1、檔案檔案管理管理實施細則實施細則 編制編制 日期日期 審核審核 日期日期 批準批準 日期日期 第一章第一章 總總 則則 第一條第一條 為加強對檔案的收集、整理和管理工作，提高科學管理水平，逐步實現檔案工作規范 化、制度化、標準化，保證公司檔案全方位地服務于公司的各項工作，發揮公司檔案應有的功效， 結合公司實際情況，特制定本細則。 第二條第二條 本細則所稱檔案，是指公司在生產、經營活動和各項管理工作中形成的具有保存價值 的各種門類和載體的全部檔案，包括各部門、子公司（以下簡稱各部）的各種文字、圖表、聲像等 不同形式的文書檔案、工程圖紙、開發檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案等。 第三條第三條 公司檔案

2、工作實行統一領導，分級管理的原則。在行政部下設立檔案室，檔案室配備 專職檔案管理人員，集中統一管理公司及下屬子公司部分檔案。公司各部門、子公司配備檔案員， 業務上接受行政部檔案室的指導， 負責收集、 整理各部門、 子公司的文件材料并定期移交給檔案室。 第四條第四條 檔案管理采取專人負責、按時交接、定期檢查的管理模式。 專人負責是指檔案保管部門及各經辦部門對應設置專職或兼職檔案人員負責本部門檔案的日 常管理與保管職責； 按時交接是指各經辦部門每周兩次 （逢周二及周五） 將辦理對外業務所產生的文件資料、 證照、 合同原件及時交行政部檔案室，按規范做好移交登記手續，檔案管理員實時監督，確保于規定的時

3、 限內辦理檔案移交，避免因環節疏漏或延遲移交造成的風險隱患。 定期檢查是指集團相關管理、保管部門及各相應部門應建立檔案定期檢查制度。 第二章第二章 檔案密級的劃分檔案密級的劃分 第五條第五條 列入密級的檔案是關系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定 范圍的人員知悉的事項。一般包括下列事項： 1.公司重大決策中的秘密事項。公司尚未付之實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項 目及經營決策。 2.公司內部掌握的合同、協議、意見書、可行性報告以及重要的會議記錄和材料。 3.公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。 4.公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 5.其它經

4、公司確認應保密的事項。 第六條第六條 檔案的密級分為“絕密” 、 “機密” 、 “秘密”三級。 1.絕密是公司最重要的秘密，泄露會使公司的權益遭受特別嚴重的損失。絕密檔案包括：董事 長私人文件、公司名下房地產權證、各地區公司的業務審批流程、集團及下屬公司供應商名錄、承 建商名錄；股份公司股東會、董事會、監事會、薪酬委員會決議及會議紀要等。上述文件直接影響 公司權益的重要決策文件、資料設為絕密級。 借調此類文件必須嚴格審核，經辦人員清晰填寫借調文件申請審批表里的各項內容，由經 辦部門經理審核、報集團分管領導簽批同意后，交行政部主管領導最終審批。 2.機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的權益遭受嚴

5、重的損害。機密檔案包括：公司規劃、 統計資料、重要會議記錄、協議、聲像檔案等。 此類文件需經辦部門經理審核、集團分管領導簽批同意后方可借調。 3.秘密是公司一般的秘密，泄露會使公司的權益受到損害。秘密級檔案包括：公司開展對外業 務所產生的資料文檔、證照及合同、協議等。 借調此類文件需經辦部門經理審核，集團分管領導簽批同意。 第三章第三章 檔案管理機構及其職責檔案管理機構及其職責 公司檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。 第七條第七條 集團行政部檔案管理員工作職責 1.規劃公司檔案工作，起草公司檔案工作的各項管理制度，組織公司專兼職檔案管理員學習， 執行公司檔案工作規章制度，并負責監督、指導和

6、檢查執行情況。 2.收集、 整理各部門、 子公司移交的各種文件材料， 并對接收入庫的檔案資料進行分類、 整理、 立卷、歸檔；有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極做好 檔案信息資源的開發工作。 3.集中統一管理各種門類、載體的公司檔案，積極做好鑒定、保管、統計、檢索、編研，主動 提供利用，為各項工作服務。 4.督促公司各部門、子公司檔案員收集、整理和移交各種檔案材料，指導各部門、子公司的檔 案工作。 5.堅持平時立卷， 根據本部門不同種類文件材料形成的特征， 制定其案卷類目， 合理分類存放， 便于利用和立卷歸檔。 6.加強對各部門、子公司檔案員的業務監督、指導、

