目設(shè)施指導(dǎo)書，方案設(shè)計 文本及相關(guān)文件，銷售用方案設(shè)計資 料，施工圖設(shè)計任務(wù)書等 永久 規(guī)劃設(shè)計部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 3 級 各項目方案圖、施工圖、設(shè)計變更、效 果圖、景觀圖、室內(nèi)設(shè)計圖、銷售包裝 圖，各項目模型、設(shè)計修改通知，及項 目設(shè)計有關(guān)的資料 永久 規(guī)劃設(shè)計部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 3 級 37 建筑設(shè)計中標(biāo)方案和單位復(fù)函等 永久 規(guī)劃設(shè)計部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 2 級 38 施工圖

13、（藍圖）及各類施工圖審核意見 等 永久 規(guī)劃設(shè)計部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 3 級 39 報 批 報 建 項目各類政府批文，重要的往來文件， 報建圖紙，事務(wù)性往來函件等(注：要 同時保存公司的請示、報告、去函等資 料) 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 2 級 40 用地藍線圖或用地紅線圖，與合作方往 來文件，項目立項批文，環(huán)評批文，投 資許可證， 設(shè)計要點， 付清地價款證明， 地名命名（更名）復(fù)函等 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 41 各類設(shè)計方案批復(fù)、意見書，各類開工 證明書，總平面圖建設(shè)工程規(guī)劃許可證 等 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 2 級 42 招投標(biāo)報建過

14、程中的審批資料及建設(shè) 工程施工許可證 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 43 驗 收 各類驗收證書、評估報告、勘測報告等 永久 項目部 工程管理部 完成即移交歸檔 1 級 房地產(chǎn)權(quán)屬證明，預(yù)測和實測查丈量報 告、預(yù)售許可證、竣工備案證、大產(chǎn)權(quán) 證等 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 44 采 購 合 同、 付 款 及 其 招 投 標(biāo) 資 料 項目土地權(quán)屬、合作開發(fā)相關(guān)合同等 永久 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 45 招標(biāo)、投標(biāo)和評標(biāo)、定標(biāo)、中標(biāo)等資料 永久 成本管理部 完成即移交歸檔 1 級 46 工程承包、設(shè)計、監(jiān)理、勘察合同及其 相關(guān)資料 永久 項目部/工程 管理部/

15、成本 管理部 完成即移交歸檔 1 級 47 材料設(shè)備采購合同及其相關(guān)資料 永久 成本管理部 完成即移交歸檔 2 級 48 營銷策劃類合同及其相關(guān)資料 永久 營銷策劃部/ 成本管理部 完成即移交歸檔 2 級 序序 號號 類類 別別 文文 件件 范范 圍圍 保管保管 期限期限 責(zé)任部門責(zé)任部門 移交時間規(guī)定移交時間規(guī)定 密級密級 49 簽 證 與 變 更 設(shè)計變更及工作聯(lián)系單，經(jīng)濟簽證限價 資料，中標(biāo)價格資料（網(wǎng)上投標(biāo)報價或 工程投標(biāo)報價） ，甲供材料收貨單，各 項扣款單等等 永久 規(guī)劃設(shè)計部/ 項目部/工程 管理部/成本 管理部 項目竣工驗收后 3 個月內(nèi)移交歸檔 3 級 50 預(yù) 結(jié) 算 控制

16、價、清單，以及結(jié)算資料等 永久 成本管理部 項目竣工驗收后3個 月內(nèi)移交歸檔 1 級 51 銷 售 與 收 款 商鋪租賃合同及其相關(guān)文件資料 永久 營銷策劃部 完成即移交歸檔 2 級 52 商品房買賣合同及小業(yè)主購房相關(guān)文 件資料 永久 營銷策劃部 完成即移交歸檔 1 級 53 交 樓 入 伙 入伙會簽單、房屋質(zhì)量驗收記錄等 永久 營銷策劃部/ 項目部 交樓入伙后三個月 內(nèi)移交歸檔 1 級 54 小 產(chǎn) 權(quán) 辦 理 小產(chǎn)權(quán)辦理相關(guān)資料 永久 營銷策劃部/ 項目發(fā)展部 完成即移交歸檔 1 級 55 客 戶 服 務(wù) 客戶投訴與處理記錄 短期 營銷策劃部 次年3月至6月移交 歸檔 2 級 56 其他

