1、物業企業的檔案管理鄭群慧*年*月一、什么是物業檔案二、物業的檔案管理三、如何做好檔案管理四、案例分析一、物業檔案：（一）定義： 物業檔案資料是指從物業公司從事物業管理、服務過程中形成的作為原始記錄保存起來，以備考查的文字、圖像、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。二、表現形式紙張、磁帶、光盤、膠片等手寫、復印、錄像、攝影、曬制、印刷等（四）按表達的方式不同：（一）按載體不同：（二）按記錄方法不同：（三）按給合方式不同： 圖、檔、卡、冊、表、證、計算機軟件、聲像材料等。文字、圖像、聲音等（三）特點：1、從形式上：留下了管理者的筆跡和簽名；2、在內容上：記錄著物業和關系單位的真實面貌以及管
2、理過程的實際反映。u原始性u真實性（四）作用： 1、憑證作用： 物業檔案資料既不是事后編寫的，也不是任意搜集的，更不是虛假造作的，它是物業管理活動的真跡；具有法律憑證作用。2、參考分析作用： 物業管理檔案資料不僅記錄了物業管理活動的狀況，而且記錄了物業管理活動的發展，以及探索物業管理發展的成果。它對于查考既往情況、總結經驗教訓，摸清規律，具有重要的參考作用。 （五）檔案的內容/類別：1、物業權屬資料（技術資料和驗收資料）；u業主資料u承接查驗資料2、服務提供過程中產生的資料；u主營業主收入過程中：如客戶服務、環境管理、秩序維護、工程維保等；u配套經營收入過程中：如有償維修、家政保潔、庭院代管、
3、銷售案場服務等；3、物業企業內部管理過程中產生的資料u 內部：如員工檔案、培訓、企業收發文檔案等；u 外部：行業資料、媒體宣傳資料等 （六）檔案的分類方法：1、時間分類法：按資料產生的時間來分類； 例如：發文、員工檔案、業主檔案等；2、組織機構分類法：按企業內部組織架構 例如：如公共設施設備的維修養護記錄歸入工程部的運行記錄；3、事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類。 例如：社區活動檔案；重大事件；承接查驗二、物業檔案資料管理：（一）物業檔案資料管理： 包括物業管理機構在物業管理活動中，對管理服務事項的原始記錄進行收集整理、歸檔、檢素、保存、分析利用，在某一時點上，及時、準確、全面地反映物業實物形態和使用狀況的有關資料與數據。1、檔案的收集與整理：注意事項：物業檔案資料收集工作要盡可能完善、及時、不錯不漏。A、完善：從空間上講面，從地下到樓頂、從本體到配套，從建筑物到環境；從時間上
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