1、1.采購管理1.1采購原則和策略1.1.1概述項目采辦部全面負責合同范圍內的工程建設所需物資的采購、供應、服務以及相關事務的組織和管理工作，并向業主提供所需管理文件，包括：采辦部組織機構規劃、崗位職責、采購進度計劃、采購執行計劃及實施方案、質量保證體系和質量保證措施、HSE管理體系、采辦合同管理程序和措施、駐廠監造和出廠驗收管理方案、催交催運管理辦法、現場物資收發存管理程序、現場倉庫和露天堆放場地的管理辦法等。1.1.2采辦分包商的工作原則采辦分包商將本著竭誠為業主服務的思想，以業主的利益為出發點，嚴格控制采購工程所需產品的質量，保證滿足業主的技術要求；確保在采購過程中的安全；保證滿足工程進度

2、的需要；選擇合格的供應商，保證提供的產品滿足業主的要求；積極支持和協助業主的免稅和退稅工作，為業主節約資金，最大限度的維護和保證業主的利益。 1.1.3采辦分包商的工作策略根據中俄原油管道漠河-大慶段工程和物資采辦供應管理工作的需要，采辦分包商按照精干高效，職責明確的原則設置，并在工程PC項目部的領導下，根據項目部的總體部署和施工計劃，對工程所需物資（包括業主提供物資）的采辦、催交、檢驗、運輸、清關、儲存、調撥、結算、核銷等工作統一安排、統一協調、統一管理。其主要職責包括：（1）負責物資供需計劃的編制和供應進度計劃的編制；（2）負責物資采購資金使用計劃編制及資金控制管理；（3）采辦分包商設物資

3、采購招標辦公室，負責大宗、關鍵物資供貨廠商詢價、資格預審、招標文件的編制發售、招標會議組織、技術和商務談判、合同簽訂以及物資采辦招標的日常管理工作；（4）負責工程建設物資的質量監控信息反饋工作；（5）負責PC非招標物資的競爭性詢價、采購工作；（6）負責工程物資抵達中轉站后的物資保管工作及物資現場管理和辦理物資供應的收發交接手續等工作；業主應為免稅和退稅工作提供各種相應的文件支持；（7）負責物資供應有關管理、組織、協調等工作；（8）負責組織供貨廠商的售后服務和現場調試工作；（9）負責物資核銷和剩余物資的回收工作；（10）負責物資采購竣工資料的編制、管理、歸檔工作；（11）負責編寫物資采購完工報告

4、。1.2. 組織機構 1.2.1采辦分包商的組織機構 采辦分部經理采辦清關計劃督辦文控/合同管理物資調度倉儲管理質量HSE管理會計1.2.2關鍵崗位職責（1）采辦經理采辦經理由PC項目經理批準、任命。采辦經理在PC項目經理領導下，負責采購及其相關的全面工作。（2）綜合計劃及管理根據工程物資材料匯總表編制物資采購計劃。進行市場調查及詢價，編制采購資金使用計劃。根據施工工期的安排，編制采購進度計劃。對采購計劃、采購進度計劃進行管理和調整。掌握采購合同的執行情況。編寫采購工作報告。（3）采辦工程師接受材料請購文件，包括：請購單、數據表、采購說明書、詢價圖紙等。根據請購文件編制商務詢價文件，包括：詢價

5、函、報價須知、訂貨合同的基本條件、運輸、包裝要求等。確定詢價廠商名單，負責詢價、報價工作。組織報價評審，組織召開廠商協調會。確定供貨廠商，發出訂單，簽訂訂貨合同。（4）督辦（催交）工程師負責編制督辦（催交）計劃，及時了解供貨廠商的生產進度，督促供貨廠商按合同規定的交貨進度組織生產、運輸，保證按期交貨。負責編制采購狀態報告和定單狀態報告。（5）管理與統計管理員參與采辦所簽訂的物資采購合同的評審工作，負責合同的審查和蓋章。建立物資采購合同臺帳，對采購合同進行歸檔管理。定期了解合同執行情況，編制和按規定報送合同執行進度報表和物資收、發、存報表。參與對其他竣工資料的收集、整理及存檔。（6）文控管理員負