17、 公司其他管理合同或業(yè)務(wù)合同 永久 業(yè)務(wù)部門、綜 合管理部 完成即移交歸檔 2 級 3 3、流程圖、流程圖 1 1）項目項目檔案管理檔案管理流程流程 業(yè)務(wù)部門 綜合管理部 財務(wù)部 階 段 付 款 經(jīng) 濟 簽 證 合 同 與 招 投 標(biāo) 資 料 成本部根據(jù)開發(fā) 計劃編制各項目 成本標(biāo)桿 成本標(biāo)桿經(jīng)各部門審核后 提交財務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行 項目竣工驗收后， 成本部將預(yù)算 資料統(tǒng)一送綜合管理部 成本部根據(jù)需要 編制招標(biāo)內(nèi)部控 制價 業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié) 商，擬制合同文本 業(yè)務(wù)部門將合同文本 送相關(guān)部門審核會簽 綜管部根據(jù)申請，授予 編號 業(yè)務(wù)部門將審定的合 同文本交合作方簽章 綜管部根據(jù)申請加蓋 公章，留存一

18、份合同原 件，登記合同臺賬 業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作方申請 辦理內(nèi)部付款手續(xù) 財務(wù)部對根據(jù)合同和合法 手續(xù)完成付款，登記付款 臺賬，每月與項目部核對 付款信息的一致性 項目部收集合同原件在 項目合同、付款與變更 臺賬中反映合同信息 項目部收集付款單據(jù)在 項目合同、付款與變更 臺賬中反映付款信息 項目合同、付款與變更臺賬報 相關(guān)業(yè)務(wù)部門使用， 同時報風(fēng)險管 理部備案 業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作方申請 辦理簽證/變更手續(xù) 項目部收集簽證/變更審批單 在項目合同、付款與變更 臺賬中反映簽證變更信息 注：雙線雙向箭頭表互相核 對；單線箭頭表提交和返回。 研 發(fā) 與 策 劃 設(shè) 計 資 料 報 批 報 建 預(yù) 算 資 料

19、 相關(guān)部門編制項 目研發(fā)和論證資 料， 及開發(fā)計劃等 項目竣工驗收后， 各 部門將相關(guān)資料統(tǒng) 一送綜合管理部 項目營銷策劃、 營 銷方案和推廣活 動計劃等 各階段設(shè)計方案、 設(shè)計圖紙和施工 圖等 與設(shè)計單位的溝 通函， 及設(shè)計變更 內(nèi)容和審批資料 項目竣工驗收后， 各 部門將相關(guān)資料統(tǒng) 一送綜合管理部 報建資料， 與政府 往來函件 各類政府批文和 許可證書 取得后立即移交綜 管部存檔 項目竣工驗收后， 各 部門將相關(guān)資料統(tǒng) 一送綜合管理部 作為招投標(biāo)資料的一部分， 與合 同一起交綜合管理部存檔 項目合同、付款與變更臺賬報 相關(guān)業(yè)務(wù)部門使用， 同時報風(fēng)險管 理部備案 項目合同、付款與變更臺賬報

20、相關(guān)業(yè)務(wù)部門使用， 同時報風(fēng)險管 理部備案 財務(wù)部定期向綜合 管理部移交財務(wù)檔 案 結(jié) 算 尾 款 支 付 成本部根據(jù)合同督促合作 方提交結(jié)算資料，申請綜 管部蓋公章后送集團審計 部終審 綜管部根據(jù)申請加蓋 公章，留存一份結(jié)算資 料原件，登記合同結(jié)算 信息 成本部根據(jù)集團審計部終 審結(jié)果辦理工程尾款支付 手續(xù) 財務(wù)部對根據(jù)合同和結(jié)算 結(jié)果完成付款，登記付款 臺賬，與成本部核對付款 信息的一致性 項目竣工結(jié)算完成后，成本部將項 目合同、付款與變更臺賬打印審批 后，和結(jié)算資料一起送綜管部存檔 成本部收集付款單據(jù)在項 目合同、付款與變更臺賬 中反映尾款支付信息 備注：項目部在竣工驗收后三個月內(nèi)，將項

