1、武漢市萬科房地產有限公司程序文件 文件與檔案管理程序 編號：WHVK/QP-03-04 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 1 頁 共 3 頁 a) 質量記錄應按照質量記錄一覽表進 行收集，質量體系中已規定有標準表格 （或格式）的必須使用相應表格（或格 式） ，沒有標準表格（或格式）的文件應 標明文件名稱、時間和記錄人 b) 程序文件中規定必須形成的各種記錄， 優先以書面形式保存，如果以電子文件 的形式保存，須提供審批或往來的原始 郵件作為證明 c) 文件經辦人有責任暫時保管文件，并在 規定的時間內移交給本部門文檔管理員 a) 每年年底的管理評審會議后 20 天內 完成下年度的收集計劃 b
2、) 質量記錄一覽表草案 c) 非質量體系文件的管理可取消此步 a) 質量記錄一覽表 b) 非質量體系文件的管理可取消此步 1 1 目的目的 明確規定對公司各類文件進行控制的方法、責任和要求，包括文件的收集、標識、歸 檔、保管、借閱等，確保各類文件(檔案)的清晰、完整，并得到妥善保管。 2 2 適用范圍適用范圍 2.1 公司質量管理體系文件（見 5.1 控制要點） ； 2.2 因工作需要各部門購買或訂閱的圖書、報紙、雜志； 2.3 各部門接收的外來文件。 3 3 職責職責 3.1 總經理辦公室負責公司檔案資料的統一管理。 3.2 各部門文檔管理員負責部門文件的收集、編號、傳遞、保管與移交。 3.
3、3 ISO9000 質量工程師負責起草質量記錄一覽表 ，管理者代表審批。 4 4 工作程序工作程序 各部門員工 形成或收集文件 ISO9000 質量工程師 制訂質量記錄收集計 劃 管理者代表 審批 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 文件與檔案管理程序 編號：WHVK/QP-03-04 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 2 頁 共 3 頁 a) 文件與檔案保管和借閱指引 b) 文件編號規范 c) 文件登記表 ，登記內容包括文件名 稱、文件編號、類別、登記日期、經辦 人，除此以外各部門可根據業務開展需 要增加登記內容 d) 各部門須歸檔的電子文檔，必須定期在 公司文件服務器指定文件夾中備份
4、否 是 各部門文檔管理員 編號、登記、保管 各部門文擋管理員 向公司檔案員移交 a) 文件與檔案保管和借閱指引 b) 文件簽收登記表 c) 總辦檔案管理員每季度末檢查一次 各部門是否按要求歸檔 公司檔案員 編號、登記、保管 a) 文件歸檔范圍及檔案編號指引 b) 文件與檔案保管和借閱指引 c) 歸檔登記表 d) 合同歸檔登記表 e) 電子文檔必須定期在公司文件服務 器指定文件夾中備份 是否需要向 公司歸檔 公司員工 借閱、使用 a) 文件與檔案保管和借閱指引 b) 文件與檔案借閱登記表 c) 文件與檔案借閱審批表 a) 文件歸檔范圍及檔案編號規范 各部門文檔管理員/ 總經理秘書 文件傳遞與分發
5、 a) 文件與檔案保管和借閱指引 b) 文件簽收登記表 c) 質量體系文件一覽表 d) 質量文件發放登記表 e) 質量文件回收登記表 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 文件與檔案管理程序 編號：WHVK/QP-03-04 版號/修改狀態：A/1 生效日期： 第 3 頁 共 3 頁 5 5 控制要點控制要點 5.1 公司質量管理體系文件，包括： 5.1.1 質量手冊、程序文件、工作指引 5.1.2 國家法規和行業標準（此類文件的管理見行業規范類文件管理程序 ） 5.1.3 集團管理規定 5.1.4 項目管理方案和計劃 5.1.5 工程技術文件（圖紙、資料） 5.1.6 記錄表格，包括:與項目設計
6、、建造、銷售和服務質量相關的各類記錄；以及其 它與體系管理活動相關的各類記錄，如內部審核記錄、管理評審記錄、文件控制 記錄、培訓記錄等； 6 6 相關文件相關文件 6.1 文件編號規范 WHVK/WI-03-04-01 6.2 文件歸檔范圍及檔案編號指引 WHVK/WI-03-04-02 6.3 文件與檔案保管和借閱指引 WHVK/WI-03-04-03 7 7 相關記錄相關記錄 7.1 質量記錄一覽表 WHVK/QP-03-04-B01 7.2 文件簽收登記表 WHVK/QP-03-04-B02 7.3 文件登記表 7.4 合同歸檔登記表 WHVK/QP-03-04-B04 7.5 歸檔登記
7、表 WHVK/QP-03-04-B05 7.6 文件與檔案借閱登記表 WHVK/QP-03-04-B06 7.7 質量文件發放登記表 WHVK/QP-03-01-B03 7.8 質量文件回收登記表 WHVK/QP-03-01-B04 7.9 銷售合同借調表 WHVK/QP-03-04-B08 第 頁 共 頁 質質 量量 記記 錄錄 一一 覽覽 表表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B01 版號：版號：A 序號：序號： 序號 記錄名稱 表格編號 版號 保管責任 歸檔周期 保存期限 備注 第 頁 共 頁 文文 件件 簽簽 收收 登登 記記 表表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B0
8、2 版號：版號：A 序號：序號： 序號 文件名稱 文件編號 接收部門 接收人 日期 媒介形式 備注 第 頁 共 頁 合同歸檔登記表合同歸檔登記表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B04 版號：版號：B 序號：序號： 合同編號 合同名稱 金額 簽訂日期 歸檔日期 密級 送檔人 歸檔人 備注 第 頁 共 頁 歸檔登記表歸檔登記表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B05 版號：版號：B 序號：序號： 序 號 檔案編號 文件名稱 文件編號 歸檔日期 密級 送檔 人 歸檔 人 備注 第 頁 共 頁 文件與檔案借閱登記表文件與檔案借閱登記表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B06 版號：版號：C 序號：序號： 序 號 文件編號 文件名稱 原(復 印)件 借閱期限 借閱原因 借閱人 經辦人 審批 歸還 銷售合同借調表銷售合同借調表 編號：編號：WHVK/QP-03-04-B08 版號：版號：A 序號：序號： 序 號 業主姓名 房號 份 數 借調人 借調 日期 審批人 歸還 日期 接收人 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
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