1、竣工資料整理辦法前 言 本辦法依據河北省公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則編制而成。 在編制過程中，編制組開展了專題研究，進行了比較廣泛的調查，總結了多年來全省各條高速公路建設工程文件歸檔整理工作的經驗，參考中華人民共和國國家標準GB/T11822-2000科學技術檔案案卷構成的一般要求，并廣泛征求了有關單位的意見，對主要問題進行了反復修改，最后經審定定稿。 本辦法主要規定的內容有：工程竣工文件的歸檔范圍及質量要求，工程文件的立卷，工程文件的歸檔，工程檔案的驗收與移交。 目 次1總 則12術 語23基本規定44工程文件的歸檔范圍及質量要求.5 4.1工程文件的歸檔范圍5 4.2歸檔文件的質量要
2、求55工程文件的立卷7 5.1 組卷的原則和方法7 5.2卷內文件的排列8 5.3案卷的編目8 5.4案卷裝訂11 5.5卷盒、卷夾、案卷脊背126工程文件的歸檔137工程檔案的驗收與移交14附件：一、竣工文件組成目錄及特殊說明二、公路工程交工驗收申請三、公路工程項目執行報告四、公路工程交工驗收報告1、公路工程交工驗收質量評定表2、公路工程交工驗收各合同段工程質量評定表3、公路工程（合同段）交工驗收證書五、公路工程竣工驗收鑒定書1、公路工程竣工驗收委員會（專家）工程質量評分表2、公路工程竣工驗收工程質量評分表3、對項目參建單位工作綜合評價表4、公路工程竣工驗收建設項目綜合評定表六、參建單位工作
3、綜合評定等級證書七、基本建設項目文件材料保管期限八、案卷封面式樣卷內目錄式樣卷內備考表式樣案卷脊背式樣l總 則 1.0.1為加強承唐高速公路竣工文件的歸檔整理工作，統一建設工程檔案的編制標準，建立完整、準確的工程檔案，制定本辦法。1.0.2本規范適用于承唐高速公路承德段竣工文件的歸檔整理以及工程檔案的驗收。1.0.3竣工文件的歸檔整理除執行本辦法外，尚應執行現行有關標準的規定。2術 語2.0.1建設工程項目(construction project) 經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內在聯系的工程所
4、組成。2.0.2單位工程(single project) 具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，并構成建設工程項目的組成部分。2.0.3分部工程(subproiect) 單位工程中可以獨立組織施工的工程。2.O.4建設工程文件(construction project document) 在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。2.0.5工程準備階段文件(seedtime document of aconstruction project) 工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設
5、計、招投標等工程準備階段形成的文件。2.0.6監理文件(project management document) 監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的文件。2.0.7施工文件(constructing document) 施工單位在工程施工過程中形成的文件。2.0.8竣工圖(as-build drawing) 工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。2.0.9竣工驗收文件(handing over document) 建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。2.0.10建設工程檔案(project archive) 在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等
6、各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。2.0.1l案卷(file) 由互有聯系的若干文件組成的檔案保管單位。2.0.12立卷(filing) 按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。2.0.13歸檔 (putting into record) 文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定移交檔案管理機構。3基本規定3.0.1建設、勘察、設計、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設單位履行下列職責： 3.0.2.1在工程招標及與勘察、設計、施工
7、、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求； 3.0.2.2收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔； 3.0.2.3負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監理單位監督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作； 3.0.2.4收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案； 3.0.2.5在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收；3.0.3勘察、設計、施工、監理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。對列入竣工驗收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，承包
8、單位向建設單位移交符合規定的工程竣工文件。3.0.4建設單位對工程文件的立卷歸檔工作進行監督、檢查、指導。在工程竣工驗收前進行預驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。4工程文件的歸檔范圍及質量要求4.1工程文件的歸檔范圍4.1.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應符合附件一的要求。4.2歸檔文件的質量要求4.2.1歸檔的工程文件至少有一套為原件。4.2.2工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。4.2.3工程文件的內容必須
9、真實、準確，與工程實際相符合。4.2.4工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；除原始記錄外，均可采用激光打印機、針式打印機打印，嚴禁使用噴墨打印機。4.2.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mm210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。4.2.7工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。計算機出圖必須清晰，不得使用施工圖的復印件。4.2.8所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。 4.2.8.1竣工圖章的基本內容應包括
10、：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、駐地監理工程師。4.2.8.2竣工圖章示例如下： 4.2.8.3竣工圖章尺寸為：50mm70mm。 4.2.8.4竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。4.2.9不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法(GB10609 3-89)統一折疊成A4幅面(297mm2l0mm)或A3幅面(420mm297mm)，圖標欄露在外面。5工程文件的立卷竣工文件按四篇整理編制，第一篇（綜合文件）、第二篇（決算和審計文件）為甲種文件，第三篇（施工、監理文件）、第四篇（工程實體資料）為乙種文件。根據河北省
11、公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則第三十二條之規定，承包人須向業主提交2套監理工程師認為完整、合格的竣工文件，其中原件由項目法人保存，一套為復印件，由接管養護部門保存，且應將完整的竣工文件制成電子版（連續的PDF文件）一并交予法人。5.1立卷的原則和方法5.1.1立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。對工程資料整理、存檔的思路為：施工、監理對應資料不分開，報驗、施工記錄、檢測記錄、試驗報告不分離，按照施工及報驗資料順序，由分項到分部，再到單位工程，進行積累羅列，工程結束，資料完成。裝訂時施工單位資料在前，監理資料在后，相互對應合訂，超過規定厚度的，必須