21、目合同、付款與變更臺賬打印審批，連同相關(guān)合同、協(xié)議、經(jīng)濟簽證、設(shè)計變更 資料，一起送綜管部存檔。 驗 收 各類驗收證書和測量報告 等 取得后立即移交綜 管部存檔 銷 售 與 收 款 交 樓 入 伙 小 產(chǎn) 權(quán) 辦 理 客 戶 服 務(wù) 商鋪租賃及其相關(guān)資料 商品房買賣合同、補充協(xié)議， 及其相關(guān)資料 財務(wù)部定期向綜合管 理部移交財務(wù)檔案 財務(wù)部在收付款時， 保存一份合同原件， 同時收集相關(guān)價格 特批、退訂、退房、 換房等審批資料 入伙會簽單和房屋質(zhì)量驗收 單等資料 交樓入伙后三個月 內(nèi)向綜合管理部移 交歸檔 業(yè)主小產(chǎn)權(quán)辦理相關(guān)資料 小產(chǎn)權(quán)辦理完成即移 交小業(yè)主 對小業(yè)主移交完畢，相 關(guān)辦理資料和移

22、交記 錄送綜合管理部歸檔 客戶投訴和處理記錄 每年 3-6 月將上年已 關(guān)閉投訴向綜合管 理部移交歸檔 小業(yè)主產(chǎn)權(quán)辦理完畢，營 銷策劃部相關(guān)合同 （協(xié)議） 等送綜合管理部歸檔 2 2）部門部門檔案管理流程檔案管理流程 4、工作程序工作程序 4.1 項目項目檔案管理程序檔案管理程序 業(yè)務(wù)人 兼職檔案管理員 部門經(jīng)理 工 作 標(biāo) 準(zhǔn) 業(yè) 務(wù) 函 件 工 作 成 果 合 同 與 協(xié) 議 付 款 資 料 績 效 評 價 綜合管理部 工 作 計 劃 制訂和發(fā)布管理手冊、 崗位說明和績效指標(biāo) 收集并向員工傳 達培訓(xùn)工作標(biāo)準(zhǔn) 按工作標(biāo)準(zhǔn)開展 具體工作 本部門工作標(biāo)準(zhǔn) 備案 制訂個人工作計 劃 制訂和分解部門

23、 工作計劃， 監(jiān)督員 工按計劃工作 定期備案并考核各部 門工作計劃完成情況 本部門工作計劃 及完成情況備案 具體業(yè)務(wù)合同相 關(guān)事宜 組織合同簽署 備案正式合同與協(xié)議 本部門主導(dǎo)及參 與的合同備案 業(yè)務(wù)合同執(zhí)行和 具體業(yè)務(wù)工作 組織和監(jiān)督合同 實施 項目竣工驗收 后存檔項目管 理資料 合同實施過程中 的簽證、 變更、 聯(lián) 系函等資料備案 提交個人工作成 果， 或驗收合作方 工作成果 審核、 評價員工與 合作方工作成果 項目竣工驗收 后存檔項目相 關(guān)工作成果 存檔員工與合作 方工作成果 定期備案和評 價員工工作成 果 業(yè)務(wù)合同階段付 款和結(jié)算工作 組織和監(jiān)督合同 付款工作 項目竣工驗收 后存檔項目

24、管 理資料 合同付款備案 定期提交個人績 效考核表 審核、 評價員工業(yè) 績 存檔員工績效評 價結(jié)果 定期備案和評 價員工工作成 果 每年 3 至 6 月 存檔上年部門 零星資料 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 4.1.1 項目檔項目檔案管理案管理概述概述 1）綜合管理部設(shè)置專職檔案管理員，建立安全、保密的公司檔案室，各部門指定兼職 檔案管理人員， 配備安全、 保密的檔案柜。 檔案管理人員必須建立并登記 文件 （合 同）管理記錄目錄和文件（合同）借閱登記臺賬 。 2）項目管理檔案包括研發(fā)與策劃資料、設(shè)計資料、報批報建資料

