1、高速地產集團關于做好財務及數據安全工作 的通知 各部門 、 各子公司 ： 為 提高對財務與 數據安全意 識 ， 防范財務風險 ， 確保公司 資 金、 財務數據 、 會計檔案 等 安全?，F將財務及數據安全工作 要 求 如下： 一、 強化財務安全責任意識 各單位負 責人是財務安全管 理工作的 第 一責任人 3 負 責財務 安全管 理的組 織和領 導 ；財務負 責人為 財務安全工作直 接 責任人 ， 負 責各項安全措施的 落實 。各單位 要 高度 重 視資金 、 財務數 據 、 財務辦公場 、 會計檔案 等 財務 安全工作 。 二 、做好資金安全工作 （ 一 ） 做好現金安全管理 。收到 現金原 則
2、 上每天要及 時繳存 銀行 ，財務人員 到銀行取送現金時 ， 必須 專車接 送 ， 大額 現金時 須 由安保人員陪同 ， 中途不 得到其他 場所逗 留 ，無 關人員 不 得跟 車 同行，確保庫存現金不超限額。加強現金結算管理 ，嚴禁違規使用 現金結算 ，嚴禁白條抵庫 ?，F金業 務要做到 日清月結 ， 賬實 相符。 （ 二 ） 做好賬戶 與 支付管理 。嚴 禁不 經 批準 ，擅自 開 戶 ；禁 止公款私存 ，禁止 出租 、 出借賬戶 ；銀行賬 號 等財務信 息資料 ， 非 因業 務需要不 得外泄 ；審批流程 未履行 完 畢的支付事項 ， 任何 人不得要 求付款 ；定期 與 銀行核對賬務 。 （
3、三 ） 做好印鑒、票據與 密碼管理 。財務專用 章、 法 人代表 個人名 章及網銀 U 盾 要分開保管 ；用 章要及 時登記；印鑒保管 人 出差或 請假要移 交登記 ，代管 人必須 采取同 樣的保管 措施 ；空 白 票據不 得預 留 印章；印章、 空 白支 票及其他 票 證 、 有價證 券必須 存放 于保險柜 3 不得隨意擺放 ，使用 完畢 立 即放回原 處 ， 不得脫 離視線 。 相 關人員 要保管 好自 己所有 密 碼 ，包 括保 險柜 、 財務信 息系 統 、 網銀 密 碼 ， 嚴 格保 密措施 ， 不得向他人泄 露，要定期修 改密 碼 ，初始 密 碼 要及 時更換 ，妥 善保管 證 書
4、 及口 令卡 。加 強對 印鑒 、 銀行 票據 、 網銀 U盾 的安全管 理 ，確保每日 入柜 上鎖 ，確 需外出 攜 帶 辦理業 務時要確 保安全。 （ 四） 加強 網銀安全管理。凡 開通網 上銀 行 業 務的 單位 ，必 須建立 網上銀行內控 ， 謹慎 合理地設 置操作 員 權限并 分配 角色 ， - 2 一 不得串 崗；網銀密 鑰應視同財務印 章，采取和財務印 章同樣的保 管措施 ，使用 完畢后 應 立 即退 出系 統并拔出 ，存放于保險柜 ，不 得脫離保管 人視線 ，密碼定期 更新 。 三 、做好財務數據安全工作 （ 一 ） 提高 財務數據安全意識 。財務數據與 信 息涉及公司核 心利
5、 益 ，安全保 密 至 關 重 要 ，各單位要高度重 視 ，提高財務數據 安全意識 ，采取措施切實做好安全管 理與 保密 工作。 （ 二 ） 保證財務辦公 電腦安全。辦公電腦應 安裝正版殺 毒軟 件 ，及時更新病 毒庫 ， 定期 掃描 ，提高 防病毒 防黑客意識 ， 注 意 異常動態 ，不得下載 安裝與 工作無 關軟件 ， 以確保系 統安全；電 子數據資料應 每月備份 ，單獨保管 ；應定期 更改 OA 及 NC 密 碼 ， 重 要財務電 子文檔應 設置查閱 密碼 。財務辦公電 腦應 設置開啟 密 碼 ，并定期更換密碼 ， 財務人員 外出 辦事 時應將電 腦鎖定，禁止 財務以外人員使用電腦 ，以
6、免公司文件泄露 ； （ 三 ） 做好財務數據安全防范 。財務部人員 要提高 安全意識 ， 辦公桌面每天應保持整沽 ，憑證 、賬簿 、 發票 、 支票等 重 要文件 和票據不 得隨意擺放 ， 應及時整理分類 、妥善保管 ，以避免遺失； 財務相關 報表 、分析報告要及時入柜 ，不得直接放置于辦公桌上 ， 注 意做好保 密 工作 ，各種 文件資料均入柜加鎖 ；財務相 關紙質資 料與 文件清理 必須進行粉碎處理 。財務部 門以外人員未經授權 ， 不得擅自 接觸財務數據 （ 包括紙質或 電子數據 ）。 （ 四） 提供財務數據要按程序審批 。對外提供本單位財務報 表及數據需 經本單位 主要負 責人審批 ；
