1、山東農業工程學院檔案管理辦法第一章 總 則第一條 根據中華人民共和國檔案法及其實施辦法和中華人民共和國教育部令第27號普通高等學校檔案管理辦法的規定，為了進一步加強學校的檔案工作，更好地發揮檔案的職能和作用，結合學校的實際，特制定本辦法。第二條 學校檔案是指建校以來，學校在從事教學、科研、黨政管理及其他各項活動中形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 檔案管理是各項管理工作水平和效果的真實反映和歷史記載，是不可缺少的一項專業工作。各部門必須把檔案工作納入各項管理工作中加強領導。第四條 學校的檔案工作要堅持集中統一管理的原則，所有檔案由學校檔案室集中管理。

2、第二章 第二章領導體制和機構設置第五條 學校的檔案工作由校長領導，其主要職責是：(一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。其他的校領導要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。學校檔案工作接受教育主管部門及省級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。第六條 學校設立檔

3、案工作領導小組，負責組織協調、研究、解決檔案工作中的重大問題。第七條 學校檔案室的主要職責是：（一）貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，并完成上級主管機關下達的其他有關檔案業務工作；（二）負責規劃、協調全校檔案工作，并負責對本校各學院、處、室、科等部門的檔案工作進行監督、指導和檢查；（三）制訂和組織實施本校關于檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規范化、標準化建設，提高檔案綜合管理水平； （四）負責接收（征集）、整理、分類、鑒定、統計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關資料；（五）維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作；（六）開展檔案的開放和利用工作；（七）負責編

4、輯檔案參考資料，編制檢查工具，積極開發檔案信息資源；（八）負責組織全校專、兼職檔案人員的業務學習和培訓；（九）開展檔案宣傳工作和利用者教育工作；（十）開展檔案理論和檔案業務的學術研究，組織和參加校內外檔案業務研討、交流和協作活動。第八條 學校檔案室配備專職檔案工作人員。各部門單位必須有一名負責人分管該部門單位的檔案工作，并配備一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。第九條 專兼職檔案人員應當認真執行黨和國家的方針政策，遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。專兼職檔案員隊伍應當保持相對穩定。第三章 檔案管理第十條 學校應逐步

5、完善歸檔制度，并納入教學、科研和管理人員的職責范圍，做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作，都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。第十一條 學校各部門應將各項工作與檔案工作實行同步管理，即在布置和完成各項工作時，同時做好相對應的檔案收集及整理工作。第十二條 學校實行文件材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學校各部門、各課題組的兼職檔案工作人員應當按照學校檔案整理歸檔的要求，組織本部門或本課題組的教學、科研和管理等人員及時整理歸檔。學校檔案室對各業務部門的立卷工作予以必要的協助、指導和監督。其職責是：（一）按照文件材料的自然形成規律組卷；（二）編制相應的頁號并制作規范的卷內目錄和移交目錄；（

6、三）經由本部門或課題組檔案工作負責人審核合格后，向學校檔案室移交。第十三條 學校文件材料的歸檔范圍：（一）黨群類主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群工作的文件材料。（二）行政類主要包括學校行政管理工作的各類綜合性文件；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。（三）教學類主要包括學校反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料；本校培養的學歷教育學生的入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、畢業生登記表等。（四）科研類主要包括學校在科學研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申

7、報獎勵；推廣應用等工作內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（五）基建類主要包括學校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等方面內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（六）學生類主要包括學校有關學生工作的規章制度、工作程序、會議記錄、紀要、迎新工作計劃、方案、領導講話、教師代表、學生代表講話，校友工作材料、學生助學金、困難補助、學生就業、學生獎懲材料、畢業生校友工作等材料。（七）儀器設備類主要包括學校各種國產和國外引進的精密、貴重、

8、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術文件以及在購置、驗收、調試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產生的文件材料。（八）出版類主要包括學校編輯出版的學報、校報。（九）外事類主要包括學校有關人員出席國際學術會議(含在國內舉辦的)，出境考察、講學、合作研究、進修、留學及本校聘請的外籍、港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；本校涉外活動、對外學術交流、友好往來等有關文件材料。（十）財會類主要包括學校在財務管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄，報表、工資清冊等材料。（十一）聲像類主要包括反映學校各項活動和歷史發展，具有保存價值的各