7、檢查工作，協助各部門文書立卷人員做好 文件材料的形成、積累和整理歸檔工作，保證歸檔檔案的質量。 7.對保存的文書檔案數量進行準確的統計。 第八條第八條 檔案整理員應相對穩定，且不得由直接經辦業務的人員兼任。 第九條第九條 檔案人員調動工作時，必須在辦理檔案移交手續后方可離開崗位。因交接手續不全致 使文件和檔案損毀、遺失的，要查明情況并追究有關人員責任。 第四章第四章 檔案分類和立卷整理檔案分類和立卷整理 第十條第十條 公司本部檔案按照樓盤名稱及子公司名稱分別立卷，在卷下又分為八個子目錄：公司 證照、文書檔案、聲像檔案、銷售合同、開發合同、開發資料、工程圖紙、榮譽實物檔案。在此大 類下根據年度按

8、照流水號立卷。 1. 文書檔案，以單位-年度-順序號立卷。 2. 聲像檔案，以事由立卷，在事由原則下按照聲像檔案產生的先后順序，將每一事由的檔案 選取有代表性的 6-10 張像片存檔，依時間先后排列立卷。 3. 銷售合同，以項目名稱立卷，在項目下按照合同產生的時間先后順序立卷。 4. 開發合同，以項目名稱立卷，在項目下按照合同產生的時間先后順序立卷。 5. 開發資料，以項目立卷，在項目下按照資料移交的時間先后順序立卷。 6. 公司證照，以單位立卷。 7. 工程圖紙，以單位立卷，按照文件產生的先后順序立卷。 8. 榮譽實物檔案，在公司檔案室或其它適合場所陳列實物，編制成冊，以備查考。 第十一條第

9、十一條 立卷原則 立卷應按部門、時間、重要程度和文件材料的自然形成規律，保持其有機聯系，適當照顧保存 價值， 分類組卷， 以能準確、 全面反映公司真實面貌和部門的主要職能活動， 便于查找利用為原則。 第五章第五章 檔案管理工作的內容及相關要求檔案管理工作的內容及相關要求 第一節第一節 公司證照的管理公司證照的管理 第十二條第十二條 公司重要證照類別 1.內資企業證照包括：企業法人營業執照正副本、組織機構代碼證正副本、IC 卡（或數字證 書） 、國稅證正副本、地稅證正副本、統計證、社保登記證； 2.外資企業證照包括：企業法人營業執照正副本、組織機構代碼證正副本、IC 卡（或數字證 書） 、國稅證

10、正副本、地稅證正副本、統計證、外商投資企業批準證書正副本、財政登記證正副本、 海關登記證正副本、社保登記證、外匯登記證； 3.新設立公司工商登記材料存檔原件有： 內資企業設立登記材料：全體股東簽署的公司章程；驗資報告；法定代表人、董事、監事 和經理的任職文件（股東會決議、監事會決議） ；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案 的租賃合同） ； 外資企業設立登記材料：公司章程；合營合同（外經審批用） ；驗資證明；法定代表人、董 事、監事和經理的任職文件（董事會決議、監事會決議） ；公司場地使用證明（無償使用證明或房 管局備案的租賃合同） 。 4.各類資質證（括號內為證書申辦及日常管理部門）

11、： 房地產開發企業資質證（市政部） 、建筑業企業資質證（建筑公司） 、物業管理企業資質證（物 業公司、美好置業） 、建筑設計企業資質證（設計院） 、工程監理企業資質證（監理公司） 。 第十三條第十三條 公司證照歸檔及管理規范 1.新公司成立后，由經辦人將辦理出來的證照原件移交到行政部檔案管理人員處，并填寫清楚 移交記錄，管理員需立刻將新證的數據條目錄入 OA 證照管理系統，并且將其彩色掃描件錄入數據 庫， 原件分類放入相應的檔案文件夾后存放檔案室。 管理員平時應多檢查證照保存的情況是否完好， 各類證照在年檢期限前提醒相關經辦人需辦理年檢手續。 2.證照借、調檔管理流程： 由申請部門人員填寫借調

