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百貨公司商場(chǎng)購(gòu)銷合同管理制度（9頁(yè)）.doc

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百貨公司商場(chǎng)購(gòu)銷合同管理制度（9頁(yè)）.doc

1、購(gòu) 銷合同管理制度購(gòu) 銷合同管理制度 1.1. 目的目的為規(guī)范公司內(nèi)購(gòu)銷合同的簽訂、建檔程序，加強(qiáng)購(gòu)銷合同管理，特制定本制度。 2.2. 適用范圍適用范圍本制度適用于陽(yáng)光百貨商品購(gòu)銷合同的管理。 3.3. 職責(zé)職責(zé) 3.1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同的洽談、簽訂； 3.2. 總經(jīng)理或其指定授權(quán)人負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同簽訂的最終審批； 3.3. 信息物流中心負(fù)責(zé)合同信息的錄入； 3.4. 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督涉及合同的收費(fèi)情況； 3.5. 辦公室負(fù)責(zé)購(gòu)銷合同及其相關(guān)附件、文件等的存檔，并監(jiān)督合同簽訂程序； 3.6. 其它部門具體執(zhí)行合同相關(guān)條款并監(jiān)督供應(yīng)商的合同履行。 4.4. 工作內(nèi)

2、容工作內(nèi)容 4.1. 合同的簽訂原則 4.1.1. 簽訂合同必須遵循法律、法規(guī)及公司的各項(xiàng)有關(guān)規(guī)章制度。 4.1.2. 簽訂合同者必須為合法的法人代表或合格的代理人。 4.1.3. 合同應(yīng)當(dāng)條款完備、表達(dá)準(zhǔn)確、內(nèi)容具體、字跡清晰，權(quán)利、義務(wù) 明確、合法。 4.1.4. 合同必須采用書(shū)面形式，國(guó)家或政府以及主管部門規(guī)定須鑒證的合同，應(yīng)進(jìn)行鑒證。 4.2. 購(gòu)銷合同應(yīng)具備的內(nèi)容 a) 雙方單位的名稱、住所、簽署時(shí)間、地點(diǎn)； b) 商品的品牌、品類； c) 商品的數(shù)量及質(zhì)量要求； d) 價(jià)格、扣率及結(jié)賬方式、帳期； e) 運(yùn)費(fèi)及運(yùn)輸方式、提貨地點(diǎn)； f) 違約責(zé)任的承擔(dān)及糾紛的解決方式； g) 合

3、同期限; h) 雙方蓋章，法定代表人或其代理人簽字。起草人：起草人：審核人：審核人：批準(zhǔn)人：批準(zhǔn)人： 4.3. 合同的書(shū)寫(xiě)要求 4.3.1. 合同用黑色簽字筆或鋼筆填寫(xiě)； 4.3.2. 合同書(shū)寫(xiě)認(rèn)真、字跡清晰、規(guī)范，不得出現(xiàn)繁體字、異體字等（為保持供應(yīng)商名稱正確的例外）； 4.3.3. 合同用語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要，不缺項(xiàng)； 4.3.4. 不得空項(xiàng)，無(wú)內(nèi)容用“/”代替 4.4. 合同簽訂流程：參照合同簽訂流程圖（附件一）、合同審批程序表執(zhí)行。供應(yīng) 商證件審核要求參照證件審核要求（附件二）。如無(wú)特殊原因，除涉及供應(yīng)商外，每個(gè)工作流程均要求在當(dāng)日完成。 4.5. 合同檔案的保存 4.5

4、.1. 信息物流中心將生效合同的主要內(nèi)容及基本索證（參照商品質(zhì)量管理制度附件一、附件二）內(nèi)容在合同生效的當(dāng)日錄入計(jì)算機(jī) “合同管理信息系統(tǒng)” ，并將其轉(zhuǎn)入辦公室。 4.5.2. 辦公室將合同文本及相關(guān)證件按樓層、合同編碼時(shí)間順序存檔并建立購(gòu)銷合同建檔目錄。證件存放順序依次為：合同文本、合同附件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、代理委托書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其它證件。 4.5.3. 履行合同過(guò)程中，雙方協(xié)商一致、交涉同意修改的書(shū)文、電報(bào)及其它附件，均屬合同有效組成部分，應(yīng)統(tǒng)一歸檔保存。 4.6. 合同和證件到期的處理 4.6.1. 信息物流中心提前兩個(gè)月從“合

