1、檔 案 管 理 制 度檔 案 管 理 制 度 1 1 目的目的 為明確陽光百貨檔案的范圍、分類、歸檔及調閱流程、管理標準， 特制定本制度。 2. 2. 適用范圍適用范圍 適用于陽光百貨所有檔案的管理。 3. 3. 職責職責 3.1 3.1 辦公室負責公司檔案的集中管理。 3.23.2 其它各部門負責本部門留存檔案的管理。 4.4. 工作內容工作內容 4.1 檔案的范圍 4.1.1 按檔案內容分： a) 行政文書檔案。 b) 財務檔案。 c) 人事檔案。 d) 業務檔案。 e) 工程技術檔案。 f) 其他質量記錄檔案。 4.1.2 按檔案承載媒介分： a) 紙質檔案。 b) 多媒體檔案。 4.2
2、 行政文書檔案、業務檔案等由辦公室集中存檔，各部門可根據需要 留存副本；工程技術檔案由總務部保管；財務檔案由財務部保管； 人事檔案由人力資源部保管； 其他質量記錄檔案分別由各使用部門 保管。 4.3 辦公室及各部門應設立專人對檔案進行保存和管理。 檔案管理人員 應具有保密意識， 未經批準不得向他人提及有關檔案內容， 不得隨 意調出、登錄有關檔案，具體執行保密工作管理制度 。 4.4 檔案管理人員調離或不再負責檔案管理工作時，應盡快做好交接手 起草人：起草人： 審核人：審核人： 批準人：批準人： 續。按檔案目錄核準所有檔案后，交接雙方及部門負責人在交接明 細表上簽字確認。 4.5 檔案的接收 4
3、.5.1 各部門每月月底整理本部門檔案，并將行政文書檔案、業務檔案送 至辦公室（促銷活動以活動結束日一周之內整理、提交檔案） ，詳細 填寫檔案接收登記表 ，內容包括交接時間、文件名、文件頁數、 經辦部門、交接人、歸檔編號等。 4.5.2 接收檔案時，檔案管理人員應按如下內容檢查文件： a）檢查文件及其附件是否完整，如有缺損應立即追查及時歸入。 b）若檔案經過抽查，則經查文件應由抽查部門經理簽字確認。 c）文件的處理手續必須完善，如有遺漏應立即退回經辦部門。 d）與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件應立即退回經辦部門。 4.6 檔案的編號 4.6.2 檔案以一案一號為原則。 4.6.3 編號方式
4、：A1A2-B1B2C1C2-D1D2 4.6.4 其中 A1A2 為經辦部門編號，由經辦部門名稱的英文縮寫組合表示， 如人力資源部以 HR 表示； 4.6.5 B1B2為主題內容編號，是對檔案涉及事件的一個概括性描述，以涉及 事件的英文縮寫表示，如人事任用以 EMP 表示，合同以 CON 表示。 4.6.6 C1C2 為涉及種類編號。 4.6.7 D1D2 為內部編號，以十進制阿拉伯數字表示。 4.6.8 檔案分類各級名稱確定后，將所有分類各級名稱及代碼編號按 AZ 排列。 4.6.9 各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時做增 補之用。 4.6.10 各級名稱一經確定后不宜
5、變動， 如需改變應經領導審查并擬定新舊 檔案編號對照表。 4.7 檔案保管 4.7.2 每一部類歸于一個檔案盒，若需兩個或兩個以上檔案盒，需對每個 檔案盒編號。其中，各部門類按不同部門分別歸類。 4.7.3 每一檔案盒內應配有檔案目錄，文件歸檔時應分類依序編號，登記。 4.7.4 文件保存期限除政府有關法令或本企業其它規章制度特定者外，均 以下列規定辦理： a）永久保存：公司章程、各種規章制度；公司的各種榮譽證書；與 市區政府的會議記錄、董事會及股東會議記錄；財務報表，政府機 關核準文件，不動產所有權及其它債權憑證；工程設計圖及其它經 核定的需永久保存的文書。 b）10 年保存：預算、決算書類
6、，會計憑證；事業計劃資料及其它 經核準需保存 10 年的文書。 c）5 年保存：經核準保存 5 年的文書。 d）3 年保存：期滿或解除的合約。 e）1 年保存：結案后無長期保存必要者。 4.7.5 檔案保存期滿者，經辦公室負責人審批后予以銷毀，銷毀的文件應 填制文件/記錄銷毀審批表 ，明確銷毀文件名稱、銷毀時間、銷 毀人。 4.7.6 保存期滿但其部分內容經核定后仍有保存價值的，應填制作廢文 件/記錄保留審批表將保存部分保留，更改其編號；將其余部分予 以銷毀。 4.7.7 保存條件 a）檔案管理人員應保持良好的衛生環境，及時打掃檔案櫥內衛生， 保持檔案清潔，采取相應措施，對檔案進行防盜、防潮、
7、防火、防 光、防蟲、防霉、防塵的保護工作。 b）定期檢查檔案的完整情況，文件若有皺褶、破損、參差不齊等情 形需及時補整、裁切、折疊，使文件整齊劃一。 4.7.8 辦公室每季度對各部門的檔案管理情況進行檢查。 4.8 檔案的調閱 4.8.1 調閱檔案需填寫文件/記錄借閱登記表 ，經檔案保管部門負責人 批準后，檔案管理人員憑文件/記錄借閱登記表調出檔案交予調 閱人。 4.8.2 調閱單由管檔人員保存，以備催還檔案。 4.8.3 檔案如需帶出公司，必須經總經理簽字批準。 4.8.4 檔案歸還時，檔案管理人員必須核查無誤后方能歸檔。 4.8.5 普通檔案借閱時間最長為一周，機密文件不得帶出辦公室或由辦
8、公 室人員陪同使用。如有特殊情況需延長調閱時間時，應按調閱程序 重新辦理。 4.8.6 調閱人員必須愛護檔案，確保檔案的安全性與保密性；不得擅自對 檔案進行涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝 影、損壞等，需要時由檔案管理人員統一復印，具體執行保密工 作管理制度 。 4.8.7 調閱人員應于規定期限內歸還檔案。如有其他人員調閱同一檔案時， 應變更登記，不得私自轉借。 4.8.8 調閱檔案只限于與所經辦業務有關，如調閱與業務無關的檔案，必 須經辦公室經理同意。 5 5 相關文件相關文件 51 保密工作管理制度 6 6 記錄記錄 61 檔案接收登記表 62 文件/記錄銷毀審批表 63 作廢文件/記錄保留審批表 64 文件/記錄借閱登記表 本制度自本制度自 20042004 年年 3 3 月月 3 3 日起日起生效生效 檔案接收登記表檔案接收登記表 日 期 報送人 接收人 檔案名稱 備 注
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