6、責采辦所涉及的所有文件資料的接收和傳遞工作，對接收和傳遞的資料進行編號、登記，以及整理、歸檔工作。（7）質量、HSE管理員負責采辦的質量、HSE管理，熟悉并認真執行有關質量和HSE管理文件；遵紀守法；努力作好本職工作，實現本工程的質量和HSE目標；按質量和HSE管理文件要求填寫各種記錄；接受有關培訓；執行相關規定，接受各相關方對項目部的質量和HSE管理運行情況進行檢查監督。（8）現場調度負責物資到達的接收工作，做好到貨記錄，安全、及時組織裝、卸車，指揮現場作業，發現問題及時處理并向有關部門匯報。統籌安排物資裝卸、倒運、堆碼工作，按規定存放貨物。組織物資發放，配合保管員現場監裝，做到24h保生產

7、。每天做好調度記錄，各種資料齊全、準確、規范。（9）倉庫管理員（保管員）倉庫管理要認真執行國家物資工作法令、法規和EPC項目部制定的采購文件，保證本工程建設的物資需要，做好物資的接收、保管與發放工作。運用科學的保管保養辦法建立各種標識和記錄，使所收物資記錄清楚、標識正確、碼放有序、資料存檔合理；所管物資不腐、不損、不丟；所發物資手續正確、數量準確、時間準時、記錄清楚、可追溯性完整。運用現代化的管理手段和操作規程，提高工作效率和管理水平，確保物資完好供應到位。最大限度的提高相關方的滿意程度和降低事故的發生。1.3采購程序1.3.1采購工作依據（1）業主批準或確認的設計材料表、圖紙及資料。（2）業

8、主批準或認可的采購計劃和采購進度計劃。（3）業主確認的更改計劃。（4）業主或采辦監督部門審核批準的臨時采購批準單。1.3.2采購申請和審批（1）編制采購申請根據采辦計劃和項目進度，采辦部應準備每份訂單的采購申請。設計規范、相應的數據表和工程請購單等文件得到業主批準后由設計部返回給采辦部。工程請購單包括日期，產品名稱、設計規范、參考規范圖紙、供貨商數據要求、材料清單、備件要求等。接到工程請購單文件后，采辦部立即準備采購申請。采購申請內容A.業主批準的技術規格B.商務要求C.設備材料清單D.業主批準的ER文件E.邀請投標商清單F.詢價函采購申請格式采購申請封面應包含項目名稱，承包商名稱和地址，采辦

9、經理和PC項目經理的簽字。檢驗技術規格書和數據表采辦部應該檢驗設計部門提交的技術規格書和數據表，并嚴格按照業主已經批準的技術規格書和數據表進行采購活動。采購申請的批準當采購申請內容完整并包含了所有要求相關附件后，采辦部將向業主提交采辦申請，業主予以批準和簽字。 （2）詢價單在向業主提交采購申請的同時，采辦部將向供貨商發布詢價單。采辦部確保考慮業主關于采購申請的所有意見并及時將意見傳達給供貨商。供貨商接到采辦部反饋的意見后應傳真給采辦部以確認意見收到，不適宜以傳真或郵件的形式傳達的意見應通過快遞或信件方式。在發布詢價單之前，采辦部應審核詢價文件內容以確保技術和商務文件的完整性。詢價單里包括產品規