5、同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的購(gòu)銷合同信息，填寫(xiě)到期合同明細(xì)報(bào)采購(gòu)部，由采購(gòu)部準(zhǔn)備有關(guān)資料提報(bào)品牌聯(lián)席會(huì)議對(duì)其進(jìn)行評(píng)議，最終將到期合同分為以下兩類： a) 要求撤柜合同，包括：季節(jié)性商品、不適合商品（銷售差、檔次低、有其它不利因素商品）、供應(yīng)商違規(guī)等其它原因； b) 可進(jìn)行續(xù)簽合同。 4.6.2. 對(duì)各類合同的處理： a) 確認(rèn)續(xù)簽的合同：采購(gòu)部根據(jù)品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào)按照合同簽訂程序，與供方重新簽訂合同。須在合同到期 5 日前辦理完畢。 b) 準(zhǔn)備撤柜和要求撤柜的合同采購(gòu)部根據(jù)“品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào)”填寫(xiě)供應(yīng)商品牌調(diào)整函（附件三），提前一個(gè)月通知供應(yīng)商撤柜事宜，并通報(bào)營(yíng)銷部、總

6、務(wù) 部，配合做好撤柜工作。合同未到期的供方撤柜，采購(gòu)部應(yīng)在計(jì) 算機(jī)“合同管理信息系統(tǒng)”中注明。 4.6.3. 證件的更新 a) 信息物流中心提前一個(gè)月從“合同管理信息系統(tǒng)”中提取即將到期的基本索證信息，填寫(xiě)索證更新明細(xì)報(bào)采購(gòu)部； b) 采購(gòu)部在證件有效期結(jié)束前聯(lián)系供應(yīng)商將證件更換完畢，并將索證更新明細(xì)連同證件返回信息物流中心； c) 信息物流中心將更新的證件內(nèi)容錄入“合同管理信息系統(tǒng)” ，完成后由信息物流中心將證件交辦公室更新存檔。 4.7. 合同的變更 4.7.1. 合同存續(xù)期間，雙方合作內(nèi)容發(fā)生變化，經(jīng)采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商一致后，按合同簽訂程序，可重新簽訂合同。 4.7.2. 合

7、同有效期內(nèi)，供應(yīng)商變更名稱或移交業(yè)務(wù)，應(yīng)由供應(yīng)商出示變更證明（加蓋變更前、后公章及財(cái)務(wù)專用章），承諾“前者（舊戶頭）與陽(yáng)光百貨的一切權(quán)利義務(wù)關(guān)系自 x 年 x 月 x 日起均由后者（新戶頭）承擔(dān)” ，并提供變更后新供應(yīng)商的法人證件、授權(quán)書(shū)等，采購(gòu)部審核確認(rèn)后，填寫(xiě)供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表（一式三聯(lián)，供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部、辦公室各執(zhí)一聯(lián)），經(jīng)總經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)部收費(fèi)后，采購(gòu)部與其重新簽訂合同。 4.8. 監(jiān)督 4.8.1. 采購(gòu)部經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理，是否與合同審批程序表內(nèi)容一致，供應(yīng)商證件、手續(xù)是否齊全。 4.8.2. 總經(jīng)理：審核合同條款是否完備、合理。 4.8.3. 財(cái)

8、務(wù)部 a) 審核合同審批程序是否完備； b) 監(jiān)督供應(yīng)商及時(shí)、足額繳納合同簽訂及執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的入場(chǎng)費(fèi)、裝修押金、商品質(zhì)量保證金等各項(xiàng)費(fèi)用。 4.8.4. 信息物流中心：審核合同審批程序表的內(nèi)容是否完備，審批手續(xù)是否齊全。 4.8.5. 辦公室：對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；審核合同審批程序是否完備，各項(xiàng)流程是否按要求時(shí)間完結(jié)。 4.8.6. 人力資源部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商對(duì)導(dǎo)購(gòu)員的聘用按合同約定執(zhí)行。 4.8.7. 總務(wù)部：監(jiān)督、控制供應(yīng)商的裝修事宜按合同約定執(zhí)行,按計(jì)劃保證質(zhì)量完成。 4.8.8. 營(yíng)銷部： a) 督促供應(yīng)商保證營(yíng)業(yè)員及時(shí)上崗，做好備貨，按計(jì)劃開(kāi)業(yè)。 b) 監(jiān)督、

