1、行政管理制度行政管理制度一、文件控制管理制度一、文件控制管理制度1 1、公司內部文件的產生、公司內部文件的產生文件起草人根據文件的性質和重要性，確定文件類型（報告、請示、制度、紅頭文件等） ，然后按規范格式起草文件，并由各部門資料員進行編號。部門負責人對文件審核做出修改意見確認后簽字，報總經理簽發。2 2、文件編號體系：、文件編號體系：1） 部門編號（12 種）文件類型編號（12 種）發放方式（發出和收入 2 種）序號。 （共 288 類文件）CYFCXXI（0）XXX序號收（發）方式編號文件項目編號部門編號“長印房產” 代碼注：文件編號體系，每年進行重新更新。序號從 001 開始編號，但對以
2、往文件需注明年號。3 3、文件的結構：、文件的結構：第一層（板塊）第二層（部門）范圍標準化序列化項目制度資料結構表格流程報告備忘錄編號ZISLNBM投資I運營中心物設計營銷成控工程業YMAEW財務F人資資源CR網絡化批文計劃傳真合同會議記錄APFCR*例如：人資中心會議記錄發出 005 號“CYFC-C-R-O-01-005”。4 4、文件的歸檔：、文件的歸檔：1） 各部門辦理完畢的文件請于 48 小時內交人資中心行政主任歸檔，若有必要主辦部門可留存復印件；相關部門聯辦的工作中形成的文件資料由主辦部門檔案管理員收集、整理、歸檔。2） 根據檔案管理制度每年 3 月份將上年存檔文件交人資中心行政主
3、任存入檔案室。5 5、電子文件的管理：、電子文件的管理：1） 電子文件按文件類別在電腦中建立文件夾，并分別命名，便于查找。同時根據文件夾的數目準備備份用的磁盤，一般為 3.5 寸軟盤。2） 經確認的文件則設置文檔保護密碼以保護其格式和內容，并根據文件內容存入對應的文件夾中，同時將其存入備份磁盤，由各部門負責人指定人員統一管理。3） 備份磁盤由部門負責人指定人員保管，每個磁盤應有文件目錄。4） 對于存檔的電子文件及備份文件，指定管理人員每月檢查一次。檢查文件能否打開，文件內容有無破壞。5） 文件修改時各部門應及時對存檔的電子文件和備份文件進行修改，以保證文件內容一致性。6 6、文件的更改或換版：、文件的更改或換版：1） 各部門若對文件有更改意見，則填寫文件更改通知單 ，注明更改原因和更改具體意見，經總經理審批后，發于各部門，原件交人資中心存檔。每季度定期整理本部門的更改信息，提交文件更改的電
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