百貨公司商場(chǎng)檔案管理制度（7頁(yè)）.doc

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百貨公司商場(chǎng)檔案管理制度（7頁(yè)）.doc

1、檔案管理制度檔案管理制度 1 1 目的目的為明確陽(yáng)光百貨檔案的范圍、分類、歸檔及調(diào)閱流程、管理標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。 2. 2. 適用范圍適用范圍適用于陽(yáng)光百貨所有檔案的管理。 3. 3. 職責(zé)職責(zé) 3.1 3.1 辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理。 3.23.2 其它各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)留存檔案的管理。 4.4. 工作內(nèi)容工作內(nèi)容 4.1 檔案的范圍 4.1.1 按檔案內(nèi)容分： 4.1.1.1 行政文書(shū)檔案。 4.1.1.2 財(cái)務(wù)檔案。 4.1.1.3 人事檔案。 4.1.1.4 業(yè)務(wù)檔案。 4.1.1.5 工程技術(shù)檔案。 4.1.2 按檔案承載媒介分： 4.1.2.1 紙質(zhì)

2、檔案。 4.1.2.2 多媒體檔案。 4.2 各部門(mén)在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案均應(yīng)報(bào)送辦公室集中存檔，各部門(mén)可根據(jù)需要留存副本。特殊情況原件必須由原部門(mén)保管的，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后將副本報(bào)送辦公室存檔。 4.3 辦公室及各部門(mén)應(yīng)設(shè)立專人對(duì)檔案進(jìn)行保存和管理。檔案管理人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向他人提及有關(guān)檔案內(nèi)容，不得隨意調(diào)出、登錄有關(guān)檔案。 4.4 檔案管理人員調(diào)離或不再負(fù)責(zé)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)盡快做好交接手續(xù)。按檔案目錄核準(zhǔn)所有檔案后，交接雙方及部門(mén)負(fù)責(zé)人在交接明細(xì)表上簽字確認(rèn)。 4.5 檔案的接收起草人：起草人：審核人：審核人：批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)人： 4.5.

3、1 各部門(mén)每月月底整理本部門(mén)檔案送至辦公室（促銷活動(dòng)以活動(dòng)結(jié)束日一周之內(nèi)整理、提交檔案），詳細(xì)填寫(xiě)檔案接收登記表，內(nèi)容包括交接時(shí)間、文件名、文件頁(yè)數(shù)、經(jīng)辦部門(mén)、交接人、歸檔編號(hào) 等。 4.5.2 接收檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按如下內(nèi)容檢查文件： a）檢查文件及其附件是否完整，如有缺損應(yīng)立即追查及時(shí)歸入。 b）若檔案經(jīng)過(guò)抽查，則經(jīng)查文件應(yīng)由抽查部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。 c）文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 d）與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。 4.6 檔案的編號(hào) 4.6.2 檔案以一案一號(hào)為原則。 4.6.3 編號(hào)方式：A1A2-B1B2C1C2-D1

4、D2 4.6.4 其中 A1A2 為經(jīng)辦部門(mén)編號(hào)，由經(jīng)辦部門(mén)名稱的英文縮寫(xiě)組合表示，如人力資源部以 HR 表示； 4.6.5 B1B2為主題內(nèi)容編號(hào)，是對(duì)檔案涉及事件的一個(gè)概括性描述，以涉及事件的英文縮寫(xiě)表示，如人事任用以 EMP 表示，合同以 CON 表示。 4.6.6 C1C2 為涉及種類編號(hào)。 4.6.7 D1D2 為內(nèi)部編號(hào)，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 4.6.8 檔案分類各級(jí)名稱確定后，將所有分類各級(jí)名稱及代碼編號(hào)按 AZ 排列。 4.6.9 各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)做增補(bǔ)之用。 4.6.10 各級(jí)名稱一經(jīng)確定后不宜變動(dòng)，如需改變應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查