10、格、參考規范、圖紙、數據表等。詢價單中應要求供貨商報兩年運行備件價格。采購詢價單將根據采購申請書來提出。根據業主提供的合格供應商名單及項目采辦部推薦的、由業主批準的供貨商名錄選擇投標者。無論招標還是議標采購，每一類材料設備至少選擇三個投標者，以確保獲得在商務和技術上都最具競爭力標書。當出現下列情況而至使采辦分包商無法根據供貨商名錄進行采購時，如：列出的供貨商沒有投標（沒有響應）和/或不能保證最少三個投標者。要求的設備或材料不在任何一家供貨商產品目錄中。列出的任何一家供貨商不能滿足技術規定和數據表供貨的能力。采辦部將以書面形式向業主推薦可選項、供貨商或技術規定，提請業主批準，在繼續實施采購活動之

11、前，應取得業主對所提建議的書面回復。業主將對每一個這樣的建議逐一予以考慮。除現場采購材料和議標采購外，詢價將采取邀請招標形式，報價采用密封標書。傳真報價只適用于現場采購材料和議標采購。（3）單一資源推薦如果某項特殊設備材料需要推薦單一資源，需遵守以下準則：準備一份詳細的清單唯一資源論證資料，并由業主批準。單一資源供貨商應從批準的供貨商目錄中選擇。沒有業主批準之前禁止進行單一資源招標活動。1.3.3具體采購方式（1）招標采購招標采購的程序：確定招標文件綱要。根據需要招標的物資的名稱、數量、規格、技術標準、交貨期限等，編制招標文件綱要。確定標底和確定評標原則。標底的計算和中標原則的確定應根據采購計

12、劃，由專業人員制作。標底應對投標人嚴格保密。發投標邀請/招標公告。根據需要確定業主批準的合格廠商名錄中的投標人范圍，并對其分別發投標邀請函。 資格預審或資格審查。在招標開始之前或開始初期，由招標機構對申請參加投標的賣方企業的資格進行審查。審查內容包括：經驗和以往承擔類似項目的業績；為承擔招標的項目將配備人員、設備和工廠設施的能力、財務狀況、企業資質，以認定其投標資格。這一程序是保證招標質量的前提和必備手段。具體步驟是：A.通知資格預審。可與招標通告同時寄發資格預審通告，通知投標人進行資格預審。B.編制及發售資格預審文件。C.進行投標人資格審查。由資格審查部門按照預定的考核指標對收回的資格預審文

13、件進行全面、客觀、公正的審查評定，如需要還應到賣方企業驗證核實，以保證投標人資格的真實性。D.確定合格投標人名單。投標人如果完全通過以上審查，并且按規定出具了各種有關的資信證明，則可被認為是合格投標人，最終確定出一份合格投標人名單。編制招標文件。招標文件是招投標雙方的行動準則與約定，是投標人編制投標文件的依據，是最終合同簽訂的基礎。它應由以下幾部分構成：A.投標邀請函。 B.投標人須知。 C.物資需求一覽表。D.投標書格式。 E.質量標準及技術規范。F.合同條款、合同格式及簽訂時間、地點、方式。印制、包裝、定價并發售招標文件。發售時間、地點及定價應在投標邀請函中專門通知。需要時對投標人進行資格

14、審查和企業實地考查。最終確定合格投標人名單。投標人按照招標文件的要求編制投標書，并在有效期限內向招標機構報送投標文件。開標。在截止投標后指定時間內，由招標機構主持公開開標。按照招標機構規定的時間、地點，通知所有投標人自愿參加開標儀式。開標過程應有監督人員現場監督。評標。即由采辦分包商組織的評標委員會對投標書的交易條件、技術條件及法律條件進行評審比較，選出最佳投標人的過程。評標工作應在投標有效期內完成。定標。各項投標的問題已經澄清、條件的評估已經完畢之后，由評標委員會進行綜合分析，寫出評標報告，交招標主管部門審定，最后根據審定意見確定中標人，這個過程稱為定標。招標機構將把招標項目的合同授予中標人