25、、成本預(yù)算資料、合 同與招投標(biāo)資料、階段付款資料、經(jīng)濟簽證資料、工程驗收資料、結(jié)算與尾款支付、 銷售與收款、交樓入伙、小產(chǎn)權(quán)辦理和客戶服務(wù)資料等等。 3）相關(guān)部門按業(yè)務(wù)流程編制項目研發(fā)論證資料、營銷策劃方案和項目開發(fā)計劃等，并 根據(jù)權(quán)責(zé)手冊辦理審批手續(xù)，平時由業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門收集和保存，項目竣工驗收后三 個月內(nèi)移交綜合管理部檔案室歸檔。 4）項目營銷推廣、產(chǎn)品設(shè)計、報批報建、招投標(biāo)采購、成本管理、工程管理、項目竣 工驗收等過程管理資料， 由各項業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門根據(jù)流程文件的要求進行收集和保存， 項目竣工驗收后三個月內(nèi)移交綜合管理部檔案室歸檔；交樓入伙資料在該項目合同 約定的交樓日三個月內(nèi)移交綜合管理部

26、檔案室歸檔；小產(chǎn)權(quán)辦理資料和小業(yè)主簽收 記錄完成即移交綜合管理部檔案室歸檔；客戶服務(wù)資料于每年 3 至 6 月將上年已關(guān) 閉投訴移交綜合管理部檔案室歸檔。 5）項目管理過程中的政府批文、許可證書、招投標(biāo)資料、合同文本、竣工驗收報告和 測量報告，以及結(jié)算資料和結(jié)算報告等，在合同生效或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在取得后立即 移交綜合管理部檔案室歸檔，相關(guān)部門若需使用則按本流程規(guī)范辦理借閱手續(xù)。 4.1.2 采購采購合同合同與與招投標(biāo)招投標(biāo)檔案檔案管理程序管理程序 1）業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，擬制合同（或協(xié)議）文本，向綜合管理部檔案管理 員申請合同編號，然后提交相關(guān)部門審核會簽。采購類合同若無合同編號，則各部

27、 門可不予會簽。 2）業(yè)務(wù)部門將經(jīng)審批的合同文本交合作方簽章，然后連同經(jīng)審批的合同會簽及審批 表向綜合管理部申請加蓋長虹置業(yè)公章，若需加蓋委托建設(shè)方公章由業(yè)務(wù)部門自 行辦理。 3）綜合管理部以合同連續(xù)編號和統(tǒng)一加蓋公章為控制點，在合同生效的同時留存一份 合同（或協(xié)議）原件、及作為合同附件的招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)資料原件。確保 合同（或協(xié)議）存檔的及時性和完整性。 4）采購類合同簽章生效后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)將一式多份的合同（或協(xié)議）原件，以及一 套完整的相關(guān)附件復(fù)印件，交由合作方裝訂成冊。 5） 裝訂成冊的采購類合同由業(yè)務(wù)部門負責(zé)分發(fā)到相關(guān)執(zhí)行部門， 并辦理合同交底手續(xù)， 合同交底完畢由業(yè)務(wù)人員將裝

28、訂成冊的采購類合同，及其交底記錄送交綜合管理部 存檔。 6）財務(wù)部以付款為控制點，保存一份采購合同（或協(xié)議）原件，同時收集與階段付款 相關(guān)的工程進度證明資料和審批記錄，作為會計憑證附件。財務(wù)部日常按會計檔案 進行管理，定期移交綜合管理部存檔。 7）業(yè)務(wù)部門和相關(guān)執(zhí)行部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記錄和文 件，項目竣工驗收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部檔案室 歸檔；其他資料根據(jù)需要在次年 3-6 月移交綜合管理部檔案室歸檔。 4.1.3 銷售合同及相關(guān)資料管理程序銷售合同及相關(guān)資料管理程序 4.1.3.1 標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同（或協(xié)議）（或協(xié)議

