1、會 議 室 管 理 制 度會 議 室 管 理 制 度 制 度 編 號 ： YG/Z-EO-018-A 起 草 部 門 ： 辦 公 室 起 草 人 ： 生 效 日 期 ： 2005 年 2 月 28 日 發 放 范 圍 ： 公 司 各 部 門 （ OA 發 放 ） 審 核 人 ： 批 準 人 ： 會 議 室 管 理 制 度會 議 室 管 理 制 度 1.1. 目的目的 為規范會議室管理，實現有效、合理使用，滿足工作需要特制 定本制度。 2.2. 適用范圍適用范圍 適用于陽光百貨貴賓室、大小會議室及洽談室的管理使用。 3.3. 職責職責 3.1 辦公室負責會議室的全面管理，包括安排使用、調配、內部
2、物 品管理、借用、衛生等。 3.2 前臺負責會議室的日常管理及使用。 3.3 會議室物品借用由辦公室經理負責審批。 4. 4. 工作內容工作內容 4.1 會議室的預定和使用 4.1.1 前臺設有“會議室使用登記表” ，對各會議室（洽談室除外）的 使用實行預約登記管理。 4.1.2 各部門因工作需要使用會議室，應提前到前臺辦理預約，前臺 根據客人身份、數量、會議重要性及時間等因素，進行安排調 配，并進行登記。 4.1.3 因客人臨時到訪無法預約時，前臺需根據各會議室的使用情況 及客人身份、數量等安排調配會議室，接待人員應服從前臺的 安排。 4.1.4 根據使用部門的預定時間，前臺應提前作好相關準
3、備工作，保 證使用部門正常使用。 4.2 會議室日常維護管理 4.2.1 會議室衛生由前臺負責清理，應達到整潔、美觀、氣味清新、溫度適宜、 內部無雜物。 4.2.2 會議室每天清潔， 使用部門使用前后， 前臺均需對會議室進行全面檢查、 整理。 4.2.3 會務用品應配備齊全，不能斷檔。如：飲用水、水杯、茶等。 4.2.4 會議室使用部門應文明使用會議室，墻面、桌面等部位不得隨意張貼、 涂寫，愛護會議室內物品。室內不得吸煙，使用會議室結束時，參會人 員應主動清理個人物品及雜物。 4. 3 會議室內部物品管理及外借 4.3.1 會議室內物品由前臺負責登記保管，確保完好無丟失。 4.3.2 各部門因
4、工作需要，借用會議室內物品，應填寫“工作協調單” ，注明用 途歸還時間等，由部門經理簽字，并經辦公室經理簽字同意后到前臺登 記借用。 4.3.3 物品借用時，借用人員與前臺人員共同對物品進行檢驗，并將檢驗情況 記錄于登記表中，雙方簽字確認。 4.3.4 物品歸還時， 借用人與前臺人員共同對使用情況進行驗收， 若發現問題， 及時查找原因，落實責任人，如有損壞，由相關部門及責任人承擔責任。 4.3.5 對逾期未還的物品，前臺人員應進行催收，如使用期限延長，使用部門 應以“工作協調單”形式，續辦使用申請登記。 4.3.6 借用部門及人員在借用期間，應妥善保護借用物品，避免損壞，如損壞， 照價賠償，不
5、得將借用物品轉借他人，或未按申請的用途進行使用，如 發現將對相關部門及人員進行處罰。 4.3.7 音響、空調等設備要經常檢查維修，保持完好狀態，會議室使用后做到 人走電源關。貴賓室，大會議室使用后需關閉。 5.5. 相關記錄相關記錄 5.1 會議室使用登記表 5.2 桌椅外借登記表 各會議室使用登記表各會議室使用登記表 預訂預訂 日期日期 會議室名稱會議室名稱 使用時間使用時間 部門人員部門人員 簽簽 字字 備備 注注 桌桌 椅椅 外外 借借 登登 記記 表表 借走時借走時 間間 借走部借走部 門門 編號編號 桌椅桌椅 數量數量 完好程度完好程度 借走人借走人 歸還時歸還時 間間 歸還部歸還部 門門 編號編號 桌椅桌椅 數量數量 完好程度完好程度 歸還人歸還人
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