1、四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案管理辦法為了規范四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案的管理，根據高等學校檔案管理辦法（教育部令第27號）、關于印發四川省高等學校檔案管理辦法實施細則的通知（川教11號）、科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2008）、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T 28-2002）、關于印發的通知（川檔發200845號）、基本建設項目檔案資料管理暫行規定（國檔發（1988）4號）、技術制圖復制圖的折迭方法（GB/T 10609.3-2009）等相關標準和規定，結合學院工作實際，特制訂本辦法。一、 龍泉校區改擴建工程
2、專項檔案的歸檔范圍和載 體及保管期限龍泉校區改擴建工程專項檔案是指在我院龍泉校區改擴建項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，辦理完畢，經過鑒定對學校、師生、社會具有保存價值，整理并移交歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體形式的歷史記錄。(一) 歸檔范圍四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案的具體歸檔范圍、分類編號方式詳見四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案歸檔范圍和分類及檔號編制方案和保管期限表（附件2）。(二) 載體學院龍泉校區改擴建工程專項檔案的載體主要包括：1. 電子文檔2. 紙質檔案3. 聲像檔案4. 實物檔案(三) 保管期限龍泉校區改擴
3、建工程專項檔案的保管期限參照國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表，根據不同的檔案類別，保管期限分別為永久、30年、10年，詳見四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案歸檔范圍和分類及檔號編制方案和保管期限表。二、 龍泉校區改擴建工程專項檔案收集、移交和管理責 任分工(一) 龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集改擴建工程中所產生的所有檔案資料。包括組織、協調和指導勘察設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件，負責從勘察設計單位、施工單位和監理單位接收整理好的項目文件移交給學院綜合檔案室；同時按照相關要求報送上級有關單位；負責收集整理整個工程建設過程中形成的管理制度
4、、方案、規劃、計劃、會議紀要等文件資料移交給學院綜合檔案室。(二) 學院綜合檔案室負責接收龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室移交的所有檔案資料（包括工程檔案、管理檔案等）；負責按照檔案管理要求進行分類、編目、編號、裝訂、填寫、打印卷內目錄、填寫備考表、裝盒、填寫檔案封面及盒脊等；負責龍泉校區改擴建工程專項檔案的保管并按照機要檔案要求提供查閱、借閱等檔案利用服務。三、 龍泉校區改擴建工程專項檔案的收集整理移交及 歸檔移交時間龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室在學院與相關單位簽訂項目設計、施工及監理等合同、協議時，應設立專門條款，明確要求建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位和材料構件及設備
5、供應單位等按照國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范要求，完成各自職責范圍的竣工文件的編制和項目文件的整理歸檔。基建項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。(一) 項目準備階段學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集、積累、整理和移交項目前期文件以及設備、工藝和涉外文件并負責收集勘察設計單位及有關積累勘察、設計基礎資料和設計文件。(二) 項目施工階段1.龍泉校區改擴建工程項目如實行總承包制，則由龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集總承包單位提供的經匯總的各分包單位收集、積累、整理的分包項目全部文件資料。2.如由學院分別向幾個單位發包，則由
6、學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件資料，同時負責收集項目監理單位收集、積累的項目監理文件資料。3.龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集學院委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中產生的文件的審核、簽署竣工文件，向學院提交的有關專項報告，驗證材料及其他監理文件。(三) 項目試運行階段龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室負責收集試運行單位收集、積累、整理的在生產技術準備和試運行中形成的文件；同時負責收集項目器材供應、財務管理單位或部門收集、積累、整理的所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。(四) 項目竣工文件、竣工圖的編制龍泉校區改擴建
7、工程領導小組辦公室負責收集項目竣工文件和項目竣工圖。收集的資料及要求為：1.項目施工及調試完成后，由施工單位負責根據工程實際情況和行業規定、標準及合同規定的要求編制項目竣工文件和竣工圖，監理單位負責審核。竣工圖需由施工單位和監理單位簽字認可。2.竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。3.一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。4.設計結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“
