1、1 1 目的目的 為規范公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借 閱、下發、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價值，使其可提供適 宜的培訓、重復性和可追溯性，特制訂本文件管理規范。 2 2 范圍范圍 2.1 適用于公司內各部門文件管理 3 3 職責職責 3.1 公司總經理辦公室負責以公司名義對內、外行文的編制、發文以及存檔 的文件管理。 3.1.1 總經理辦公室指定專門的檔案管理員，統一負責公司所有原始檔案資料 的管理，以防止檔案資料管理的混亂、重復現象。 3.2 各部門負責以本部門名義對內、外行文編制、發文以及存檔的文件管理。 3.2.1 各部門指定一個兼職檔案管理員，負責本
2、部門內文件管理及收發管理 等。 3.3 公司總經理辦公室負有對公司文件管理進行指導、監督和檢查的職責。 4 4 規范內容：規范內容： 4.14.1 文件的分類：文件的分類： 為滿足不同文件的性質及需要，總經理辦公室及各部門應對于各類文件 予以分類。 4.1.1 公司內部管理文件類：以公司名義發出的規章制度、通知通報、人事任 免、會議紀要、計劃總結等文件。 4.1.2 公司對外往來文件類：以公司名義與政府部門、上級公司、相關業務單 位及其它單位往來文等。 4.1.3 部門文件類：以部門名義發出的通知、通報、會議紀要、計劃總結、請 示、報告等。 4.1.4 業務報告類：項目的調研報告、可行性研究報
3、告、樓盤銷售情況、工程 進展情況、審計報告、公司按揭情況等。 4.1.5 業務合同類：工程合同、營銷合同、管理合同、設計合同、售樓合同等。 4 4.2 .2 文件的編制文件的編制 4.2.1 為保證公司文檔管理體系的有效性和持續適宜性，公司各類文件的編制 需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得 有錯別字。 4.2.2 文件標題定為小三號宋體字加粗，文件編號為小四號黑體字，文件內容 為小四號宋體字。 4.2.3 各部門所有需以公司名義對外發文，都必須到總經理辦公室文件管理員 處獲取統一發文編號加蓋公章后， 方可對外發文， 編碼方式為： 成萬科年 度序號，對政府部門發文需使
4、用紅頭文件紙打印。 4.2.4 以公司名義下發的紅頭文件編碼規則為:成萬字年度第序號。 4.2.5 公司、部門日常性下發文件編碼規則為：總經理辦公室成萬辦字年 度序號，財務管理部-成萬財字年度序號等，新增部門以此格式類 推。 4.2.6 部門日常無須存檔的零星發文不用編號。 4.2.7 文件格式的樣板（僅限于規章制度類文件使用） 成都萬科房地產有限公司 編號 名稱 版本 第 頁共 頁 編制 更改 審核 批準 生效期 年 月 日 目的：目的：(要明確闡述編制和使用本文件的目的) 范圍：范圍：(要明確闡述本文件適用范圍。) 職責：職責：(要明確闡述本文件所列執行部門或個人的職責。) 格式頭定為五號
5、宋體字 （后附正文） 4.2.8 文件編號格式（僅限于規章制度類文件使用） ： VKCD 部門簡稱 XX-XX1 部門本類文件的支持性文件以“001” 起順推 部門本類文件順序，以“01”起順推。 見 4.2.8.1 公司名稱縮寫 4.2.8.1 各部門名稱簡稱：總經理辦公室ZB，財務管理部CW，營銷策 劃部YXCH，設計部SJ，成本管理部CB，項目發展部-XM，珠峰 在線ZF 等。 4.4.3 3 文件的傳閱文件的傳閱 需公司領導審閱的非電子文檔類文件，由總經理秘書負責傳遞至相關公 司領導并簽署文件處理表 ，由總經理辦公室存檔或轉相關部門存檔。 4.4.5 5 文件的存檔文件的存檔 部門須規
6、定本部門文件的歸檔時間，并做好保管工作，明確標明存檔人、 案卷題名、案卷號、保管期限等。 （詳見檔案管理規范 ：檔案分類管 理、檔案編號方法） 4.6 4.6 電子文檔的管理電子文檔的管理 4.6.1 公司文件管理員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專 人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。 4.6.2 電子文檔須定期存儲，并按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類 文件，重要文件須加密，且以軟盤備份，并指定專人保管。 4 4. .7 7 文件的保密文件的保密 4.7.1 公司任一人員均有責任和義務保守公司的經營管理機密，未經公司或部 門負責人授權或批準，不準對外提供標有密級的
7、公司文件，以及其它未 經公開的經營情況、業務數據。 4.7.2 公司以下文件需嚴格保密：辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、 財務收支情況、重大事故分析報告、重要合同、薪金福利制度等。 4.7.3 部門負責人指定文件管理員負責妥善保管部門文件，并履行監督職能。 如文件發生短缺或遺失，追究部門負責人和文件管理員責任。 4.7.4 任何人未經批準，不得復印公司重要文件（4.7.2 所列文件） 。 4.7.5 任何人不得利用職務之便，擅自攜帶公司重要文件外出。 4.7.6 有權閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負有相關責任，務必 妥善保管所持有的涉密文件。 4.8 4.8 文件的查閱、借閱文
8、件的查閱、借閱 4.8.1 非本公司人員不得查閱、借閱公司重要文件。特殊情況須部門負責人批 準。 4.8.2 查閱文件不得帶離辦公室，嚴禁復印。 4.8.3 各部門如工作需要借閱文件時，須填寫借閱登記表 ，經部門負責人批 準后方可借閱；如需要借閱保密文件時，經辦公室主任、部門負責人、 分管領導或總經理批準后方可借閱。借出的文件由文件管理員負責及時 收回并檢查完整情況，如發現遺失，需在借閱登記表的“備注”欄 加以注明，追究借閱者責任。 4.8.4 公司文件如需要隔夜借出，須征得部門負責人批準同意后，方可借出， 并妥善保管。文件外借時間最長不得超過 3 天。 4.9 4.9 文件的下發、作廢處理文
9、件的下發、作廢處理 4.9.1 新編或更改的管理制度類文件，在獲得批準后，由總經理辦公室文件管 理員下發至公司全體。 4.9.2 各部門的臨時性管理文件，在獲本部門第一負責人批準后，由部門文件 管理員發至公司各部門、室。 4.9.3 各部門的管理制度類文件， 在獲分管本部門的總經理或副總經理批準后， 由總經理辦公室下發至公司全體。 4.9.4 在文件修改之前，各部門必須嚴格按照現有管理文件執行。新版文件開 始生效后，舊版文件自動失效。 4.104.10 文件的傳遞及報批文件的傳遞及報批 為配合公司辦公自動化的發展和信息系統的建立，提高工作效率， 達到辦公自動化、無紙化的目的。公司內部間的往來文件均采用電子郵 件的形式。文件的報批請詳見電子郵件傳送管理守則 5 5、支持文件：、支持文件： 檔案管理規范 總經理簽署：
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