1、1 目的目的 規范公司檔案資料的管理工作。 2 適用范圍適用范圍 適用于公司所有檔案資料的管理工作。 3 職責職責 3.1 綜合部負責公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存公司在 管理服務活動中形成的各類檔案。 3.2 各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。 3.3 公司經理負責上報公司文件、對外公開文件的發放審批工作。 3.4 公司經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。 4 實施程序實施程序 4.1 歸檔保存的文件歸檔保存的文件 4.1.1 公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及 與工作有關的圖表、統計資料等。 4.1.2 在工作
2、中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。 4.1.3 在專門業務活動中形成的各種檔案，如：會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專 項檔案。 4.2 文件、資料歸檔的要求。文件、資料歸檔的要求。 4.2.1 歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。 4.2.2 歸檔的文件材料要完整齊全。 4.2.3 每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料（含有關圖 紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。 4.2.4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。 4.2.5 案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。 4.3 檔案資料的保管。檔案資料的保管
3、。 4.3.1 所有檔案資料均由資料管理員管理。 4.3.2 存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自 左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 4.3.3 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、 補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。 4.3.4 存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編 號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。 4.3.5 每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核 對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修 補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。 4.3.6 檔案資料柜需做好防盜等設施。 4.3.7 質量記錄保存期為二年。 4.4 檔案資料借閱管理。檔案資料借閱管理。 4.4.1 公司所有人員都有保護檔
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