1、宏華海洋啟東制造基地建設(shè)工程檔案管理制度（試行）第一條 總則為加強(qiáng)宏華海洋基地建設(shè)工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理工作，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)管理、施工生產(chǎn)中的作用，確保建設(shè)工程檔案完成、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，制定工程檔案管理規(guī)定。第二條 工程檔案管理職責(zé)在工程建設(shè)過(guò)程中，本著“誰(shuí)承建工程，誰(shuí)負(fù)責(zé)編制、提交檔案”的原則，工程建設(shè)部主管科室應(yīng)根據(jù)合同中各自承擔(dān)的各自內(nèi)容、范圍和職責(zé)的約定，分別做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、分類、整理、組卷和移交工作。保證建設(shè)工程歸檔檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。第三條 基建管理室職責(zé)(一) 貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案管理辦法；(二) 對(duì)建

2、設(shè)項(xiàng)目檔案的版本、套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、驗(yàn)收及移交時(shí)間等，根據(jù)與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同，提出明確要求；(三) 負(fù)責(zé)收集整理工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交的工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并進(jìn)行立卷歸檔；(四) 負(fù)責(zé)或委托專業(yè)檔案管理公司匯總整理設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的單位工程（單項(xiàng)工程）檔案和本工程自行歸檔保管的部分文件材料，并編制項(xiàng)目檔案索引目錄。第四條 設(shè)計(jì)單位職責(zé)(一) 按照簽訂的合同條款，認(rèn)真做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的建檔工作；(二) 負(fù)責(zé)提供設(shè)計(jì)階段的工程地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖、工程設(shè)計(jì)計(jì)算書及說(shuō)明等相關(guān)文件；(三) 負(fù)責(zé)提供設(shè)計(jì)變更文件及設(shè)計(jì)變更文件匯

3、總表。第五條 施工單位職責(zé)(一) 按照簽訂的合同中關(guān)于竣工檔案編制、移交的條款，認(rèn)真做好單位工程（單項(xiàng)工程）檔案的建立和報(bào)送等工作；(二) 負(fù)責(zé)收集、整理、編制施工過(guò)程中形成的各種文件材料。第六條 監(jiān)理單位職責(zé)(一) 按照簽訂的合同中關(guān)于竣工檔案編制、移交的條款，認(rèn)真做好監(jiān)理建設(shè)項(xiàng)目檔案的建檔工作；(二) 負(fù)責(zé)收集、整理工程監(jiān)理過(guò)程中形成的文件材料并歸檔移交；(三) 負(fù)責(zé)對(duì)施工單位所形成的施工技術(shù)文件資料（包括竣工圖）進(jìn)行檢查、審核、簽認(rèn)。第七條 工程檔案管理流程(一) 施工單位按工程進(jìn)度同步整理編制的單位工程（單項(xiàng)工程）竣工資料，須先經(jīng)監(jiān)理單位審核簽認(rèn)后，報(bào)工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；(二

4、) 監(jiān)理單位按其歸檔范圍、質(zhì)量要求收集、分類、整理編制的竣工檔案，與施工單位文件一并報(bào)工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；(三) 工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將所管轄的設(shè)計(jì)、施工單位、監(jiān)理單位及自行負(fù)責(zé)編制的項(xiàng)目檔案經(jīng)驗(yàn)收合格后，移交基建管理室。具體的管理流程見下圖：施工單位自查 不通過(guò)需整改監(jiān)理單位審核不通過(guò)需整改 通過(guò) 工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，填寫工程竣工檔案交接清單 通過(guò) 通過(guò) 不通過(guò)需整改基建管理室接收簽字具體收發(fā)流程及注意事項(xiàng)：本公司人員帶回的工程建設(shè)文件資料、圖紙、設(shè)計(jì)變更等應(yīng)及時(shí)送交基建管理室進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存；本公司相關(guān)人員、施工單位、監(jiān)理單位凡需領(lǐng)用和借用的文

