1、會議會議管理標準管理標準 1.1. 目的目的 規范辦會流程，保證會議質量，提高會議效率。 2.2. 適用范圍適用范圍 本標準適用于方興地產南京公司及其開發管理的所有項目。 3.3. 職責職責 會議召集部門負責明確會議議題并確認召集會議必要性，按本標準完成會議申請流程并召集會議，負責 會議各項準備及后續工作。 4.4. 政策政策 4.1. 會議分類原則：本標準將會議分為公司級會議及非公司級會議兩類。 4.1.1. 公司級會議包括但不限于以下會議： 總經理辦公會、 計劃運營會、 年度規劃/計劃會、 年中/年終工作總結會、 季度/年度績效評價會、 全體員工大會、董事會、重要議題專題會等。 上述會議的
2、召集部門、召開時間、參會人員等詳細信息參見公司級會議一覽表（附件 1）。 4.1.2. 上述會議之外的會議統稱為非公司級會議。 4.2. 會議組織原則 4.2.1. “誰主辦誰負責”原則：不同類型的會議，根據會議議題性質，由相應的職能部門擔任會議 召集部門。會議召集部門對會議全程負責，其職責包括擬定會議議程、組織材料審核、會議 室預定、會議召開通知、提出 IT 需求、會議現場組織、形成會議紀要、督辦會議決議等。 4.2.2. “事先申請”原則：公司級會議須事先進行申請，綜合管理部負責統籌公司級會議的安排， 并在 OA 中發布一周日程安排（附件 2）。（備注：OA 未上線前通過郵件形式發送） 4
3、.2.3. “會前溝通”原則：為保證會議質量, 會議召集部門必須在會前進行充分準備，保證與會人 員切實了解會議議題，提高會議現場的決策效率。 4.2.4. “秘書負責制”原則：公司領導專/兼職秘書負責領導的參會事宜，會議召集部門應將會議 通知、上會材料在發送公司領導的同時抄送其秘書。專/兼職秘書負責將會議時間、地點、材 料報送所負責領導，并提醒領導提前 5 分鐘到達會場。 5.5. 規程規程 5.1. 會前準備 5.1.1. 擬定議題 會議召集部門應根據實際需要擬定會議議題并依據公司權責體系確認會議召開的必要性， 公司級 會議的發起應征得主管領導的同意。 5.1.2. 材料審核 會議材料需征得相關職能部門的同意方可上會，公司級會議的發起人應在會議召開前2天將上會 材料發送各與會人員。 5.1.3. 會議室預定 各部門須指定專人跟進會議安排，并在每周四下午17:30之前（如遇節假日則另行通知
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