12、文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。原則上證照必須當天借 當天歸還，遇到特殊情況需要借到外地辦理事情時，按實際情況由專員攜帶外出，辦理完畢立刻歸 還行政部檔案室。發生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應督促經辦人必須馬上歸還。 3.證照復印件使用管理流程： 由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經理審核并簽署意見行政部 經理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續是否完整后，在復印件上加蓋“此復 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領用。 4.證照年檢提示： 企業法人營業執照每年須進行年度工商年檢；

13、組織機構代碼證每年年檢； 外資企業證照包括：企業法人營業執照、外商投資企業批準證書、國稅證、地稅證、財政登 記證、海關登記證、外匯登記證每年須進行外經聯合年檢； 資質證書按主管部門規定時間進行年檢。 第二第二節節 開發合同的管理開發合同的管理 第十四條第十四條 開發合同類別 新項目開發前期合同按成交方式主要分為兩大類：政府公開招、拍、掛形式和轉讓買賣形式。 招、拍、掛形式會產生： 確認書和國有土地出讓合同 ；轉讓形式產生： 合作意向書 、 框 架協議和土地使用權轉讓協議 。 第十五條第十五條 合同歸檔及管理規范 1.紙質合同評審類合同：申請部門經辦人按合同分類依照現行的審批流程完成各項審批手

14、續由申請部門經辦人在行政部填寫對應部門的合同登記簿行政部核對合同（協議） 評審記錄表上的審批手續是否齊全，并檢查簽約代表處是否有相對應的部門負責人簽名及填寫簽 約日期行政部對該合同蓋公司統一的合同編號章（穗富 字 第 號）按部門分類進行編 號，同時檢查每份合同是否有法津事務部的“合同文本審核章”的騎縫章行政部按該合同尾頁 所注明的份數進行蓋章申請部門經辦人領取合同并作簽收我司存檔合同即時留行政部存 檔。 2.ERP 流程評審類合同：申請部門經辦人按部門分類在 ERP 系統上進行合同審批流程并完成各 項審批手續由申請部門經辦人在行政部填寫對應部門的合同登記簿行政部根據 ERP 系 統生成的合同編

15、號進入 ERP 系統核對相對應的合同審批流程是否一致， 并檢查簽約代表處是否有相 對應的部門負責人簽名及填寫簽約日期行政部對該合同蓋公司統一的合同編號章（穗富 字 第 號）按部門分類進行編號，并將此編號手動錄入至 ERP 系統里相對應的合同編號欄 行政部按該合同尾頁所注明的份數進行蓋章申請部門經辦人領取合同并作簽收我司存檔 合同即時留行政部存檔 上述兩類合同如遇到需要我司先蓋章時，蓋章后復印一份連同合同（協議）評審記錄表原件 一并交行政部留底，并仔細填寫先蓋章合同登記簿上的相關內容，歸還時用原件換取之前留底 的復印件，在先蓋章合同登記簿上注明歸還時間及歸還人，將一份完整的合同原件交行政部存 檔

16、，此流程結束。 3.非執行合同（名臨時合同） ：此合同為特殊情況時辦手續所用，如與外單位簽定此類合同， 必須是因我司業務需要的情況下方可執行。按規定非執行合同只能簽蓋一份，并同時附有一份公司 統一格式的補充協議，注明此合同是辦手續所需，并約定此合同無效日期為何時。由申請部門經辦 人在行政部領取臨時合同蓋章簿認真填寫蓋章簿上的相關信息內容申請部門主管負責 人審批集團決策委員會分管領導審批法律事務部審批并加蓋“合同文本審核章”的騎縫 章行政部核對臨時合同蓋章簿上的審批手續是否齊全，并檢查簽約代表處是否有相對應的 部門負責人簽名及填寫簽約日期行政部對該類合同只蓋一份，如有特殊情況必須加蓋份數時， 需

17、在臨時合同蓋章簿上注明申請原因，并由部門負責人及法律事務部特批后方可進行蓋章 申請部門經辦人只能領取蓋章后的合同復印件一份合同原件即時留行政部存檔， 如需借用合同 原件，需填寫借調文件審批表 ，相關領導審批手續齊全后，由檔案管理員借出。 4.合同借、調檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表 （附件一）申請部門經理審核并簽署意見主 管副總經理審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。合同借出期 限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。發生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應 馬上督促經辦人必須即時歸還。 5.合同復印件借用流程： 由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申