9、種以音像、畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片，磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。（十二）上級來文上級有關各類文件。（十三）實物類主要包括上級領導來校視察、檢查、指導工作和境內外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料；境外、校內外的團休，個人和校友捐贈的紀念物品；校內各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等)，以及其他有保存價值的實物。第十四條歸檔的文件材料應質地優良、書繪工整，藍黑墨水書寫，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。第十五條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理：（一）歸檔時間1學校各部門應于次年6月底前歸檔；2各院系等應

10、當于次學年寒假前歸檔；3科研、基建、生產設備的專題性、成套性檔案，應在項目完成并通過鑒定、驗收后兩個月歸檔；4.辦公自動化產生的電子文件實時歸檔。（二）檔案移接手續學校檔案室接收檔案時，應根據檔案目錄，與移交人共同清點，對秘密、機密及以上的重要案卷，要逐頁清點，經查對無誤，方可辦理簽收手續。第十六條 學校各類檔案都是學校的重要財富，由學校檔案室集中管理，任何部門或個人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護檔案的義務。第十七條 學校檔案室依據高等學校檔案實體分類法，負責對本校檔案進行分類、編號的排列。第十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。（一）永久：凡反映我校主要

11、職能活動和基本歷史面貌的，對學校和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括兩部分，一是本校形成的重要文件材料，一是上級領導部門針對本校所發的重要文件材料。（二）長期：凡在相當長的時間內，本校需要查考利用的檔案，列為長期保管，它包括本校產生形成的和上級領導部門及有關部門所發的與本校工作有關的比較重要的文件材料。保管期限為十六年至五十年左右。（三）短期：凡在短期內本校需要查考利用的檔案，列為短期保管，其保管期限為十五年（含十五年）以下。第十九條 學校檔案室要定期組織檔案鑒定。要按照國家檔案局機關文件材料歸檔和文書檔案保管期限規定確定檔案的保管期限。對已失去保存價值的檔案，在征得有關部門同意

12、，并造冊報學校領導批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。第二十條 學校檔案室定期對檔案的收進和移出、庫存案卷數量、檔案的利用情況等進行統計，并依照有關規定，向上級有關部門報送檔案工作基本情況統計報表。第二十一條 學校檔案室應建立嚴格的庫房管理制度，并有防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設施；要研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制；要建立安全保密制度，對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，遇有特殊情況，應立即向學校主管領導報告，及時處理。第四章 檔案的利用與開放第二十二條學校檔案室設立供查閱檔案資料的閱覽室，積極開展檔案利

13、用與編研工作，主動提供服務。第二十三條學校檔案室開放檔案，必須遵循下列規定：（一）本校教職工因教學、科研等工作需要查閱檔案者，憑本校工作證，按照檔案閱覽制度辦理借閱手續；校外單位或個人，須持有關單位介紹信、本人身份證、工作證等有效證件，在說明利用檔案的目的和范圍后，按照我校檔案借閱制度辦理借閱手續，方可查閱利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘錄、復制；（二）因工作需要復制已開放檔案的，由檔案室負責辦理；（三）本校職工借閱黨群類檔案、財會類檔案及保密檔案時，須經學校主要領導同意并辦理相關手續后方可利用，且一律不準外借；保密檔案按有關保密規定控制查閱范圍，一律不準外借；珍貴的實物檔案、重要的照片、底片

14、、縮微膠卷等一律不外借。（四）如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向學校領導反映。（五）檔案借閱過程中，凡有未經允許私自抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪改、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律責任。（六）未經上級主管機關批準并學校授權，任何單位和個人都無權公布檔案。第二十四條本校檔案屬下列情況之一者，不宜開放：（一）涉及黨和國家秘密的；（二）涉及專利和技術秘密的；（三）涉及個人隱私的；（四）檔案形成單位規定限制利用的。第二十五條對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提原件使用，如特殊需要，須經有關領導批準。第五章 附 則第二十

