1、重慶龍湖置業(yè)發(fā)展有限公司物業(yè)管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態(tài)：生效日期：2002/07/01質(zhì)量體系文件第 1 頁 共 3 頁1.0 目的確保采購的物資符合規(guī)定的要求，以保證公司利益。2.0 適用范圍2.1 物業(yè)管理所需要的物資（如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資，保潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等）的采購活動。2.2 內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。3.0 職責(zé)3.1 提出采購要求的部門負責(zé)制定采購計劃。3.2 物業(yè)管理公司經(jīng)理負責(zé)審核采購計劃及配備資源，各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計劃。4.0 程序4.1 物資的采購4.1.1 各
2、部門負責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量并結(jié)合月末庫存情況，在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃，說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等（如有特殊要求，須說明）。采購計劃也可以采購申請單提出。4.1.2 各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批，必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批，具體執(zhí)行參見物業(yè)公司財務(wù)管理制度。4.1.3 單項金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審，參見采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定。4.1.4 各部門將批準后的采購計劃交負責(zé)采購的人員，由其在合格供應(yīng)商處進行采購。嚴格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。4.1.5 如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應(yīng)由各
3、部門提出追加申請，并詳細說明原因，并按4.1.2各款執(zhí)行，填寫采購申請單。重慶龍湖置業(yè)發(fā)展有限公司物業(yè)管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態(tài)：生效日期：2002/07/01質(zhì)量體系文件第 2 頁 共 3 頁4.1.6 對常用物資、貴重物資，采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進行采購，如有急需等特殊情況，經(jīng)部門主管或管理處主任批準后可在其他供應(yīng)商處購買。4.1.7 各部門在支付費用及采購物資前需借款時，由經(jīng)辦人填寫借款單，財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后，按物業(yè)公司財務(wù)管理制度辦理借款。4.2 供應(yīng)商的選擇在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商，在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進行采
4、購活動，按分供方管理程序和工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度。4.3 采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責(zé)人驗收，交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄，入庫檢驗執(zhí)行進貨檢驗程序。4.4 采購資料的控制4.4.1 采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行（如消防物資，裝修禁用的石棉等）。4.4.2 對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣，規(guī)格，樣板時，要經(jīng)過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資，對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品，其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可，確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。4.4.3 對以上的采購資料要有準確的標識方法，如采購定單，分承包方的工程合同的編號。所
5、簽合同應(yīng)在合同、協(xié)議收文登記目錄上有記載。4.4.4 對服務(wù)項目的分承包方合同須說明各項服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標準等。4.4.5 服務(wù)項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實施。4.5 對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度。4.6 為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定，并應(yīng)遵守員工手冊及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。5.0 相關(guān)文件重慶龍湖置業(yè)發(fā)展有限公司物業(yè)管理分公司文件名稱版本號：A文件編號：LP-09采購控制程序修改狀態(tài)：生效日期：2002/07/01質(zhì)量體系文件第 3 頁 共 3 頁5.1 分供方管理程序5.2 進貨檢驗程序5.3 工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度5.4 采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定6.0 相關(guān)記錄6.1 采購申請單6.2 借款單6.3 合同、協(xié)議收文登記目錄7.0 附錄 7.1 員工手冊7.2 物業(yè)公司財務(wù)管理制度編寫：張雪梅 審批：郝紅兵
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