18、請部門經理審核并簽署意見行政部 經理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續是否完整后，在復印件上加蓋“此復 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領用。 6.日常合同維護： 合同歸檔后，管理員平時應多抽檢錄入信息是否有誤，及時更新和修改，嚴格遵守檔案管理規 范，細心做好每一份文件的錄入、歸檔、管理、維護等工作，多鉆研能提高檔案管理有效的方式方 法。 第三節第三節 銷售合同的管理銷售合同的管理 第十六條第十六條 商品房買賣合同蓋章及歸檔流程 1.銷售合同的蓋章： 銷售買賣合同必需是法律事務部審核及房管局要求的格式合同為依據。合同蓋章前，由簽約部 經辦人在銷售買賣合同蓋章登記表

19、（附件二）上做好登記,具體登記內容：日期、樓盤名稱、合 同編號、房號、業主名， 登記完畢即可到行政部蓋章，蓋章前必須核對登記內容與紙質合同是否 一致，確認完全無誤即可蓋章。蓋章完畢再打印該登記表，由經辦人-簽約主管-銷售部負責人審批 簽名后即可領取已加蓋公章合同。簽約中心每月定期將已經房管局鑒證過的有效合同移交到檔案 室，由經辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號分類存放檔案室。 蓋章過程中注意事項：廣州市房地產交易與權屬登記詢問記錄表；家庭成員情況申報表； 戶口簿復印件；結婚證（或未婚證等等其他婚姻情況證明復印件） ；個人所得稅繳納證明或 社會保險繳納證明等復印件；合同涂改的內容等等都要

20、加蓋公章。蓋完公章后加蓋法人代表私章 的同時，必需認真檢查合同是否漏蓋章的地方。 銷售買賣合同蓋章登記簿交給檔案管理員，合 同備案后其中一份原件合同交回行政部存檔， 該登記表作為對應蓋出的合同與歸還存檔的合同數量 是否一致的憑證。 2.銷售空白認購書、 贈送管理費確認書、 車位使用權確認書蓋章及歸檔流程： 由于空白認購書、 贈送管理費確認書、 車位使用權確認書印刷文件內容必須經過銷售策劃中心及法律事務部審批后格 式文版確認，固必需由行政部統一印刷，方可執行蓋章。由銷售部經辦人電話先通知，電話中會告 訴樓盤名、數量、用途，行政部提前蓋好章，然后按照對應表格作登記商品房認購蓋章登記表 （附件三）

21、、贈送管理費確認書蓋章登記表（附件四） 、車位使用權確認書蓋章登記表（附件五） ， 具體登記內容日期、樓盤、編號、份數、權屬、領用人，再由使用人呈遞銷售部負責人審批簽名后 即可領取。手續齊全后商品房認購蓋章登記表 、 贈送管理費確認書蓋章登記表 、 車位使用權 確認書蓋章登記表 ，轉交給檔案管理員，由于蓋章的都是一式肆聯，樓盤用完后其中一聯要交回 行政部存檔的，該登記表作為對應蓋出與歸還存檔數量是否一致的憑證。簽約中心定期將已經過房 管局鑒證過的有效合同移交到檔案室，由經辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號分類存 放檔案室。 3.美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約

22、協議蓋章及歸檔流程： 美好兒童世界租賃合同必須附有李生簽字審批的租價表或者報告為依據，美好租賃合同、解約協議 金額 100 萬元以下（含 100 萬元）由王珩總審批，超過 100 萬以上的合同由李生審批。以上美好置 業兩類合同均附有合同（協議）評審記錄表 （附件六）由美好毛躍華、程怡、潘繼軍審批后呈 法律事務部負責人審批。然后對應前置依據手續齊全的合同，經辦人做合同登記，具體登記內容 要求：序號、日期、項目、合同名稱、合同類別、詳細地址、對方單位、合同編號、蓋章份數、經 辦人、行政存檔、行政部簽收。行政執行蓋章人核對登記內容與紙質合同是否一致。確認無誤即可 蓋章，蓋章完畢打印該登記表由經辦人呈

23、遞潘繼軍簽名確認。富力美好租賃合同登記表 （附 件七）轉交給檔案管理員，租賃合同一式肆份蓋完章所有合同原件由經辦部門呈送房管局備案后， 然后其中一份合同原件歸還行政部存檔，該登記表作為對應蓋出與歸還存檔數量是否一致的憑證。 美好二手買賣合同蓋章流程則參照“銷售商品房買賣合同蓋章流程” 。美好置業文員定期將已經 過房管局登記備案過的有效合同移交到檔案室，由經辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編 號分類存放檔案室。 4.管理員接收到新合同后檢查是否符合歸檔條件，各地區公司按所需類別分類編號，嚴格按照 OA 檔案管理系統內容錄入相應的數據，核對數據無誤后把合同原件裝訂入庫存放檔案室。 第十七條第

