物業管理公司業主檔案管理標準作業規程（2頁）.doc
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物業管理公司業主檔案管理標準作業規程（2頁）.doc
1、業主檔案管理標準作業規程 一、目的 規范業主檔案的保管與跟蹤工作。 二、適用范圍 適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。 三、職責 、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。 、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。 四、程序要點 、業主檔案內容 （） 經業主簽署后的業主公約 。 （） 經業主簽署后的消防安全責任書 。 （） 業主家庭情況登記表 。 （） 鑰匙領用登記表 。 （） 業主證領用登記表 。 （） 業主入住驗房表 。 （） 裝修申請審批表 、相關圖紙及裝修施工隊資料。 （） 違章處理通知單及處理結果資料。 （） 業主的有關證件復印件。 （） 其他應保存的資料。 、檔
2、案盒（夾）的制作 （） 根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。 （） 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱， 其格式一般 是由 組織機構、名稱組成，如： SW業主檔案：表示物業管理有限公司管理處 公共事務部管理的業主檔案。 （） 將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部 3cm 位置 上，并排列在檔案柜中。 、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。 、按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內， 內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。 、業主檔案的跟蹤： （） 當發生下列情況變化時， 服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中： a、 通訊電話聯絡方式發生變化時； b、 業主發生更替時。 （） 業主檔案跟蹤管理： 由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普 查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至 少每隔 15 天跟蹤一次。 、業主檔案屬絕密檔案， 特殊情況如需查閱須報管理處， 經服務中心副主管辦理登記 手續后方可查閱。 、業主檔案應永久保存。 、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。 、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。 五、記錄 業主檔案目錄 六、相關支持文件 檔案管理標準作業規程
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