7、對外提供地產集團 其他 單 位的財務報表及數據或 子公司越級提供財務報表及數據須 經地產 一 3 一 集團 主要領 導審批 ；本單位內部使用財務數據須 經單位財務負 責 人審批。 四、做好財務辦公區安全防范工作 （ 一 ） 做好財務辦公區安全管理 。各單位要在辦公區較為 安 全處單獨 設置財務室 和財務檔案 室 ，在售 樓處較為 安全處單 獨 設 置收款室 ， 并安裝 必要的防火和防盜及安防措施 ；財務辦公區鑰 匙嚴 禁非財務人員保管 。 嚴 禁存放個人現金或 貴重物 品；嚴 禁使用明火 ；不得存放易 燃、 易爆、 腐蝕性等危險物 品 ；不得 亂放和丟 棄食品 ， 以免招引 鼠類；原則 上非本
8、單位人員 禁止進入財務室 ， 合作單位人員 必須 由經辦人員 陪同進入財務室 、 檔案 室 ， 不得允許財務以外的人員 獨 處財務室 ；辦公室 無人時 ，最后 離開人員 應 立 即鎖門 ；每天下 班，最后 離開人員 要做關電腦 、關燈、 空調和關 閔所有電源 、 關 好窗鎖 好門 。 （ 二 ） 做好保險柜安全工作 。公司應 配置公安質檢部門 認證 合格的保險柜 ，盡量固定 ，鑰匙分別 保管 ，密 碼定期 更新 ，不得 在任何情 況下泄露 密 碼 、 隨意擺放鑰 匙；保險箱日 常 與 備用鑰 匙 必須 由使用人負責保管 ，備用 鑰匙不得與 正常鑰匙放一起 ；各種 票據必須及時放入保 險柜內；下
9、班離 室 前必須 關鎖好保險柜 ；嚴 禁在保險柜中存放私人財物 ；非 財務人員 不得接觸保險柜 。 （ 三 ） 做好防火安全工作 。必須選用 具有安全認證插座 、 開 關 、 電器等，要求 員工必須 掌握安全用 電常 識 ；最后 離開辦公室 的人員 ， 必須 將所 有用 電設備電源全部 切 斷 ， 防止用電安全事故 ； 嚴 禁在辦公室 內私拉、 亂接 電線 、 私接電 源插座 等違反安全用 電 - 4 一 行為 ；禁止使用 大功率 電器、帶有明火電器或 “ 三 無電器” ；不用 濕手濕布接觸 帶電設備 ，開關 、 插頭 、 插座 等 ；合理 配置有效使 用滅火器。 五 、做好會計檔案安全工作
10、（ 一 ） 做好各類會計檔案歸檔 。各單位要加強 會計檔案管 理 工作 ，按檔案管 理的要求定期 對各類 會計檔案 進行整理 立卷 ，及 時歸檔 ，做到 收發有登記 ，管 理規 范化 。 當年形成 的會計檔案 ， 在會計年度終了 后 由財務部保管 一年。一年期 滿后 ，由財務部編 制移交清冊 ，移 交資料 室 統一保管 。在會計檔案 由財務部保管期 間，財務部 應指定專人負 責會計檔案 的保管 ，出納人員不得兼管 會計檔案 。 會計檔案保管 要做好通風 、 防火、 防水、 防潮 、 防霉、 防蟲 、 防塵、 防鼠、 防盜等 防范措施 ， 并定期檢查 ；保管 人員應妥善保 管好會計檔案 ，保證會
11、計檔案的安全和完整 ，存放有序 、 查閱方 便，嚴防毀損、散失和泄密，確保會計檔案安全；非經規定程序 和批準不許他人隨便調閱。 （ 二 ） 做好會計檔案查閱安全。各單位要建立健全會計檔案 查閱 、 復制登記王手續擴會計檔案原則 上不得外借 ，特殊情 況確 要 外借的 須經地產集團 主要負 責人批準 ， 收回外借檔案 時應進行清 點核對并簽收 ，確保檔案 安全；檔案管 理人員 崗位變 動 時應及時 辦理交接 手續 ；外單位需查閱 會計檔案 時， 須持有單位正 式介紹 信并對查閱 事項進行保 密承諾 ；外部 單位查閱查詢會計檔案 須經 單位主要負 責人批準 ；本單位人員 需查閱會計檔案 須經單位財
12、務 負責人批準 。 - 5 - 會計檔案 由檔案管理人員 陪同查閱 ；經 批準查閱 會計檔案 者 必須嚴 格遵守查閱規定 ， 嚴格按照 批準的 范圍查閱 ，不得擅 自擴 大查閱 范圍 ，不得在會計檔案 上涂畫 、 拆封或 抽換 ，原則 上不得 復制會計檔案 ；會計檔案的復制 需經本單位主要負 責人批準。 （ 三 ） 做好各項檢查檔案安全 。外部 審計 、 稅務稽查 、 內部 考核 、 內部審計等進駐檢查工作時 ，應 預定帶鎖房間作為 臨 時辦 公場所 ，檢查人員 臨時離開要鎖好房門 ，檢查結束時要應及時將 檔案清點 歸檔；過程中 也應 關注 ， 確保檔案安全。 上述要求 ，請各單位高度重 視，認真排查安全隱患 ， 常抓不 懈 ，確保公司 財務運轉及數據信息安全 。對工作不力 造成財務安 全事件的 ，將對單位負 責人、財務負 責人及相 關責任人進行問責 。 特此通知 。 - 6 一
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