房地產開發(fā)經營公司招標采購過程資料歸檔管理指引（7頁）.docx
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房地產開發(fā)經營公司招標采購過程資料歸檔管理指引（7頁）.docx
1、FXNJFXNJ- -ZBZB- -ZYZY- -0303 招標采購資料歸檔招標采購資料歸檔管理管理指引指引 1.1. 目的目的 1.1.1.1. 為規(guī)范方興地產南京公司（以下簡稱“方興南京”）招標采購過程資料及合同檔案管理工作， 實現(xiàn)招標采購過程資料歸檔管理規(guī)范化、標準化、科學化。 2.2. 適用范圍適用范圍 2.1.2.1. 本指引適用于方興南京及其隸屬管控的下屬公司。 3.3. 定義定義 3.1.3.1. 本指引所稱的過程資料， 是指公司在各項招標采購工作中直接形成的具有保存價值的各種門類、 載體的歷史記錄。 4.4. 職責職責 4.1.4.1. 招標采購部門招標采購部門職責職責：負責招
2、標采購過程資料的歸檔移交。 4.2.4.2. 檔案管理部門檔案管理部門職責職責:負責招標采購過程資料的歸檔接收。 5.5. 管理管理規(guī)程規(guī)程 5.1.5.1. 歸檔范圍及分類歸檔范圍及分類 5.1.1.5.1.1. 內部歸檔范圍與分類： a.a. 召開的各級、各類工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料、會議紀要、會議決議等，包括部門工作 會、業(yè)務協(xié)調會、清標評標會、定標會、經理辦公會議。 b.b. 各項招標采購工作資格預審文件、 考察報告、 評標報告等及重要發(fā)文文件 （含電子郵件復印件） 。 c.c. 招標采購工作各種審批、會簽文件的審批頁電子版及復印件。 d.d. 各種招標采購過程文件電子版，包括
3、招標/詢價文件、合同文件。 e.e. 招標采購過程中與相關部門的發(fā)文文件（含電子郵件） 。 5.1.2.5.1.2. 移交公司綜合部存檔資料范圍與分類及移交時間： a.a. 所有招標采購過程資料、審批會簽文件、合同及招標圖紙。 b.b. 歸檔分類分為公開市場招標和邀請招標、簡易招標、戰(zhàn)略執(zhí)行、直接采購、成果沿用等。 c.c. 對審計的情況說明。 d.d. 歸檔時間：單項采購工作合同簽署完成后 21 個日歷天內，公開招標的資料在合同備案完畢 15 個 日歷天內。 5.2.5.2. 歸檔標準歸檔標準 5.2.1.5.2.1. 招標采購部門負責招標采購過程資料的歸檔移交，檔案管理部門負責招標采購過程資料的歸 檔接收。移交清單由招采主辦人及項目招采負責人簽字移交，由檔案管理員簽字接收。 5.2.2.5.2.2. 附件標準清單的資料清單是參考模板，具體資料移交時應移交打印版資料目錄，清單應與具 體資
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