1、重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-07文件和資料控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 1 頁 共 3 頁1.0 目的確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。2.0 適用范圍適用于質量體系所形成的文件和資料。3.0 職責3.1 行政部是文件和資料的歸口管理部門。3.2 各部門（管理處）負責本部門（管理處）所使用文件和資料的管理。4.0 工作程序4.1 文件和資料的分類4.1.1 質量體系文件（質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄）4.1.2 外來文件（國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單
2、位文件等）4.1.3 其它資料（業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等）4.2 文件和資料的編號按文件和資料的編號規則執行。4.3 文件和資料的受控狀態4.3.1 質量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋“受控文件”印章，注明受控號，非受控文件一般只進行編號。4.3.2 質量體系文件均為受控文件，加蓋“受控文件”印章。4.3.3 質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外，其它現場使用的可不蓋受控章。4.4 文件和資料的編寫、審批質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫；質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批；作業文件由主管領導組織改編、編寫，管理者代表或物業管理公司
3、經理審批。4.5 文件和資料的發布重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-07文件和資料控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 2 頁 共 3 頁4.5.1 受控文件發放由行政部確定分發部門和數量，領用人在文件和資料領用簽收表上簽名，領取注有受控號和加蓋“受控文件”印章的文件和資料。4.5.2 使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請，說明原因和理由，管理者代表批準后，重新發放，注明丟失的原因；破損的以舊換新。4.6 文件和資料的更改4.6.1 文件和資料更改時，由提出部門人員填寫文件和資料更改申請單，審核批準由原審批人進行，當原審批人不
4、在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在文件和資料更改申請單編號與摘要登記表中要有記載匯總。4.6.2 文件和資料更改審批通過后，由行政部實施，資料管理員按文件和資料領用簽收表的名單，到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效；若發放換頁、換版后的新文件，應同時收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。4.7 文件和資料的管理4.7.1 文件和資料經編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入質量文件清單受控。4.7.2 各部門保管的文件和資料要求建立質量文件清單受控。4.7.3 借閱文件和資料（原件一律不能外借）時，登記在借閱登記簿
5、上，按規定的時間歸還。4.7.4 其它文件資料的管理參見文書、檔案、資料管理辦法。4.8 文件和資料的換版與作廢4.8.1 文件和資料每版更改不超過五次，修改次數號用“正”字的筆劃數表示，“一”表示第一次更改，“T”表示二次更改“正”表示第五次更改，若1次更改內容較多也可換版。版本號用A、B、C表示，A表示第1版，以此類推。重慶龍湖置業發展有限公司物業管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-07文件和資料控制程序修改狀態：生效日期：2002/07/01質量體系文件第 3 頁 共 3 頁4.8.2 作廢的文件和資料由行政部按文件和資料領用簽收表及時收回并記錄，立即蓋上“作廢”印章，統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁上蓋上“保留資料”印章方可留用。5.0 支持性文件5.1 文件和資料的編號規則5.2 文書、檔案、資料管理辦法6.0 相關記錄6.1 文件和資料領用簽收表 6.2 文件和資料更改申請表6.3 質量文件清單6.4 借閱登記簿6.5 文件和資料更改申請單編號與摘要登記表編寫：鄧爽 審批：郝紅兵
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