百貨公司商場辦公室行政檔案崗位說明書（2頁）.doc

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百貨公司商場辦公室行政檔案崗位說明書（2頁）.doc

1、崗崗位位說說明明書書部門：部門：辦公室辦公室崗位名稱：行政檔案崗位名稱：行政檔案職責描述：職責描述： 1. 領導工作日程安排領導工作日程安排 1.1. 每周與領導協商，合理安排重大事項，報告本部門負責人，及時協調，為領導做出一周工作的日程表。 1.2. 根據需要隨時及時調整日程安排，并將變動提前通知有關部門。 1.3. 按照領導工作日程表，提前協調有關部門做好有關準備工作，并及時提醒領導，保證各項工作正常進行。 2. 公文的收發、處理、傳遞、督辦公文的收發、處理、傳遞、督辦 2.1. 部門報送文，審查內容、格式、程序是否符合規定，合格的盡可能提出擬辦意見后報送領導，不合格

2、的退回報送部門；對有時間限定的公文，及時提醒領導，按時批閱處理。 2.2. 對領導批閱后的文件應進行歸類、登記，之后轉有關部門，并按領導批示要求進行督辦，重要文件和批示應及時通知部門負責人。督辦結果及時反饋給領導。 2.3. 對收到的文件及時篩選、登記、分類、編號、擬辦、呈送，保證送到領導手里文件的質量，保證領導首先處理重要的公文。 3. 生活服務工作生活服務工作 3.1. 協助總經理、辦公室主任做好領導外出前的準備工作，如生活安排、電話聯系、接送安排、借款、贈送禮品、車旅費的報銷等。 3.2. 負責領導辦公室的衛生清潔工作。 3.3. 負責領導辦公室的衛生清潔工作。 3.4. 做好經理

3、辦公室、會議室的下班整理工作，檢查基本設施完好后方可離開。 3.5. 管理領導工作必須的物資器材和財務開支。 4. 公共關系工作公共關系工作 4.1. 根據工作需要，協助經理對領導出訪及接待來訪活動進行安排，并列入領導工作日程。 4.2. 根據領導工作需要，協助經理安排人員陪同領導進行接待工作和出訪工作，參加有關社會公關活動，做好有關事務的協調工作。 4.3. 對日程安排之外的來訪，根據重要程度做出合理安排。重要來訪通知領導后做出安排，不重要的來訪原則上不能影響領導工作安排，可與對方協商另行安排時間。 4.4. 根據領導工作需要，合理安排時間，對影響領導工作的，以靈活的方式予以調整。 4.

4、5. 做好各種禮尚往來工作，維護公司形象和領導個人形象。 5. 文件和資料管理文件和資料管理 5.1. 負責總經理工作檔案的整理和裝訂。 5.2. 對有關公司經營管理的資料和經濟指標數據進行整理、保存。 5.3. 負責總經理辦公室會務及會議記錄的整理和歸檔工作。 5.4. 負責相關文件和資料的收集、分類、整理、立卷、歸檔、清繳和銷毀。 6. 檔案的管理檔案的管理 7. 統計報表統計報表 8. 圖書管理圖書管理 8.1. 負責辦理借閱圖書的登記、監督。 8.2. 負責對圖書進行合理保存和養護。 8.3. 負責對圖書進行分類、編號、歸檔保存。 9. 其他工作其他工作 9.1. 負責及時下發會議通知

5、，分發信函。 9.2. 保管和按規定使用公司公章及領導印章，開具介紹信、證明信等。 9.3. 負責報刊、雜志的訂閱和經領導批準的工具書的購買。 9.4. 負責電話記錄、接轉，并及時按規定傳達電話內容。 9.5. 負責接待用品的購買、保管及發放工作。 9.6. 對前臺接待、打字復印進行管理和考核。 9.7. 負責對小車隊進行管理，確保領導用車。技能要求：技能要求： 1. 知識面廣，思維敏捷，有較強的適應能力、應變能力、調查分析能力、協調能力，并具有獨立解決問題的能力； 2. 有較強的文字表達能力和總結歸納能力，并熟悉企業經營管理和綜合業務工作，能熟練操作微機； 3. 品行端正，好學上進，誠實正直，認真細心，責任心強，保密意識強； 4.4. 身體健康，能承擔較繁重的工作。學歷要求：學歷要求：大學專科及以上學歷培訓要培訓要求：求： 1公共關系學。 2檔案管理培訓。 3商務禮儀。 4會務管理。