24、十七條 銷售合同的使用 1.借、調檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。合同借出期限一般不能 超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。發生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應馬上督促經 辦人必須即時歸還。 2.復印件借用流程： 由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經理審核并簽署意見行政部 經理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續是否完整后，在復印件上加蓋“此復 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領用。 第四節第四節 開發資料的管理開發資料的管理 第十八條第十八條

25、開發資料的類別 項目開發期間所產生的文件主要由三塊主干業務產生：國土類、規劃類、市政建設類，整個新 開發項目從拍賣開始到最終業主取得產權證總共會產生 80 個節點，節點當中也會因應不同情況產 生不同的開發文件（詳見附件八） ，管理員應按照時間順序催促經辦部門移交相關開發資料存檔。 第十九條第十九條 開發資料的歸檔及管理規范 1.管理員接收到新的開發資料后檢查是否符合歸檔條件，按類別分類編號，嚴格按照 OA 檔案 管理系統內容錄入相應的數據，核對數據無誤后把資料原件入庫存放檔案室相應的檔案柜。歸檔后 的資料平時應多抽檢錄入信息是否有誤，及時更新和修改，嚴格遵守檔案管理規范，細心做好每一 份文件的

26、錄入、歸檔、管理、維護等工作。 2.開發資料借、調檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。文件借出期限一般不能 超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。 3.開發資料復印件借用流程： 由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經理審核并簽署意見行政部 經理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續是否完整后，在復印件上加蓋“此復 印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領用。 第五節第五節 工程圖紙的管理工程圖紙的管理 第二十條第二十條 工程圖紙的類別 每個項目基本產生的圖紙包括

27、：報建圖（報建換圖） 、方案復函圖、施工圖、國土證附圖、用 地紅線圖、排水設計圖、竣工圖、人防施工報建圖、道路報建圖、單體方案圖、準予行政許可決定 書附圖。 第二十一條第二十一條 圖紙的歸檔及管理規范 1.經辦部門把辦理回來的圖紙原件移交到行政部檔案管理員處，做好移交登記簽收手續。管理 員按類別流水號編號錄入 OA 系統，分類存放檔案室相應的圖紙檔案柜。 2.圖紙借、調檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。圖紙借出期限一般不能 超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。 第六節第六節 聲像檔案聲

28、像檔案 第二十二條第二十二條 聲像資料的類別 聲像檔案包括：公司各類大型活動、重要會議的照片、錄像及錄音。 第二十三條第二十三條 聲像檔案的歸檔及管理規范 1.活動結束后一周內，由活動負責人把活動照片、錄像的成品及電子版移交到檔案室存檔， 存檔光盤需清晰標明活動名稱及時間，大型活動還需要制作精美的畫冊以存留檔。 2.聲像借檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出。聲像檔案必須當天借當 天歸還，而且在沒有行政部主管領導同意的情況下不能擅自拷貝自用，一經發現嚴厲處罰。 第七節第七節 榮譽實物檔案榮譽實

29、物檔案 第二十四條第二十四條 榮譽實物的類別 榮譽實物一般包括：獎牌、獎杯、證書、外方授予的紀念品等。 第二十五條第二十五條 榮譽實物的歸檔及管理規范 1.收到榮譽實物后做好簽收記錄，管理員拍照后分類留存電子版本在電腦指定文件夾，另備份 在檔案室專用移動硬盤內。 2.榮譽實物借檔流程： 由申請部門人員填寫借調文件審批表申請部門經理審核并簽署意見主管副總經理 審批檔案員核對借調文件審批表上的審批手續是否完整方可借出，借出期限具體看辦理用 途而界定。 第八節第八節 對外發文的管理對外發文的管理 第二十六條第二十六條 對外發文的蓋章復印件留存方法 所有對外發文的文件蓋章需一式兩份文本，一份由經辦部門

