1、武漢市萬科房地產有限公司程序文件 材料設備采購控制程序 編號：WHVK/QP-08-03 版號/修改狀態：A/3 生效日期： 第 頁 共 5 頁 1 1 目的目的 1.1 加強公司對材料設備采購行為的監控； 1.2 降低材料設備采購成本； 1.3 保證公司項目使用材料設備的品質； 1.4 降低項目開發成本； 1.5 材料設備資源共享。 2 2 適用范圍適用范圍 本程序適用于公司項目建設相關所有甲供、三方合同、甲方限價材料設備的采購。 3 3 職責職責 3.1 招投標領導小組是公司材料設備采購的決策機構， 其成員參見 工程承包分包商商招標與 選擇程序 ； 3.2 成立公司采購工作小組，由工程管理
2、部合約工程部工程管理部、設計管理部、成本管理部 及項目經理部專業工程師組成，工程管理部合約工程部工程管理部負責組織日常工作。 4 4 原則原則 4.1 資質審查原則：投標單位在投標前必須通過資質審查； 4.2 全面招標原則： 4.2.1 凡一次采購量高于人民幣五萬元（含五萬元）的材料設備必須采用招投標方式； 4.2.2 一次采購量低于人民幣五萬元以下的可按兩人經手、貨比三家的原則，由項目經理部確 定，報公司工程管理部合約工程部工程管理部備案； 4.2.3 網上招標原則：所有采購招標必須在網上進行，所有采購合同必須在A-HOUSING.COM網 站上傳備份。對于特殊原因不能上網招標的，須在合同上
3、傳時將所有招、投標文件的掃 描文件上傳至網站。 4.3 多權分立、集中管理原則：采購中各業務部門保持相應的獨立性，發揮各自的職能作用， 但整個過程的組織、管理由工程管理部合約工程部工程管理部集中負責。 5 5 程序程序 5.1 采購招投標流程采購招投標流程 制定公司 材料設備采購計劃 工程管理部合約工程部工 a) 依據工程管理大綱在項目總進度計劃批準 后在收到進場計劃后15日內完成項目材料設備 進場計劃后 15 日內完成； （參見項目進度控 制程序 ） b) 如項目總進度計劃調整，則相應調整；項目開 發過程中應根據項目進展及項目經理部補充計 劃對發包計劃進行適時調整； 武漢市萬科房地產有限公司
4、程序文件 材料設備采購控制程序 編號：WHVK/QP-08-03 版號/修改狀態：A/3 生效日期： 第 頁 共 5 頁 審核采購計劃 網上撰寫招標文件 工程管理部合約工程部工 a) 5萬元以上的材料設備網上招標， 5萬元以下的 材料設備采購見5.2； b) 由工程管理部合約工程部工程管理部材料設備 工程師起草招標文件。 三個部門經理公司招標領 a) 三個部門包括工程管理部合約工程部、 成本管 理部、項目經理部； 三個部門工程管理部合約 網上審核招標文件 a) 工程管理部、成本管理部和項目經理部共同審核 b) 直接在網上填寫審核意見； c) 招標文件提交后一天內完成審核。 工程管理部合約工程部
5、工 網上填寫開標記錄進行標 到達開標時間網站將自動開標，工程管理部合約工 程部工程管理部應在開標后一日三日內在網站留言 板上填寫開標記錄并知會招標工作小組所有成 員進行標書分析。 工程管理部合約工程部工 發布定標信息 a) 參與投標的供應商須從合格供應商名錄中挑 選，不得少于三家； b) 限價材料招標須可要求總包單位推薦供應商參 與投標，但須具備甲方認可的合格供應商資格； c) 供應商投標資格審批表 。 a) 公司招投標領導小組人員參加； b) 評標定標審批表 ； c) 評標定標審批表上傳到A-HOUSING網上； d) 控制要點6 6. .1 1； e) 采購評標定標指引 工程管理部合約工程
6、部工 督促供應商完成投標 成本工程管理部合約工程 組織評標定標會 工程管理部合約工程部工 招標資料歸檔 需歸檔的招標資料包括：招標文件、投標文件、供 應商招標資格審批表、答疑記錄、評標定標審批表、 會議紀要等。 a) 發放中標通知和未中標通知 ； b) 如屬廢標， 在A-HOUSING網上進行廢標操作， 上傳廢標審批表 ； c) 屬限價招標的由成本管理部填寫限價物料價 格審批表 、 限價物料價格表 ； d) 屬定點采購公司內發布定點采購通知 。 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 材料設備采購控制程序 編號：WHVK/QP-08-03 版號/修改狀態：A/3 生效日期： 第 頁 共 5 頁 5.