15、六條 本辦法自發布之日起執行。山東農業工程學院檔案借閱制度為規范檔案的借閱管理，確保檔案的使用安全，特制定本制度：一、學校檔案主要供本校黨政管理、教學及科研工作使用，適當為社會提供服務。二、凡需利用學校檔案室尚未開放的檔案，必須辦理一定的審批手續后，方可利用。 （一）本校人員如需查閱檔案（黨群類、財會類和保密檔案除外），須經所在部門領導簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續。（二）本校人員查閱黨群類、財會類及保密檔案，須經學校黨委書記同意并辦理相關手續后方可利用。（三）外來單位或個人查閱檔案，須持單位介紹信、本人身份證、工作證等有效證件，辦理相關查閱手續后方可查閱。但一律不準借出使用。三、檔案的利用

16、，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進行登記。（一）確需借出者，須經學校主要領導批準，嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還；一般檔案借閱不超過兩周，重要檔案當日歸還，節假日期間檔案應送回檔案室保管。凡需延期使用者，要辦理續借手續。愈期不還者，按山東農業工程學院檔案管理辦法有關規定處理。 （二）黨政類檔案、財會類檔案、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等一律不外借；同時，保密檔案按有關保密規定控制查閱范圍，一律不準外借。（三）嚴禁擅自復制或摘抄檔案。因工作需要復制檔案時須經學校領導批準，辦理復制手續后方可復制。四、查閱檔案一律在檔案查閱室進行。不得擅自將檔案帶出檔案室。特殊需要

17、須經批準后方可借閱。五、檔案的利用者要愛護檔案，確保檔案的保密、完整與安全。借閱的檔案不得轉借他人，不準拆卷、抽頁、剪裁，不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失密，做到歸還檔案完好無損。六、檔案歸還時，檔案人員須認真清點、檢查和驗收，如發現問題應查明原因及時處理，并報告有關領導。七、未經學校授權和上級主管機關批準，任何單位和個人都無權公布檔案。八、檔案工作人員及檔案利用者，要嚴格遵守上述規定，對違反規定者，視情節輕重，給予批評教育、罰款直至追究法律責任。九、本制度自公布之日起執行。山東農業工程學院檔案歸檔制度一、凡記錄反映本校職能活動情況、具有是后查考利用價值的各種文字、圖表、材料和圖片、

18、錄音、錄像等，均屬歸檔范圍。二、各部門兼職檔案員應根據歸檔檔案范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題。三、凡立卷材料必須紙質優良、規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，對不符合要求的要返工重制。四、各種歸檔材料辦理完畢隨時移交歸檔。各種歸檔材料都必須辦理移交手續。（一）學校各行政部門應當在次年6月底以前必須完成歸檔任務；（二）畢業生檔案須在每年10月底以前完成檔案立卷歸檔任務；（三）科研類檔案應當在項目完成2個月內由科技處完成立歸檔任務；（四）基建類檔案應當在項目完成3個月內由基建科完成歸檔任務；（五）學校重大活動形成

19、的檔案，應當在活動結束2個月內完成歸檔；（六）專門會議、事項可以辦理完畢隨時移交歸檔。（七）電子檔案材料與紙質檔案材料同步歸檔。（八）干部人事檔案由組織人事處單獨管理。五、本制度自公布之日起執行。 山東農業工程學院檔案保密制度為了確保檔案安全，防止泄密、失密，制定本制度。 一、檔案工作人員必須認真執行檔案法和保密法，嚴格保守黨和國家的秘密。 二、接待借閱和歸檔人員，應在借閱室或辦公室。非檔案室工作人員，未經允許不得進入檔案庫房。 三、嚴格檔案接收、保管和借閱制度，認真履行登記、簽字手續；禁止在檔案整理室、閱覽室等檔案工作場所會客，不允許與檔案無關的人員翻閱檔案、資料。 四、凡屬密級檔案，應按密