15、。通知中標。經過對投標文件的評審，確定中標人后，招標機構應立即以傳真方式在投標有效期內通知中標人，后以正式書面通知遞交中標人。中標通知是招標文件的一部分，具有法律效力。同時也應對未中標人發出通知告知評標結果并退還其投標保證金。簽訂并履行合同。按照招標文件有關規定簽訂并履行合同。（2）競爭性詢價采購 競爭性詢價采購的基本程序：評定合格供貨廠商；A.評定合格廠商的原則：a.產品制造資格或專利技術；b.裝備能力；c.有無質量保證體系；d.地理位置及運輸條件；e.主要產品的名稱和規格系列范圍是否符合采購要求，產品的年生產能力；f.產品的主要用戶和產品的使用情況及售后服務情況；g.近三年在同行業的銷售情

16、況；h.產品近三年的價格情況。B.編制供貨廠商調查提綱為了系統地了解和確定供貨廠商，采辦分包商將編制成供貨廠商調查提綱，請其填寫。調查提綱的內容包括：a.廠商名稱、地址；b.主要產品名稱、規格系列范圍、產品制造資格或專利技術、年生產能力以及外協件比例情況；c.產品的主要用戶、近三年的銷售業績；d.有無質量保證體系；e.運輸保證能力；f.售后服務的規定，g.產品近三年的價格情況。C.確定合格廠商將供貨廠商反饋的調查提綱，各同類的廠商按照確定合格廠商的原則進行橫向比較，從中選擇符合要求的廠商。將選擇確定合格廠商編成推薦廠商名錄報業主審批，批準后方可使用。并實行動態管理，定期測評，加入新評審合格的廠

17、商，剔除測評不合格的廠商。確定詢價廠商A.詢價廠商的確定原則a.業主合格廠商名錄中的廠商。b.承包商推薦并得到業主批準的廠商。B.確定詢價廠商的選擇范圍。詢價廠商應在已確定的合格廠商名錄中選擇，若要向目錄之外的廠商進行詢價，則應首先進行評定，報業主批準后方可進行。C.確定詢價廠商的數量。采辦分包商在為工程詢價采辦物資時，詢價廠商的數量將不低于三家。編制詢價文件 詢價文件包括以下的內容：A.詢價函B.報價須知C.商務報價表D.合同基本條件E.制造產品應執行的標準或質量要求、技術規格說明F.檢驗要求G.包裝要求H.運輸要求詢價文件的發出和報價的接收A.發出詢價文件B.落實詢價廠家是否收到詢價文件C

18、.詢價文件的澄清D.報價接受和進行報價登記報價評審A.報價中價格所包括的范圍B.物資的交貨期（包括技術文件的交付日期）C.貨款的支付要求D.各種雜項費用E.交貨地點和雙方責任采購廠商的確定采辦人員根據報價評審的結果，對參加報價的廠商做出“優先推薦”、“推薦”或“不推薦”的建議。采辦經理根據建議確定采辦廠商。商務、技術談判。簽訂訂貨合同。1.3.4現場采購工作程序（1）總則采辦人員在施工實施當地進行的現場采購活動，以確保工程的需要。（2）崗位職責現場采購現場采購負責在項目施工實施地點對項目所需的短周期、臨時的、零散材料、設備的購買、運輸和貨物的現場存儲，以滿足工程施工的需求，保證工程項目的順利進

19、行。現場采購工作職責：A.根據項目所需的非長周期的工廠設備/材料的供應和服務，編制現場合格供貨商名冊。B.購買項目建設需要的非長周期的設備、材料、供應和服務。C.負責安排、督促、檢查所有現場采辦以及材料運輸。D.負責項目所有材料的接收，包括所需的材料報告，不合格、過期、缺少和損壞報告。E.負責填寫損壞賠償保險和協調報告。現場采購人員現場采購工程師向采辦經理報告工作情況，具體負責現場采購、現場運輸、現場倉儲管理等工作，并負責與施工、設計、控制部門和業主現場代表聯絡。現場采購工程師的其他職責有：A.全面負責現場物資供應管理工作；B.開展現場采購工作；C.現場采購文件的編制；D.市場調查；E.設備材