29、）及相關(guān)資料管理程序及相關(guān)資料管理程序 1）商品房買賣合同和商鋪租賃合同等先申請會簽合同標(biāo)準(zhǔn)（或協(xié)議）文本。業(yè)務(wù)部門 與客戶協(xié)商一致后，在標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）文本內(nèi)填寫客戶相關(guān)信息等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn) 合同（或協(xié)議）文本與客戶簽訂時不必再申請各部門會簽。 2）業(yè)務(wù)部門將審批的合同文本交客戶簽章，然后向銷售合同專用印章管理員申請加蓋 公章，銷售合同專用印章管理員只能對采用標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本的合同（或協(xié)議）加 蓋印章。 3）采用標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同簽章生效后，由業(yè)務(wù)部門完成相關(guān)政府部門登記程序。 4）完成政府備案的銷售合同由業(yè)務(wù)人提交客戶，并辦理合同交底手續(xù)，產(chǎn)權(quán)辦理完畢 后由業(yè)務(wù)人員將銷售合同原件與相關(guān)資料，

30、及其交底記錄送交綜合管理部存檔。 5）財務(wù)部以收款為控制點，保存一份訂購單原件，同時收集相關(guān)價格特批、退訂、退 房、換房等審批記錄和談判記錄，作為會計憑證附件。財務(wù)部日常按會計檔案進行 管理，定期移交綜合管理部存檔。 6）業(yè)務(wù)部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記錄與文件，項目竣工驗 收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部檔案室歸檔；其他資料 根據(jù)需要在次年 3-6 月移交綜合管理部檔案室歸檔。 4.1.3.2 非標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同（或協(xié)議）及相關(guān)資料管理程序非標(biāo)準(zhǔn)文本的銷售合同（或協(xié)議）及相關(guān)資料管理程序 1） 對于非標(biāo)準(zhǔn)的銷售合同 （或協(xié)議） ， 業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商

31、一致后， 擬制合同 （或協(xié)議） 文本，向綜合管理部檔案管理員申請合同編號，然后提交相關(guān)部門審核會簽。非標(biāo) 準(zhǔn)合同（或協(xié)議）若無合同編號，則各部門可不予會簽。 2）非標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）必須向綜合管理部申請加蓋長虹置業(yè)公章，若需加蓋委托建 設(shè)方公章由業(yè)務(wù)部門自行辦理；非標(biāo)準(zhǔn)合同申請加蓋公章時必須連同經(jīng)審批的合 同會簽及審批表一起送交綜合管理部。 3）綜合管理部以合同連續(xù)編號和統(tǒng)一加蓋公章為控制點，在非標(biāo)準(zhǔn)合同生效的同時留 存一份合同（或協(xié)議）原件以及相關(guān)資料，確保非標(biāo)準(zhǔn)合同（或協(xié)議）存檔的及時 性和完整性。 4）財務(wù)部以收款為控制點，保存一份訂購單或合同（或協(xié)議）原件，同時收集相關(guān)價 格特批、退訂

32、、退房、換房等審批記錄和談判記錄，作為會計憑證附件。財務(wù)部日 常按會計檔案進行管理，定期移交綜合管理部存檔。 5）業(yè)務(wù)部門日常按部門檔案管理流程保存本部形成和接收的記錄與文件，項目竣工驗 收后三個月內(nèi)將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部檔案室歸檔；其他資料 根據(jù)需要在次年 3-6 月移交綜合管理部檔案室歸檔。 4.1.4 項目合同、付款與變更檔案管理程序項目合同、付款與變更檔案管理程序 1）成本管理部根據(jù)項目開發(fā)計劃編制成本標(biāo)桿，經(jīng)審核確定后報財務(wù)部，項目竣工驗 收后三個月內(nèi)由成本管理部移交綜合管理部檔案室歸檔。 2）成本管理部根據(jù)需要編制招標(biāo)內(nèi)部控制價，作為招投標(biāo)資料的一部分，與合同一起

33、 移交綜合管理部存檔。 3）項目部成本管理人員負責(zé)收集與本項目相關(guān)的合同原件、付款單（原件或復(fù)印件） 、 經(jīng)濟簽證原件，登記項目合同、付款與變更臺賬 ，定期與綜合管理部核對合同信 息、與財務(wù)部核對付款信息、與合作方核對簽證信息，將經(jīng)核對確認的項目合同、 付款與變更臺賬報送相關(guān)業(yè)務(wù)部門，同時報風(fēng)險管理部備案。 4）項目竣工驗收后三個月內(nèi)，項目部成本管理人員將項目合同、付款與變更臺賬 打印簽字，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，連同其相關(guān)的合同原件、付款單（原件或復(fù)印件） 、 經(jīng)濟簽證原件一起移交綜合管理部存檔。 5）成本管理部在項目竣工驗收后，督促合作方提交結(jié)算資料，初步審核后，申請綜合 管理部加蓋長虹置業(yè)公章