20、級劃分規定整理編目，及時入庫。暫不能入庫的密級檔案，必須單獨存放，專柜專人管理，嚴防泄密。 五、任何人不得私自將檔案帶出檔案室，更不得私自復印、摘抄和傳播檔案內容。檔案工作人員離開工作室，要隨手關門落鎖，嚴防檔案、資料丟失 六、凡需處理和銷毀的檔案，按山東農業工程學院檔案鑒定銷毀制度辦理。平時辦公廢紙、廢件、重復件，應妥善積存，按規定銷毀，不得隨意當垃圾傾倒。 七、檔案工作人員違反保密制度，按國家有關規定處理。 八、本制度自公布之日起執行。山東農業工程學院檔案鑒定和銷毀制度根據國家檔案局及行業主管部門關于各門類檔案保管期限的規定，結合我校實際制定本制度。一、檔案鑒定、銷毀工作由檔案室負責組織。

21、檔案室應在調查研究基礎上制定檔案鑒定計劃，對各類檔案定期進行檔案價值鑒定，并相應修改歸檔范圍和保管期限，對已滿保管期限的檔案及時組織鑒定和銷毀。 二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在學院辦公室的主持下，由檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造清冊，經學院有關領導批示后，方可銷毀。四、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點監督銷毀、監督銷毀人員必須在注冊上簽名并注明銷毀方式和日期。銷毀檔案注冊要妥善保管。并將所銷毀檔案在目錄中注銷。五、任何單位和個人不得隨意銷毀學校檔案，違反者，按國家有關規定處理。六、本制度

22、自公布之日起執行。山東農業工程學院檔案安全管理制度一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。二、庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕。三、庫房內嚴禁吸煙及存放易燃物品。四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發現問題及時采取措施。五、嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點專人監督銷毀。六、對室藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發現問題及時報告、處理。七、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與

23、損壞。八、配備滅火設備。九、對庫房內電線、電路經常進行維護。十、本制度自公布之日起執行。 各類檔案歸檔范圍（一）黨群類主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。（二）行政類主要包括學校行政管理工作的各類綜合性文件；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。（三）教學類主要包括學校反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料；本校培養的學歷教育學生的入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、畢業生登記表等。（四）科研類主要包括學校在科學研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總

24、結鑒定、申報獎勵；推廣應用等工作內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（五）基建類主要包括學校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等方面內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（六）學生類主要包括學校有關學生工作的規章制度、工作程序、會議記錄、紀要、迎新工作計劃、方案、領導講話、教師代表、學生代表講話，校友工作材料、學生助學金、困難補助、學生就業、學生獎懲材料、畢業生校友工作等材料。（七）儀器設備類主要包括學校各種國產和國外引進的精

25、密，貴重、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術文件以及在購置、驗收、調試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產生的文件材料。（八）出版類主要包括學校編輯出版的學報、校報。（九）外事類主要包括學校有關人員出席國際學術會議(含在國內舉辦的)，出境考察、講學、合作研究、進修、留學及本校聘請的外籍、港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；本校涉外活動、對外學術交流、友好往來等有關文件材料。（十）財會類主要包括學校在財務管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄，報表、工資清冊等材料。（十一）聲像類主要包括反映學校各項活動和歷史發展，具有保

26、存價值的各種以音響，畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片，磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。（十二）上級來文上級有關各類文件。（十三）實物類主要包括上級領導來校視察、檢查、指導工作和境內外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料；境外、校內外的團休，個人和校友捐贈的紀念物品；校內各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等)，以及其他有保存價值的實物。部門立卷要求一、基本原則(一)學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。(二)堅持平時立卷制度。檔案工作人員應熟練

27、掌握本部門文件材料的歸檔范圍，負責本部門文件材料的收集、積累和保管，做到文件材料齊全、完整、準確、系統；并根據本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用合理和立卷歸檔。(三)文件材料的保存價值、保管期限及密級的判定，一般遵循下列原則：1、凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對學校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的列為永久保管。2、凡反映學校一般工作活動，在長期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。3、凡在短期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。4、凡是上級領導機關所發的文件，安展原文件所定的密級執行；凡屬本校形成的文件材料的密級，按照國家、省和我校的

