1、十一、工 作 記 錄 管 理 標 準 作 業 規 程 1.目的 規范各類工作記錄的管理工作, 確保工作記錄的有效性。 2適用范圍 適用于物業管理公司管理服務工作中各種規定記錄的管理工作。 3職責 公司品質部負責對各種記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監 督。 各部門和記錄的填寫人員應遵守本規程關于記錄控制的規定和要求。 4程序要點 記錄的作用 證據的作用：為體系、過程、活動是否符合規定提供證據。 分析的作用：為分析過程是否在受控狀態提供分析的信息、數據和資料。 追溯的作用：為追溯過程的實施和結果提供追溯。 記錄的形式和來源 公司形成記錄的形式有，但不限于： c)質量體系文件規定、
2、設計并要求填寫的格式記錄。 d)凡需填寫、編制、控制的憑證、單據、臺帳、清單、簽收單、計劃、登記表、措施 卡、卡片、證件、圖表、報告等規定格式形成的記錄。 分供方提供的記錄。 記錄形成的要求。 e)應使用規定的記錄格式； f)應由規定的人填寫； g)填寫應及時、準確、完整、清晰； h)記錄有要求時應按規定履行編制、審核、批準手續。 記錄的標識 記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本號標識予以識別。記錄的編碼和版本號執 行質量體系文件編碼管理標準作業規程的相關規定。 具有追溯作用的記錄應編制記錄的編號（No.） 記錄的收集 記錄應按下列要求進行收集： i)記錄填寫、編制部門收集； j)記錄接收部門接
3、收； k)記錄歸口管理部門收集。 記錄收集時間： l)連續收集； m)按月、季、年集中收集； 記錄的編目 品質部負責編制公司幾個部門使用的工作記錄清單 ，按受控文件下發各部門，作為 使用、形成質量記錄的依據。 工作記錄清單應隨記錄的增刪，表格的更改而更改， 以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執行文件和資料管理標準作業規程的 相應規定。 記錄的查閱 記錄應按規定的路線和時間進行傳遞，以發揮記錄的使用價值。 合同要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱， 具體實施執行質量體系文件和資料管理標準作業規程的相應規定并予以記錄。 記錄歸檔 下列性質的記錄應予以歸檔： n)有關物業接管驗收的記錄； o)有關委托物業管理合同的記錄； p)有關質量策劃計劃的記錄； q)有關質量體系文件發放審批，更改審批的記錄； r)有關組織機構設置，調整和職責權限規定的記錄； s)有關重大安全
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