20、料現場采購計劃及采購工作的實施；F.負責現場檢查、督辦、質量控制、安全環保和現場服務等。（3）工作程序指南現場采購必須符合采購程序手冊的規定，現場采購程序將對現場采購工作的實施提供指導。供貨廠商選擇現場采購應與采辦程序手冊要求一致。所有工程非臨時設備/材料的采購供貨商應從業主批準的合格廠商名錄中選擇。對于臨時設備、材料、工具、供給和消耗品的采購，如果在業主批準的供貨商名冊中找不到合適的供貨商，則需現場采購人員提出至少3家供貨廠商并附資質審查文件資料報業主審批，如果需要單一資源采購的需事先得到業主的批準。采購現場采購必須嚴格按照相關的采購程序展開工作，現場采購工程師將按以下步驟進行現場采購。采購

21、申請采購申請應提交給業主進行審批。采購申請內容包括：A.材料/設備清單B.技術要求C.商務要求D.供貨廠商清單E.詢價函采購申請批復當采購申請內容完整并包含了所有要求相關附件后，現場采購人員將向業主提交采購申請，業主進行審批和簽字。詢價單在向業主提交采購申請的同時，現場采購人員將向供貨廠商發布詢價單。采購人員應將業主關于采購申請的有關意見及時傳達給供貨廠商。在發布詢價單之前，采購人員應審核詢價文件內容以確保技術和商務文件的完整性。與供貨商談判和授予推薦采購人員將與供貨廠商進行商務談判以獲得更低的價格。供貨廠商所有口頭答復需立刻以傳真或信函的方式確認。采購人員在與供貨商談判之后按商務報價排定供貨

22、商的名次，并向業主提交一份授予推薦信供業主審核。授予推薦信的內容包括：采購的材料描述、供貨商清單、結論等。業主應在收到授予推薦信后3個工作日內給予答復。訂單訂單應以業主批準的訂單格式準備。數額較小的采購訂單可以適當簡化，簡化的訂單格式應經業主審核同意后方可使用。在向供貨商發布訂單之前，應給業主提交一份不標價的訂單審核。訂單審核應在7個工作日內。任何業主的意見應包含在訂單里。訂單更改，訂單回執和訂單更改回執，訂單簽字程序，備件和供貨商服務等內容將完全依照采購程序中的規定執行。1.3.5采購合同管理程序（1）總則為加強合同（協議）的管理，規范和約束中俄原油管道漠河-大慶段工程所需的物資采辦的行為，

23、維護業主和PC項目部的合法權益，根據中華人民共和國合同法（以下簡稱合同法）及有關法律法規，結合中俄原油管道漠河-大慶段工程建設實際情況，制定本程序。凡采辦分包商為中俄原油管道漠河-大慶段工程所簽訂的物資采辦合同均遵守本程序。 （2）采購合同的簽約為中俄原油管道漠河-大慶段工程所采辦的物資除標的額較小（5000元以下）或能即時清結的外，均須簽訂書面合同；雖能即時清結但屬批量、交易額較大，或當時難以監測產品內在質量和技術性能及容易引起糾紛的交易，也應簽訂書面合同。 簽訂采購合同應當使用工商行政管理部門監制的合同統一文本或參照規范文本，具體份數按實際情況確定，買方至少留存三份，合同管理一份、財務一份

24、、承辦人一份。簽訂合同的程序和要求 A.市場調查：對需擬定的合同，要根據其內容對標的物的市場分布、生產廠家、價格及其趨勢等進行綜合性的分析或論證。要嚴格按照“貨比三家”“價比三家”“售后服務比三家”的原則做好市場調查。 B.資信調查：對經市場調查后選定簽約對象的民事資格、注冊資本、銀行存款、技術和生產能力、經營狀況、信譽、產品質量等進行審查，以確定是否具有擬簽合同的履行能力和獨立承擔民事責任的能力。對方簽約代表人或代理人要有合法的身份證明，及法定代表人證明書和法人授權委托書，任何代理人無權與上述情況不明的當事人簽訂合同。審查人應對審查情況的正確性負責，承擔審查責任。 C.談判和起草：合同談判應

