1、材料設(shè)備采購(gòu)管理流程材料設(shè)備采購(gòu)管理流程 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準(zhǔn)批準(zhǔn) 日期日期 一、一、 流程目的流程目的 規(guī)范工程材料設(shè)備采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率及效益，防范風(fēng)險(xiǎn)。 二、二、 適用范圍適用范圍 適用于公司進(jìn)行項(xiàng)目工程材料設(shè)備的采購(gòu)工作。 三、三、 定義定義 3.1 采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃計(jì)劃：指采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施前制訂的各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的時(shí)間安排，根據(jù)控制角度及力度的不同 分為：材料設(shè)備總體采購(gòu)計(jì)劃、年度采購(gòu)計(jì)劃、季度采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃。 3.2 談判談判方案方案：指在商務(wù)談判實(shí)施前制定的指導(dǎo)談判實(shí)施的方案，內(nèi)容通常包括：談判目標(biāo)、談 判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及
2、備選方案等。 四、四、 職責(zé)職責(zé) 4.14.1 供應(yīng)部供應(yīng)部 4.1.1 負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購(gòu)組織工作； 4.1.2 負(fù)責(zé)材料設(shè)備合同的起草、報(bào)審、簽訂，組織合同交底。 4.24.2 核算部核算部 4.2.1 參與商務(wù)談判； 4.2.2 負(fù)責(zé)價(jià)格對(duì)比分析。 4.34.3 成本監(jiān)控中心成本監(jiān)控中心 4.3.1 參與金額100 萬(wàn)的商務(wù)談判。 4.44.4 工程工程部、部、總工室（總工室（設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)管理管理部部） 4.4.1 負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)的技術(shù)要求。 4.54.5 法律事務(wù)部法律事務(wù)部（法務(wù)人員）（法務(wù)人員） 4.5.1 負(fù)責(zé)對(duì)合同等進(jìn)行法務(wù)審核。 4.64.6 監(jiān)察中監(jiān)察中心（組）心（組） 4.6.
3、1 根據(jù)集團(tuán)要求對(duì)相關(guān)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行獨(dú)立的監(jiān)察工作。 4.74.7 申請(qǐng)申請(qǐng)部門(mén)部門(mén) 4.7.1 指申請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目的各地區(qū)公司工程部等； 4.7.2 提交采購(gòu)申請(qǐng)表 ，并提供所需的資料、樣板、范圍圖紙、推薦入圍單位等。 五、五、 流程圖流程圖 材料設(shè)備采購(gòu)管理流程 供應(yīng)部審核/審批者相關(guān)部門(mén)核算部工程部 合同簽訂階段采購(gòu)計(jì)劃階段采購(gòu)準(zhǔn)備階段競(jìng)爭(zhēng)性談判實(shí)施 編制材料設(shè)備采 購(gòu)總體計(jì)劃 審核/審批 工程進(jìn)度計(jì)劃 材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 目標(biāo)成本 項(xiàng)目總控計(jì)劃 編制年度/季度采 購(gòu)計(jì)劃 審核/審批 編寫(xiě)材料采購(gòu)預(yù) 算總表 審核審核/審批 組織踏勘、答疑 現(xiàn)場(chǎng)接待、解答工 程相關(guān)問(wèn)題 解答經(jīng)濟(jì)標(biāo)相關(guān)問(wèn) 題 收取
4、投標(biāo)保證金/ 保證函 解答設(shè)計(jì)相關(guān)問(wèn)題 組織談判、編制合 同條件約談?dòng)涗?整理、編制合同文件 審核/審批 組織簽訂合同文件 合同歸檔 提交材料采購(gòu)申 請(qǐng)表 審核 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及選型 定板作業(yè)指引 （定板） 供應(yīng)商入圍及評(píng) 估管理作業(yè)指引 (確定入圍單位) 編制談判方案 （含談判策略） 接收?qǐng)?bào)價(jià)清單 參與商務(wù)談判 接收最后報(bào)價(jià) 編制采購(gòu)報(bào)價(jià)單 （含合同條件約談 記錄、價(jià)格對(duì)比分 析、技術(shù)分析） 審核審核/審批 工程招標(biāo)管理 流程 競(jìng)爭(zhēng)性談判 招標(biāo) 材料目錄 按責(zé)權(quán)手冊(cè) 權(quán)限 按責(zé)權(quán)手冊(cè) 權(quán)限 按責(zé)權(quán)手冊(cè) 權(quán)限 按責(zé)權(quán)手冊(cè) 權(quán)限 按責(zé)權(quán)手冊(cè) 權(quán)限 廣州供應(yīng)部材料設(shè)備采購(gòu)流程表（樣例） 編制工程進(jìn)度計(jì)劃