7、2 零星采購工作流程零星采購工作流程 工程管理部合約工程部工 簽訂采購合同 a) 合同訂立參見合同訂立指引程序 ； b) 合同須上網公布； c) 定點供應商采購合同的有效期宜為一年。 工程管理部工程管理部 每半年匯總各項目采購數據，提交集團工程管理部 工程管理部建材采購中心。 采購合同的評估 a) 工程造價不超過5 萬元或造價超過5 萬元但經 相關審核部門或人員審批的采購可按詢價流程 辦理； b) 零星采購詢價審批單 限價物料價格審批表 招標經辦部門（經辦人） 詢價采購辦理申請 成本管理部/項目成本工程 師 采購金額核算 a) 零星采購詢價審批單 b) 限價物料價格審批表 相應審批部門（人）
8、詢價采購審批 a) 審批部門（人）參見控制要點控制要點6.2； b) 零星采購詢價審批單 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 材料設備采購控制程序 編號：WHVK/QP-08-03 版號/修改狀態：A/3 生效日期： 第 頁 共 5 頁 5.3 定向采購操作流程定向采購操作流程 6 6 控制要點控制要點 6.1 如果出現以下情況： （1）有效投標少于三份； （2）招標產品出現大的設計變更，使投標報 價無效。則本次招標為廢標，需重新組織招標，否則不得重新招標。出現廢標后，由工程 提交采購計劃 項目經理部合約工程部工 公司材料設備采購計劃項目材料設備進場計劃 發送采購訂單 工程管理部合約工程部工 督
9、促供應商確認 工程管理部合約工程部工 簽訂采購合同 工程管理部合約工程部工 a) 合同訂立參見合同訂立指引程序 ； b) 合同須上網公布； c) 控制要點6.3。 集團定點采購訂單需集團確認。 集團采購的材料設備網上發采購訂單，公司定點采 購的材料設備網下通知定點供應商。 招標經辦部門（經辦人） 詢價 相應審批部門（人） 供應商審批 總經理辦公室 資料歸檔 a) 合同簽署后由招標經辦部門（經辦人）10 日內 移交（附清單） ； b) 資料包括： 零星采購詢價審批單 、 限價物料 價格審批表 、 限價物料價格表 、 、承包商資 a) 詢價承包商不宜少于三家； b) 按詢價結果填寫 零星采購詢價審
10、批單 或 限 a) 審批部門（人）參見控制要點控制要點6.2； b) 零星采購詢價審批單 c) 限價物料價格審批表 審批結果須報工程管理部合約工程部工程管理 武漢市萬科房地產有限公司程序文件 材料設備采購控制程序 編號：WHVK/QP-08-03 版號/修改狀態：A/3 生效日期： 第 頁 共 5 頁 管理部合約工程部工程管理部填寫廢標審批表 ，經采購領導小組審核，組長批準后方 可定為廢標。 6.2 零星采購詢價審批權限：采購金額不超過5萬元，由項目經理部經理審批；采購金額超過 5萬元，由招投標領導小組集體審批。 6.3 按要求進行合同審批。 甲供產品由工程管理部合約工程部工程管理部、 成本管
11、理部負責與 供應商進行合同談判， 形成并辦理采購合同； 三方合同由工程管理部合約工程部工程管理 部、成本管理部組織供應商、施工單位與施工單位、供應商進行合同談判，形成并辦理采 購合同；甲方限價產品由工程管理部項目成本工程師成本管理部向施工單位發限價通知， 由施工單位與供應商簽訂采購合同。 7 7 相關文件相關文件 7.1 項目進度控制程序 WHVK/QP-10-01 7.2 采購評標定標指引 WHVK/WI-08-03-01 7.3 合同訂立程序 WHVK/QP-13-01 8 8 相關記錄相關記錄 8.1 項目材料設備進場計劃 WHVK/QP-08-03-B01 8.2 公司材料設備采購計劃
12、 WHVK/QP-08-03-B02 8.3 零星采購詢價審批單 WHVK/QP-08-03-B03 8.4 評標定標審批表 WHVK/QP-08-03-B04 8.5 廢標審批表 WHVK/QP-08-03-B05 8.6 中標通知書限價物料價格審批表 WHVK/QP-08-03-B06 8.7 未中標通知書限價物料價格表 WHVK/QP-08-03-B07 8.8 定點采購通知 WHVK/QP-08-03-B08 第 頁 共 頁 項目材料設備進場計劃項目材料設備進場計劃 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B01 版號：版號：B 序號：序號： 項目項目 名稱名稱 編制人編制人 項目經理
13、項目經理 意見意見 編制時間編制時間 序號序號 材料設備名稱材料設備名稱 定板時間定板時間 進場時間進場時間 采購方式采購方式 提交技術要提交技術要 求時間求時間 責任人責任人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 第 頁 共 頁 13 14 15 16 17 18 19 20 公司材料設備采購計劃公司材料設備采購計劃 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B02 版號：版號：B 序號：序號： 序號序號 材料設備名稱材料設備名稱 采購金額采購金額 供貨方式供貨方式 采購方式采購方式 定板時間定板時間 進場時間進場時間 完善技術完善技術 要求時間要求時間 招標開始招標開始 時間