25、由具有合同談判經驗并具有相應技術、經濟和法律知識的人員負責；重大合同或法律關系復雜的合同應組成談判小組。合同起草原則上由我方談判人員或談判小組負責，嚴格遵守法律、法規和有關規章制度，做到標的明確、平等互利、內容齊全、條款完備、責任明確、用語規范嚴密；一般情況下，力求合同管轄地在對我方有利的地點。如屬對方起草，采辦分包商談判人員或談判小組應按上述要求進行審查和修改。 D.審查和簽字蓋章：所有合同在正式簽約前，合同人員應將合同文本和有關資料（如依據的計劃、批文、市場調查及有關資信審查資料合同談判紀要、貨比三家資料等）送主管合同的采辦經理進行審查。對審查不合格的合同，合同承辦人應及時修改，直至合格。

26、E.外部有關手續：法律法規規定需經專門機關批準的合同，合同簽訂后應由承辦部門的經辦人辦理審批手續；凡是國家規定需經有關部門登記或備案的合同，必須向規定的部門申請登記或備案；凡是按有關規定進行公證的合同必須進行公證。 F.承辦人不得采用賄賂、帳外暗中收受或給予對方單位或個人回扣等不正當手段簽訂合同。G.所有工程所需的物資采辦合同的談判、簽約等過程必須有采辦部的兩人以上同時參加，嚴禁一人單獨談判、簽約。（3）合同的履行對依法簽訂生效的合同，采辦部必須全面履行，不得擅自單方面變更、自行修改、解除或終止。經雙方協商變更合同的內容，應簽訂書面協議，按正常合同辦理手續，作為原合同的附件進行管理。合同雖已簽

27、訂，但發現顯失公平、重大誤解或對方有欺詐行為，嚴重損害我方利益的應及時與對方協商變更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發生，必要時可請求仲裁機構或人民法院予以變更或撤消。 采辦部負責組織、協調合同規定的我方義務的全面履行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務的履行。合同承辦人應將合同履行的有關情況及時向采辦部、項目部領導匯報。 對應驗收的標的物，應由有關部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或與合同規定不符的標的物，應由采辦部在即日提出書面意見，按國家規定或合同約定的時間向對方提出異議，盡快采取適當措施解決。 采辦部應建立簡便有效的合同履行督促檢查制度，定期對到期合同的履行情況進行

28、檢查。問題較大的應書面上報有關領導。合同履行完畢，應到合同主管部門辦理核銷手續。 （4）違約和糾紛的處理合同違約必須依法承擔違約責任。 發生合同糾紛后，采辦部應首先及時與對方協商解決。協商不成時，應在規定的期限內以書面形式上報主管領導；并在法定代表人的授權下配合專職法律人員向有管轄權的仲裁機構申請仲裁或向法院起訴，不準私自對外委托有關部門或個人處理糾紛。 （5）處罰有下列情形之一者對責任者酌情進行處罰：違法或違反本程序簽訂合同的。 簽訂的合同條款不全或不規范給合同履行造成障礙或發生糾紛的。 沒有對合同對方進行資信審查，或資信審查不認真、不準確，給業主或EPC項目部造成經濟損失的。由于采辦部及個

29、人的原因造成我方違約的。 對方違約給我方造成損失而未及時給予追究的。 不按時將已簽訂的合同交合同主管部門備案的。 變更或解除合同時不依法辦理，從而發生糾紛造成經濟損失的。 因我方不按期履行合同而敗訴的。 不負責任、玩忽職守，錯簽合同或購進偽劣產品的。 與對方蓄意通謀簽訂合同的。 應采用而未采用書面形式訂立合同的。未按采辦部編制的工程采辦進度計劃所簽訂合同的。1.3.6合同管理措施（1）簽訂之前的管理凡是由采辦部負責簽訂的采購合同，根據采購金額的大小采取不同的采購方式，國內采購100萬元以上的采購合同，采用招標采購的方式組織采購，特別急需（或國家規定允許非招標采購的物資）的物資經批準可以采用競爭