5、工程部 工程部總經(jīng)理審批 編制材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 編制材料目錄 編制目標(biāo)成本 項(xiàng)目總控計(jì)劃 編制采購(gòu)總體計(jì)劃 年度/季度采購(gòu)計(jì)劃 編寫(xiě)材料采購(gòu)預(yù)算表 提交材料采購(gòu)申請(qǐng)表 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及選型定板作業(yè)指 引（定板） 供應(yīng)商入圍及評(píng)估管理作業(yè) 指引（確定入圍單位） 編制招標(biāo)文件（含清單）、 談判方案 （含談判策略） 組織踏勘、答疑 組織談判、編制合同條件 約談?dòng)涗洠s定最后報(bào)價(jià) 整理、編制合同文件，組織 簽訂合同，合同歸檔 工程部 工程部總經(jīng)理審批 核算部 核算部總經(jīng)理審批 相關(guān)部門(mén) 相關(guān)部門(mén)總經(jīng)理審批 供應(yīng)部 供應(yīng)部采購(gòu)總監(jiān)審批 工程部 工程部總經(jīng)理審批 供應(yīng)部 供應(yīng)部采購(gòu)總監(jiān)審批 工程部 地區(qū)公司總經(jīng)
6、理審批 工程部 工程部總經(jīng)理審批 按公司定板流程 供應(yīng)部、相關(guān)部門(mén) 供應(yīng)部總監(jiān)審批、相關(guān)部門(mén)總經(jīng)理 審批 供應(yīng)部 供應(yīng)部采購(gòu)總監(jiān)審批 工程部、供應(yīng)部、核算部、設(shè)計(jì)管 理部 供應(yīng)部、相關(guān)部門(mén) 各部門(mén)經(jīng)辦人會(huì)簽，各部門(mén)總經(jīng)理 會(huì)審 供應(yīng)部 六、六、 關(guān)鍵活動(dòng)描述關(guān)鍵活動(dòng)描述 6.16.1 采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃階段計(jì)劃階段 6.1.1 供應(yīng)部根據(jù)項(xiàng)目總控計(jì)劃 、 工程進(jìn)度計(jì)劃 、 材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃 、 甲供材目錄（施工 圖完成 1 周內(nèi)） 及目標(biāo)成本等資料，編制項(xiàng)目材料設(shè)備總體采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)地區(qū)公司總 經(jīng)理審批。 6.1.2 供應(yīng)部于每年 12 月編制年度采購(gòu)計(jì)劃，年度采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)已審批通過(guò)的項(xiàng)目總體采購(gòu)計(jì)劃
7、 匯總生成。 6.1.3 供應(yīng)部于每季度最后一個(gè)月編制季度采購(gòu)計(jì)劃。 6.26.2 采購(gòu)采購(gòu)準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段 6.2.1 材料采購(gòu)預(yù)算總表材料采購(gòu)預(yù)算總表 1) 需求部門(mén)提交材料采購(gòu)預(yù)算總表 ，并按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)審。 6.2.2 采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)單 1) 需求部門(mén)提交采購(gòu)申請(qǐng)單 （附經(jīng)審批的材料采購(gòu)預(yù)算總表） ，內(nèi)容及要求如下： 申請(qǐng)單須提供所需產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途、到貨時(shí)間和收貨人，同時(shí)必須 提供圖紙或樣品等技術(shù)資料，不能指定品牌。 各樓盤(pán)配送的油煙機(jī)、煤氣爐、消毒碗柜等物品的用料申請(qǐng)須提供相關(guān)部門(mén)聯(lián)合簽 發(fā)的相應(yīng)樓盤(pán)的裝修標(biāo)準(zhǔn)表。 各樓盤(pán)售樓部、大堂、樣板房?jī)?nèi)的家私、飾品等物品購(gòu)置須
8、提供經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的 預(yù)算。 6.2.3 材料物品材料物品的最終選型定板的最終選型定板 1) 供應(yīng)部接到設(shè)計(jì)管理部/總工室的材料物品選型定板單 （設(shè)計(jì)樣）后，根據(jù)采購(gòu)情況， 形成材料物品選型定板單 （采購(gòu)樣） ，按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)審，完成最終的材料定板工 作。具體操作要求及程序見(jiàn)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及選型定板作業(yè)指引 。 6.2.4 入圍單位入圍單位 1) 采用競(jìng)爭(zhēng)性談判（議標(biāo)）方式時(shí)，參與談判的入圍單位應(yīng)不少于三家，具體操作要求及 程序見(jiàn)供應(yīng)商入圍及評(píng)估管理作業(yè)指引 。 6.36.3 采購(gòu)實(shí)施階段采購(gòu)實(shí)施階段 6.3.1 如大型材料設(shè)備采購(gòu)（金額10 萬(wàn)） ，應(yīng)采用招標(biāo)方式，具體操作要求及程序見(jiàn)工程招標(biāo) 管理