14、時間 定標時間定標時間 合同簽訂合同簽訂 時間時間 經辦部門經辦部門 責任人責任人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 項目名稱項目名稱 計劃編制人計劃編制人 編制時間編制時間 計劃審批會簽計劃審批會簽 工程管理部： 成本管理部： 項目經理部： 設計管理部： 注：1、供貨方式指：甲供、三方供貨、限價等；2、采購方式指：網上招標、詢價、定點采購等；3、采購金額以成本管理部限價為準。 零星采購詢價審批單零星采購詢價審批單 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B03 版號：版號：B 序號：序號： 項目名稱項目名稱 經辦人經辦人 計劃編號計劃編號 采購基本情況采購基本情況 預計采
15、購金額預計采購金額 擬詢價單位擬詢價單位 基本資料基本資料 業業 績績 合作情況合作情況 批準詢價單位批準詢價單位 審批人意見審批人意見 報價及主要合報價及主要合 作條件作條件 供應商選定供應商選定 意見意見 審批人審批人 定標意見定標意見 注：采購金額不超過 5 萬元，由項目經理部經理審批；采購金額超過 5 萬元，由 招投標領導小組集體審批。 評標評標/ /定標審批表定標審批表 編號編號: : WHVK/QP-08-03-B04 版號版號：B 序號序號: 招標項目 招標材料 采購方式 甲供 三方合同 甲方限價 評標時間 參加 評標人員 招標方式 網上招標 網下招標 直接委托 目標成本 投標單
16、位 情 況 評標意見 定標結果 記錄人 工程部經理 采購領導小組 組 長 標標 書書 評評 審審 記記 錄錄 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B04 版號：版號：A 序號：序號： 評標方法 評 標 地 點 評 標 時 間 參加評標 人員 標書指標得分： 項 目 標書編號 費用 工期 企業信譽 工程經驗(業績) 技術標書 其它指標 累計得分 % % % % % % 100% 評 審 人 員 意 見 記 錄 記錄人： 采購領導小組副組長審核： 年 月 日 評 審 結 論 及 定 標 意 見 采購領導小組組長簽名： 年 月 日 廢標審批表廢標審批表 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B
17、05 版號：版號：A 序號：序號： 標書名稱 標的 廢標原因： 經 辦 人 簽名： 年 月 日 設計部 經理簽名： 年 月 日 成本管理部 經理簽名： 年 月 日 工程管理部合 約工程部工程 管理部 經理簽名： 年 月 日 招標領導小組 副組長簽名： 年 月 日 組長簽名： 年 月 日 武漢市萬科房地產有限公司武漢市萬科房地產有限公司 中標通知書中標通知書 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B06 版號：版號：A 序號：序號： 公司： 經過武漢市萬科房地產有限公司招投標領導小組的批準，現確定貴公司為我司 工程中標單位，請貴公司接到中標通知后在 小時內與我公司工 程管理部 先生（女士）接洽
18、合同事宜。 特此通知。 聯系人： 聯系電話： 批準： 武漢市萬科房地產有限公司 公章 年 月 日 武漢市萬科房地產有限公司武漢市萬科房地產有限公司 未中標通知書未中標通知書 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B07 版號：版號：A 序號：序號： 公司： 經過我司招標領導小組的審議，因 等原因，貴公司在 招標中未能中標，我們對貴公司的參與表示感謝。 批準： 武漢市萬科房地產有限公司 公章 年 月 日 武漢市萬科房地產有限公司武漢市萬科房地產有限公司 定點采購通知定點采購通知 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B08 版號：版號：A 序號：序號： 武漢市萬科房地產有限公司武漢市萬科房地
19、產有限公司 年度年度 公司各部門： 經比價和對供應商以往服務的考察，確定從 年 月 日起由下列供 應商定向供應 產品，有關事宜如下： 1.價格：(若為隨市場價格的浮動價格，需要說明，若需要附件列出的詳見附件) 合約編號 供應商 貨品名稱 單價（件） 2.交貨地點： 3.品質要求： 4.訂貨： 5.驗收： 6.技術服務與保險： （某些材料及租賃合約需要） 7.付款： 8.聯絡人：(若需要附件列出的詳見附件) 供應商名稱 聯絡人 電話號碼 傳真號碼 合約號 9.其它條款： 10.備注：供貨中出現任何問題，請及時向工程管理部合約工程部工程管理部反 映，以妥善解決。 武漢市萬科房地產有限公司（蓋章）
20、武漢市萬科房地產有限公司武漢市萬科房地產有限公司 年 月 日 限價物料價格審批表限價物料價格審批表 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B06 版號：版號：A 序號：序號： 項目名稱： 申報時間： 年 月 日 材料名稱 材料品牌 生產廠家 使用范圍 或時間 價格內 容 物 料 限 價 情 況 說 明 會 簽 欄 項目經理部 經辦人： 經理： 工程管理部 經辦人： 經理： 成本管理部 經辦人： 經理： 備注 注：此表必須附限價物料價格表 限價物料價格表限價物料價格表 編號：編號：WHVK/QP-08-03-B07 版號：版號：A 序號：序號： 項目名稱： 致施工方： 我公司組織的 招標已完成，限定價格詳見下表，請按下表要求聯系 采購，同時按此表價格作施工圖預算，此表還將作為結算的依據。 物料名稱 規格型號 主要技術參數 限定單價 供應商及品牌 建設單位: 施工單位： 簽發人： 簽收人： 日 期： 日 期：
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