物業管理公司文書、檔案、資料管理辦法（2頁）.doc
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物業管理公司文書、檔案、資料管理辦法（2頁）.doc
1、重慶新龍湖物業管理有限公司質量體系文件 文件編號：XZ-33版本號：C 修改狀態： 生效日期：2004年2月1日文書、檔案、資料管理辦法1.0 目的:方便資料查閱，完善記錄檔案。是事件有源可查。2.0 適用范圍物業公司的各種資料、檔案。3.0 管理內容3.1 文件和資料的分類質量體系文件（質量手冊、物業管理方案、程序文件、作業文件、質量記錄）文書檔案(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)其它資料的分類（業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等）3.2 文書檔案管理上級機關、來往單位發來的文件，由行政部在收文薄登記，送經理閱轉，并送有關部門傳閱，閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
2、外來信件，寫明領導人親收或寫明領導人姓名的由受文領導拆閱后，若需保存再退回行政部登記處理信函收存登記表指明存往何處。以公司名義的發文，由承辦部門起草，行政部核稿，編文號、經理簽發，然后安排打印，文件類應登記在發文簿，信函類的登記與收據或收件人簽名應記錄在信函寄發登記表上，以便查詢。電腦資料的存貯和查找參見電腦資料存貯說明(附錄)。3.3 其他資料管理行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔，并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如業主檔案的管理辦法等。定期收集整理檔案資料，收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料，如確有需要，可隨時在行政部進行查閱。檔案
3、資料一般不借出，若特殊情況需借出須經經理同意，完善登記手續后方可借閱。借閱資料檔案必須妥善保管，注意保密，不得遺失、拆散、調換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天，在規定時間內使用人應及時歸還，如因保管不善造成檔案資料的遺失，將視情節輕重，處以50300元罰款。公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統一收取，并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作，由公司文員負責，每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。由行政部統一收取專業類雜志并提醒相關部門主管借閱，非專業類雜志，由公司行政部負責及時安排借閱，限定歸還日期后按時收回，以便其他人員借閱。借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手
4、續，專業參考類圖書由對口專業員工進行借用；非專業類圖書借閱數目一般不超過叁冊，要求在兩個月內歸還。公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數量進行清理，并通知員工應歸還的日期，員工應積極配合清理，以便文員及時掌握員工使用情況，確保不遺失又能充分的發揮圖書價值。所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還，如因借閱人保管不善造成資料遺失，將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內容重要程度處以50-200元罰款。4.0 各職能部門的資料管理各部門內部日常工作中常用資料需要由部門內部保管的，可在資料室設專柜存放、取用，有必要時應分別建立內部資料管理方法和登記。5.0相關文件5.1 業主檔案的管理辦法6.0相關記錄6.1 收文薄6.2 發文簿6.3 信函收存登記表6.4 信函寄發登記表7.0 附錄7.1 電腦資料存貯說明編寫：鄧爽 審批：郝紅兵全文共2頁,第- 2 -頁
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