1、辦公設備及用品管理規定編制日期審核日期批準日期 1一、 總則1.1 為規范公司辦公設備及辦公用品的管理，逐步、有序地改善公司的辦公條件，提高公司經費使用效益和辦公設備的利用率，特制定本管理辦法。二、 辦公設備管理規定1.2.2.1 適用范圍2.1.1 公司的辦公設備，包括各部門的復印機、傳真機、打印機，配置給各員工的電腦、辦公用臺、椅、電話機、公文柜等屬公司財產，使用者應認真愛護、有效利用。使用和管理須遵守本辦法和有關的規章制度。2.2 各部門職責2.2.1 辦公設備由行政部負責進行全面管理，主要包括對辦公設備的統籌規劃、調配及管理。行政部在主管副總的領導下負責辦公設備的統籌管理，履行如下工作
2、職責：1) 督促落實辦公設備管理和使用等方面的規程；2) 擬定辦公設備增添、更新、購置計劃，落實采購；3) 辦公設備的調配、管理和協助維護；4) 新入職員工辦公設備的添置和分發；5) 協調和解決日常工作中所產生的其他事宜。2.2.2 辦公設備的采購由供應部門負責，采購部在采購時須遵守有關規程。所有辦公設備，超出5000元價格的，均應由招投標中心通過招標選定供貨單位。2.2.3 辦公設備的日常管理和使用實行統籌安排，遵循“誰使用、誰保管、誰維護、誰負責”的原則。辦公設備的配置以適用為主要原則，結合實際情況及配置標準進行配置（附辦公設備配置標準）；添置、更新等要綜合考慮工作需要、使用效益、辦公經費
3、等因素。2.3 辦公設備購置與管理2.3.1 辦公設備的添置和更新要有計劃，未經行政部和主管該項工作的領導同意的經費支出不能列入辦公經費核銷。如需自行購置，應征得行政部和主管該項工作的領導同意，并嚴格遵守設備購置和管理的規程，并報行政部固定資產處辦理登記。2.3.2 辦公設備均用于日常辦公，不得擅自占用或私用，不得利用固定資產（設備）對外進行經營性活動，亦不得私自轉借給其他單位或個人。2.3.3 調離人員、離職人員應及時辦理個人保管使用的辦公設備移交手續，清還個人保管使用的辦公設備。未辦理辦公設備移交手續，不予辦理離職手續。2.3.4 辦公設備損耗、更新換代、更換配件、報廢等變動情況應進行審批
4、，并在固定資產賬簿上作好登記，交由行政部按規定處理，不得占為已用，不得擅自處理。2.3.5 為充分發揮辦公設備的作用，各種閑置、積壓的設備應交行政部調劑使用，不得擅自處理。因意外或其他原因造成設備損壞、遺失的，應向行政部提供損壞或遺失情況，經同意方可更換或補購。2.3.6 公用設備（如復印機等）實行專管共用的原則，由行政部負責統一管理，各部門人員均有自覺維護的責任，領取辦公設備應履行登記簽領手續。三、 辦公用品管理規定1.2.3.3.1 辦公用品管理權責3.1.1 公司辦公用品的價格審核、供應商的甄選由供應部負責。3.1.2 辦公用品的訂購統計、審核、分發及其他日常管理工作由行政部指定專人負責
5、。主要職 責包括對辦公用品的使用進行監督管理，督促員工節約資源，避免浪費；定期統計各部門的辦公用品的數量及成本費用，以便適當控制使用量。3.1.3 各部門應指定一名員工負責本部門辦公用品的管理工作。3.2 辦公用品的分類3.2.1 上辦公用品根據在工作中的使用消耗量及其價值，主要分為“消耗品、管制消耗品、管制品”三類：1) 消耗品，根據工作及實際需要發放，主要包括：圓珠筆、圓珠筆芯、鉛筆、封箱膠、紅藍鉛筆、膠水、固體漿糊、透明膠、雙面膠、海綿雙面膠、涂改液、橡皮膠、橡皮擦筆、戒刀片、雙面刀片、訂書釘、小訂書釘、回形針、大頭針、反尾夾、橡皮筋、硬皮抄、軟皮抄、10開硬皮抄、標簽紙、拉鏈塑料文件袋
