1、物物業檔案管理手冊培檔案管理手冊培訓 物物業管理從管理從業人人員培培訓 目目 錄 物物業管理檔案的概述管理檔案的概述 物物業管理檔案的整理管理檔案的整理 物物業管理檔案的管理檔案的鑒定、保管與定、保管與銷毀 物物業管理檔案的登管理檔案的登記、檢索與利用索與利用 新技新技術的的應用用 第一章第一章 物物業管理檔案概述管理檔案概述 目目 錄 第三第三節 第二第二節 第四第四節 第一第一節 物物業管理檔案的含管理檔案的含義 物物業管理檔案的分管理檔案的分類 物物業管理檔案的屬性管理檔案的屬性 物物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 2.物物業服服務 的的 重要依據重要依據 3.開展物開展物業服服務
2、的前提和基的前提和基礎 4.開展開展 物物業研究研究 的基本素材的基本素材 檔案的重要性檔案的重要性 1、憑、憑證 作用作用 第一第一節：物：物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 第第一一章章 1.物業管理檔案具有一定的憑證作用。重要性重要性【1】第第一一章章 第一第一節：物：物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【2】2.物業本身的檔案是物業服務的重要依據。第第一一章章 第一第一節：物：物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【3】3.物業業主或使用人的檔案是開展物業服務的前提和基礎。第第一一章章 第一第一節：物：物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【4】
3、4.物業管理檔案是開展物業服務研究的基本素材。第第一一章章 第一第一節：物：物業管理檔案的重要性管理檔案的重要性 重要性重要性【1】第二第二節：物：物業管理檔案的含管理檔案的含義 物物業管理檔案：管理檔案：是指物業在開發和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來的以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式或載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內容。第第一一章章 第二第二節：物：物業管理檔案的含管理檔案的含義 第第一一章章 物物業管理檔案包括兩個部分管理檔案包括兩個部分 物業業主或使用人的檔案，包括業主或使用人的姓名、家庭結構、聯系方式等 2 物業
4、本身的檔案，包括開發建設過程的記錄和物業服務企業接管后對物業進行維修養護和更新改造的記錄 1 重要性重要性【1】第三第三節：物：物業管理檔案的屬性管理檔案的屬性 1 本本質屬性屬性 2 一般屬性一般屬性 物業管理檔案的本質屬性即原始記錄性，是構成檔案憑證價值的基礎。如、監控記錄、水質檢測報告、電梯年檢報告等。物業管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性，這些屬性構成其一般價值即參考價值的基礎。如：業主信息、社區文化活動記錄、業主滿意度信息等。第第一一章章 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四節：物：物業管理檔案的分管理檔案的分類 重要性重要性【1】第第一一章章 第四第四節：物：物
5、業管理檔案的分管理檔案的分類 物業服務企業檔案分類 行 政 管 理 人 力 資 源 品 質 管 理 工 程 管 理 物 業 服 務 經 營 管 理 市 場 拓 展 品 牌 管 理 財 務 管 理 維 修 資 金 基 礎 管 理 房屋 共用 設施 設備 公 共 秩 序 保 潔 服 務 綠 化 管 理 客 戶 服 務 精神 文明 建設 管 理 效 益 第二章第二章 物物業管理檔案的整理管理檔案的整理 目目 錄 物物業管理檔案管理檔案術語 第一第一節 物物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第二第二節 重要性重要性【1】第一第一節：物：物業管理檔案管理檔案術語 一、背脊一、背脊 檔案館（室）在
6、整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。第一第一節：物：物業管理檔案管理檔案術語 二、檔號二、檔號 重要性重要性【1】1 全宗號全宗號 2 案卷目案卷目錄號號 檔案館給定立檔單位（物業公司）的編號。全宗內案卷所屬目錄的代碼。3 案卷號案卷號 案卷排列的順序號。第一第一節：物：物業管理檔案管理檔案術語 三、全宗號、案卷目三、全宗號、案卷目錄號、案卷號號、案卷號 重要性重要性【1】第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 編制案卷目制案卷目錄 立卷立卷 卷內文件整理卷內文件整理 立卷：就是將若干互有聯系的檔案文件組合成案卷，
