1、高效會議管理易居營銷集團管理類課程課程時間：2小時 我天天都在開會，會議還需要管理嗎？會議管理還需要技巧嗎？是的，管理者的大部分時間在開會。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！課程大綱一、認識會議二、一般會議技巧三、重要品控會議1認識會議作為一名總監或經理，不是在開會，就是在準備開會。公司有各類管理會議、項目上討論方案要開會、協調工作要開會、經常要和開發商開會，還要和廣告公司供應商開會。級別越高，工作時間分配在會議中的比例越高。每天開那么多會，有多少會是有效率的呢？會議，是一種群體溝通的方式。之所以采用會議的群體溝通方式，而不是個人單獨溝通或報
2、告溝通，因為會議具有相對優勢：一對多信息傳遞，提高信息傳播效率集思廣益，補充信息的完整性，加強討論的系統性，豐富思路的多樣性群體社會效應，提高表揚與批評的權威性，提高承諾的嚴肅性為什么要開會？注意：只有需要這些優勢的時候，會議才是最好的方案溝通方式。否則，可以采取單獨溝通、書面報告、email等其他低成本溝通方式。會議的目的與種類溝通信息（包括信息上傳下達、工作進展匯報和橫向補充）布置工作，明確或承諾任務的要求、對象和時間方案的分析、評審和決策方案的風暴創意號召動員不同目的的會議有不同的開法！一次會議可以有多個議程，實現多個目的！會議的成本會議時間成本。與會人員越多、會議時間越長、與會人級別越
3、高，會議時間成本越大。如果會議不能準時開始和結束，將造成等待的時間浪費。如果是高級領導召開的連續多場會議，會議的不準時造成航班誤點式的連鎖反應，形成大量時間成本浪費。直接會務成本。包括場地、交通、差旅、食宿等直接成本。機會成本。低效的會議不能解決問題，降低士氣，不能形成好的營銷方案，不能形成真正的品控，影響項目執行質量。一次高效的會議，是效率最高的溝通方式；而一次低效的會議，則浪費大量成本。所以，會議的“效率”很關鍵！我們常見哪些問題？作為經常參加會議的你，是否經常碰到以下問題：會議不準時，等待開會的時間有時甚至大于開會的時間；有時是會議延時，影響后續的工作安排。會議部分內容與自己無關，被“陪
4、綁”。會前準備不足，有時甚至開會前不知道要開什么內容，會上花很多時間溝通基礎信息、看材料。會議開著開著就散了，人員進進出出，接電話等。會而不議、議而不決、決而不行，浪費時間，不解決問題。所有人都憎恨這些低效率的會議。作為一名管理干部，一場會議的主持者，要認識到開會是一門學問，組織高效會議是經理人必備的管理技能！討論（3分鐘）你最不能容忍的5項會議行為是什么？2一般會議技巧一次成功的會議，會議中表現為集思廣益、創意頻出和果斷決策。但這需要會前的充分準備，更需要會后的跟蹤執行。會前：準備工作 圍繞會議的5w（why、who、what、when、where）進行相關準備，為高效會議打好基礎。會中：議
5、事過程 是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應盡量按照事先的議程和嚴格的會議紀律安排進行，以保證會議的高效率進行。會后：決議追蹤 會議結束后各與會者應執行會中所分派的工作，并有人負責跟進決議執行情況，并對結果進行獎懲。高效會議的“三部曲”會前準備“why”為什么開會？會議是一項高成本的群體溝通方式。開會前，首先要思考為什么要開會，是不是必須開會。必須把信息同 時傳達給很多人 有些事情需要當眾表揚或批評 要多人提供信息、參與決策以集思廣益多部門協調工作明確責任與承諾必須開會的四個如果部門負責人與會，系統分析問題，明確各自責任和多部門之間配合的流程；會議上的承諾更具嚴肅性集中式傳達信息，提
6、高效率，且避免信息逐層轉遞的失真多渠道采集信息，提供多角度觀點和多樣性方案，更好的做出分析與決策會議上當眾的表揚和批評更具權威性一次會議最好只有一個主題，才能更好地集中相關人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。為提高會議效率，最好將會議上需要討論的內容形成簡報，提前發送相關與會人員，避免會上過長的匯報和看材料時間。如果一次會議議題較多，會議總時長超過3個小時，最好制定會議議程并提前告知與會人員。議程安排的原則為：由重要到不重要：會議開始時即討論重要議題，以免延誤時影響到后面重要議題。由不