6、、紐扣文件袋、E310文件袋、E356文件袋、拉桿文件夾、單夾文件夾、雙夾文件夾、打孔文件夾、紙卷宗、資料盒、印臺墨、復寫紙、尼龍繩、告示貼、支付證明單、借支單、草稿紙、材料袋；2) 管制消耗品，有限制地發放，一般要求從第二次領用開始，必須以舊換新，主要包括：簽字筆、鉛筆刀、油性筆、白板筆、熒光筆、臺筆、直尺、戒刀、資料冊、風琴袋、打孔文件夾、名片簿、支票夾、印臺、電腦軟盤、打印墨盒、信封；3) 管制品，嚴格控制使用，原則上在職期間只可領取一次。領用者必須妥善保管，如損壞或遺失應及時報告，調任或離職時必須交回行政部，如未能交還者由個人照價賠償，主要包括：卷尺、剪刀、打孔器、訂書機、起釘器、筆筒
7、、計算器。3.3 辦公用品的申請、領用和使用3.3.1 申請程序1) 員工如需領用辦公用品，應集中向本部門辦公用品管理員申報，由管理員匯總后統一填寫辦公用品申請表，通過OA流程申請，文具申請應在每月10日前完成流程申請，如在當月10日前辦公用品申請流程里還未顯示該部門文具申請單的，按管理規定當月不作辦理，留作下月申請用。2) 所有申報必須按工作實際需要提出，申報之辦公用品必須按照行政部提供的品種及規格填寫清楚，否則按放棄處理。3) 單價超過100元的辦公用品，需經部門經理簽批后，行政部方予以發放，特殊文具申請需要經行政部相關領導同意后再做訂購。3.3.2 行政部根據各部門的申報表，統一訂購，于
8、次月15日交由各部門的管理員集中發放給每位員工，原則上其他時間不受理辦公用品申領。以下情況除外：1) 新員工入職需領用辦公用品，領用時間為每個工作日的9:00-10:00。2) 管制消耗品，領用時間為每個工作日的9:00-10:00。3) 因工作急需或其他特殊情況，需立即領取使用的。3.3.3 辦公用品管理專員將根據申請人的職位、工作內容發放。某些消耗量大或采購不易的辦公用品，各部門可適量庫存，由管理員負責保管和分發。3.3.4 行政部為每位員工設立員工文具領用記錄表登記屬員工個人領用的辦公用品，員工離職時，按表上記錄退還所領用的“管制品”。3.3.5 各部門也應設立部門文具領用記錄表，該表記
9、錄范圍包括屬部門領用的辦公用品、每月匯總登記本部門員工辦公用品的領用情況及部門庫存備用的辦公用品。3.3.6 使用規定1) 辦公用品只供工作使用，嚴禁公物私用。2) 員工應愛惜使用每一件辦公用品，節約資源。3) 未經行政部同意自行購買的辦公用品不予報銷。4) 各部門應按時提交辦公用品申領單，詳細注明所需辦公用品的名稱、規格等，逾期未申報者，作自動放棄處理，不再另行通知。3.4 辦公用品使用管理3.4.1 積極推進無紙化辦公，抓好各種辦公用品耗材的回收利用，促進辦公用品高效和循環利用。辦公用品如回形針、檔案袋等要盡可能循環多次使用。3.4.2 嚴格執行辦公用品領用計劃制度和領用登記制度，每月對辦
10、公用品消耗情況進行統計分析，耗材更換應注意節約，電池、硒鼓、墨盒的使用，實行統一回收，以舊換新。更換前認真檢查是否正常使用完畢確定需要更換。合理更換打印機墨盒，盡量使用再生硒鼓。3.4.3 文件資料、信息等的傳遞，應會從分利用OA電子公文處理系統傳閱和處理文件，盡量減少紙質文件的傳遞。3.4.4 文件草稿和清樣的打（復）印用紙可循環利用，必要的紙質文件要采用雙面打（復）印，并根據發文范圍嚴格控制文件數量，能傳閱的文件盡量傳閱，減少復印。3.4.5 盡量在電腦上修改文稿，避免因文稿錯誤而重新打（復）印文件帶來的浪費。3.4.6 要求員工自備水杯，盡量減少使用紙杯等一次性易耗用品。3.4.7 嚴禁使用辦公室電話撥打聲訊、購物、電臺、游戲幣充值等收費服務。不準用辦公室電話進行私聊。禁止撥打與業務無關的電話。已實現的固定電話聯網的廣州、北京、重慶、惠州公司的員工相互之間應通過聯網的固定電話進行聯系。四、 附則1.2.3.4.4.1 本規定由行政部負責解釋并修訂。4.2 本規定自發布之日起施行。
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