9、流程 。 6.3.2 如采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式，供應(yīng)部在談判前應(yīng)確定談判方案。談判方案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于： 談判目標(biāo)、談判內(nèi)容、談判程序、談判策略、各種可能出現(xiàn)的情況分析及備選方案等。 6.3.3 供應(yīng)部要求供應(yīng)商編制報(bào)價(jià)清單。 6.3.4 談判過(guò)程中的踏勘、答疑，具體操作要求及程序參照工程招標(biāo)管理流程中踏勘、答疑的 相關(guān)規(guī)定。 6.3.5 供應(yīng)部應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商充分溝通，使其準(zhǔn)確了解公司采購(gòu)需求、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo) 準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)價(jià)要求等，以保證談判的成效，并且應(yīng)在談判過(guò)程中逐步明確對(duì)產(chǎn)品/服 務(wù)的具體要求、價(jià)格構(gòu)成和評(píng)定成交的標(biāo)準(zhǔn)，填寫(xiě)合同條件約談?dòng)涗洷?。 6.3.6 供應(yīng)部將最后報(bào)價(jià)
10、時(shí)間通知所有參加談判且符合技術(shù)要求的供應(yīng)商， 要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間 內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)。 6.3.7 供應(yīng)部根據(jù)最后報(bào)價(jià)及談判結(jié)果編制價(jià)格對(duì)比分析及采購(gòu)報(bào)價(jià)單 ，并按責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào) 審。核算部提供談判所需標(biāo)底價(jià)，供應(yīng)部組織談判工作，通知核算部及相關(guān)部門(mén)參與談判， 如不參加，需預(yù)先給出合理性建議或意見(jiàn)，以供談判過(guò)程采納或參考。 6.3.8 商務(wù)約談完成后監(jiān)察中心 （組） 可對(duì)有疑義事項(xiàng)進(jìn)行再次市場(chǎng)詢價(jià)并要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行解釋 或修正。 6.3.9 審批后，供應(yīng)部將決策結(jié)果通知參加談判的供應(yīng)商。 6.46.4 合約簽訂階段合約簽訂階段 6.4.1 供應(yīng)部組織各職能部門(mén)相關(guān)人員與中標(biāo)的單位詳細(xì)商談合同內(nèi)容，
11、最終由供應(yīng)部形成合同文 本，按責(zé)權(quán)手冊(cè)辦理審核審批手續(xù)。 6.4.2 在發(fā)放中標(biāo)通知書(shū)后的三十日內(nèi)， 合同專(zhuān)員負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂、 整理歸檔工作， 具體操作要求及程序見(jiàn)合同管理作業(yè)指引 。 6.4.3 合同外工程，應(yīng)按設(shè)計(jì)變更管理作業(yè)指引 、 工作指令管理作業(yè)指引辦理工作指令，如 設(shè)計(jì)變更估算金額50 萬(wàn)或工作指令5 萬(wàn)（不含設(shè)計(jì)變更） ，需在完成審批后重新簽訂合 同，具體審核審批權(quán)限見(jiàn)責(zé)權(quán)手冊(cè) 。 6.56.5 采購(gòu)采購(gòu)內(nèi)部控制內(nèi)部控制 6.5.1 監(jiān)察中心（組）作為集團(tuán)既定內(nèi)部控制制度實(shí)際執(zhí)行情況的監(jiān)控部門(mén)，其職能是監(jiān)督整個(gè)采 購(gòu)過(guò)程是否符合規(guī)范、是否按程序辦事。集團(tuán)監(jiān)察中心（組
12、）有權(quán)全過(guò)程參與并監(jiān)督采購(gòu)工 作，但不參與決策決議。 6.5.2 監(jiān)察中心（組）有權(quán)隨時(shí)對(duì)各類(lèi)采購(gòu)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行階段性或全面地工作抽查，包括但 不限于采購(gòu)手續(xù)的齊全、操作流程的準(zhǔn)確、采購(gòu)資料的完整以及整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的公平、公正 性。 6.5.3 監(jiān)察中心（組）每年組織不定期的采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。 七、七、 支持性文件支持性文件 7.17.1 流程及作業(yè)指引流程及作業(yè)指引 7.1.1 工程招標(biāo)管理流程 7.1.2 供應(yīng)商入圍及評(píng)估管理作業(yè)指引 7.1.3 合同管理作業(yè)指引 7.1.4 設(shè)計(jì)變更管理作業(yè)指引 7.1.5 工作指令管理作業(yè)指引 7.27.2 參考表單及模板參考表單及模板 7.2.1 材料采購(gòu)預(yù)算總表 7.2.2 采購(gòu)申請(qǐng)單 7.2.3 合同條件約談?dòng)涗洷?7.2.4 采購(gòu)報(bào)價(jià)單
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