物業(yè)公司管理制度匯編（擋案管理）（2頁）.doc
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物業(yè)公司管理制度匯編（擋案管理）（2頁）.doc
1、檔案管理實施細則 為了加強公司檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案資料的作用，為公 司各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法 ，特制定本實施細則。 一、公司檔案的立卷和歸檔一、公司檔案的立卷和歸檔 1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔； 2、向各項目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔； 3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔； 4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙，驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔； 5、公司下發(fā)的各類公文及各項目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項目負責歸檔。 二、歸檔文件材
2、料要求二、歸檔文件材料要求 1、文件紙質較好，紙大小規(guī)格統(tǒng)一，一般用標準的 A4 公文紙。 2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件，抄寫要用碳素墨水寫，不能用圓珠筆、鉛筆。 3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內容應填寫清楚。 領導簽發(fā)文件要用黑墨水或藍黑墨水，不能用圓珠筆色墨水，文稿和正文同是存檔。 4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料，統(tǒng)計數字要準確。 三、案卷質量要求：三、案卷質量要求： 遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯系，區(qū)別管理和利用。 1、內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容，手續(xù)完善，利于長期保存。
3、2、管理內容的檔案，按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序：定稿在前，歷 次修改稿在后，結論性材料在前，依據性材料在后。 3、專題性：成套性檔案（包括科研、基建、設備等）按階段、結構、部分進行歸檔。 4、確定文件材料的保存價值，分為永久、長期、短期保存。 5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌，對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永 久保管。凡反映公司一般工作活動，在長期內對公司有查考利用價值的，列為長期保管，保管期為十 五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的，列為短期保管，短期保管年限為一至五年。 6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷或單份裝訂。問題單一， 文件較少，又不便一起歸類的，可立薄卷。 7、 卷內文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，應在裝 訂線一側下角編號，不裝訂的案卷，應在卷
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