7、應依據檔案來源、時間、題目、內容等對檔案進行分類立卷。卷內文件整理：卷內文件的排列和編號，填寫卷內文件目錄，填寫檔案封面、封底，裝訂成冊，立卷成盒。編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號排列并裝入檔案柜 第第二二章章 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 卷內文件的整理卷內文件的整理 1.卷內文件的排列和卷內文件的排列和編號號 頁號一律使用阿拉伯數字，字體要端正、清楚。建議頁號正面編號在右下角，背面編在左下角 重要性重要性【1】裝裝訂形式卷內目形式卷內目錄 質量量記錄（表（表單）序序 文件名稱文件名稱 頁次次 備注注 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案
8、的立卷和編制制 第第二二章章 2.填寫卷內文件目填寫卷內文件目錄 重要性重要性【1】不裝不裝訂形式卷內目形式卷內目錄 序序 文件名稱文件名稱 頁數數 備注注 質量量記錄（表（表單）第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 2.填寫卷內文件目填寫卷內文件目錄 重要性重要性【1】效果效果圖 檔案封面、卷內檔案封面、卷內備考表考表 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 3.填寫檔案封面、卷內填寫檔案封面、卷內備考表考表 重要性重要性【1】效果效果圖 第第二二章章 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 4.裝裝訂成冊成冊 重要
9、性重要性【1】第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 4.裝裝訂成冊成冊所需工具所需工具 第第二二章章 重要性重要性【1】牛皮牛皮紙檔案盒檔案盒 檔案盒檔案盒標準準：檔案盒封面及檔案盒要求檔案盒封面及檔案盒要求 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 5.立卷成盒立卷成盒 第第二二章章 重要性重要性【1】第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 編制案卷目制案卷目錄 1.將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜 第第二二章章 重要性重要性【1】檔案檔案總目目錄 質量量記錄（表（表單）序號序號 登登記日期日
10、期 安卷目安卷目錄號號 編制制單位位 數量數量 備注注 1 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 2.整理檔案整理檔案總目目錄 第第二二章章 重要性重要性【1】檔案分目檔案分目錄 質量量記錄（表（表單）序號序號 登登記日期日期 檔號檔號 案卷提名案卷提名 編制制單位位 數量數量 備注注 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 3.整理檔案分目整理檔案分目錄 第第二二章章 工具 檔案盒 檔案封底封面 背脊 目錄 第二第二節：物：物業管理檔案的立卷和管理檔案的立卷和編制制 第第二二章章 第三章第三章 物物業管理檔案的管理檔案的鑒定、保管與定、保管與銷毀 目
11、目 錄 第二第二節 第一第一節 第三第三節 物物業管理檔案的管理檔案的鑒定定 物物業管理檔案的管理檔案的銷毀 物物業管理檔案的保管管理檔案的保管 重要性重要性【1】第一第一節：物：物業管理檔案的管理檔案的鑒定定 物業管理檔案的鑒定是指對物業管理檔案的保存價值進行鑒定，鑒別檔案價值的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。期限劃分期限劃分標準準 1 永久保存的檔案永久保存的檔案 檔案保管期限分為永久、定期（長期、短期），保管期限在50年以上的檔案為永久保管檔案，保管期限在1550年（包括15年和50年）之間的檔案為長期保管檔案，保管期限在15年以下檔案的為短期保管檔案。凡是反映本公司主要職
12、能活動和基本歷史面貌的，對本公司建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；如：開發移交資料、物業交接資料、業主檔案、文件規定需永久保存的質量記錄等。第第三三章章 重要性重要性【1】2 長期保存的檔案期保存的檔案 3 短期保存的檔案短期保存的檔案 凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；如：公司參加重大外事活動形成的文件材料、公司重要業務問題的文件材料，各種重要的調查報告、情況反映、公司獲省級及省級以上表彰的文件材料等以及文件規定需長期保存的質量記錄。凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料，列為短期保管；如：公司一般的調查報告