30、性詢價采購。對于招標采購物資要嚴格按照國家、業主規定的辦法進行。對于競爭性詢價采購的物資應首先在業主提供的合格供貨廠商名錄中選擇，合格供貨廠商名錄中沒有的可以在社會上的供貨廠商中選擇。但必須對潛在供貨商進行資質審查，審查合格經業主批準后方可列入合格供貨廠商備選名單。在與供貨廠商進行商務、技術談判中，對于金額較大的應邀請審計、財務、法律、合同管理等部門參加，以最大限度的減低采購風險。在談判過程中應本著公開、公平、公正、誠實守信和質比三家、價比三家、擇優選擇的原則選擇最終供貨廠商。供需雙方初步達成一致意見后，再起草合同草稿。（2）合同蓋章之前的管理蓋合同專用章時，負責采辦的人員應向合同管理人員提供

31、供貨廠商的資信材料、評價材料、審批材料等，并規定資信材料的真實性由合同承辦人把關。資信材料包括：供貨廠商的有效營業執照稅務登記證組織機構代碼證特種行業生產許可證廠家對代理商的授權委托廠商對簽訂人的授權委托供方報價對比情況或談判工作總結供方業績情況預付款或定金審批表根據不同的合同需要提交的其他材料等上述資料完備并經合同人員審查合格后，才能進行合同內容的實質性審核。審核內容包括：產品的名稱、型號、數量、交貨時間、交貨地點是否明確，是否與訂貨通知相符。所采購的物資是否在供貨廠商提供的營業執照規定的經營范圍之內。產品的執行標準、質量要求、廠商對產品質量負責的條件和交貨期限是否明確。交貨地點、交貨方式是

32、否明確。是否對貨物運輸方式、運輸費用等做了規定。預付款、定金是否得到采辦部和相關領導的審批。對貨物是否提出了包裝要求，標準如何。條款中是否寫明開具增值稅發票或專用發票。是否對隨機的備品、備件等提出了要求。要求廠商提供的產品資料（合格證、使用說明書、出廠檢驗證明等）是否齊備。是否有售后服務條款。是否有違約條款，違約條款是否公平合理。解決合同爭議的方式、起訴地點。合同金額大小寫是否一致。簽字人簽字位置是否正確。將無價格合同提交業主進行審批。（3）合同蓋章后的管理對于合同蓋章之后的管理應采取周跟蹤、月報表的辦法。每周五和月末要對采辦部所簽訂的合同進度進行跟蹤，包括：簽訂情況、貨款支付情況、到貨情況、

33、驗收情況、調撥情況等，并分析上報給采辦部領導和相關部門。1.4采辦進度計劃1.4.1線路物資 管件、陰保材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；5月25日到達中轉站。1.4.2站場物資 儀表材料、通信材料、電力材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉站。儀表設備、工藝設備、陰保設備、通信設備、電力設備：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉站。1.4.3消防、土建物資 暖通材料、給排水材料：4月21日開始談判、招標；5月10日簽訂合同；6月10日到達中轉站。消防設備、暖通設備、給排水設備：4月21日開始談判、招標；5月10日簽

34、訂合同；6月10日到達中轉站。1.5采辦進度控制程序1.5.1采購計劃的編制PC項目部成立后，采辦經理應立即組織人員編制物資采購計劃。采購計劃應描述采購任務的范圍，明確采辦分包商與施工分包商在采購任務方面的分工和責任關系。（1）采購計劃應滿足以下原則：經濟原則A.在保證所采購物資的質量和交貨期的前提下盡可能為業主節約采購資金；B.較低的采購投資； C.在規定的費用范圍內，材料價格、運輸費用綜合考慮，以合格的產品質量和最少的資金投入為采購目標。D.最低的采購管理費用；質量保證原則A.所有供貨廠商必須經過選擇與審查；B.嚴格監督廠商質量體系的運行；C.嚴格監督產品檢驗、試驗程序的執行；D.嚴格按照