7、尖銳到尖銳：將尖銳議題置后，讓與會人員建立默契和信任感，再接觸尖銳議題，避免氣氛尷尬。由容易到困難：讓大家漸漸融入會議進行的節奏，不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。會前準備“what”安排議程問題決策者意見提供者決議執行者會議記錄者信息提供者會前準備確定參會人少而精。只要與會議議題直接關聯的單位參加，協辦的單位不用派人陪綁；有效。具體的議題讓主要負責人員直接匯報，領導不要代為匯報，避免“一問三不知”的現象出現；要有“決策權”，與會人員一定要有決策權，主管領導有事委派人參加，也要賦予相應的權利，否則因做不了主造成議而不決，造成較大的浪費！也打擊與會人員的積極性；確定參會人后，盡早發送會議通知
8、，并進行確認。1.了解會議的目的3.確定會議的形式5.決定會議的時間7.決定會議的地點9.確定出席人數11.是否準備會議名簽13.是否安排與會者住宿15.確定視聽教材17.準備會場周邊位置圖19.確定自己人的相關資料2.是否一定要開會4.安排會議的議程6.確定會議的主持人8.研究會場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發出了會議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會者準備資料20.是否安排會后聚餐并做好事先通知 會議準備工作核對單開始歡迎會議目的議程具體時間安排規章制度3議程1分享話題和目標交換信息討論/做決定/確認行動總結分配任務2結束會議總結安排下次會議一般的會議
9、流程規范領導盡量最后講話，否則一開始基調一定，很多人就不敢發表自己的看法，或者只是隨聲附和；會議發表意見時貫穿例外管理的原則，重復觀點盡量少談，出現跑題或剎不住車時要及時拉回來；繁簡得當，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分；決議果斷。該議的時候要議，該決的的時候要決，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結束了還沒有結論，要落實責任人、關鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風險防范措施、配套資源支持和關鍵里程碑等。議事流程要點會中控制的效率要點養成準時開會的習慣。對遲到者給予懲罰。嚴格會議紀律防干擾。禁止會上長時間接聽電話、頻繁進出，小范圍交流等干擾會議的行為，尤其是主持人更應帶頭遵守會議紀律。及
10、時終止跑題的討論。有的時候可以用其他話題活躍會議氛圍，但需要控制時間，主持人應及時拉回會議議題。不討論小范圍內細節。會議上不應該正對個別議題進行小范圍深入討論，否則其他不相關人會被長時間陪綁。應對“cicada”（呱噪蟬）講故事（和討論的主題無關）講了很長才進入主題拒絕傾聽別人的主要觀點可用話語或非語言的暗示事先提醒關于會議程序和時間限制用總結的方式結束有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見非語言性打斷重申會議規范反問法應對“shark”（攻擊鯊）會中控制:應對會議中“破壞分子”應對“donkey”（敏感驢）過于敏感防衛性很強，心中有面墻不能站在別人的立場看問題重復問題突出他的貢獻應對“c
11、rab螃蟹”（跑題蟹）點名發言重申會議規范短暫沉默開會的同時一并做別的工作私自進入小團體討論瞌睡、接電話、發短信、看微博會中控制:應對會議中“破壞分子”會議紀錄：常被忽視的“小事”會議的記錄一定要完整、規范。從會議主題、與會人員/缺席人員、發言、討論記錄到會議決議、任務分配等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規范、準確、可查。及時發放會議決議：一可增強會議時效性，發揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執行力；四可明確責任，并通知到相關部門。(1)盡快編寫會議記錄，分送與會人員及有關單位。(2)會議之追蹤執行要檢查。會議決策情況的跟蹤檢查，需要有