13、、一般性工作通知，事務性有參考價值的文件材料、公司開展勞動競賽、文體活動的文件材料、各類培訓通知等以及文件規定。第一第一節：物：物業管理檔案的管理檔案的鑒定定 第第三三章章 重要性重要性【1】檔案室要有專人負責，定期進行巡視檢查。檔案庫房、柜架應堅固，柜、架排架方法要科學和便于查找。底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。檔案的保管保護 第二第二節：物：物業管理檔案的保管管理檔案的保管 第第三三章章 物物業管理檔案保管工作的基本原管理檔案保管工作的基本原則為：分類保管，以保管為宗旨，以利用為目的，以防為主，防治結合。2 3 1 5 6 4
14、 檔案的保管保護 第二第二節：物：物業管理檔案的保管管理檔案的保管 第第三三章章 7 定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，發現問題要查明原因，保存依據。接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。電子文檔的保存 縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。重要性重要性【1】文件文件銷毀申申請單 質量量記錄（表（表單）序號序號 文件文件編號號 文件名稱文件名稱 版本版本/版次版次 銷毀原因原因 申請人：審核人：批準人：2.文件文件銷毀申申請單 第三第三節：物：物業管理檔案的管理檔案的銷毀 表單代號：第第三三章章 第
15、四章第四章 物物業管理檔案的登管理檔案的登記、檢索與利用索與利用 目目 錄 物物業管理檔案的登管理檔案的登記 第一第一節 物物業管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 第二第二節 重要性重要性【1】第第四四章章 第一第一節：物：物業管理檔案的登管理檔案的登記 物物業管理檔案登管理檔案登記主要分主要分為：檔案狀況登：檔案狀況登記和檔案工作登和檔案工作登記 檔案狀況登記 是對物業管理檔案的數量、存在、保管狀態及變化等基本情況的登記。檔案工作登記 是對涉及檔案管理過程中發生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、利用情況等的記錄 重要性重要性【1】第第四四章章 第二第二節：物：物業管理檔案的管理檔
16、案的檢索與利用索與利用 物業管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內所藏檔案材料信息進行系統儲存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統，并通過它查找所需檔案的一項工作 電子介子介質檔案的檔案的檢索索 紙介介質檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節：物：物業管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 紙介介質檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節：物：物業管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 電子介子介質檔案的檔案的檢索索 第第四四章章 第二第二節：物：物業管理檔案的管理檔案的檢索與利用索與利用 物物業管理檔案的利用方式管理檔案的利用方式 物業管理檔案的利用檔案室（館）通過一定方式使檔
17、案資料直接為用戶服務的工作，是實現檔案價值、發揮檔案作用的途徑。提供檔案原件，可以設立專門的閱覽室供檔案利用者在室內閱讀檔案，也可以根據規定將原件外借.提供檔案復印件，包括制發檔案復制品，出版或印發檔案文件匯編等、檔案咨詢服務等.基基本本方方式式 電子化方式：電子檔案提供利用主要是利用電子計算機軟件平臺來開展，主要方式有：計算機系統直接利用、提供儲存載體的拷貝、通訊傳輸和網絡服務等。電子子化化方方式式 第五章第五章 新技新技術的的應用用 物物業檔案信息數字化檔案信息數字化 一、將現有的紙質檔案，通過掃描、數碼相機等技術手轉化為電子文檔，建立“電子檔案數據庫，并建立檔案查詢網站”。二、將現有電子文件通過相應的歸檔手段進行歸檔，納入統一電子檔案數據庫管理。既包括存儲于個人電腦中的各類文件、表單，也包括存儲于各種軟件、服務器、云端中的物業服務記錄。第第五五章章 物物業檔案信息數字化檔案信息數字化 三原三原則 1、實用性原則 2、規范性原則 3、安全性原則 第第五五章章
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