35、產品的運輸、堆碼、保管程序或要求進行操作。安全保證原則進度保證原則A.采購進度必須服從業主/監理制定的工程總體進度；B.采購進度必須服從施工進度；C.必須按規定進度控制的要求和目標運行。HSE/OHS（安全、健康、環保）原則采購分包原則A.采購分包商必須經過選擇與考核；B.能自己采購的不分包；C.必須與分包商簽署采辦分包協議。申報審批原則采購計劃應得到業主的審批、批準或認可。免稅和退稅原則為業主的免稅和退稅工作提供相應的支持。（2）采購費用/進度控制目標應服從項目整體費用/整體進度控制目標，在采購計劃中應明確規定采購具體費用/進度控制目標和要求。（3）采購特殊問題的說明：關鍵物資的采購，不按正

36、常程序采辦的特殊物資，要求提前采購的物資，現場組裝物資等。（4）采購協調程序規定物資采辦部與業主、供貨廠（商）的協調程序和通信聯絡方式，采辦文件的傳遞和分發范圍，確定項目經理部審查確認的原則和內容等。（5）采購工作采取的措施：采辦組織，解決特殊問題的方法等。（6）為完成采購任務的其他問題進行說明。1.5.2采購計劃的調整（1）局部調整在實施采購計劃時，如果受到不可遇見因素影響，導致采購計劃不能正常開展，應及時逐項提出，交項目部相關部門進行協調，在確保項目總進度的前提下，合理調整局部計劃。（2）全部調整在采購計劃執行時，如果出現較大范圍的變更或工程進度改變，執行原有的采購計劃已無可能，應及時與項

37、目部和業主協商，重新編制采購計劃。1.6設計料表、機械制圖、技術規格書及數據單的督辦與執行設計分包商負責將審批后的工程建設項目的設計圖紙、料表及相關技術文件提供給采辦部，并提供咨詢和技術支持。采辦部就設計圖紙、料表及相關技術文件的疑問向設計分包商尋求解答和澄清，設計分包商應給予明確的答復。對于招標采購物資，設計分包商應派代表參加，對投標文件中的技術部分提出評審意見和建議。設計分包商應派代表參加采辦部組織的廠商協調會，負責技術和圖紙資料方面的談判。對于非招標物資，設計分包商派代表參加項目采辦部對擬定供貨廠商的技術評審。采辦部門匯總技術、商務評審意見，進行綜合評定。在采購物資生產、制造、加工過程中

38、出現的設計技術問題，采辦部應及時通知設計分包商，設計分包商有責任派代表到現場處理設計、技術問題。根據采購合同，需要供需雙方共同參加檢驗、監造的環節，采辦部在必要時請設計人員參加產品試驗、試運轉等出廠前檢驗，設計分包商應給予支持。由于設計變更引起的采購變更，設計分包商應按程序辦理變更文件和手續，并負責設計圖紙、料表和技術文件的修改工作，在取得PC項目經理部確認后，交采辦部變更執行。采辦部應及時通報變更執行的情況。對于因市場因素引起的采辦變更，采辦部門在變更和代用前，應取得設計分包商的書面認可。設計部應及時審批采辦部轉交的按規定由廠家提供的圖紙、中間文件、竣工資料等。1.7合格供貨商名單序號供貨范

39、圍供貨商來源國供貨業績ERW鋼管123456712345678910111415123451234567891231234511234512345678123456789123456789101112312345678910111213141516171234567891234567891012345678910111213141516171819202112345678910111213141516171819202122232412345123456123456789101112131415123456789101112123451234567123456712123456789101112131231234567891011121314151617181920202122232412345678910111213141512345112345