30、相關主管負責人簽名確認，另一 份需過有公司名稱抬頭的便簽紙后方可蓋章，蓋章后復印一份與簽名原件一并由行政部存檔。 第二十七條第二十七條 對外發文的分類保管及管理規范 收到對外發文留存的復印件后，按照公司名稱和產生時間的順序分類歸檔，然后放入檔案盒 保存以便日后翻查。 第九節第九節 集團公司通知通告的保存管理集團公司通知通告的保存管理 第二十八條第二十八條 由前臺文員負責把人事通告、 集團通知及企管中心通知按類別和文號順序分類 保存在相應的文件夾內，檔案管理員定期進行檢查，按月度歸檔存入檔案室。 第十節第十節 集團公司重大會議紀要的保存管理集團公司重大會議紀要的保存管理 第二十九條第二十九條 重

31、大會議紀要是指由集團董事長或總經理主持召開的重大會議， 會后由相關秘書 將由會議主持人簽發的會議紀要移交到行政部檔案室， 管理員按照類別及會議紀要的文號順序歸檔 保存。 第十一節第十一節 大型活動資料收集及保管大型活動資料收集及保管 第三十條第三十條 集團重要活動的策劃方案、預算批復、活動流程、工作人員手冊、活動畫冊等資料 在活動后一周內由活動負責人移交到檔案室，管理員按照活動類別及時間歸檔保存。 第十二節第十二節 公司集體戶戶口卡的保管公司集體戶戶口卡的保管 第三十一條第三十一條 集體戶籍卡保存及借調檔的管理 1.人事部將已辦理入戶手續的戶籍卡移交到行政部檔案室，經辦人辦理移交手續，管理員把

32、戶 籍卡按辦理時間的順序存放在居民戶口薄內存放檔案室保管。 2.借用戶籍卡人員需在戶籍卡借用登記薄 （附件九）上登記方可借出，一般情況下在一周 內歸還。 第十三節第十三節 印鑒使用申請薄的使用及存檔管理印鑒使用申請薄的使用及存檔管理 第三十二條第三十二條 行政部按部門、子公司分別印制相應的印鑒使用申請薄 （附件十） ，統一存放 在行政部公章管理員處，經辦部門每次使用需辦理印鑒使用申請薄借出登記手續。當印鑒使 用申請薄使用完畢時，由相關部門或子公司向行政部提出領用新薄需求申請，領用新薄必須將舊 薄同時交回， 經辦人與行政部檔案管理員辦理登記領用及歸還手續。 使用完畢的 印鑒使用申請薄 按部門、時

33、間排序存放檔案室。 第十四節第十四節 其它文件的管理其它文件的管理 第三十三條第三十三條 其它需存檔文件包括：集團屬下的商標證；各子公司刻章許可證回執；公 司內部刊物富力號 、 新富力 、 新家園 、 富力東方 ；行政部負責統籌廣州公司申請 購買的過節禮品、購物卡明細匯總表；員工過節福利明細匯總表；媒體資訊匯總。以上資料均 以按類別及產生的時間順序分類存放檔案室。 第六章第六章 檔案分類大綱檔案分類大綱 類目 范疇 歸 檔 范 圍 公 司 證 照 內資企業 證照 企業法人營業執照正副本、組織機構代碼證正副本、IC卡（或數字證書） 、國稅證正副本、地稅證正 副本、統計證、社保登記證。 外資企業

34、證照 企業法人營業執照正副本、組織機構代碼證正副本、IC 卡（或數字證書） 、國稅證正副本、地稅證正 副本、 統計證、 外商投資企業批準證書正副本、 財政登記證正副本、 海關登記證正副本、 社保登記證、 外匯登記證。 新設立內資公司工商 登記材料 存檔原件 全體股東簽署的公司章程；驗資報告；法定代表人、董事、監事和經理的任職文件（股東會決議、監 事會決議） ；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同） 。 新設立外資公司工商 登記材料 存檔原件 全體股東簽署的公司章程；合營合同（外經審批用） ；驗資證明；法定代表人、董事、監事和經理的 任職文件 （董事會決議、 監事會決議） ； 公

35、司場地使用證明 （無償使用證明或房管局備案的租賃合同） 。 各類資質證 房地產開發企業資質證 （市政部） 、 建筑業企業資質證 （建筑公司） 、 物業管理企業資質證 （物業公司、 美好置業） 、建筑設計企業資質證（設計院） 、工程監理企業資質證（監理公司） 。 其他證照 集團屬下的商標證；各子公司刻章許可證回執。 開 發 合 同 招、拍、掛形式 產生合同 成交確認書 、和國有土地出讓合同 。 轉讓形式 產生合同 合作意向書 、 框架協議和土地使用權轉讓協議 。 銷 售 集團 銷售合同 商品房買賣合同 合 同 美好置業 合同 美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約協議 開 發

