1、武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 1 頁 共 3 頁 1 目的目的 保證公司和部門內部溝通的順暢， 明確召開例會的程序和例會紀要跟進辦法規定召 開公司辦公例會的管理責任、方法和要求，溝通部門內部及全公司范圍內工作進展狀 況，協調解決存在問題，以利于工作的開展。 2 適用范圍適用范圍 本程序適用于公司工作例會、部門工作例會、跨部門工作例會等會議的管理。 3 職責職責 3.1 3.1 總經理辦公室負責召集公司例會紀要和跨部門例會，跟進紀要的落實。 3.2 部門經理負責召集本 部門工作例會，跟進紀要的落實。
2、3.3 職責 3.1.1 部門經理負責確定會議議題、會議主持人。 3.1.2 例會主持人負責會議資料的收集、會議地點的確定、會議通知、本次例會的 主持工作；做好會議紀要并發相關部門。 3.1.3 本部門職員和其它受邀參加會議人員負責參加例會,并參與會議相關議題的 討論。 3.1.4 部門經理負責跟蹤會議決議執行情況。 3.2 3.2 公司工作例會職責公司工作例會職責 3.2.1 總經理辦公室負責召集公司管理例會,并負責會議資料的收集、會議地點的 確定、會議通知及例會的主持工作，并負責會議記錄、及擬制會議紀要。 3.2.2 總經理辦公室主任負責主持辦公例會。 3.2.3 各部門經理要求參加辦公例
3、會，并負責提供會議所需資料。 3.2.4 各部門經理負責執行會議決定，總經理辦公室負責跟蹤會議決定的執行情況。 4 工作程序工作程序 會議主持人 安排會議 a) 由總辦主任 （或部門經理） 擔任或指 定會議主持人公司工作例會由總辦 主任負責主持， 如遇特殊情況也可由 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 2 頁 共 3 頁 參加會議人員 圍繞會前制定的議程 進行討論 會議主持人 宣布會議開始 a) 公司工作例會由總經理做總結； b) 部門工作例會由部門經理做總結； a) 控制要點 5.2 b) 公司管理例會
4、會議內容包括但不限 公司工作例會會議制度： a) 作好會議考勤 b) 宣布會議議題/會議時間/會議紀律 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 3 頁 共 3 頁 總經理/部門經理會議 做總結性發言宣布會 議決定 會議記錄人 整理會議紀要 審核會議紀要 發送會議記錄、存檔 副總經理/部門經理會 議主持人 會議記錄人 a) 公司工作例會會議紀要包括標題、 會 議時間、 地點、 出席人員、 缺席人員、 a) 文件與檔案管理程序 b) 跨部門例會紀要發給與會部門經理、 分管領導和與會者、 總辦信息管理員 c) 部門
5、例會紀要發送分管領導、 本部門 全體、總辦信息管理員； d) 會議紀要應在會議召開后 5 個工作 日內發放給與會人員和總辦信息員； e) 總辦信息員就全公司所有部門的會 總經理辦公室/部門經 理 跟蹤會議決議的執行 a) 會議紀要 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 4 頁 共 3 頁 a) 任務預警和督辦指引總經理辦公室 通過部門工作任務書 、 部門經理半 月報 、業務督辦單等信息的傳遞跟蹤、 監督會議決議的執行情況，部門經理負 責具體執行涉及本部門的會議決議； b) 部門經理負責跟蹤部門工作例會決議
6、的執行情況； c) c) 職員將會議決議列入本人的工作計 劃，部門經理定期（每周或每兩周）檢 查職員計劃完成情況，并作為職員績效 考核的依據； d) d) 下次例會上，會議決議跟蹤人報告 決議執行情況。 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 5 頁 共 3 頁 5 5 控制要點控制要點 5.1 會議安排： 5.1.1 公司工作例會是公司管理級人員的工作例會，至少每月召開一次全公司的工作例 會；同時根據公司經營需要，即時召開專題會議。部門工作例會是部門內部對工 作計劃、管理和總結的工作例會，應至少每兩周召開一
7、次。 5.1.2 確定參加會議的人員名單，并確定會議議題、會議議程；會議中可以包含的議題 有：上次會議決議的執行情況，上階段工作總結，下階段工作的安排，以及各部 門需要協調、溝通的問題。其他議題視情況而定； 5.1.3 5.1.4 主持人以 outlook 的方式向與會人員發送會議通知，通知內容含會議時間、地點、 參加人員、會議議題等內容； 5.1.5 按會議室使用管理規定辦理相關手續。 5.2 會議議題 5.2.1 部門工作例會會議內容包括但不限于：上次會議決議回顧，上階段工作回顧與檢 查、部門工作中遇到的問題及解決方法的討論、下階段工作的計劃和安排、對公 司的一些意見和建議； 5.2.2
8、公司管理例會會議內容包括但不限于：上次會議決議回顧，上階段工作回顧、檢 查；項目實施過程中需協調的事項研究、決定；各項業務運作過程及效果的溝通、 交流；公司運作中需研究決定的一般事項；下階段工作安排。 5.3 部門工作例會是部門內部對工作計劃、管理和總結的工作例會，應每周或每兩周召 開一次。 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 工作例會管理程序 編號：WHVK/QP-02-02 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 6 頁 共 3 頁 6 6 相關文件相關文件 6.1 會議室使用管理規定 WHVK/WI-02-02-01 6.2 任務預警和督辦指引 WHVK/WI-02-02-02 7 7 相關記錄相關記錄 7.1 會議紀要 7.2 部門經理任務書 7.3 部門經理半月報
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