5、并擬定新舊檔案編號(hào)對(duì)照表。 4.7 檔案保管 4.7.2 每一部類歸于一個(gè)檔案盒，若需兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案盒，需對(duì)每個(gè) 檔案盒編號(hào)。其中，各部門(mén)類按不同部門(mén)分別歸類。 4.7.3 每一檔案盒內(nèi)應(yīng)配有檔案目錄，文件歸檔時(shí)應(yīng)分類依序編號(hào)，登記。 4.7.4 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其它規(guī)章制度特定者外，均以下列規(guī)定辦理： a）永久保存：公司章程、各種規(guī)章制度；公司的各種榮譽(yù)證書(shū)；與市區(qū)政府的會(huì)議記錄、董事會(huì)及股東會(huì)議記錄；財(cái)務(wù)報(bào)表，政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件，不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖及其它經(jīng)核定的需永久保存的文書(shū)。 b）10 年保存：預(yù)算、決算書(shū)類，會(huì)計(jì)憑證；事業(yè)計(jì)劃

6、資料及其它經(jīng) 核準(zhǔn)需保存 10 年的文書(shū)。 c）5 年保存：經(jīng)核準(zhǔn)保存 5 年的文書(shū)。 d）3 年保存：期滿或解除的合約 e）1 年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 4.7.5 檔案保存期滿者，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批后予以銷毀，銷毀的文件應(yīng) 填制文件/記錄銷毀審批表，明確銷毀文件名稱、銷毀時(shí)間、銷毀人。 4.7.6 保存期滿但其部分內(nèi)容經(jīng)核定后仍有保存價(jià)值的，應(yīng)填制作廢文件/記錄保留審批表將保存部分保留，更改其編號(hào)；將其余部分予以銷毀。 4.7.7 保存條件 a）管檔人員應(yīng)保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，及時(shí)打掃檔案櫥內(nèi)衛(wèi)生，保持檔案清潔，采取相應(yīng)措施，對(duì)檔案進(jìn)行防盜、防潮、防火、防光、防蟲(chóng)、防霉

7、、防塵的保護(hù)工作。 b）定期檢查檔案的完整情況，文件若有皺褶、破損、參差不齊等情形需及時(shí)補(bǔ)整、裁切、折疊，使文件整齊劃一。 4.8 檔案的調(diào)閱 4.8.2 調(diào)閱檔案需填寫(xiě)檔案調(diào)閱單，內(nèi)容包括調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱人、調(diào)閱用途、調(diào)閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)主管、檔案保管部門(mén)負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)后，管檔人員憑檔案調(diào)閱單調(diào)出檔案交予調(diào)閱人。 4.8.3 調(diào)閱單由管檔人員保存，以備催還檔案。 4.8.4 檔案如需帶出公司，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 4.8.5 檔案歸還時(shí)，管檔人員必須核查。無(wú)誤后立即歸檔。 4.8.6 調(diào)閱單以一單一案為原則。普通檔案借閱時(shí)間為一天，機(jī)密文件不得帶出辦公室或由辦公室人員陪同使

8、用。如有特殊情況應(yīng)延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 4.8.7 調(diào)閱人員必須愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的安全性與保密性；不得擅自對(duì) 檔案進(jìn)行涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、損壞等。否則按違反保密工作管理制度追究當(dāng)事人責(zé)任。需要時(shí)由管檔人員統(tǒng)一復(fù)印。 4.8.8 調(diào)閱人員應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如有其他人員調(diào)閱統(tǒng)一檔案時(shí)，應(yīng)變更登記，不得私自轉(zhuǎn)借。 4.8.9 調(diào)閱檔案只限于與所經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案，必須經(jīng)辦公室經(jīng)理同意。 5 相關(guān)文件相關(guān)文件 51 保密工作管理制度 6 記錄記錄 61 檔案接收登記表 62 文件/記錄銷毀審批表 63 作廢文件/記錄保留審批表 64 檔案調(diào)閱單本制度自本制度自 20032003 年年 9 9 月月 2525 日起生效日起生效檔案接收登記表檔案接收登記表日期報(bào)送人接收人檔案名稱備注檔案調(diào)閱單檔案調(diào)閱單調(diào)閱檔案名稱調(diào)閱人調(diào)閱用途調(diào)閱時(shí)間歸還時(shí)間部門(mén)負(fù)責(zé)人檔案管理負(fù)責(zé)人：經(jīng)辦人：

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