5、件資料、圖紙必須統(tǒng)一經(jīng)基建管理室登記簽字后，方可領(lǐng)用或借用；單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后，本公司相關(guān)部門人員、監(jiān)理單位必須退還所借用的資料及圖紙。第八條 工程檔案管理的要求(一) 一般要求1 按照統(tǒng)一指導(dǎo)，分級(jí)管理檔案的原則；2 各項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案交接工作，應(yīng)在工程建設(shè)部工程主管科室和基建管理室的指導(dǎo)下進(jìn)行；3 各相關(guān)單位項(xiàng)目檔案必須按照與建設(shè)單位簽訂的工程合同相關(guān)條款內(nèi)容，按質(zhì)如期報(bào)送有關(guān)單位，否則將按照合同中的條款進(jìn)行處罰。(二) 歸檔文件質(zhì)量要求1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件；2 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；3 工程文件

6、的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與工程實(shí)際相符合；4 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書與材料，如炭素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書與材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、鉛筆等；打印文件必須采用激光打印，不得采用噴墨打印設(shè)備；5 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖標(biāo)整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297*210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；7 圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；9 利用施工圖改繪竣工圖，必須注明變更修改數(shù)據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)

7、圖面三分之一的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；10 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297-210mm），圖標(biāo)欄露在外面。(三) 立卷的原則和方法1 立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；2 一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；3 立卷采用以下方法：a) 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、施工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；b) 工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷；c) 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；d) 施工文件可按單

8、位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；e) 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；f) 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。4 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：a) 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)30mm；b) 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。(四) 卷內(nèi)文件排列1 文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；2 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；3 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙排后。(五) 案卷的編目1 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：a) 卷

9、內(nèi)文件均按有書面內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開始；b) 頁(yè)面編寫位置：頁(yè)面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；c) 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)；d) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：a) 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注；b) 責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；c) 文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；d) 文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱；e) 日

10、期：填寫文件形成的日期；f) 頁(yè)次：填寫文件在卷內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào)；g) 卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。3 編制單位應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計(jì)文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計(jì)單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位；4 編制日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期；5 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。永久是指工程檔案永久保存；長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從

11、長(zhǎng)；6 密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同秘級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。(六) 案卷的裝訂1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種方式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用棉線三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用；2 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。第九條 竣工圖管理(一) 圖紙的數(shù)量1 竣工藍(lán)圖三套：檔案預(yù)驗(yàn)收用圖、審計(jì)結(jié)算用圖、存檔用圖；2 光盤一張（光盤背面敲竣工章）。(二) 竣工圖紙的要求1 時(shí)間要求a) 檔案預(yù)驗(yàn)收用圖： 施工單位接到建設(shè)單位檔案驗(yàn)收通知后兩周內(nèi)完成并交監(jiān)理審核，監(jiān)理在收到圖紙后兩周內(nèi)審核完畢并提出審核意見并根據(jù)實(shí)際情況定出整改時(shí)限。施

12、工單位須在時(shí)限內(nèi)整改完畢并經(jīng)監(jiān)理簽字認(rèn)可。此套圖紙必須按時(shí)完成不得影響檔案預(yù)驗(yàn)收進(jìn)度；b) 審計(jì)結(jié)算用圖：根據(jù)建設(shè)單位審計(jì)進(jìn)度，施工單位須在提交結(jié)算書時(shí)一并提交此套圖紙；c) 存檔用圖：按市城建檔案館要求。2 內(nèi)容要求：除對(duì)施工圖紙基本要求外，對(duì)各套圖紙要求側(cè)重不同。a) 檔案預(yù)驗(yàn)收用途i. 須嚴(yán)格遵守江蘇省檔案館及各區(qū)縣檔案館具體要求；ii. 所使用圖紙須是新藍(lán)曬圖；iii. 目錄與圖紙一一對(duì)應(yīng)，不得存在缺圖，圖號(hào)對(duì)不上等情況，作廢圖紙可不歸檔，但須在目錄上注寫“作廢”并注明變更依據(jù)；iv. 設(shè)計(jì)章、竣工章、各方簽字齊全清晰位置正確。編制日期需按建設(shè)單位要求填寫；v. 修改、變更不得超過(guò)30