8、竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。5.同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編制。6.竣工圖圖幅應按GB/T 10609.3要求統一折疊。竣工圖章樣式：編制單位竣 工 圖編制人技術負責人編制日期監理單位名稱監理人 25 25 30 80圖1 竣工圖章（單位：毫米）7.所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。8.竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。9.項目竣工圖一般為兩套。學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室在收
9、到并驗收整理好的項目竣工文件和竣工圖后，負責移交一套到學院綜合檔案室，另一套按照相關要求報送上級有關單位。如果項目是按照FIDIC設計建造與交鑰匙工程合同條件建設，則竣工圖套數按合同條件的規定提交，但至少需保證移交一套到學院綜合檔案室。(五) 移交歸檔具體時間和要求1.龍泉校區改擴建工程工作管理綜合檔案、基建綜合檔案按自然年度整理移交，移交時間為次年3月31日前。2.根據基本建設程序和項目特點，龍泉校區改擴建工程各單項工程或單位工程基建項目檔案應在工程完成并通過竣工驗收后三個月內將項目文件向學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室移交。學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室收到檔案資料后，應在兩周內
10、移交學院綜合檔案室。3.龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室應要求施工單位在項目竣工文件收集、編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審。所有項目竣工資料經學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室確認并辦理交接手續后，連同審查記錄全部移交學院綜合檔案室。四、 龍泉校區改擴建工程專項檔案歸檔移交文件質量 要求(一) 字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續完備。(二) 需永久、30年保存的文件不能使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。(三) 復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應
11、符合設備標定質量的要求。(四) 錄音、錄像文件應保證載體的有效性。(五) 長期保存的電子文件應使用不可擦寫型光盤。五、 龍泉校區改擴建工程專項檔案整理組卷的基本要 求龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室向學院綜合檔案室移交的龍泉校區改擴建工程專項檔案須根據國家有關規定，按照檔案管理要求，由文件形成單位進行整理組卷。(一) 組卷要求組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等
12、組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。(二) 案卷與卷內文件的排列管理性文件按問題、時間或重要程度排列。施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。竣工圖按專業、圖號排列。卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。六、 龍泉校區改擴建工程專項檔案案卷編目和案卷裝 訂龍泉校區改擴建工程專項檔案的編目由學院綜
13、合檔案室負責按照以下要求完成。(一) 卷內文件頁號的編寫卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角，雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續編頁號。(二) 使用國家標準統一規格的檔案盒檔案盒的封面、盒脊、卷內目錄均執行科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2008），模板詳見附件3、4、5。視卷內檔案數量，可選用4cm或6cm的檔案盒。檔案盒封面檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級填寫的字體字號為宋體三號；盒脊保管期限、檔號、案卷題名填
14、寫的字體字號為宋體四號。由學院綜合檔案室統一打印檔案盒的封面、封脊，使用特制漿糊，對專項檔案資料的封面、盒脊進行統一粘貼。(三) 案卷裝訂要求文字材料采用單份文件裝訂的形式，并在每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。圖紙應按照國家標準統一折疊、整理，裝訂成冊。案卷內不應有金屬、塑料等不利于長期保存的物品。七、 學院龍泉校區改擴建工程專項檔案移交手續（一）學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室向學院綜合檔案室移交該項目檔案，須辦理專項檔案交接手續，填寫移交清單（模板詳見附件6），明確檔案移交的名稱、數量等，并有完備的清點簽字等交接手續。（二）由CAD生成的電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔與移交
15、執行CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T 17678.1-1999）八、 龍泉校區改擴建工程專項檔案的保存和提供利用（一） 設立“四川國際標榜職業學院龍泉校區改擴建工程專項檔案分室”，地點位于專家樓一樓，專柜存放學院龍泉校區改擴建工程專項檔案，檔案室指定專人管理。專項檔案整理歸檔后，統一錄入學院檔案管理系統（南大之星）。（二） 龍泉校區改擴建工程專項檔案屬于機要檔案。對龍泉校區改擴建工程專項檔案的利用，須嚴格按照學院機要檔案管理制度和操作流程辦理。九、 編寫龍泉校區改擴建工程建設史學院龍泉校區改擴建工程結束后，綜合檔案室要編寫龍泉校區改擴建工程建設史（包括建設過程史、設計過程史等），龍泉校區改擴建工程建設史要突出綠色環保、可持續發展、環境育人等特色。學院龍泉校區改擴建工程領導小組辦公室在改擴建工程建設中，要注意收集、整理龍泉校區改擴建工程建設史所需電子、紙質、聲像、實物等資料。 年12月22日
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