28、有關規定執行。二、立卷流程在文件材料收集齊全的基礎上，一般應按下列步驟進行立卷。（一）對文件材料進行立卷分類1、分年度一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度的規劃、計劃，一般可歸入內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；按學年處理的文件歸入專門年度。2、分問題將文件材料按其內容所反映的問題、事物分開。3、分期限將文件材料按規定的不同保管期限分開。（二）卷組合排序1、組合形式會議文件，按會議屆次組合，可一會一卷、數卷、或數會一卷；人民來信材料，可按信件的作者，信件處理形式或信件所反映的問題組

29、合；統計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合；學校管理和業務活動形成的業務文件材料，一般按單一問題組合；工作計劃、總結等文件，一般可按責任者或名稱組合；簡報按名稱或期號組合；其他文件可按特殊形式組合。2、排序的原則（1）管理性內容的文件材料，按問題、事件或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復在前，請示在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后。（2）專題性、成套性檔案（含教學、科研、產品生產與科技開發、基建、設備、出版等檔案）按階段、結構、部件等分別組卷。（3）準確判斷文件材料的保存價值與保管期限及密級，不同保管期限，

30、不同密級的檔案，應分別組卷。（4）卷內文件排列，一般應文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。（三）檢查案卷文件材料1、檢查案卷文件材料的成分，審查文件材料是否收集齊全完整，并剔除不應歸檔的文件材料；2、檢查案卷文件材料的聯系，依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統一，相互混淆重復或拆散聯系的現象；3、檢查案卷文件材料的保存價值，查看各案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致；4、檢查案卷文件材料的數量，一般不超過200頁，對同一問題文件數量多的，可適當分卷，問題單一、數量較少的可組薄卷。5、檢查案卷文件材料用筆是否符合歸檔要求，凡用筆不

31、符合歸檔要求的文件材料，必須予以糾正。使用鉛筆、圓珠筆、紅色或純蘭墨水書寫的文件材料，禁止歸檔。（四）整理對裝訂線以外有字跡的或破損的文件材料，及與文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，要進行折疊；除掉文件材料上的金屬物。（五）編頁號卷內文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號的位置在每面材料非裝訂線一側的下腳，使用鉛筆編頁號。（六）填寫卷內文件目錄順序號：以卷內文件排列的先后順序填寫的序號。文號：文件制發機關的發文號。責任者：形成該文件的單位、對文件負有責任的署名者。提名：及文件的標題，一般照實抄錄。沒有標題或標題不能說明內容的文件

32、，可以自擬標題，外加“”號。日期：文件形成時間。頁號：填寫卷內文件的起始頁號，最后一欄填寫文件得起始止頁號。（七）填寫卷內備考表本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修補、補充等情況。立卷人：有立卷責任者簽名。審核人：有對案卷質量進行審查的單位負責人簽字。日 期：有立卷人按實際立卷時間填寫。（八）擬寫案卷標題案卷提名應簡明確切，結構完整，體式一致。一般應準確概括卷內文件材料的主要責任者、內容、名稱（文種）等。部分案卷提名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。（九）裝訂前應去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應復制與原件放在一起。案卷采用三孔一線裝訂，不訂卷的文件材料，應按標準用細線逐件裝訂。三、歸檔驗收（一）填寫卷內文件目錄、備考表、案卷標題，均應使用碳素墨水、藍黑墨水或毛筆書寫。（二）文件材料一般歸檔一份，學校正式編號的行文和基建圖紙等重要文件材料，一式二分歸檔。（三）歸檔文件材料應是文件材料的原件，復印件原則上禁止歸檔；電子文件材料應是激光打印的有效（如正式加蓋單位印章等）文件，以確保檔案的保存價值與安全。（四）部門立卷后，經檔案室工作人員檢查合格，填寫移交目錄，一式兩份，雙方履行簽訂手續，辦理移交。移交目錄各執一份存查。