13、%。更改須使用黑色碳素筆，修改方法正確，字跡工整，繪圖規(guī)范；vi. 每處修改要以引出線注明變更依據(jù)單編號(hào)及條款編號(hào)；vii. 對(duì)照表須與圖上變更及變更依據(jù)單一一對(duì)應(yīng)，表上標(biāo)明對(duì)應(yīng)圖紙編號(hào)，涉及多張圖紙的應(yīng)全部標(biāo)出，變更依據(jù)須標(biāo)明哪張變更單的具體哪一條款；viii. 變更依據(jù)文件右上角須標(biāo)注所涉及圖紙編號(hào)；ix. 所有變更依據(jù)簽字、蓋章、日期齊全且須原件；x. 組卷格式：按A4規(guī)格整齊折疊，圖面朝里，圖標(biāo)外露。裝入規(guī)定樣式檔案盒。b) 審計(jì)結(jié)算用圖i. 此套圖紙供結(jié)算用圖，必須嚴(yán)格符合現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)情況。圖紙上變更過(guò)程要表達(dá)清楚，對(duì)于多次變更的應(yīng)注明每次變更詳細(xì)過(guò)程（對(duì)于造成費(fèi)用的返工部分應(yīng)注明，并附

14、原圖紙。每條變更應(yīng)有依據(jù)（設(shè)計(jì)變更單、技術(shù)核定單、工程師指令、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)聯(lián)系單）對(duì)于當(dāng)時(shí)未出書面材料的，施工單位負(fù)責(zé)應(yīng)補(bǔ)做手續(xù)；ii. 監(jiān)理單位審核時(shí)應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，逐張、逐條與現(xiàn)場(chǎng)比對(duì)。審核完畢后總監(jiān)簽字且審核人也須在圖上簽字。工程建設(shè)部主管科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收到圖紙后應(yīng)嚴(yán)格復(fù)查。c) 存檔i. 符合現(xiàn)場(chǎng)情況；ii. 為了便于圖紙管理，用圖方便，對(duì)圖紙變更過(guò)程的反復(fù)過(guò)程及依據(jù)可不注明，對(duì)于有關(guān)變更的部位應(yīng)清楚明了；iii. 為了查圖、以后裝修設(shè)計(jì)方便，應(yīng)一并提供電子版竣工圖（以光盤形式），并在光盤背面敲竣工章、簽字；(三) 注意事項(xiàng)1 檔案驗(yàn)收用圖以通過(guò)驗(yàn)收、取得驗(yàn)收證明要求為準(zhǔn)。建設(shè)單位在提交

15、此套圖紙時(shí)工程收尾工作可能仍未結(jié)束，此時(shí)應(yīng)要求施工單位按目前情況制作圖紙，并協(xié)調(diào)監(jiān)理。在驗(yàn)收時(shí)間緊迫而工程變更較多，或者變更依據(jù)手續(xù)未齊的情況下，可適當(dāng)允許施工單位省去某些變更；2 為了避免施工單位過(guò)度消耗圖紙，在竣工時(shí)無(wú)圖可交或圖紙陳舊的情況發(fā)生。在施工階段控制圖紙發(fā)放數(shù)量，保留三套圖紙待進(jìn)入竣工階段統(tǒng)一發(fā)放。如施工單位所須圖紙超過(guò)合同規(guī)定數(shù)量，基建管理室聯(lián)系相關(guān)單位曬制，發(fā)生費(fèi)用由施工單位負(fù)責(zé)；3 對(duì)于同一專業(yè)圖紙涉及多家單位的情況：在審計(jì)用圖中，應(yīng)分開做。明確自己的施工范圍，可只交和自己相關(guān)的部分圖紙，并在目錄中注明。在檔案用圖中，應(yīng)由總包牽頭，合并完整一套，使資料完整；（如有）4 同一部位由多套圖紙合成施工的情況：應(yīng)和相關(guān)科室協(xié)調(diào)；5 對(duì)于個(gè)別部位，不在設(shè)計(jì)范圍無(wú)設(shè)計(jì)圖紙的。應(yīng)和相關(guān)科室協(xié)調(diào)；6 對(duì)于變化巨大，原圖無(wú)法使用的須設(shè)計(jì)重新出圖的情況：應(yīng)和相關(guān)單位協(xié)調(diào)；7 對(duì)分包竣工圖管理程序：業(yè)主-監(jiān)理-總包-各級(jí)分包。第十條 工程檔案管理記錄(一) 卷內(nèi)目錄(二) 建設(shè)工程竣工檔案交接清單