12、“盯牢、跟到底”的執行力強的人持續跟進和追蹤。結果要獎懲。高效的會議要做到會而有議，議而有決，決而有議，決而有行，行而有果。（3）會議的循環 下次會議先提出討論或進度報告會后跟蹤：決而有行、行而有果討論（10分鐘）作為一名會議召集人，面對如下情況，你有什么好的具體應對措施？1）較多參會者遲到2）會上與會者頻繁接到電話，據說是客戶重要電話3）約好了客戶召開方案溝通會，但開發商領導臨時缺席，與會人員無決策權，會議怎么開？4）會上匯報工作者逐句讀并解釋ppt，耗時已超過議程3重要品控會議三縱四橫15個里程碑，對應15個品控節點。其中，12個是通過會議的方式完成品控。12個會議可分為幾類：方案評審類：
13、包括開發策略定位會，項目信息評審會、提報內部評審、策略大綱評審、合項會、開盤會、階段性營銷過程控制會、項目結項會等。這類會議一般由開發總監/項目總監制定方案，報業務副總或總經理評審，內部充分討論后，提出修改意見。需求確認類：包括客戶訪談會和項目啟動會。目的是通過會議明確甲方需求和銷售條件。內部溝通類：交底會。開發團隊與執行團隊之間的溝通交接。風暴創意類：頭腦風暴會。集思廣益，產生創意，制定策略方案。會議與品控項目啟動會概要概述：項目啟動會，對應于策略階段“雙方需求及任務明確”里程碑，是通過與甲方召開會議的方式，明確開發商對項目的財務目標與品牌價值需求，明確項目工程進度節點和銷售條件，明確雙方團
14、隊職責與對接流程，并以會議紀要的方式將其書面化。時間：項目核心團隊確立之后，策略研展前，與開發商協商時間。與會人：召集人與主持人：主管業務的副總經理或由甲方相關領導與會人員：業務副總，項目開發負責人，項目總監或經理，未來的團隊成員，策劃經理，市場經理，銷售經理與行政條線負責人。甲方的領導。項目啟動會會前會 工作表1輸入會前會 工作表2A.開發商主要人員與對接人B.職責分工與對接流程A.項目資料確認B.項目周邊情況C.項目工程進度與銷售條件D.項目問題分析輸出項目啟動會會議紀要表A.開發商領導的指示B.開發商營銷負責人的指示C.公司領導的要求D.項目團隊的表態項目啟動會輸入與輸出項目啟動會：要點
15、會前準備：啟動會之前的會前會，需要項目核心團隊與開發商的前期溝通中，深入了解開發商需求、項目樓盤背景情況及項目工程進度實施情況，填寫會前會工作表，為啟動會做好準備。會議控制：啟動會的目的是通過正式會議的方式，邀請開發商領導對銷售目標（價率期）和品牌目標、工程進度與銷售條件做出相對明確的說明和承諾，以此作為策略制定的依據。會議上的有關講話和共識，應當予以準確紀錄，并經過雙方確認。重大項目的啟動會可以結合誓師大會進行，強化儀式感，增加使命感，激勵士氣，使雙方的信賴充分提升。目的與意義n通過儀式感，增強開發商對“雙方需求及任務”的確定性n作為項目前期的事件營銷n鼓舞士氣，增強團隊信心簡要內容流程n邀
16、約合作方、媒體、關系客戶。n開發商與易居簽署雙方需求及任務明確備忘錄 多方職責分工表工作流程及進度表。n開發商總負責向易居總負責人授旗n易居總負責人向項目負責人轉授旗n項目負責人帶領團隊依旗宣誓項目啟動暨誓師大會項目啟動與誓師會：案例頭腦風暴與任務分解會概述：頭腦風暴與任務分解會，是將項目執行團隊成員組織在一起，對項目的營銷策略進行思考的討論會。在討論結束，項目總監與策略負責人制定出相關提綱，并分配任務給各個撰稿人，以完成策略方案的撰寫。頭腦風暴會是一種激發創意、尋找思路的有效方法，并不局限在總體策略方案的討論上，每個階段在尋求問題解決方案時都可以運用。如何召開頭腦風暴會，是每級管理者都需要掌
17、握的技能。與會人：頭腦風暴會的參與者可以不限于團隊內部，開發商，或前期開發工作的參與者，外部的專家都可以與會，參與策略研究的人非常重要，能級越高，越能達到效果。紀律1：必須充分介紹會議背景如有外腦參與的話。會議開始應介紹前期的項目啟動會期間積累的項目背景資料紀律2：發言有先后秩序發言的順序是盡量由專業權威低的先講，專業權威高的后講，避免領導表態，堵塞言路紀律3：一定要有開放的氛圍，允許講錯，優秀觀點應在會議紀要充分體現紀律4：主持人應當是紀律維持者，發動每個人都參與，自身擔負會后總結觀點的角色嚴格意義上的頭腦風暴會天馬行空、無限創想，實際上適合于單個問題（比如一句推廣語或一個促銷方案）解決思路