12、分冊裝訂；如文件頁數較少，也可采用合訂，但應在合訂本首頁應有全冊目錄，并在原分冊文件前增加本冊的軟封面。5.1.2工程文件一般按單位工程組卷。5.1.3立卷可采用如下方法： 5.1.3.1工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、施工監理文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分； 5.1.3.2工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷； 5.1.3.3施工、監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷； 5.1.3.4竣工圖可按單位工程、專業等組卷； 5.1.3.5竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求： 5.1.4.1案卷不宜過厚，一般不超過28mm
13、（裝訂后不超過30mm）。 5.1.4.2案卷內同一責任者整理的文件中不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。5.2卷內文件的排列5.2.1文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。5.2.2圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。5.3案卷的編目5.3.1編制卷內文件頁號應符合下列規定： 5.3.1.1卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。 5.3.1.2頁號編寫位置：單
14、面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。 5.3.1.3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。 5.3.1.4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。5.3.2卷內目錄的編制應符合下列規定： 5.3.2.1卷內目錄式樣須采用附件八的格式。 5.3.2.2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。 5.3.2.3責任者：填寫文件的直接形成單位。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。 5.3.2.4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。 5.3.2.5文件題名：填寫文件標
15、題的全稱。 5.3.2.6日期：填寫文件形成的日期。 5.3.2.7頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。 5.3.2.8卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。5.3.3卷內備考表的編制應符合下列規定： 5.3.3.1卷內備考表的式樣采用附件八的格式。 5.3.3.2卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數(照片張數)，以及立卷單位對案卷情況的說明。 5.3.3.3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。5.3.4案卷封面的編制應符合下列規定： 5.3.4.1案卷封面印刷在卷盒、卷夾、卷宗的正表面。案卷封面的式樣采用件八的格式。 5.3.4.2案卷封面的內容包括：檔號、檔
16、案館代號、案卷題名、編制單位、編制日期、密級、保管期限。5.3.4.3檔號應由分類號、項目號和案卷號組成，如GL51CTGSTJ0542-xxx，其中GL51是無需改變的標準類目，CTGSTJ05是四級類目，代表承唐高速公路第五合同段，42是五、六級類目，xxx是流水號，由阿拉伯數字1開始向后編排。京承高速公路各合同段編排四級類目對照表如下：合同段編號四級類目對照編號合同段編號四級類目對照編號路基TJ1合同CTGSTJ01路基TJ2合同CTGSTJ02路基TJ3合同CTGSTJ03路基TJ4合同CTGSTJ04路基TJ5合同CTGSTJ05路基TJ6合同CTGSTJ06路基TJ7合同CTGST
17、J07路基TJ8合同CTGSTJ08路基TJ9合同CTGSTJ09路基TJ10合同CTGSTJ10路基TJ11合同CTGSTJ11路基TJ12合同CTGSTJ12路基TJ13合同CTGSTJ13路基TJ14合同CTGSTJ14路基TJ15合同CTGSTJ155.3.4.4檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案保管部門填寫。 5.3.4.5案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容（以分部工程為單位編寫，如：承德至唐山高速公路承德段路基土石方工程（K1+000K4+000）。 5.3.4.6編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主
18、要責任者。 5.3.4.7編制日期應填寫案卷內全部文件形成的最終日期。5.3.4.8保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。 長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。 短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。保管期限應符合附件七的要求。5.3.4.9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。本工程可不填寫密級。5.3.5卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統一采用A4幅面。5.4案卷裝訂5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。
19、既有文字材料，又有圖紙的案卷亦須裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。照片、圖片資料應裝入符合國家標準要求的專用檔案盒內。影像資料、電子資料應裝入干燥、密封性能良好的密封箱內。5.4.2裝訂時必須剔除金屬物。5.4.3為保證竣工資料的整齊，外封皮采用157g以上桔黃色銅版紙，由指定印刷廠統一印刷制作，統一制作、裝訂；內封皮由各單位按照規定格式的自行打印。5.5卷盒、卷夾、案卷脊背5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。5.5.1.1卷盒的外表尺寸為305mm220mm，厚度分別為20、30。5.5.1.2卷夾的外表尺寸為305mm220mm，厚度一般為2030
20、mm。5.5.1.3卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。5.5.2案卷脊背案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附件八。 6工程文件的歸檔6.0.1歸檔應符合下列規定： 6.0.1.1歸檔文件必須完整、準確、系統，能夠反映工程建設活動的全過程。文件材料的質量符合4.2的要求。 6.0.1.2歸檔的文件必須經過分類整理，并應組成符合要求的案卷。6.0.2歸檔時間應符合下列規定： 6.0.1.1根據建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。 6.0.1.2勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位
21、歸檔。6.0.3勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。6.0.45勘察、設計、施工、監理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。 7工程檔案的驗收與移交7.0.1 列入檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收。7.0.2檔案保存部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容： 7.0.2.1工程檔案齊全、系統、完整； 7.0.2.2工程檔案的內容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況； 7.0.2.3工程檔案已整理立卷，立卷符合本辦法的規定； 7.0.2.4竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 7.0.2.5文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備； 7.0.2.6文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。7.0.3列入檔案室接收范圍的工程，在工程竣工驗收后3個月內，必須向檔案室移交符合規定的工程檔案。7.0.4向檔案室移交工程檔案時，應辦理移交手續，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。
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