36、 資 料 開 發 資 料 國土類開發資料 建設用地批準書 、 國有土地使用證 、 廣東省廣州市商品房預售許可證 。 規劃類開發資料 建設用地規劃許可證 、廣州市規劃局立案申請回執 、關于同意修建性規劃調整方案的復函 、廣 州市規劃局立案申請回執 、 關于送審單體建筑設計方案的復函 、 建設工程規劃許可證 、 建設工 程規劃驗收合格證 、 廣州市建設工程放線測量記錄冊 、 建設工程規劃驗收測量記錄冊 。 市政建設類 開發資料 廣州市建設工程檔案報送責任書 、 廣州市配套設施建設費繳交通知書 、 關于住宅區建筑設計衛 生學意見的函 、人防工程專項竣工驗收備案意見書 、竣工環保驗收函 、設計招標的中

37、標通知書 、 監理招標的中標通知書 、 施工招標的中標通知書 、 廣州市居住（公共）建筑節能設計審查備案 表 、 廣州市民用建筑節能工程施工質量驗收備案登記表 、 余泥渣土排放證 、 廣州市公安消防局 建設工程消防設計的審核意見 、 準予行政許可決定書 、 廣州市區建設和市政局開挖道路許可證 、 建筑工程施工許可證 、 供水設施驗收報告 、 臨時排水許可證 、 廣州市公安消防局建設工程消 防驗收合格意見書 、 建設工程施工質量驗收監督意見書 、 檔案確認書 、 房屋建筑工程和市政基 礎設施工程竣工驗收備案表 、廣州市配套設施建設費繳交通知書 、排水許可證 、公建配套移交 、 邀標核準書 。 其

38、它資料 房屋面積預測量成果報告書 、 地名申請回執 、 關于命名的批復 、 申請（變更）門牌批準通知 書 、 廣州市建設工程施工圖審查備案 、 關于建筑工程抗震設防專項審查意見批復 、 基坑支護設 計審查批復 、 關于小區初步設計技術評審意見 。 工程 圖紙 報建圖（報建換圖） 、方案復函圖、施工圖、國有土地使用證附圖、用地紅線圖、排水設計圖、竣工 圖、人防施工報建圖、道路報建圖、單體方案圖、準予行政許可決定書附圖。 聲像 檔案 公司各類大型活動、重要會議的照片、錄像及錄音。 榮譽 實物 獎牌、獎杯、證書、外方授予的紀念品等。 文 書 檔 案 對外發文 所有對外發文蓋章后復印一份與有主管負責人

39、簽名原件一并存檔。 集團通知通告 人事通告、集團通知及企管中心通知原件 集團重大會議紀要 集團董事長或總經理主持召開的重大會議，會后由相關秘書將由會議主持人簽發的會議紀要。 大型活動資料 集團重要活動的策劃方案、預算批復、活動流程、工作人員手冊、活動畫冊等資料。 第七章第七章 檔案的保管檔案的保管 第三十四條第三十四條 檔案室內嚴禁存放易燃易爆物品及其他物品,保持室內,走廊暢通無阻,必須配備 適用的滅火器，對室內照明線路要定期檢查,發現問題,及時搶修,防止短路引起火災。 第三十五條第三十五條 檔案管理員要堅持定期對檔案資料進行檢查,清理,核對工作,如發現問題,立即 向領導報告,對破損或褪變檔案應及時進行搶救。 第三十六條第三十六條 檔案人員離開檔案室時,注意門窗落鎖,安全保密,非檔案室管理人員,未經批準 不得進入檔案室。 第八章第八章 附則附則 第三十七條第三十七條 本細則由富力地產集團行政部負責解釋。 第三十八條第三十八條 本細則自二一二年八月二十三日起實行。 附件一:借調文件審批表 附件二:銷售買賣合同蓋章登記本表 附件三:商品房認購蓋章登記表 附件四:贈送管理費確認書蓋章登記表 附件五:車位使用權確認書蓋章登記表 附件六:合同（協議）評審記錄表 附件七:富力美好租賃合同登記表 附件八：2012 開發流程示意圖 附件九： 戶籍卡借用登記表 附件十： 印鑒使用申請表