18、的討論。而整合營銷策略的風暴，是要完成一個多個主題以邏輯串聯的系統方案，過于發散的討論效率過低。此時的頭腦風暴需要必要的引導，遵循頭腦風暴的基本紀律要求：頭腦風暴會議紀律思考步驟1分析項目，陳述問題思考步驟2價值與難點發現思考步驟3市場驗證與機會發現思考步驟4如何擴大價值，弱化難點思考步驟5尋找客戶，定價，定位思考步驟6溝通客戶，訴求重點思考步驟7執行層面的預設構想項目營銷策略的研討，是由多個具有邏輯關系的主題組成。策略的頭腦風暴會，需要主持人按照設定的思考邏輯，對各個主題逐步研討，并及時進行總結，推動策略思考的路徑發展，形成系統的策略大綱。每個項目的核心問題，研討的主題重點不同。主持人即需要
19、有前瞻思考，更要在討論中靈活把握，控制會議的節奏和深度。策略頭腦風暴思考邏輯合項會概述：合項會是對應于進場階段里程碑的品控節點，是對項目的具體目標和各項執行方案進行審核、對我司配置的人力及其他資源，承擔的成本費用、利潤測算進行核定，從而在實現項目營銷目標的前提下，保障公司的利潤目標。合項會分兩部分內容：一）與開發商溝通項目執行方案，獲得確認；二）內部核算項目成本和收益。這兩部分內容是相關的，根據營銷目標制定執行方案，根據執行方案配置人力和其他資源，并根據銷售目標和商務條件核定收入、根據資源配合核定成本。營銷執行方案的靠譜性、資源配置的合理性，項目的風險和盈利性，是合項會的重點。對 內對 外合項
20、會項目指標附表項目成本預算附表項目費用預算傭金分配方案項目營銷報告項目指標附表銷售價格方案工作執行排期表媒體排期預算表合項會合項會會議紀要合項會決議與會人員：公司內部人員：機構經營班子、項目總監、執行策劃負責人、市場負責人、專案經理；開發商方人員：項目負責人、營銷負責人、工程負責人與會人員：公司內部人員：業務副總、管理副總、項目總監、專案經理、策劃總監、綜管總監；合項會輸入與輸出會議時間節點：與開發商合同約定時間召開，如合同沒有約定必須早于項目開盤日前三個月召開；項目組應在開盤前完成項目合項會決議總表、項目指標附表、傭金分配方案的制作和流轉，最遲不得晚于開盤后一個月。執行過程中項目如發生重大變
21、化（因開發商原因變更合同條款或是遭遇嚴重市場及政策因素），項目總監應及時召開合項會以修改原定指標；合項會時間節點會議形式：項目合項會一般應以會議形式進行，純代理項目可以以文件流轉形式進行，項目執行中的指標修改也可以文件形式進行流轉；項目組綜合與會人員提出合理的、有建設性的意見，形成最后決議，并由決議簽署人簽署后流轉。合項會會議形式結項會概述：結項會對應于項目結案階段的品控節點，在項目結案撤場后，對項目結案報告進行評審，對項目資料進行歸檔，法務、財務等相關管理部門出具結案意見。結項會有兩個重點：一）項目的回顧復盤，進行經驗總結和知識沉淀；二）法務、財務、運營職能部門對項目管理要求的核定。參與人：
22、執行總經理、業務管理部負責人、項目執行團隊、法務、財務、運營參加人職責：項目執行團隊：負責結案報告的撰寫和項目結案相關資料的收集整理；法務：負責出具法務結案意見書；財務：負責出具財務結案意見書；運營：負責結案資料的歸檔和保管。項目結案報告不應成為項目流水賬的回顧，或者團隊的自我表彰，而是項目操作復盤的經驗總結與反思。結項會也不應是走過場，應付差事，而是一次系統的復盤討論。復盤，是一次成功的結項會最為核心的部分。結項會結案復盤復盤會議，不是批判會，也不是表彰會，而是“求真、求實、求學、求內、求到”的學習總結、反思提煉和持續提高的過程。復盤會議的“5求”不僅是項目結案時需要復盤，項目在執行過程中，需要經常圍繞策略計劃召開復盤會議，管理者需要學會復盤的工具和方法，帶領團隊實踐并運用。普通員工也在要實踐中應用并養成習慣。復盤如何落地復盤，是根據原定目標與最后結果之間的評估對比，對行動進行回顧，分析原因，對其他方案進行假設推演，最后總結規律的動作。復盤步驟與方法每個人都痛恨參加低效的會議，但自己也在召集著很多同樣低效的會議。會議管理的道理并不復雜，關鍵是真正的貫徹執行，付諸行動、養成習慣，你會成為受歡迎的高效管理者。結束語EndThanks
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