34、后送集團審計部審核。綜合管理部在加蓋公章時留存一份 結(jié)算資料原件。 6）成本管理部根據(jù)集團審計部對結(jié)算資料的終審結(jié)果，辦理合同尾款支付手續(xù)，登記 項目合同、 付款與變更臺賬 ， 然后將 項目合同、 付款與變更臺賬 打印審批后， 連同結(jié)算資料、結(jié)算報告、結(jié)算付款審批單據(jù)等一起移交綜合管理部存檔。 4.2 部門檔案管理程序部門檔案管理程序 4.2.1 部門檔案管理概述部門檔案管理概述 1）各部門應(yīng)指定兼職檔案管理人員，配備安全、保密的檔案柜。檔案管理人員必須建 立并登記文件（合同）管理記錄目錄和文件（合同）借閱登記臺賬 。 2）部門檔案包括工作標(biāo)準(zhǔn)、工作計劃、相關(guān)合同與協(xié)議、業(yè)務(wù)函件、工作成果、收

35、款 或付款資料、績效評價資料等。 3）員工負責(zé)按工作標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃開展具體工作，留下規(guī)范、及時、合法、準(zhǔn)確、完 整的工作記錄，同時按工作標(biāo)準(zhǔn)和合同約定等收集相關(guān)的文件資料，向部門經(jīng)理提 交個人工作成果或合作方工作成果時，連同相關(guān)工作記錄和文件資料一起提交。 4）部門經(jīng)理負責(zé)督導(dǎo)員工按工作標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃開展具體工作，評價員工與合作方的 工作成果，審核相關(guān)工作記錄和文件的規(guī)范性、及時性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性， 及時將確認通過的工作記錄和文件資料移交本部門檔案管理員存檔。若需使用則按 本流程規(guī)范辦理借閱手續(xù)。 5）項目竣工驗收后三個月內(nèi)，各部門檔案管理員將本部門與該項目相關(guān)的資料移交綜 合管理部檔

36、案室歸檔； 其他資料根據(jù)需要在次年 3-6 月移交綜合管理部檔案室歸檔。 5、檔案管理基本要求、檔案管理基本要求 5.1 檔案檔案收集收集 5.1.1 各部門負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門文件 （合同）管理記錄目錄 。以記載檔案收進、發(fā)出、保管、利用情況及檔案管理人員 的變動情況,檔案管理人員還要做好統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入 計算機，充分利用計算機進行檔案的輔助管理。 5.1.2 各部門文件資料原件需要移交公司檔案室保存的，由各部門進行整理，并編制長虹 置業(yè)移交目錄 ，按要求向公司檔案室移交。 5.2 檔案檔案組卷組卷 5.2.1 在項目開發(fā)的

37、過程中形成的與技術(shù)、經(jīng)濟、法律法規(guī)有關(guān)的文件資料均需歸檔，并以 合同為主線、以項目為單位進行立卷，一個項目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一 卷即裝成一個檔案盒。 5.2.2 對政府批文、許可證書、驗收報告和合同、圖紙、簽證變更資料等需原件存檔，復(fù)印 件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認。 5.2.3 對卷內(nèi)無頁號的文件資料應(yīng)逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫 頁號，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號、存檔人及時間等。 5.2.4 卷內(nèi)文件資料的排列次序為：開發(fā)前期準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán) 境工程、配套設(shè)施工程類。 5.2.5 檔案編號規(guī)則應(yīng)保持統(tǒng)一；各類檔案

