1、質量記錄控制程序 1.01.0 目的目的 為了通過對與物業管理服務的質量和質量體系運行相關的質量記錄的編目、標識、收集、 歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達到提供客觀證據的目的。必要時實施追溯，為采取 糾正措施提供依據,特制定本程序。 2.02.0 適用范圍適用范圍 本程序適用于對物業管理服務和質量體系運行相關的質量記錄的管理。 3.03.0 職責職責 3.1 綜合管理部負責編寫并組織實施質量記錄控制程序 。 3.2 各部門及項目負責相關的質量記錄的管理。 4.04.0 程序要點程序要點 4.1 質量記錄的標識和編目 4.1.1 質量記錄的標識采用名稱及編號方式。 4.1.2 質量記錄表格
2、采取如下編號方式予以標識： ZHL 縮寫 總編號 記錄序號 4.1.3 歸檔序號：該質量記錄按時間排列順序號，由質量記錄保管人員按質量記錄一覽表 中規定的“歸檔時限”在歸檔時給出。 4.1.5 綜合管理部負責編制質量記錄清單 ，對質量記錄進行總體控制。 4.1.6質量記錄清單包括以下內容： 質量記錄名稱。記錄編號、填寫部門、一式幾份、送達部門。歸檔時限和保存期。 4.2 質量記錄的收集、歸檔時限、貯存及保管 4.2.1 質量記錄由最終送達部門定期收集，按質量記錄清單上規定的歸檔時限、保存期裝 訂成冊并保管。 4.2.2 各部門、管理處在接收質量記錄表格時，應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽
3、名， 確保所收集質量記錄有效。 4.2.3 各部門、管理處應將質量記錄保存在公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保 存期內不會丟失、損壞及變質。 4.3 質量記錄的查閱、歸檔、保存期及過期處理 4.3.1 綜合管理部文件管理員負責將各部門質量記錄清單收集管理，并負責檢查質量記錄 的歸檔管理是否符合規定要求，確保質量記錄按時歸檔，方便存取和檢索。 4.3.2 對于已填寫完成的質量記錄表格，每季度由各職能部門、管理處進行歸檔收集，并填寫 質量記錄歸檔清單 。質量記錄由各部門、管理處自行保管。將質量記錄歸檔清單報送綜 合管理部備案。 4.3.3 當業主（客戶）需要查閱時，須經公司總經理同意后方可查閱。 4.3.4 綜合管理部文件管理員可根據各部門、各管理處實際情況，在征得總經理批準的基礎上， 確定每種質量記錄的歸檔時限、保存期限，并列入質量記錄清單中。 4.3.5 對于超過保存期限的質量記
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