1、GL-007 文件資料管理工作規程 1 工作目標 1.1 確保文件、資料得到妥善保管，及時傳遞各類信息，滿足信息溝通的需要；確保管理 處日常事務性工作的正常開展。 1.2 適用于中海康城管理處文件資料的管理，包括對外收發文、檔案管理、創優資料、合 同協議、質量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。 2 工作職責 2.1 管理處經理是管理處文件資料管理的全面負責人，負責實施文件資料管理工作規程。 2.2 管理處文件資料管業助理是文件資料管理工作的具體實施人。 2.3 管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。 3 工作指引 3.1 管理處發文 3.1.1 按公司統一格
2、式打印文件，填寫發文擬稿紙 ，經管理處經理簽發后蓋章。 3.1.2 填寫文件發放登記表 ，按文件發放范圍發放，并要求收文人在文件發放登記表 上簽名。 文件發放登記表保存期限 10 年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統一 保存。 3.1.3 將文件復印件連同發文擬稿紙存檔， 發文擬稿紙與所附文件保存同樣期限。 3.2 管理處收文 3.2.1 外來文件收到后，首先填寫收文登記表及收文處理專用紙 ，交經理批閱。 收 文登記表保存期限 10 年，按編號次序存放，裝入專用文件夾統一保存。 3.2.2 根據經理閱辦意見，將文件送相關人員傳閱、處理并簽名。 3.2.3 將傳閱、處理后的文件及時收回并連同收文
3、處理專用紙存檔， 收文處理專用紙 與所附文件保存同樣期限。 3.3 檔案管理 3.3.1 檔案分系統進行管理，用檔案局統一印制的檔案盒保存，每個檔案盒應清楚標明所存 檔案的名稱。 3.3.2 每個檔案盒內應有一份卷內目錄，并隨時根據存檔情況變化予以調整。 3.3.3 查閱檔案應詳細填寫檔案借閱登記表 ，文件資料管業助理應認真檢查所歸還的檔 案，在確認無任何損壞后方可接收，對有損壞現象的，需進行修補。如無法補救的文 件，上報管理處經理。 檔案借閱登記表保存期限 10 年，按年度進行統一編目、歸 檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內容包括表格名稱、日期、保管期限。 3.3.4 質量手冊、程序文件的復印由申請人填寫文件復印申請表 ，寫明復印原因、復印 份數、發放范圍，經管理處經理批準后，由文件資料管業助理負責復印，必須加蓋受 控文件章后下發。同時填寫質量文件發放范圍清單和質量記錄表格發放范圍清
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