38、必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右， 從上到下。 5.2.6 對立好的案卷， 檔案管理員應(yīng)定時進行檢查， 對不符合要求的應(yīng)及時予以完善或返工。 5.3 檔案檔案編目與裝訂編目與裝訂 5.3.1 卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容進行編寫：第一列順序號，以文 件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號，填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號； 第三列責(zé)任者，填寫對文件資料的署名者，即對文件資料負有責(zé)任的部門和個人； 第四列題名，即文件資料標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi) 容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“ ”以示區(qū)別；第五列日期，文件資料的形成時間； 第六列頁號，填寫文件資料起

39、止頁號。 5.3.2 檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁裝訂，已竣工工程的檔案做固定頁 裝訂。裝訂時，去除文件上的金屬物；破損和褪色的文件材料，應(yīng)進行修補或復(fù)制； 文件資料應(yīng)使用 A4 大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的， 加貼在標(biāo)準(zhǔn)的 A4 紙上；卷內(nèi)文件資料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據(jù)文件 資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時文件的右邊和下邊 要取齊，不丟頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認的， 應(yīng)附抄件并加以說明。 5.4 檔案檔案保管保管 5.4.1 歸集、接收檔案，檔案管理員必需認真檢驗，并辦理好登記、交接

40、手續(xù)。 5.4.2 檔案要求集中存放于檔案柜，由檔案管理員管理，職員手中只能持有正在處理的文件 資料。 5.4.3 檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。 5.4.4 對易褪色、易磨損的圖紙、資料等，檔案管理員要進行定期檢查，對借閱次數(shù)頻繁、 易損的案卷，可制作副本借閱，以加強對正本的保存。 5.4.5 為維護檔案的真實性與安全性，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自涂改檔案材料；每天下班 要鎖好檔案柜和檔案室。 5.5 檔案借閱檔案借閱 5.5.1 借閱權(quán)限：借閱檔案需填寫檔案借閱審批單辦理借閱手續(xù)。 密級 1 級：經(jīng)使用部門經(jīng)理、綜合管理部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理

41、批準(zhǔn)。 密級 2 級：經(jīng)使用部門經(jīng)理審核、綜合管理部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 密級 3 級：經(jīng)使用部門經(jīng)理審核、綜合管理部審批。 5.5.2 借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.5.3 檔案外借一般只借復(fù)印件， 需借原件者須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)， 借閱的檔案交還時， 必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。 5.5.4 借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。 5.5.5 借閱人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、 翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。 5.5.6 外單位

42、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不 能將檔案帶離檔案室。 5.5.7 外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄） ，應(yīng)經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，對 摘抄的材料要進行審查、簽章。 5.5.8 在與外單位進行學(xué)習(xí)交流時, 在維護公司檔案的機密性的同時，還要注意雙方應(yīng)進行 對等交流。 5.5.9 集團正常開展的審計、工作檢查，須全力配合，并做好資料借閱的登記、回收工作。 5.6 檔案保存期限檔案保存期限 5.6.1 根據(jù)國家檔案局發(fā)布的關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 ，分為永久、長期、短期三 種。永久為 50 年以上，長期為 1650 年，短期為 15 年以下。 永久：

43、凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案， 列為永久保管。如：本公司制定的規(guī)章制度、重要工作計劃和總結(jié)，重要的請示報告 等。 長期：凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的 文件材料，列為長期保管。如：本公司一般工作問題文件材料，一般會議的主要文件 材料，一般經(jīng)營活動中形成的文件材料等。 短期：凡是在較短時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。如： 一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)但要貫徹執(zhí)行的文件材 料等。 5.6.2 保管年度按自然年度（1 月 1 日至 12 月 31 日）計算。 5.7 檔案銷毀

44、檔案銷毀 5.7.1 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng) 理和分管副總鑒定，最后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。 5.7.2 執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由綜合管理部和法律專員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少 于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、分管副總和總經(jīng)理 的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔備查。 4.支持性文件支持性文件 無 5.相關(guān)記錄相關(guān)記錄 5.1CH-QR-XZ09文件（合同）管理記錄目錄 5.2CH-QR-XZ12文件（合同）借閱登記臺賬 5.3CH-QR-XZ10長虹置業(yè)移交目錄 5.4CH-QR-XZ11檔案借閱審批單 5.5 模板-卷內(nèi)目錄 5.6項目合同、付款與變更臺賬 5.7合同交底記錄表