9、禁止供應(yīng)商超合同范圍經(jīng)營(yíng)及其它違反合同約定事項(xiàng)。 5.5. 附件附件 5.1. 合同簽訂流程圖 5.2. 證件審核要求 5.3. 供應(yīng)商品牌調(diào)整函 6.6. 相關(guān)記錄相關(guān)記錄 6.1. 合同審批程序表 6.2. 購(gòu)銷合同建檔目錄 6.3. 品牌聯(lián)席會(huì)議通報(bào) 6.4. 到期合同明細(xì) 6.5. 索證更新明細(xì) 6.6. 供應(yīng)商變更戶頭申請(qǐng)表品牌聯(lián)席會(huì)議公司/供應(yīng)商 NO 采購(gòu)經(jīng)理審批供應(yīng)商簽章合同文本合同文本、審批表采購(gòu)部總經(jīng)理聯(lián)席會(huì)議同意引進(jìn) 簽訂合同總經(jīng)理審批聯(lián)席會(huì)通報(bào) 公司蓋章信息物流中心錄入合同文本/審批表附件一：合同簽訂流程圖附件一：合同簽訂流程圖 ? 合同

10、審批表合同文本、審批表合同文本 NO YES 合同文本、審批表存檔合同文本/審批表存檔說(shuō)明：品牌聯(lián)席會(huì)議同意引進(jìn)該品牌洽談員與供應(yīng)商簽訂合同采購(gòu)經(jīng)理審批供應(yīng)商簽章總經(jīng)理審批公司蓋章信息物流中心錄入建檔合同轉(zhuǎn)辦公室/供應(yīng)商簽訂合同采購(gòu)經(jīng) 理審批供應(yīng)商簽章總經(jīng)理審批公司蓋章建檔錄入辦公室存檔供應(yīng)商聯(lián)席會(huì) 合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng) 營(yíng)銷部采購(gòu) 部人力資源辦公室財(cái)務(wù) 部總務(wù) 部附件二二：證件審核要求 1.1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照：加蓋供應(yīng)商紅色公章的復(fù)印件。 2.2. 稅務(wù)登記證：通過(guò)年審的原件或清晰的復(fù)印件。 3.3. 委托代理證書(shū)： 3.1.

11、委托銷售：生產(chǎn)廠家或總代理商出示給供方的委托銷售證書(shū)（在有效期內(nèi)）； 3.2. 授權(quán)書(shū)：法人代表給委托人開(kāi)的委托其簽訂合同的證明（原件）。 4.4. 商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)：有效期內(nèi)的清晰復(fù)印件。 5.5. 產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告： 5.1. 要求加蓋所在質(zhì)檢局的公章； 5.2. 提供成品的全項(xiàng)、抽檢質(zhì)檢報(bào)告； 5.3. 每批產(chǎn)品應(yīng)有相對(duì)批號(hào)的報(bào)告，或質(zhì)檢報(bào)告檢驗(yàn)日期在提供日的前一年之內(nèi)； 6.6. 進(jìn)口產(chǎn)品證件（清晰復(fù)印件）：進(jìn)口產(chǎn)品報(bào)關(guān)單、衛(wèi)檢證明、衛(wèi)生部批文。 7.7. 其它證件：衛(wèi)檢報(bào)告（化妝品、餐具、床品等）、準(zhǔn)銷證書(shū)（特殊商品）等。 8.8. 化妝品類：衛(wèi)生檢驗(yàn)證、外埠化妝品索證備案單（市外化妝品）； 9.9. 工藝品類：合格證。注：以上證件有時(shí)間要求的注意證件在有效期內(nèi)。附件三：供應(yīng)商品牌調(diào)整函（供應(yīng)商）：首先，感謝貴公司長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)陽(yáng)光百貨的支持與合作！在與貴公司以往的合作中，雙方感到非常的愉快，增進(jìn)了彼此的交流和溝通，為雙方留下了深刻、美好的印象。但是，考慮到雙方長(zhǎng)期的利益與發(fā)展，根據(jù) ，我公司擬對(duì) 品牌作出調(diào)整，按合同約定終止雙方的合作。請(qǐng)貴公司于年月日前來(lái)我公司采購(gòu)部辦理有關(guān)退場(chǎng)事宜，我公司會(huì)給予積極的協(xié)助和配合。如逾期辦理，將按合同約定執(zhí)行。謝謝合作！順頌商祺！聯(lián)系人：電話：青島陽(yáng)光百貨股份有限公司（簽章）年月日

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